游泳俱樂(lè)部活動(dòng)禮品發(fā)放管理制

一、總則1.目的：為規(guī)范本游泳俱樂(lè)部活動(dòng)禮品的發(fā)放管理，確保禮品發(fā)放公平、公正、合理，充分發(fā)揮禮品在俱樂(lè)部活動(dòng)中的激勵(lì)和促進(jìn)作用，提升會(huì)員滿意度與參與度，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于俱樂(lè)部組織的各類活動(dòng)中禮品的采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放及相關(guān)管理工作。3.原則：禮品發(fā)放遵循按需發(fā)放、公平公正、實(shí)用適度的原則，既要滿足活動(dòng)需求，又要避免浪費(fèi)，確保禮品能有效提升會(huì)員體驗(yàn)和對(duì)俱樂(lè)部的認(rèn)同感。二、禮品采購(gòu)管理1.采購(gòu)需求確定-活動(dòng)策劃部門在活動(dòng)策劃階段應(yīng)明確禮品需求，根據(jù)活動(dòng)主題、參與人數(shù)、預(yù)算等因素，提出禮品的種類、數(shù)量、規(guī)格等詳細(xì)要求，并填寫《禮品采購(gòu)需求申請(qǐng)表》。-申請(qǐng)表需經(jīng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人、部門主管審核后提交至采購(gòu)部門。2.供應(yīng)商選擇-采購(gòu)部門建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。-采購(gòu)人員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，至少獲取三家以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并填寫《禮品采購(gòu)供應(yīng)商報(bào)價(jià)對(duì)比表》。-根據(jù)報(bào)價(jià)對(duì)比和供應(yīng)商綜合評(píng)估結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。合同中應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)執(zhí)行-采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進(jìn)度，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。-禮品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)協(xié)同倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。-驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員整理采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，按照俱樂(lè)部財(cái)務(wù)制度辦理報(bào)銷手續(xù)。三、禮品儲(chǔ)存管理1.倉(cāng)庫(kù)設(shè)置與管理-俱樂(lè)部設(shè)立專門的禮品倉(cāng)庫(kù)，配備必要的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備，如貨架、貨柜等，確保倉(cāng)庫(kù)通風(fēng)、防潮、防火、防盜。-倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)的日常管理工作，包括貨物的出入庫(kù)登記、庫(kù)存盤點(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)清潔等。2.入庫(kù)管理-禮品到貨驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收單辦理入庫(kù)手續(xù)，將禮品分類存放，并在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。-同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在禮品存放位置懸掛或張貼標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，便于查找和管理。3.庫(kù)存盤點(diǎn)-倉(cāng)庫(kù)管理人員定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，至少每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存實(shí)物與庫(kù)存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是否一致。-如發(fā)現(xiàn)庫(kù)存差異，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)查找原因，并填寫《庫(kù)存差異報(bào)告表》，經(jīng)部門主管審核后進(jìn)行調(diào)整處理。4.出庫(kù)管理-活動(dòng)組織部門根據(jù)活動(dòng)安排，提前填寫《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等信息，經(jīng)部門主管審批后提交至倉(cāng)庫(kù)。-倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表辦理禮品出庫(kù)手續(xù)，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中記錄禮品的出庫(kù)日期、領(lǐng)用人員等信息，并要求領(lǐng)用人員在出庫(kù)單上簽字確認(rèn)。