合同借閱與管理操作規(guī)范范本一、總則為規(guī)范合同借閱與管理工作，保障合同文本的安全完整，提升合同資源利用效率，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，制定本操作規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對合同文本（含電子合同副本）的借閱、歸還及日常管理活動。合同管理遵循“誰借閱誰負(fù)責(zé)、分級審批、安全保密、高效利用”的原則，確保合同借閱流程合規(guī)、管理責(zé)任清晰、信息安全可控。二、借閱流程規(guī)范（一）借閱申請借閱人需填寫《合同借閱申請表》，明確借閱合同的名稱、編號、借閱用途（如查閱條款、法務(wù)審核、業(yè)務(wù)參考等）、預(yù)計歸還時間。若因特殊情況需復(fù)制合同內(nèi)容，需在申請表中注明復(fù)制范圍及用途，并附相關(guān)審批依據(jù)（如業(yè)務(wù)需求說明、法務(wù)審批意見等）。（二）審批流程1.一般合同（如日常業(yè)務(wù)合同、金額較低的合作協(xié)議等）：由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)借閱用途與工作關(guān)聯(lián)性，簽署審批意見。2.重要合同（如重大投資合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議、金額較高的商務(wù)合同等）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，報分管領(lǐng)導(dǎo)或法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會審議（具體分級標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級另行制定）。（三）借閱登記合同保管人（或檔案管理人員）收到審批通過的申請表后，需在《合同借閱登記臺賬》中詳細(xì)記錄以下信息：借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式；合同名稱、編號、版本（正/副本）、頁數(shù)；借閱時間、預(yù)計歸還時間、實際歸還時間；借閱用途、是否允許復(fù)制/摘錄。登記完成后，保管人需與借閱人當(dāng)面核對合同完整性（如頁碼、騎縫章、附件等），確認(rèn)無誤后辦理借閱交接。（四）借閱期限與延期1.一般借閱期限不超過[X]個工作日（企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整，建議不超過7個工作日）；若因工作需要延長借閱期限，借閱人需在到期前[X]個工作日內(nèi)提交《借閱延期申請》，經(jīng)原審批人同意后，更新登記臺賬。2.逾期未歸還且無合理說明的，保管人需書面催告借閱人，催告后仍未歸還的，報企業(yè)合規(guī)或?qū)徲嫴块T介入調(diào)查。（五）歸還與核查借閱人歸還合同前，需自行檢查合同完整性（如是否有涂改、缺頁、污損等），并確保復(fù)制/摘錄內(nèi)容已按審批要求使用（如需銷毀的需提供銷毀記錄）。歸還時，保管人需對照借閱登記信息逐項核查：合同文本與借出時一致，無損壞、缺失；若涉及復(fù)制，需確認(rèn)復(fù)制件已按規(guī)定處理（如交還保管人存檔或銷毀）。核查無誤后，保管人在登記臺賬中填寫實際歸還時間，雙方簽字確認(rèn)，借閱流程結(jié)束。三、合同管理要求（一）保管規(guī)范1.合同保管實行“專人負(fù)責(zé)制”，企業(yè)應(yīng)指定具備責(zé)任心、熟悉檔案管理的人員擔(dān)任合同保管人，保管人需定期接受檔案管理、保密安全等培訓(xùn)。2.合同存放環(huán)境需滿足“防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密”要求，紙質(zhì)合同應(yīng)存放于專用檔案柜，電子合同副本需加密存儲于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，禁止與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備直連。（二）臺賬管理合同保管人需建立《合同管理總臺賬》，實時更新合同狀態(tài)（如簽訂、借閱、歸還、歸檔、作廢等），臺賬內(nèi)容應(yīng)包含：合同基本信息（名稱、編號、簽約方、金額、簽訂日期、履行期限等）；借閱記錄（借閱人、時間、用途、歸還狀態(tài)等）；特殊事項說明（如合同變更、糾紛處理、終止協(xié)議等）。臺賬需每月定期核對，確保與實際合同狀態(tài)一致，核對記錄由保管人簽字存檔。（三）安全保密要求1.借閱人需嚴(yán)格遵守企業(yè)保密制度，不得向無關(guān)人員泄露合同內(nèi)容，不得將合同帶離企業(yè)指定的工作場所（特殊情況需審批）。2.禁止在非涉密設(shè)備（如個人電腦、公共網(wǎng)絡(luò)）中存儲、傳輸合同內(nèi)容；確需臨時存儲的，需采用企業(yè)認(rèn)可的加密方式，并在使用后及時刪除。（四）檔案備份與移交1.電子合同副本需定期備份（建議每周一次），備份文件應(yīng)存儲于異地或云端（需符合數(shù)據(jù)安全法規(guī)），確保數(shù)據(jù)丟失時可恢復(fù)。2.合同保管人崗位調(diào)整時，需辦理書面移交手續(xù)，移交清單應(yīng)包含合同臺賬、紙質(zhì)合同、電子備份等，移交雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)后存檔。（五）定期檢查與整改企業(yè)應(yīng)每季度組織一次合同管理專項檢查，檢查內(nèi)容包括：借閱流程合規(guī)性（申請、審批、登記、歸還記錄是否完整）；合同保管環(huán)境是否達(dá)標(biāo)；臺賬與實際合同是否一致；保密措施執(zhí)行情況。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，需下達(dá)《整改通知書》，明確整改責(zé)任人、期限及要求，整改完成后復(fù)查閉環(huán)。四、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.借閱人責(zé)任：妥善保管借閱的合同，因個人原因?qū)е潞贤瑩p壞、丟失、泄密的，需承擔(dān)賠償責(zé)任（按合同重要性及損失程度核定），并視情節(jié)給予行政處分（如警告、記過、調(diào)崗等）；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任。2.保管人責(zé)任：因保管不善導(dǎo)致合同丟失、損毀或臺賬混亂的，視情節(jié)給予批評教育、績效扣分或調(diào)崗處理；若存在故意泄露合同信息的，依法解除勞動合同并追究法律責(zé)任。（二）監(jiān)督機制企業(yè)合規(guī)管理部門（或?qū)徲嫴块T）負(fù)責(zé)對合同借閱與管理工作進(jìn)行常態(tài)化監(jiān)督，可通過抽查借閱記錄、現(xiàn)場檢查保管環(huán)境、訪談相關(guān)人員等方式開展監(jiān)督。對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，有權(quán)直接向企業(yè)管理層報告，并提出處理建議。五、附則1.本規(guī)范由企業(yè)[XX部門，如法務(wù)部/綜合管理部]負(fù)責(zé)解釋，各部門可結(jié)合業(yè)務(wù)實際制定實施細(xì)則，但不得與本規(guī)范沖突。2.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，原有合同管理規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。3.本規(guī)范修訂需經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理辦公會審議通過，修訂