紡織機(jī)械廠質(zhì)量檢驗(yàn)記錄管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)紡織機(jī)械廠質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的管理，確保質(zhì)量檢驗(yàn)工作的可追溯性、準(zhǔn)確性和完整性，提高產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于紡織機(jī)械廠內(nèi)所有與產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)相關(guān)記錄的管理活動(dòng)，包括原材料檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄等。3.職責(zé)分工-質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的填寫、收集、整理和初步審核。-各生產(chǎn)部門應(yīng)配合質(zhì)量檢驗(yàn)部門，提供必要的生產(chǎn)信息，確保檢驗(yàn)記錄的真實(shí)性和完整性。-行政管理部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的歸檔、保管和調(diào)閱管理。二、記錄的填寫要求1.基本要求-質(zhì)量檢驗(yàn)記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或紅色筆填寫。-記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得漏填、錯(cuò)填，如發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃雙線，在旁邊填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)。2.具體內(nèi)容填寫-原材料檢驗(yàn)記錄：應(yīng)詳細(xì)記錄原材料的名稱、規(guī)格型號(hào)、批次、供應(yīng)商、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。對(duì)于不合格原材料，還需記錄處理措施。-生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄：需記錄生產(chǎn)批次、生產(chǎn)工序、檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。對(duì)于關(guān)鍵工序的檢驗(yàn)記錄，應(yīng)詳細(xì)記錄工藝參數(shù)和操作情況。-成品檢驗(yàn)記錄：要記錄成品的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、包裝情況等。對(duì)于成品的性能測(cè)試記錄，應(yīng)附上詳細(xì)的測(cè)試數(shù)據(jù)和圖表。三、記錄的收集與整理1.收集頻率-質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)在完成每次檢驗(yàn)工作后，及時(shí)將檢驗(yàn)記錄提交給質(zhì)量檢驗(yàn)部門的記錄管理員。對(duì)于日常的常規(guī)檢驗(yàn)記錄，應(yīng)每天收集一次；對(duì)于大型設(shè)備或復(fù)雜產(chǎn)品的檢驗(yàn)記錄，可根據(jù)實(shí)際檢驗(yàn)周期進(jìn)行收集。2.整理要求-記錄管理員收到檢驗(yàn)記錄后，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行初步整理。按照記錄的類型（如原材料檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄）、時(shí)間順序進(jìn)行分類。-檢查記錄的填寫是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與相關(guān)檢驗(yàn)人員溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、記錄的審核1.審核流程-質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)收集整理好的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性以及與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的符合性。-審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)在記錄上注明問題所在，并返回給記錄管理員，由記錄管理員通知相關(guān)檢驗(yàn)人員進(jìn)行整改。整改完成后，重新提交審核。2.審核頻率質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)每周對(duì)本周內(nèi)的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄進(jìn)行一次集中審核；對(duì)于重要產(chǎn)品或關(guān)鍵檢驗(yàn)環(huán)節(jié)的記錄，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行審核。五、記錄的歸檔1.歸檔方式-經(jīng)審核合格的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，由行政管理部門的檔案管理人員按照年度、類別進(jìn)行歸檔。采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。-紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.歸檔編號(hào)為便于管理和查詢，對(duì)每一份質(zhì)量檢驗(yàn)記錄進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：年份+記錄類型代碼+流水號(hào)。例如，2023年的第一份原材料檢驗(yàn)記錄編號(hào)為2023-YCL-001。記錄類型代碼分別為：YCL（原材料檢驗(yàn)記錄）、SCGZ（生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄）、CP（成品檢驗(yàn)記錄）。六、記錄的保管1.保管期限-質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的保管期限根據(jù)產(chǎn)品的特點(diǎn)和相關(guān)法規(guī)要求確定。一般情況下，原材料檢驗(yàn)記錄保管期限為3年，生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄保管期限為5年，成品檢驗(yàn)記錄保管期限為產(chǎn)品的質(zhì)保期后2年。-對(duì)于涉及重大質(zhì)量問題或客戶投訴的檢驗(yàn)記錄，應(yīng)永久保存。2.保管環(huán)境-紙質(zhì)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度控制在18℃-28℃，相對(duì)濕度控制在40%-60%。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清潔，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。-電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)配備必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或丟失。同時(shí)，定期對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、記錄的調(diào)閱與查閱1.調(diào)閱申請(qǐng)-因工作需要調(diào)閱質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的人員，應(yīng)填寫《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明調(diào)閱原因、調(diào)閱記錄的類型和時(shí)間段、調(diào)閱人姓名等信息。-《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄調(diào)閱申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給行政管理部門的檔案管理人員。2.調(diào)閱流程-檔案管理人員收到調(diào)閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。如申請(qǐng)符合要求，按照申請(qǐng)表中的信息查找相應(yīng)的記錄，并在專門的調(diào)閱登記本上進(jìn)行登記，記錄調(diào)閱人姓名、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱記錄的編號(hào)等信息。-調(diào)閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將記錄帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人和行政管理部門負(fù)責(zé)人共同簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明用途，并妥善保管。3.歸還要求調(diào)閱人應(yīng)在規(guī)定的調(diào)閱期限內(nèi)歸還質(zhì)量檢驗(yàn)記錄。檔案管理人員在收回記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄的完整性和是否有損壞情況，并在調(diào)閱登記本上記錄歸還時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)記錄有丟失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、記錄的銷毀1.銷毀鑒定-當(dāng)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄達(dá)到保管期限后，行政管理部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)記錄進(jìn)行銷毀鑒定。鑒定內(nèi)容包括記錄的重要性、是否涉及法律糾紛等。-對(duì)于確定需要銷毀的記錄，應(yīng)編制《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄銷毀清單》，清單內(nèi)容包括記錄的編號(hào)、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等。2.銷毀審批-《質(zhì)量檢驗(yàn)記錄銷毀清單》需經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人、行政管理部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式-紙質(zhì)檔案的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行。在銷毀過程中，應(yīng)確保記錄內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。電子檔案的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被徹底清除。-銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清單上記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，監(jiān)督人應(yīng)簽字確認(rèn)。銷毀完成后，銷毀清單應(yīng)作為檔案保存。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-行政管理部門應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、審核、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本規(guī)章的要求。-質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檢驗(yàn)人員記錄填寫情況的日常監(jiān)督，及時(shí)糾正不規(guī)范的填寫行為。2.考核措施-對(duì)于在質(zhì)量檢驗(yàn)記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，如記錄填寫規(guī)范、管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)等，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)違反本規(guī)章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因記錄填寫不規(guī)范、管理不善等原因?qū)е沦|(zhì)量問題無(wú)法追溯或給企業(yè)造成損失的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行