企業(yè)行政文檔編寫規(guī)范集一、規(guī)范適用范圍與核心價值本規(guī)范集適用于企業(yè)內部各類行政文檔的編寫，包括但不限于通知公告、請示報告、會議紀要、管理制度、工作總結、跨部門協(xié)作函件等。旨在統(tǒng)一行政文檔的格式、語言及內容邏輯，提升文檔的專業(yè)性、可讀性與執(zhí)行效率，保證信息傳遞準確、管理流程規(guī)范，同時為文檔歸檔、查閱及后續(xù)修訂提供標準化依據(jù)。二、行政文檔編寫標準化流程（一）明確文檔需求與類型需求梳理：根據(jù)工作目標確定文檔核心目的（如告知事項、請求審批、總結工作、規(guī)范流程等），明確受眾（內部員工、部門負責人、外部合作方等）。類型判定：根據(jù)需求選擇對應文檔類型，例如：事務性通知（如放假安排、會議通知）；請示類報告（如資源申請、方案審批）；記錄類文檔（如會議紀要、活動總結）；制度類文件（如《辦公用品管理辦法》）。（二）收集與整理基礎信息信息收集：根據(jù)文檔類型收集必要素材，包括：通知類：時間、地點、參與人員、具體事項、聯(lián)系人；請示類：背景原因、具體需求、預期效果、備選方案；會議紀要：會議時間、地點、參會人員、議程、發(fā)言要點、決議事項。信息核實：對收集的數(shù)據(jù)、時間、責任人等信息進行交叉驗證，保證準確無誤（如會議時間與參會人日程沖突需提前協(xié)調）。（三）搭建文檔結構框架按照“總-分-總”邏輯搭建基礎結構，保證層次清晰：簡潔明了，包含核心內容（如“關于2024年端午節(jié)放假安排的通知”）。主送/抄送對象：明確文檔需傳達的部門或人員（如“主送：各部門負責人；抄送：全體員工”）。開頭：說明發(fā)文目的、背景（如“為保障假期期間工作有序開展，結合公司實際情況，現(xiàn)將端午節(jié)放假安排通知如下”）；主體：分點闡述核心內容，邏輯遞進（如放假時間、注意事項、值班安排等）；結尾：提出執(zhí)行要求或聯(lián)系方式（如“請各部門提前做好工作交接，假期期間保持通訊暢通”）。附件：如有補充材料（如會議議程表、申請表單），注明附件名稱及數(shù)量。落款：包含發(fā)文部門、發(fā)文日期、蓋章位置（如“行政部2024年5月20日”）。（四）內容撰寫與語言規(guī)范內容撰寫：客觀準確：用事實和數(shù)據(jù)說話，避免主觀臆斷（如“本次會議共形成3項決議”而非“會議決定了很多事情”）；重點突出：使用序號、加粗等方式標注關鍵信息（如“1.放假時間：6月10日（周一）至6月12日（周三），共3天”）；條理清晰：每段聚焦一個主題，段落間過渡自然。語言規(guī)范：使用書面語，避免口語化（如“特此通知”而非“說一下”）；稱謂統(tǒng)一（如“各部門”而非“各個科室”“各個小組”）；專業(yè)術語準確（如“KPI考核”“OA審批流程”需與公司現(xiàn)有表述一致）。（五）審核與修訂自審：撰寫者對照規(guī)范檢查格式、內容、語言是否達標，重點核對數(shù)據(jù)、時間、責任人等關鍵信息。交叉審核：涉及跨部門內容的文檔，需發(fā)送至相關部門負責人確認（如《辦公用品管理辦法》需與財務部、IT部核對流程）。終審：重要文檔（如公司級制度、重大事項請示）需提交至分管領導或總經理審批，保證符合公司戰(zhàn)略與管理要求。（六）定稿與發(fā)布格式定稿：統(tǒng)一字體（標題宋體二號加粗，宋體小四，行距1.5倍）、頁邊距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）、頁碼（頁腳居中）等格式細節(jié)。發(fā)布歸檔：通過公司OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)等官方渠道發(fā)布，同步在行政部文檔管理系統(tǒng)歸檔，注明版本號（如V1.0）及發(fā)布日期。三、常用行政與示例（一）會議紀要模板會議紀要會議名稱會議時間會議地點參會人員記錄人會議議程發(fā)言要點決議事項下一步行動附件分發(fā)范圍簽發(fā)人簽發(fā)日期（二）請示報告模板關于[事項]的請示主送部門/領導發(fā)文部門發(fā)文日期請示事由具體內容請示事項附件聯(lián)系人及聯(lián)系方式（三）通知公告模板[重要/一般]通知標題主送對象發(fā)文部門發(fā)文日期根據(jù)國家法定節(jié)假日安排及公司實際情況，現(xiàn)將2024年中秋節(jié)放假安排通知一、放假時間：9月14日（周六）至9月16日（周一），共3天，9月17日（周二）正常上班。二、注意事項：請各部門提前做好工作交接，保證假期期間工作不受影響；假期期間離開本地的員工，需提前向部門負責人報備并保持通訊暢通；辦公區(qū)域請關閉電源、門窗，做好安全防范工作。三、值班安排：行政部*負責假期值班，聯(lián)系方式：-X。特此通知。|附件|[如有，如《值班表》]|

抄送|[例如：公司領導、各事業(yè)部]|四、編寫要點與風險規(guī)避（一）格式規(guī)范統(tǒng)一字體與字號：標題統(tǒng)一用宋體二號加粗，用宋體小四，一級標題用黑體三號，二級標題用黑體四號，避免使用藝術字體。頁邊距與行距：頁邊距采用標準Word默認值（上2.54cm、下2.54cm、左3.18cm、右3.18cm），行距1.5倍，段前段后間距0.5行。頁碼與頁眉：頁碼居中，頁眉左側標注公司Logo，右側標注文檔名稱（如“會議紀要”），字體宋體五號。（二）內容嚴謹準確數(shù)據(jù)與事實：涉及數(shù)據(jù)（如預算、時間、數(shù)量）需標注來源，保證可追溯；避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，重要事項需明確責任人及完成時限。邏輯清晰：采用“總-分”結構，先結論后說明，避免內容交叉重復；復雜事項可配流程圖、表格輔助說明（如審批流程用流程圖展示）。保密要求：標注文檔密級（如“內部資料”“秘密”），涉及敏感信息（如財務數(shù)據(jù)、人事變動）需嚴格控制分發(fā)范圍，嚴禁通過非官方渠道傳播。（三）版本控制規(guī)范版本號管理：文檔修訂時需更新版本號（如V1.0→V1.1→V2.0），版本號規(guī)則為“主版本號.次版本號”，主版本號重大修訂時更新（如內容結構調整），次版本號細節(jié)調整時更新（如錯別字修改）。修訂記錄：重要文檔需在附件中添加《修訂記錄表》，注明修訂版本、修訂日期、修訂人、修訂內容摘要（如“V1.12024-05-20*優(yōu)化會議紀要模板‘決議事項’欄”）。（四）常見錯誤規(guī)避錯別字與標點：編寫后需通讀檢查，避免錯別字（如“的、得、地”混淆）、標點誤用（如“；”與“，”混用）；專業(yè)術語需與公司《術語規(guī)范》一致。稱謂與落款：稱謂統(tǒng)一用“部門+姓名”（如“行政部*”），避免使用“小張”“李工”等非正式稱謂；落款部門需與公司組織架