企業(yè)文秘日常工作流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)文秘日常工作流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)，提升工作效率與質(zhì)量，保證文秘工作有序、高效開(kāi)展。手冊(cè)適用于企業(yè)行政部、綜合管理部等文秘崗位，涵蓋文件處理、會(huì)議管理、日程協(xié)調(diào)、信息傳遞、檔案管理等核心工作場(chǎng)景，供文秘人員日常工作中參考執(zhí)行。一、手冊(cè)應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)文秘崗位日常高頻工作場(chǎng)景，包括但不限于：上級(jí)單位、外部單位來(lái)文（如通知、函件、報(bào)告等）的接收、流轉(zhuǎn)與歸檔；企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議（如董事會(huì)、例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)等）的全流程組織與記錄；領(lǐng)導(dǎo)日程安排、來(lái)訪接待、跨部門(mén)協(xié)調(diào)等事務(wù)性工作；企業(yè)各類(lèi)文件、合同、資料的分類(lèi)整理與保管；臨時(shí)性事務(wù)（如緊急通知傳達(dá)、材料報(bào)送等）的應(yīng)急處理。二、核心工作流程操作步驟（一）文件收發(fā)與處理流程流程說(shuō)明：規(guī)范企業(yè)內(nèi)外部文件的接收、登記、擬辦、承辦、催辦、歸檔全流程，保證文件傳遞及時(shí)、處理準(zhǔn)確、責(zé)任可追溯。1.文件接收與簽收操作步驟：（1）每日上午9:00前、下午2:00前兩次到企業(yè)前臺(tái)或指定收文地點(diǎn)收取文件，檢查文件密封情況（外部文件需核對(duì)信封是否完好，有無(wú)拆封痕跡）；（2）核對(duì)文件份數(shù)、收文單位名稱是否準(zhǔn)確，如有缺失或誤收，立即聯(lián)系發(fā)文單位確認(rèn)；（3）在《文件收文登記表》（模板見(jiàn)第三章）中詳細(xì)記錄：收文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)（如有）、來(lái)文單位、份數(shù)、密級(jí)（如涉密需標(biāo)注）、簽收人（文秘姓名）。2.文件登記與分類(lèi)操作步驟：（1）收文后1個(gè)工作日內(nèi)完成登記，將登記信息錄入企業(yè)OA系統(tǒng)或電子臺(tái)賬，同步更新《文件收文登記表》紙質(zhì)版；（2）根據(jù)文件內(nèi)容與緊急程度分類(lèi)：緊急文件（如需當(dāng)日辦理的通知）：標(biāo)注“特急”，優(yōu)先處理；重要文件（如上級(jí)批示、重要函件）：標(biāo)注“重要”，單獨(dú)存放；普通文件（如日常通知、參考資料）：按常規(guī)流程處理；（3）分類(lèi)后將文件放入對(duì)應(yīng)文件盒，盒面標(biāo)注“待擬辦”“待批閱”“待承辦”等狀態(tài)標(biāo)識(shí)。3.擬辦與批閱操作步驟：（1）對(duì)需領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，文秘需在收文后半個(gè)工作日內(nèi)完成“擬辦意見(jiàn)”，填寫(xiě)建議的承辦部門(mén)、辦理要求（如“請(qǐng)部于3月15日前反饋意見(jiàn)”）及辦理時(shí)限；（2）將文件及《文件擬辦單》（模板見(jiàn)第三章）一并呈報(bào)至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)（如常規(guī)文件報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人，重要文件報(bào)分管副總/總經(jīng)理）；（3）領(lǐng)導(dǎo)批閱后，及時(shí)記錄批示意見(jiàn)（如“同意”“請(qǐng)部牽頭處理”），并在OA系統(tǒng)中同步更新文件狀態(tài)。4.