2025年建筑施工企業(yè)電子檔案管理制度一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范建筑施工企業(yè)電子檔案管理工作，提高檔案管理效率與質(zhì)量，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性與安全性，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）等法律法規(guī)及標準規(guī)范，結(jié)合建筑施工行業(yè)特點與企業(yè)實際，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔、保管、利用與銷毀等全過程管理。涉及范圍包括但不限于工程項目前期文件、設(shè)計文件、施工過程文件、竣工驗收文件、運營維護文件以及企業(yè)管理活動中形成的各類電子檔案。1.3管理原則電子檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、確保安全、便于利用的原則。堅持電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與對應(yīng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案管理應(yīng)納入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接。二、組織與職責(zé)2.1管理架構(gòu)企業(yè)建立由分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，檔案管理部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門協(xié)同參與的電子檔案管理組織體系。檔案管理部門是企業(yè)電子檔案管理的歸口部門，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)本部門形成電子文件的收集與初步整理工作。2.2檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善電子檔案管理制度、標準與流程。監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門電子文件的形成、積累與整理工作。負責(zé)電子檔案的接收、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用與銷毀。組織實施電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、運維與升級。開展電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核。2.3業(yè)務(wù)部門職責(zé)負責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動中形成電子文件的日常收集、積累與初步整理。確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容準確、標識清晰。按照規(guī)定時限與要求，向檔案管理部門移交符合歸檔條件的電子文件及其元數(shù)據(jù)。配合檔案管理部門開展電子檔案的鑒定、利用與銷毀工作。2.4信息技術(shù)部門職責(zé)負責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支撐、網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)備份。確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)存儲安全。配合檔案管理部門制定電子檔案長期保存的技術(shù)方案。三、電子文件歸檔范圍與要求3.1歸檔范圍建筑施工企業(yè)電子文件歸檔范圍主要包括：工程項目立項文件、建設(shè)用地與規(guī)劃許可文件、勘察設(shè)計文件、招投標與合同文件、施工準備文件、施工過程文件（如施工記錄、測量記錄、材料報驗、試驗檢測、隱蔽工程驗收、設(shè)計變更、工程洽商、會議紀要等）、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、竣工圖、結(jié)算文件、項目審計文件以及企業(yè)經(jīng)營管理、行政管理、財務(wù)管理、人事管理活動中形成的具有保存價值的電子文件。3.2歸檔要求歸檔的電子文件應(yīng)為最終定稿版本，內(nèi)容完整、準確，格式符合國家及行業(yè)標準。圖形文件宜采用DWG、PDF等格式，圖像文件宜采用TIFF、JPEG等格式，文本文件宜采用PDF、OFD、DOCX等格式，視頻文件宜采用MP4、AVI等格式。電子文件應(yīng)附帶完整的元數(shù)據(jù)，包括文件題名、責(zé)任者、形成日期、文件編號、格式信息、處理歷史等。歸檔的電子文件必須經(jīng)過病毒檢測，確保安全無毒。3.3歸檔時間項目管理類電子文件應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。企業(yè)管理類電子文件應(yīng)在辦理完畢后的次年第一季度完成歸檔。對于周期較長的工程項目，可按階段或年度進行預(yù)歸檔。四、電子檔案管理流程4.1收集與整理業(yè)務(wù)部門按照歸檔范圍和要求，對電子文件進行收集、分類、組卷（或組織目錄結(jié)構(gòu)），并填寫電子文件移交清單，確保文件內(nèi)容與元數(shù)據(jù)準確無誤。整理時應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件間的有機聯(lián)系。4.2歸檔與移交業(yè)務(wù)部門將整理完畢的電子文件及其元數(shù)據(jù)、移交清單一并通過電子檔案管理系統(tǒng)或?qū)Ｓ么鎯橘|(zhì)向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。檔案管理部門對移交的電子文件進行完整性、準確性、規(guī)范性及安全性檢查，檢查合格后雙方在電子或紙質(zhì)移交清單上簽字確認，完成歸檔。移交清單應(yīng)永久保存。4.3存儲與保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的、安全可靠的存儲設(shè)備或系統(tǒng)中，實施在線、近線、離線三級存儲備份策略。重要電子檔案應(yīng)實行異質(zhì)備份，即同時保存一套相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案或縮微品。存儲環(huán)境應(yīng)滿足防磁、防潮、防塵、防有害氣體、防靜電、防變形的要求。定期對電子檔案的可用性、完整性進行檢測與遷移。4.4利用與保密建立健全電子檔案利用制度，設(shè)置合理的利用權(quán)限。企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱電子檔案，需經(jīng)相應(yīng)審批程序。外單位人員查閱，須持有效證件和介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。涉密電子檔案的利用應(yīng)嚴格遵守國家及企業(yè)保密規(guī)定。利用過程應(yīng)有日志記錄。4.5鑒定與銷毀定期對已到保管期限的電子檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進行。經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。銷毀時應(yīng)確保電子檔案及其備份被徹底清除，并至少有兩人現(xiàn)場監(jiān)銷。銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、系統(tǒng)與安全5.1系統(tǒng)功能要求電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件采集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、銷毀等全流程管理功能。系統(tǒng)應(yīng)支持多種格式電子文件的在線瀏覽，具備完善的權(quán)限管理、日志審計、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制。系統(tǒng)接口應(yīng)能與企業(yè)項目管理、OA辦公等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。5.2安全管理建立電子檔案安全管理制度，采取身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、防篡改、病毒防護等技術(shù)手段，確保電子檔案在存儲、傳輸、利用過程中的安全。系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計員三員權(quán)限應(yīng)分離。定期進行安全風(fēng)險評估和應(yīng)急演練。5.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制定詳細的電子檔案數(shù)據(jù)備份策略，明確備份范圍、頻率、介質(zhì)、存放地點及責(zé)任人。對重要電子檔案實行實時或定時備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行恢復(fù)測試，確保其有效性。建立數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)故障或災(zāi)難發(fā)生時能快速恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。六、監(jiān)督與考核6.1監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各業(yè)務(wù)部門的電子文件形成、積累、整理、移交工作進行檢查，對電子檔案的管理狀況進行抽查。檢查內(nèi)容包括歸檔及時性、文件質(zhì)量、元數(shù)據(jù)完整性、系統(tǒng)操作規(guī)范性、安全措施落實情況等。6.2考核評價將電子檔案管理工作納入相關(guān)部門和人員的年度績效考核體系。對在電子檔案管理工作中成績顯著的部門和個人，給予通報表揚或獎勵。對未按規(guī)定要求完成電子文件歸檔、造成電子檔案損毀、丟失、泄密或違反本制度規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予批評教育、責(zé)令改正或追究相關(guān)責(zé)任。七、附則7.1制度解釋本制度