會(huì)議記錄制度一、會(huì)議記錄制度概述

會(huì)議記錄制度是企業(yè)或組織規(guī)范會(huì)議管理、確保信息傳達(dá)和決策落實(shí)的重要機(jī)制。通過(guò)系統(tǒng)化的記錄和歸檔，可以促進(jìn)會(huì)議效率，明確責(zé)任，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。本制度旨在明確會(huì)議記錄的規(guī)范、流程及管理要求。

二、會(huì)議記錄的規(guī)范要求

（一）記錄內(nèi)容

1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員名單、缺席人員及原因。

2.會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題及討論順序。

3.討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄各議題的發(fā)言要點(diǎn)、主要觀點(diǎn)及爭(zhēng)議點(diǎn)。

4.決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、決策及具體行動(dòng)計(jì)劃。

5.分工安排：記錄各事項(xiàng)的責(zé)任人、完成時(shí)限及協(xié)作要求。

（二）記錄格式

1.采用書面或電子形式記錄，確保字跡清晰或文檔規(guī)范。

2.使用條目式或要點(diǎn)式記錄，避免長(zhǎng)篇大論，突出關(guān)鍵信息。

3.按時(shí)間順序記錄發(fā)言內(nèi)容，保持邏輯連貫。

三、會(huì)議記錄的流程管理

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定會(huì)議記錄人：根據(jù)會(huì)議重要性及內(nèi)容復(fù)雜度，指定專人負(fù)責(zé)記錄。

2.了解會(huì)議議程：記錄人需提前熟悉會(huì)議議題，以便更有針對(duì)性地記錄。

3.準(zhǔn)備記錄工具：準(zhǔn)備好筆、紙或電子記錄設(shè)備，確保記錄過(guò)程順暢。

（二）會(huì)中記錄

1.專注傾聽：記錄人需集中注意力，捕捉關(guān)鍵信息和發(fā)言要點(diǎn)。

2.及時(shí)記錄：邊聽邊記，確保信息完整，避免遺漏。

3.確認(rèn)重要信息：對(duì)于關(guān)鍵決策或分工安排，可向發(fā)言人確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性。

（三）會(huì)后整理

1.初步整理：會(huì)議結(jié)束后，立即整理記錄稿，補(bǔ)充遺漏信息。

2.核對(duì)確認(rèn)：邀請(qǐng)參會(huì)人員或主持人對(duì)記錄稿進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確。

3.最終定稿：根據(jù)核對(duì)結(jié)果，修改完善記錄稿，并按要求存檔。

四、會(huì)議記錄的存檔與利用

（一）存檔要求

1.按時(shí)間順序編號(hào)存檔，方便查閱和管理。

2.采用電子和紙質(zhì)兩種形式存檔，確保數(shù)據(jù)安全。

3.設(shè)定存檔期限，定期清理過(guò)期記錄。

（二）利用方式

1.作為決策依據(jù)：為后續(xù)工作提供參考，確保決策得到有效落實(shí)。

2.作為培訓(xùn)材料：用于新員工培訓(xùn)或團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)分享。

3.作為工作復(fù)盤依據(jù)：定期回顧會(huì)議記錄，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)工作。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行抽查，確保記錄質(zhì)量。

2.對(duì)記錄不合格的情況，進(jìn)行原因分析和改進(jìn)。

（二）持續(xù)優(yōu)化

1.收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議記錄的意見建議，不斷完善記錄制度。

2.引入信息化工具，提高記錄效率和準(zhǔn)確性。

一、會(huì)議記錄制度概述

會(huì)議記錄制度是企業(yè)或組織規(guī)范會(huì)議管理、確保信息傳達(dá)和決策落實(shí)的重要機(jī)制。通過(guò)系統(tǒng)化的記錄和歸檔，可以促進(jìn)會(huì)議效率，明確責(zé)任，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。本制度旨在明確會(huì)議記錄的規(guī)范、流程及管理要求，確保每一次會(huì)議都能產(chǎn)生實(shí)際價(jià)值，并形成可追溯的管理閉環(huán)。一個(gè)完善的會(huì)議記錄制度有助于統(tǒng)一思想、明確分工、跟蹤進(jìn)度、評(píng)估效果，最終提升組織整體運(yùn)營(yíng)效率。其核心價(jià)值在于將會(huì)議中的“思想火花”和“行動(dòng)指令”轉(zhuǎn)化為具體的、可執(zhí)行的工作任務(wù)。