承辦與跟蹤操作步驟：（1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)，將文件轉(zhuǎn)至承辦部門(mén)/人員，同時(shí)電話或OA通知承辦人領(lǐng)取文件，明確辦理時(shí)限；（2）對(duì)需跨部門(mén)協(xié)辦的文件，協(xié)調(diào)確定主辦部門(mén)與配合部門(mén)，明確職責(zé)分工；（3）跟蹤文件辦理進(jìn)度，對(duì)臨近辦理時(shí)限（如截止日前1個(gè)工作日）未反饋結(jié)果的，電話提醒承辦人；（4）承辦完成后，收回文件辦理結(jié)果（如書(shū)面報(bào)告、簽字確認(rèn)的文件），核對(duì)是否符合批示要求，如需補(bǔ)充辦理，及時(shí)反饋給承辦人。5.歸檔與保管操作步驟：（1）文件辦理完畢后，文秘在1個(gè)工作日內(nèi)完成整理：去除金屬夾、訂書(shū)釘?shù)纫卒P蝕物品，按“正件在前、附件在后，批示在前、辦理結(jié)果在后”的順序裝訂；（2）在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注歸檔編號(hào)（規(guī)則：年份-部門(mén)-文件類(lèi)型-流水號(hào)，如“2024-行政-通-001”），填寫(xiě)《文件歸檔目錄》（模板見(jiàn)第三章）；（3）將歸檔文件移交至檔案室，辦理交接手續(xù)，雙方在《檔案交接登記表》上簽字確認(rèn)；（4）涉密文件需單獨(dú)存放于密碼柜，由專(zhuān)人保管，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批并登記。（二）會(huì)議組織與管理流程流程說(shuō)明：規(guī)范會(huì)議籌備、召開(kāi)、記錄、紀(jì)要輸出及后續(xù)跟進(jìn)全流程，保證會(huì)議有序、高效，決策事項(xiàng)落地。1.會(huì)前籌備操作步驟：（1）會(huì)議發(fā)起部門(mén)提前2個(gè)工作日提交《會(huì)議申請(qǐng)單》（模板見(jiàn)第三章），注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需材料（如PPT、議案）及設(shè)備需求（投影儀、麥克風(fēng)等）；（2）文秘收到申請(qǐng)單后1個(gè)工作日內(nèi)協(xié)調(diào)：時(shí)間：核對(duì)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)日程，避開(kāi)沖突時(shí)段；地點(diǎn)：根據(jù)參會(huì)人數(shù)選擇會(huì)議室（10人以下用小會(huì)議室，10人以上用大會(huì)議室），提前預(yù)訂并布置桌椅（如U型、回字形）；設(shè)備：提前調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備，保證正常運(yùn)行；（3）會(huì)議召開(kāi)前1個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送《會(huì)議通知》（模板見(jiàn)第三章），通過(guò)OA或郵件發(fā)送，附會(huì)議議程及材料（如需提前閱讀）；（4）準(zhǔn)備會(huì)議用品：簽到表、筆、礦泉水、席卡（標(biāo)注姓名及職務(wù)）、會(huì)議記錄本等。2.會(huì)中服務(wù)操作步驟：（1）會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到場(chǎng)，再次檢查設(shè)備、用品擺放情況，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到、就座；（2）會(huì)議期間，負(fù)責(zé)記錄：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（缺席人員及原因）、發(fā)言要點(diǎn)（特別是領(lǐng)導(dǎo)決策意見(jiàn)、行動(dòng)事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)/人、完成時(shí)限）；（3）如遇設(shè)備故障，立即聯(lián)系IT部門(mén)支持，同時(shí)安撫參會(huì)人員，保證會(huì)議不中斷；（4）控制會(huì)議節(jié)奏，提醒發(fā)言人超時(shí)，按議程推進(jìn)會(huì)議。3.