勞務(wù)派遣管理臺賬與員工名冊模板一、引言：勞務(wù)派遣合規(guī)管理的基礎(chǔ)工具勞務(wù)派遣作為靈活用工的重要形式，其合規(guī)管理需依托管理臺賬與員工名冊實現(xiàn)全流程追溯。二者不僅是企業(yè)（含勞務(wù)派遣單位、用工單位）應(yīng)對勞動監(jiān)察、勞動仲裁的核心舉證材料，更是規(guī)范派遣關(guān)系、保障員工權(quán)益的基礎(chǔ)管理工具。本文結(jié)合《勞動合同法》《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》等法規(guī)要求，設(shè)計實用模板并提煉管理要點，助力企業(yè)構(gòu)建標準化管理體系。二、勞務(wù)派遣管理臺賬模板：全流程業(yè)務(wù)記錄體系（一）臺賬核心作用管理臺賬是勞務(wù)派遣單位對合作關(guān)系、員工派遣、費用結(jié)算、合規(guī)文件的系統(tǒng)化記錄，需覆蓋“從合作洽談至派遣終止”的全周期，核心價值在于：證明派遣業(yè)務(wù)合規(guī)性（如用工單位資質(zhì)、派遣崗位合規(guī)性）；清晰劃分派遣單位與用工單位的權(quán)責（如工資發(fā)放、社保繳納記錄）；為財務(wù)審計、稅務(wù)稽查提供原始憑證。（二）核心模塊與模板設(shè)計1.合作單位管理臺賬適用場景：記錄與用工單位的合作協(xié)議、資質(zhì)審核、服務(wù)范圍等信息，避免超范圍派遣或合作方資質(zhì)失效風(fēng)險。模塊項具體內(nèi)容（示例）管理要求------------------------------------------------------------------------------------------單位基本信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、聯(lián)系人合作前完成資質(zhì)審查（含有效期）合作協(xié)議信息協(xié)議編號、簽訂日期、服務(wù)期限、派遣崗位范圍與用工單位崗位需求匹配資質(zhì)文件管理營業(yè)執(zhí)照、勞務(wù)派遣經(jīng)營許可證（有效期）到期前30日提醒續(xù)期服務(wù)反饋記錄用工單位月度評價、問題整改記錄每季度匯總分析改進服務(wù)2.派遣員工管理臺賬適用場景：跟蹤員工從入職到離職的全周期信息，明確勞動關(guān)系歸屬與派遣細節(jié)。模塊項具體內(nèi)容（示例）管理要求------------------------------------------------------------------------------------------員工基本信息姓名、性別、身份證號（隱去前12位）、聯(lián)系電話入職時核驗身份真實性勞動關(guān)系信息勞動合同編號、簽訂日期、到期日、合同類型到期前30日啟動續(xù)簽/終止流程派遣信息用工單位、崗位、派遣起始日、派遣到期日與用工單位需求單一致考勤與績效月度考勤記錄、用工單位績效反饋作為工資核算、續(xù)派依據(jù)離職管理離職日期、原因、手續(xù)完成情況（含社保停繳）離職后15日內(nèi)完成社保減員3.費用管理臺賬適用場景：清晰核算派遣服務(wù)費、員工薪酬、社保公積金等成本，避免財務(wù)糾紛。模塊項具體內(nèi)容（示例）管理要求------------------------------------------------------------------------------------------薪酬發(fā)放員工姓名、工資標準、發(fā)放日期、銀行流水號與用工單位確認后7個工作日內(nèi)發(fā)放社保公積金繳納月份、基數(shù)、金額、繳費憑證編號每月5日前完成申報繳納服務(wù)費結(jié)算用工單位名稱、結(jié)算周期、服務(wù)費金額、發(fā)票號與合同約定結(jié)算周期一致三、員工名冊模板：勞動關(guān)系與權(quán)益保障的核心載體（一）名冊法定作用根據(jù)《勞動合同法》第七條，用人單位需建立職工名冊備查。勞務(wù)派遣單位作為“用人單位”，員工名冊需明確：勞動關(guān)系歸屬（派遣單位與員工簽訂合同）；派遣細節(jié)（用工單位、崗位、期限）；權(quán)益保障依據(jù)（工資、社保、福利發(fā)放記錄）。（二）核心要素與模板設(shè)計員工名冊（標準版）序號姓名性別身份證號（后4位）聯(lián)系電話勞動合同編號簽訂日期派遣用工單位崗位派遣期限（起/止）入職日期離職狀態(tài)工資標準社保繳納狀態(tài)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1張三男****138****HT-____2023.01A公司文員2023.____.012023.01在職5000元正常繳納2李四女****139****HT-____2023.02B公司銷售2023.____.122023.02在職6000元正常繳納（三）名冊管理延伸要求1.動態(tài)更新：員工信息變動（如崗位調(diào)整、聯(lián)系方式變更）需在24小時內(nèi)更新，離職員工標注“離職日期+手續(xù)完成情況”；2.合規(guī)存檔：紙質(zhì)名冊需加蓋公章，電子名冊加密存儲，保存期限不少于員工離職后2年；3.用工單位同步：每月向用工單位提供名冊快照，確保雙方對派遣員工信息的一致性認知。四、臺賬與名冊的管理要點：從“記錄”到“風(fēng)控”的升級（一）更新機制：避免信息滯后風(fēng)險實時性：員工入職/離職、崗位變動、薪酬調(diào)整等事件發(fā)生后，24小時內(nèi)更新臺賬與名冊；周期性：每月末匯總“費用結(jié)算、社保繳納、合同到期”等數(shù)據(jù)，生成月度合規(guī)報告。（二）合規(guī)審查：應(yīng)對監(jiān)管與仲裁的舉證邏輯自查清單：每季度對照《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》審查臺賬，重點核查“派遣崗位是否為臨時性/輔助性/替代性崗位”“員工總數(shù)是否超用工單位10%”；證據(jù)鏈閉環(huán)：臺賬中“合作協(xié)議→崗位需求單→員工派遣記錄→工資發(fā)放流水”需形成邏輯閉環(huán)，證明業(yè)務(wù)合規(guī)性。（三）數(shù)據(jù)安全：隱私保護與風(fēng)險防范權(quán)限管理：僅授權(quán)HR、財務(wù)等必要崗位訪問臺賬與名冊，設(shè)置操作日志；存儲方式：紙質(zhì)臺賬存放于保險柜，電子數(shù)據(jù)加密后備份至云端（如企業(yè)微信微盤、阿里云盤），避免數(shù)據(jù)丟失。五、常見問題與優(yōu)化建議（一）信息不完整：如員工身份證號、合同到期日缺失優(yōu)化：在入職流程中設(shè)置“信息必填項+系統(tǒng)校驗”，例如通過電子簽系統(tǒng)自動抓取身份證信息，合同到期前觸發(fā)OA提醒。（二）更新不及時：離職員工社保未及時停繳優(yōu)化：將“離職審批→臺賬更新→社保減員”設(shè)置為串聯(lián)流程（如釘釘審批通過后，系統(tǒng)自動更新名冊并觸發(fā)社保操作）。（三）合規(guī)風(fēng)險：派遣崗位超比例（用工單位正式員工10%）優(yōu)化：在合作單位臺賬中增設(shè)“用工單位正式員工人數(shù)”字段，系統(tǒng)自動計算派遣比例，超限時彈窗預(yù)警。六、結(jié)語：臺賬與名冊是合規(guī)管理的“數(shù)字骨骼”勞務(wù)派遣的合規(guī)性本質(zhì)是“流程可追溯、責任可劃分、權(quán)益可保障