監(jiān)理工程檔案管理規(guī)范手冊一、概述工程檔案是工程建設(shè)全周期（立項、勘察設(shè)計、施工、竣工及運維）的真實記錄，承載質(zhì)量、安全、造價等核心管理信息，是責(zé)任追溯、運維優(yōu)化、事故處置的核心依據(jù)。監(jiān)理單位作為工程質(zhì)量與安全監(jiān)督主體，檔案管理是履職合規(guī)性要求，更是保障工程全過程可追溯、可審計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。監(jiān)理工程檔案管理遵循“真實完整、規(guī)范有序、安全可靠、高效利用”原則：真實完整：內(nèi)容如實反映工程實際，涵蓋監(jiān)理全流程，無遺漏、無虛假；規(guī)范有序：編制、整理、歸檔符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與合同約定，格式統(tǒng)一、邏輯清晰；安全可靠：采取防火、防潮、防磁、防蟲措施，電子檔案定期備份；高效利用：建立便捷檢索體系，滿足驗收、審計、運維等查閱需求。二、檔案分類與歸檔范圍（一）分類體系監(jiān)理工程檔案按“工程階段+文件類型”雙維度分類，便于管理與檢索：1.工程階段：前期準(zhǔn)備（招投標(biāo)、合同、規(guī)劃細則）、施工（質(zhì)量/安全/進度管理）、竣工（驗收、結(jié)算、移交）；2.文件類型：監(jiān)理自身文件（規(guī)劃、細則、日記、報告）、施工報審文件（方案、材料、分包）、工程管理文件（會議、變更、問題處理）、驗收文件（檢驗批、竣工驗收）。（二）歸檔范圍1.監(jiān)理自身文件規(guī)劃與細則：監(jiān)理規(guī)劃（工作范圍、內(nèi)容、目標(biāo)、依據(jù)）、專業(yè)監(jiān)理細則（關(guān)鍵工序/專項工程要求）；日記與報告：監(jiān)理日記（逐日記錄天氣、施工內(nèi)容、質(zhì)量安全問題、監(jiān)理措施）、周/月報（階段匯總、問題分析）、專題報告（質(zhì)量事故、安全隱患專項分析）；旁站與平行檢驗：旁站記錄（關(guān)鍵部位/工序施工過程，含時間、部位、參數(shù)、問題處理）、平行檢驗報告（材料、實體質(zhì)量獨立檢驗數(shù)據(jù)）。2.施工報審文件及回復(fù)方案報審：施工組織設(shè)計、專項方案（深基坑、高支模）報審表及監(jiān)理批復(fù)；材料設(shè)備報審：進場材料（鋼筋、混凝土）、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件（合格證、檢測報告）、驗收記錄及監(jiān)理簽認；分包報審：分包單位資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）、業(yè)績證明及監(jiān)理審核意見。3.工程管理文件會議紀(jì)要：第一次工地會議、監(jiān)理例會、專題會（質(zhì)量、安全協(xié)調(diào)）紀(jì)要，明確決議、分工、節(jié)點；變更與簽證：設(shè)計變更、洽商的監(jiān)理審核意見，費用/工期簽證的監(jiān)理評估文件；問題處理：質(zhì)量隱患整改通知（監(jiān)理通知單）、回復(fù)及復(fù)查記錄，安全事故調(diào)查報告、處理方案及監(jiān)理驗收意見。4.驗收文件分部分項驗收：檢驗批、分項、分部工程驗收記錄（含監(jiān)理結(jié)論）；竣工驗收：單位工程質(zhì)量驗收記錄、竣工預(yù)驗收報告、竣工驗收報告（監(jiān)理評估意見）、竣工圖（監(jiān)理審核版）。三、檔案編制與整理要求（一）編制要求1.內(nèi)容真實：數(shù)據(jù)（工程量、檢測數(shù)值）經(jīng)復(fù)核，嚴(yán)禁編造、篡改；2.簽字蓋章：監(jiān)理文件需總/專業(yè)監(jiān)理工程師簽字，施工文件需項目經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人簽字并加蓋公章；3.載體規(guī)范：紙質(zhì)檔案：用70g以上復(fù)印紙，黑色墨水書寫，圖表清晰；電子檔案：采用PDF（不可編輯）、JPG（掃描件）、DOC（可編輯）格式，命名規(guī)則為“工程名稱-階段-類型-年月-編號”（如“XX小區(qū)-主體施工-旁站記錄-2023年9月-01”）。（二）整理規(guī)則1.組卷原則按“工程部位+時間順序”組卷，同一分部、同時間段文件歸為一卷（如“XX樓主體結(jié)構(gòu)施工檔案（2023年6月-12月）”）；專項文件（深基坑支護）單獨組卷。2.文件排列批復(fù)性文件（監(jiān)理批復(fù)、建設(shè)單位意見）在前，請示性文件（施工報審表）在后；結(jié)論性文件（驗收報告）在前，過程性文件（施工記錄、日記）在后；時間上按形成先后排列（重要文件可前置）。