行政辦公設(shè)備維護(hù)與管理手冊一、引言辦公設(shè)備是行政工作高效開展的核心支撐，規(guī)范其維護(hù)與管理，既能保障設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行、延長使用壽命，又能降低運(yùn)維成本、提升辦公效率。結(jié)合單位實(shí)際需求，編制本手冊，明確設(shè)備管理的職責(zé)、流程與技術(shù)要求，供行政人員及設(shè)備使用者參考執(zhí)行。二、總則（一）編制目的通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備維護(hù)與管理制度，實(shí)現(xiàn)設(shè)備全生命周期的科學(xué)管理，確保設(shè)備性能穩(wěn)定、使用安全，為行政辦公提供可靠保障。（二）適用范圍本手冊適用于單位所有行政辦公設(shè)備的管理，包括但不限于：信息處理類：計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、平板電腦等；輸出輸入類：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等；通訊類：電話機(jī)、路由器、交換機(jī)等；辦公家具類：桌椅、文件柜、會(huì)議設(shè)備（投影儀、幕布、音響）等。（三）管理職責(zé)1.行政部門：統(tǒng)籌設(shè)備采購、登記、維護(hù)、報(bào)廢等全流程管理，指定專人（設(shè)備管理員）負(fù)責(zé)日常統(tǒng)籌。2.使用部門：配合行政部門落實(shí)設(shè)備使用規(guī)范，及時(shí)反饋故障與需求。3.使用者：承擔(dān)設(shè)備日常維護(hù)責(zé)任（如清潔、規(guī)范操作），發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)修，不得私自改裝或違規(guī)操作。三、設(shè)備分類與臺賬管理（一）設(shè)備分類按功能與屬性，辦公設(shè)備分為以下類別（可根據(jù)實(shí)際調(diào)整）：信息處理類：負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理與存儲（如電腦、服務(wù)器）；輸出輸入類：負(fù)責(zé)文件輸出、輸入與傳輸（如打印機(jī)、掃描儀）；通訊類：保障辦公通訊與網(wǎng)絡(luò)連接（如電話機(jī)、路由器）；辦公家具類：支撐辦公空間功能（如桌椅、文件柜、會(huì)議設(shè)備）。（二）臺賬管理1.臺賬建立：設(shè)備管理員需建立電子臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、購置時(shí)間、使用部門、責(zé)任人、保修期限等信息。新設(shè)備到貨后3個(gè)工作日內(nèi)錄入，設(shè)備報(bào)廢、轉(zhuǎn)移或維修后及時(shí)更新。2.臺賬維護(hù)：每季度核對臺賬數(shù)據(jù)，確保與實(shí)際設(shè)備一致；臺賬文件加密備份，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。四、各類設(shè)備維護(hù)要點(diǎn)（一）信息處理類設(shè)備（計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等）1.硬件維護(hù)清潔：每周用干燥軟布擦拭機(jī)身、屏幕（屏幕用專用清潔液），鍵盤、鼠標(biāo)定期清理（避免進(jìn)水）。環(huán)境：避免潮濕、高溫、多塵環(huán)境，設(shè)備周邊預(yù)留10cm通風(fēng)空間，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場（如微波爐）。防護(hù)：筆記本移動(dòng)時(shí)輕拿輕放，臺式機(jī)主機(jī)避免頻繁搬動(dòng)。2.軟件維護(hù)系統(tǒng)與軟件：安裝正版系統(tǒng)與辦公軟件，定期更新補(bǔ)丁、驅(qū)動(dòng)及殺毒軟件，禁止安裝不明來源程序。數(shù)據(jù)管理：重要數(shù)據(jù)每周備份（云盤、移動(dòng)硬盤或單位服務(wù)器），定期清理垃圾文件，機(jī)械硬盤每半年整理磁盤碎片。（二）輸出輸入類設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀）1.