四、禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)員活動(dòng)禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)-日常會(huì)員活動(dòng)：根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)和參與難度，發(fā)放不同價(jià)值的禮品。例如，普通的會(huì)員健身交流活動(dòng)，可發(fā)放一些具有紀(jì)念意義的小禮品，如定制的鑰匙扣、徽章等，價(jià)值在10-30元左右。-會(huì)員生日活動(dòng)：為當(dāng)月過(guò)生日的會(huì)員舉辦集體生日活動(dòng)，發(fā)放生日禮品，如定制的生日毛巾、保溫杯等，價(jià)值在50-80元左右。-會(huì)員技能提升活動(dòng)：如游泳技巧培訓(xùn)課程、游泳比賽等，根據(jù)會(huì)員在活動(dòng)中的表現(xiàn)和成績(jī)發(fā)放禮品。表現(xiàn)優(yōu)秀的會(huì)員可獲得專業(yè)的游泳裝備，如泳鏡、泳衣等，價(jià)值在100-300元左右；參與活動(dòng)的會(huì)員可獲得參與獎(jiǎng)禮品，如游泳帽、浮板等，價(jià)值在30-50元左右。2.非會(huì)員活動(dòng)禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)-新客戶體驗(yàn)活動(dòng)：為吸引新客戶加入俱樂(lè)部，在新客戶體驗(yàn)游泳課程后，發(fā)放一些小禮品，如俱樂(lè)部宣傳冊(cè)、帶有俱樂(lè)部標(biāo)識(shí)的小扇子等，價(jià)值在5-10元左右。-合作推廣活動(dòng)：與其他機(jī)構(gòu)或品牌合作舉辦活動(dòng)時(shí)，根據(jù)合作協(xié)議和活動(dòng)需求發(fā)放禮品。禮品可選擇與合作方相關(guān)的產(chǎn)品或具有俱樂(lè)部特色的禮品，價(jià)值根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和合作深度而定，一般在50-200元左右。五、禮品發(fā)放流程1.活動(dòng)前準(zhǔn)備-活動(dòng)組織部門根據(jù)活動(dòng)方案和禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，確定禮品的種類和數(shù)量，并填寫《禮品發(fā)放清單》。清單應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放方式等信息。-將《禮品發(fā)放清單》提交至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)清單準(zhǔn)備禮品，并在活動(dòng)前將禮品運(yùn)送至活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。2.現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放-在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，設(shè)立專門的禮品發(fā)放區(qū)域，安排工作人員負(fù)責(zé)禮品發(fā)放工作。工作人員根據(jù)《禮品發(fā)放清單》，核對(duì)發(fā)放對(duì)象的身份信息，確保禮品準(zhǔn)確無(wú)誤地發(fā)放到相應(yīng)人員手中。-對(duì)于需要簽字領(lǐng)取的禮品，工作人員應(yīng)要求領(lǐng)取人在發(fā)放清單上簽字確認(rèn)；對(duì)于通過(guò)抽獎(jiǎng)等方式發(fā)放的禮品，應(yīng)做好抽獎(jiǎng)記錄，確保抽獎(jiǎng)過(guò)程公平、公正、公開(kāi)。3.發(fā)放記錄與反饋-禮品發(fā)放結(jié)束后，工作人員應(yīng)及時(shí)整理發(fā)放記錄，包括發(fā)放清單、簽字表、抽獎(jiǎng)記錄等，并將相關(guān)資料提交至活動(dòng)組織部門。-活動(dòng)組織部門對(duì)禮品發(fā)放情況進(jìn)行總結(jié)分析，收集參與者對(duì)禮品的反饋意見(jiàn)，如禮品的滿意度、實(shí)用性等，以便在今后的活動(dòng)中優(yōu)化禮品選擇和發(fā)放方式。六、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督-俱樂(lè)部設(shè)立禮品發(fā)放監(jiān)督小組，成員包括行政主管、財(cái)務(wù)人員、會(huì)員代表等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)禮品采購(gòu)、儲(chǔ)存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保禮品發(fā)放管理工作符合本制度的要求。-監(jiān)督小組有權(quán)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照俱樂(lè)部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.審計(jì)檢查-俱樂(lè)部財(cái)務(wù)部門定期對(duì)禮品發(fā)放的費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)檢查，審查禮品采購(gòu)的發(fā)票、合同、報(bào)銷憑證等資料，核實(shí)禮品發(fā)放的費(fèi)用是否合理、合規(guī)，是否符合預(yù)算安排。-審計(jì)部門可根據(jù)需要對(duì)禮品發(fā)放管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，評(píng)估制度的執(zhí)行情況和管理效果，提出