3.編目與裝訂卷內(nèi)目錄：含序號、文件編號、名稱、形成單位、日期、頁數(shù)范圍，準(zhǔn)確反映內(nèi)容；頁碼編制：卷內(nèi)文件從“1”連續(xù)編號，空白頁不編，頁號標(biāo)右下角；裝訂：紙質(zhì)檔案線裝/膠裝（禁用金屬裝訂物），電子檔案建文件夾層級，與紙質(zhì)一一對應(yīng)。四、檔案管理流程（一）收集1.日常收集：監(jiān)理人員同步收集文件（旁站后24小時內(nèi)整理記錄，會議后3日內(nèi)完成紀(jì)要）；2.專項收集：階段驗收（基礎(chǔ)、主體）、竣工前1個月，查漏補缺（核查方案報審、檢驗批記錄完整性）。（二）審核1.內(nèi)容審核：文件與工程實際一致（旁站記錄參數(shù)與施工日志匹配，檢驗批數(shù)據(jù)與檢測報告一致）；2.形式審核：簽字蓋章齊全、格式規(guī)范（報審表用標(biāo)準(zhǔn)表格，電子文件命名合規(guī)）。（三）歸檔1.時間節(jié)點：分階段歸檔：基礎(chǔ)、主體施工完成后15日內(nèi)歸檔階段檔案；竣工歸檔：驗收合格后3個月內(nèi)，完成全部檔案整理。2.歸檔手續(xù)：填寫《監(jiān)理工程檔案移交清單》，移交人、接收人簽字確認，一式兩份。（四）保管1.場所要求：紙質(zhì)檔案存干燥通風(fēng)房間（溫度14-24℃，濕度45%-60%），配防火（滅火器）、防潮（除濕機）、防蟲（樟腦丸）設(shè)備；電子檔案存專用服務(wù)器或云存儲，每月備份至移動硬盤；2.保管期限：永久：竣工驗收報告、竣工圖、監(jiān)理規(guī)劃、重大質(zhì)量安全事故文件；長期（50年）：監(jiān)理細則、分部驗收文件、重要材料報審文件；短期（10年）：監(jiān)理日記、周/月報、一般質(zhì)量問題整改文件。（五）檢索與利用1.檢索工具：建紙質(zhì)目錄（Excel臺賬）、電子數(shù)據(jù)庫（支持按階段、類型、日期、關(guān)鍵詞檢索）；2.利用流程：內(nèi)部查閱填《檔案借閱申請表》，經(jīng)總監(jiān)或檔案員批準(zhǔn)；外部單位（審計、檔案館）持介紹信，經(jīng)建設(shè)單位同意后，在指定場所查閱，嚴(yán)禁帶出；3.保密管理：涉密檔案單獨保管，借閱履行涉密手續(xù)，電子檔案設(shè)訪問密碼，僅限授權(quán)人員查閱。（六）移交1.向建設(shè)單位移交：驗收后，監(jiān)理向建設(shè)單位移交全套檔案（紙質(zhì)+電子），簽署《檔案移交證書》；2.向城建檔案館移交：按當(dāng)?shù)匾?guī)定，配合建設(shè)單位整理檔案，在規(guī)定時間內(nèi)移交，提供目錄、紙質(zhì)及電子檔案（按需）。五、特殊情況處理（一）檔案缺失或錯誤1.補正流程：缺失文件（如檢驗批記錄丟失）責(zé)令責(zé)任方限期補正，補正文件注明“補正”及原因，原簽字人重簽；2.責(zé)任認定：監(jiān)理失職導(dǎo)致缺失/錯誤，按內(nèi)部制度追責(zé)；施工單位原因的，發(fā)《監(jiān)理通知單》整改，整改不到位上報建設(shè)單位。（二）電子與紙質(zhì)檔案銜接實行“雙套制”管理：電子檔案與紙質(zhì)內(nèi)容、編號一致，定期核對無差異。（三）涉外或特殊項目涉外工程符合國際慣例（如FIDIC條款）及國內(nèi)規(guī)定；涉密/搶險工程按專項規(guī)定執(zhí)行，檔案保管與利用遵守保密協(xié)議。六、附則1.本手冊自發(fā)布之日起執(zhí)行，未盡事宜參照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T____）、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T____）及工程所在地規(guī)定；2.本手冊由XX監(jiān)理單位技術(shù)質(zhì)量部解釋，各項目可結(jié)合特點制定細則；3.附件：《監(jiān)理工程檔案歸檔范圍清單》《檔案編目示例》《移交清單模板》（詳見附錄）。附錄示例（簡要）附件1：監(jiān)理工程檔案歸檔范圍清單類別子類別具體文件示例保管期限---------------------------------------------------------------------------------監(jiān)理自身文件規(guī)劃細則監(jiān)理規(guī)劃、深基坑監(jiān)理細則長期施工報審文件材料設(shè)備報審鋼筋進場驗收記錄、混凝土檢測報告長期附件2：檔案編目示例卷名：XX項目主體結(jié)構(gòu)施工檔案（2023年6月-12月）卷內(nèi)目錄：序號文件編號文件名稱形成單位日期頁數(shù)范圍--------------------------