會(huì)后整理操作步驟：（1）會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)，整理會(huì)議記錄，形成《會(huì)議紀(jì)要初稿》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息、議程討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)（明確“事項(xiàng)+責(zé)任部門(mén)+責(zé)任人+完成時(shí)限”）、待跟進(jìn)事項(xiàng)；（2）將《會(huì)議紀(jì)要初稿》提交會(huì)議主持人（部門(mén)負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)）審核，根據(jù)修改意見(jiàn)調(diào)整，經(jīng)確認(rèn)后定稿；（3）定稿后1個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)OA向參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)發(fā)送《會(huì)議紀(jì)要》，并抄送檔案室；（4）跟蹤決議事項(xiàng)落實(shí)情況，每周更新《會(huì)議決議跟蹤表》（模板見(jiàn)第三章），對(duì)逾期未完成的，及時(shí)向責(zé)任部門(mén)反饋并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。（三）日程與信息管理流程流程說(shuō)明：規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)日程安排、信息傳遞與記錄管理，保證領(lǐng)導(dǎo)工作有序，信息傳遞準(zhǔn)確及時(shí)。1.領(lǐng)導(dǎo)日程管理操作步驟：（1）每日下班前1小時(shí)，收集次日程安排（包括會(huì)議、接待、出差、內(nèi)部拜訪等），通過(guò)OA或日歷系統(tǒng)同步更新；（2）接到新增日程安排（如臨時(shí)會(huì)議、外部拜訪）時(shí)，第一時(shí)間核對(duì)領(lǐng)導(dǎo)空閑時(shí)間，確認(rèn)無(wú)沖突后錄入，并提前1天提醒領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員；（3）領(lǐng)導(dǎo)出差前，協(xié)調(diào)安排：行程（機(jī)票/車(chē)票、酒店）、接送車(chē)輛、陪同人員、所需材料（如匯報(bào)PPT、合同），制作《出差行程表》（模板見(jiàn)第三章）并報(bào)備；（4）如遇日程沖突，優(yōu)先處理已確認(rèn)的重要事項(xiàng)（如董事會(huì)、上級(jí)檢查），及時(shí)與相關(guān)人員溝通調(diào)整方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.信息傳遞與記錄操作步驟：（1）接收外部信息（如電話通知、郵件）時(shí)，準(zhǔn)確記錄信息來(lái)源、內(nèi)容、接收時(shí)間，判斷緊急程度：緊急信息（如突發(fā)事項(xiàng)、重要通知）：立即口頭匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，并書(shū)面記錄《緊急信息登記表》（模板見(jiàn)第三章）；普通信息：按領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)至相關(guān)部門(mén)，或在晨會(huì)/例會(huì)上通報(bào)；（2）內(nèi)部信息傳遞（如部門(mén)間文件、通知）需通過(guò)OA系統(tǒng)或書(shū)面形式，避免口頭傳遞導(dǎo)致信息遺漏；（3）每日下班前，整理當(dāng)日信息傳遞記錄，更新《信息傳遞臺(tái)賬》（模板見(jiàn)第三章），保證信息可追溯。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具模板（一）文件收文登記表序號(hào)收文日期文件標(biāo)題文號(hào)來(lái)文單位份數(shù)密級(jí)簽收人處理狀態(tài)備注12024-03-01關(guān)于開(kāi)展2024年度安全檢查的通知安委〔2024〕5號(hào)市應(yīng)急管理局1普通已歸檔22024-03-02董事會(huì)會(huì)議議案（草案）董議2024-003號(hào)董事會(huì)辦公室5機(jī)密待批閱需副總審閱（二）會(huì)議申請(qǐng)單申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式會(huì)議主題時(shí)間（年/月/日上