打印機(jī)/復(fù)印機(jī)清潔：每日檢查外觀，每周清理進(jìn)紙口紙屑、傳感器（軟毛刷或壓縮空氣），硒鼓/墨盒表面用專用紙擦拭。耗材：每月檢查墨粉/碳粉余量，優(yōu)先選原廠或認(rèn)證耗材，廢舊耗材集中回收。操作：按提示加載紙張（避免超量/褶皺紙），卡紙時(shí)按指南逐步取出，長時(shí)間不用時(shí)關(guān)閉電源。2.掃描儀/傳真機(jī)掃描儀：玻璃臺每周用專用布擦拭，掃描厚紙時(shí)調(diào)整蓋板壓力。傳真機(jī)：定期清理傳真紙卷軸，檢查電話線連接，接收文件及時(shí)取出。（三）通訊類設(shè)備（電話機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）1.電話機(jī)清潔：每周用酒精棉擦拭聽筒、按鍵，避免細(xì)菌滋生；座機(jī)避免頻繁移動(dòng)。故障：通話雜音大時(shí)，檢查電話線是否老化，或聯(lián)系運(yùn)營商排查。2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)）環(huán)境：保持通風(fēng)（避免覆蓋），每月重啟一次，清理端口灰塵（壓縮空氣或軟毛刷）。故障：網(wǎng)絡(luò)異常時(shí)，先檢查網(wǎng)線連接，再重啟設(shè)備；仍無法解決則聯(lián)系運(yùn)營商。（四）辦公家具類設(shè)備（桌椅、文件柜、會(huì)議設(shè)備）1.辦公桌椅皮質(zhì)座椅：每月用專用清潔劑擦拭，避免陽光直射；金屬椅輪每季度加潤滑油，螺絲松動(dòng)時(shí)擰緊。木質(zhì)家具：避免尖銳物/化學(xué)試劑，表面污漬用中性清潔劑擦拭；文件柜禁止超重，鎖具故障時(shí)聯(lián)系維修。2.會(huì)議設(shè)備（投影儀、幕布、音響）投影儀：使用后等風(fēng)扇停轉(zhuǎn)（約5分鐘）再斷電，鏡頭用專用布擦拭，每月清理散熱口灰塵。幕布與音響：幕布污漬用清水輕擦，音響音量不超80%，連接線材整理有序。五、日常管理規(guī)范（一）使用規(guī)范新設(shè)備需經(jīng)培訓(xùn)后操作，禁止私自改裝（如超頻、更換非認(rèn)證部件），設(shè)備周邊禁放易燃易爆物品。下班前關(guān)閉個(gè)人設(shè)備電源，公共設(shè)備由最后使用者關(guān)閉；節(jié)假日非必要設(shè)備斷電。（二）耗材管理耗材由設(shè)備管理員統(tǒng)一采購、發(fā)放，建立《耗材領(lǐng)用臺賬》，記錄使用部門、設(shè)備、數(shù)量。鼓勵(lì)使用環(huán)保耗材，廢舊耗材集中回收，禁止混入生活垃圾。（三）巡檢制度設(shè)備管理員每周巡檢，檢查設(shè)備狀態(tài)、清潔情況、耗材余量，記錄問題并處理；每月提交《巡檢報(bào)告》，優(yōu)化維護(hù)方案。六、故障處理流程（一）報(bào)修流程設(shè)備故障時(shí)，使用者應(yīng)：1.立即停止操作，聯(lián)系設(shè)備管理員（或內(nèi)部報(bào)修系統(tǒng)），說明故障現(xiàn)象、時(shí)間、操作過程。2.設(shè)備管理員現(xiàn)場判斷：簡單故障（如卡紙、軟件報(bào)錯(cuò)）當(dāng)場處理；復(fù)雜故障聯(lián)系售后或第三方維修。（二）應(yīng)急處理重要設(shè)備（如服務(wù)器、核心打印機(jī)）故障時(shí)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，使用備用設(shè)備保障辦公，聯(lián)系技術(shù)人員加急維修。數(shù)據(jù)丟失時(shí)，立即停止操作，聯(lián)系專業(yè)人員恢復(fù)，必要時(shí)提供設(shè)備使用記錄。（三）維修記錄維修完成后，設(shè)備管理員記錄：故障原因、維修措施、更換部件、費(fèi)用、時(shí)長；每半年分析維修記錄，總結(jié)高頻故障，優(yōu)化維護(hù)計(jì)劃。七、安全與環(huán)保要求（一）用電安全電源線需符合國標(biāo)3C認(rèn)證，禁止超負(fù)荷用電，插座/電源線損壞時(shí)及時(shí)更換，禁止私拉亂接。雷雨天氣，關(guān)閉非必要設(shè)備，拔掉電源和網(wǎng)線，防止雷擊。（二）數(shù)據(jù)安全計(jì)算機(jī)設(shè)置開機(jī)/屏保密碼（8位以上，含數(shù)字、字母、符號），每季度更換；禁存涉密信息，離職設(shè)備需格式化后移交。定期病毒查殺，安裝防火墻，敏感數(shù)據(jù)加密存儲（如BitLocker）。（三）廢棄物處理廢舊設(shè)備