/下午：時(shí)-分）地點(diǎn)參會(huì)人員（部門(mén)+姓名）議程（簡(jiǎn)述）所需材料/設(shè)備行政部138一季度工作例會(huì)2024-03-05上午9:00-11:00301會(huì)議室總經(jīng)理、各部門(mén)負(fù)責(zé)人總結(jié)Q1工作、部署Q2計(jì)劃投影儀、PPT（三）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息會(huì)議名稱：2024年第一季度工作例會(huì)時(shí)間：2024年3月5日上午9:00-11:00地點(diǎn)：301會(huì)議室主持人：總經(jīng)理*參會(huì)人員：副總、行政部、財(cái)務(wù)部、銷(xiāo)售部、生產(chǎn)部*（詳見(jiàn)簽到表）記錄人：文秘*議程討論要點(diǎn)行政部匯報(bào)Q1工作完成情況；各部門(mén)反饋Q2工作計(jì)劃；總經(jīng)理總結(jié)講話。決議事項(xiàng)序號(hào)決議事項(xiàng)責(zé)任部門(mén)責(zé)任人完成時(shí)限備注1修訂《員工考勤管理制度》行政部2024-03-20提交副總審批2銷(xiāo)售部完成Q2客戶拜訪計(jì)劃銷(xiāo)售部趙六2024-03-103生產(chǎn)部?jī)?yōu)化生產(chǎn)線流程，降低5%成本生產(chǎn)部孫七2024-06-30每月匯報(bào)進(jìn)度待跟進(jìn)事項(xiàng)：無(wú)（四）日程管理表（示例：總經(jīng)理*一周日程）日期時(shí)間事項(xiàng)地點(diǎn)參與人員備注2024-03-0409:00-10:00接待來(lái)訪客戶（公司）會(huì)客室銷(xiāo)售部、副總準(zhǔn)備合作方案2024-03-0514:00-16:00參加董事會(huì)董事會(huì)會(huì)議室全體董事攜帶Q1財(cái)報(bào)2024-03-0610:00-11:30部門(mén)負(fù)責(zé)人例會(huì)301會(huì)議室各部門(mén)負(fù)責(zé)人四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）文件處理注意事項(xiàng)涉密文件需單獨(dú)登記、專(zhuān)夾存放，嚴(yán)禁通過(guò)QQ等非加密渠道傳遞，查閱需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批并全程記錄；外部來(lái)文如無(wú)明確文號(hào)，需在登記時(shí)標(biāo)注“無(wú)文號(hào)”，并留存文件原件復(fù)印件；承辦文件時(shí)，如遇職責(zé)不清或需延長(zhǎng)辦理時(shí)限，需及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，不得擅自拖延；歸檔文件需保持字跡清晰、頁(yè)碼完整，電子文件需定期備份（每季度刻錄光盤(pán)存檔）。（二）會(huì)議組織注意事項(xiàng)會(huì)議通知需至少提前1個(gè)工作日發(fā)出，緊急會(huì)議可電話通知后補(bǔ)發(fā)書(shū)面通知；會(huì)議記錄需客觀準(zhǔn)確，避免主觀表述，特別是領(lǐng)導(dǎo)決策意見(jiàn)需逐字核對(duì)；會(huì)議紀(jì)要需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，保證參會(huì)人員及時(shí)知曉決議內(nèi)容；會(huì)議室使用需遵循“先申請(qǐng)、后使用”原則，使用后及時(shí)清理場(chǎng)地、關(guān)閉設(shè)備。（三）日程與信息管理注意事項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)日程安排需提前3天確認(rèn)，重要日程（如出差、接待）需提前1周準(zhǔn)備；緊急信息傳遞后，需跟蹤確認(rèn)接收人是否收到，必要時(shí)要求對(duì)方回復(fù)“已閱”；信息傳遞臺(tái)賬需每日更新，保證每條信息有記錄、有反饋、有結(jié)果；涉及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人隱私的信息（如家庭住址、私人行程），嚴(yán)禁對(duì)外泄露。（四）通用工作規(guī)范文秘人員需每日提前10分鐘到崗，檢查當(dāng)日工作計(jì)劃（如文件、會(huì)議、日程），下班前梳理未完成事