二、會(huì)議記錄的規(guī)范要求

（一）記錄內(nèi)容

1.**會(huì)議基本信息：**這是識(shí)別和定位會(huì)議的基礎(chǔ)信息，必須準(zhǔn)確無(wú)誤。

(1)會(huì)議名稱：清晰、規(guī)范地標(biāo)注會(huì)議全稱，例如“XX部門2023年第四季度運(yùn)營(yíng)策略規(guī)劃會(huì)議”。

(2)召開時(shí)間：精確到日期和具體起止時(shí)間，例如“2023年12月15日上午9:00-11:30”。如涉及跨日，需注明。

(3)地點(diǎn)：明確會(huì)議召開的具體物理位置或線上會(huì)議平臺(tái)名稱及鏈接（如適用），例如“公司三樓大會(huì)議室”或“騰訊會(huì)議號(hào)：XXXXXXXX”。

(4)主持人：記錄負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的主持人姓名。

(5)參會(huì)人員名單：詳細(xì)列出所有應(yīng)到和實(shí)到人員的姓名及其所屬部門/團(tuán)隊(duì)。對(duì)于重要會(huì)議，可附帶記錄主要缺席人員及其確認(rèn)的缺席原因（如事假、病假等）。

2.**會(huì)議議程：**提前規(guī)劃并記錄會(huì)議的主要討論事項(xiàng)及其預(yù)定順序，有助于引導(dǎo)會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

(1)按照預(yù)定順序逐項(xiàng)列出議題。

(2)對(duì)每個(gè)議題，可簡(jiǎn)要注明預(yù)計(jì)討論時(shí)間或重點(diǎn)。

(3)議程的制定應(yīng)提前分發(fā)給參會(huì)人員，確保大家有準(zhǔn)備。

3.**討論內(nèi)容：**這是會(huì)議記錄的核心部分，要求客觀、準(zhǔn)確地反映討論過(guò)程和主要觀點(diǎn)。

(1)**按議題分點(diǎn)記錄：**圍繞議程逐項(xiàng)展開，每個(gè)議題作為一個(gè)獨(dú)立記錄單元。

(2)**關(guān)鍵發(fā)言要點(diǎn)：**記錄發(fā)言人的核心觀點(diǎn)、提出的問題、分析的數(shù)據(jù)、建議的解決方案等。避免記錄完整的對(duì)話，應(yīng)提煉關(guān)鍵信息。

(3)**觀點(diǎn)交鋒與共識(shí)：**對(duì)于存在不同意見的環(huán)節(jié)，應(yīng)客觀記錄各方的主要論點(diǎn)，以及最終如何達(dá)成共識(shí)或未達(dá)成共識(shí)的情況?？勺⒚魍苿?dòng)討論的關(guān)鍵發(fā)言。

(4)**使用中性語(yǔ)言：**記錄時(shí)采用客觀、簡(jiǎn)潔、中性的語(yǔ)言，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或情緒色彩。

4.**決議事項(xiàng)：**會(huì)議產(chǎn)生的決定、結(jié)論或行動(dòng)指令是會(huì)議價(jià)值的重要體現(xiàn)。

(1)清晰列出會(huì)議最終達(dá)成的各項(xiàng)決議。

(2)對(duì)于每個(gè)決議，明確其核心內(nèi)容。

(3)如有決議需要進(jìn)一步細(xì)化或執(zhí)行，應(yīng)記錄明確的方向或原則。

5.**分工安排：**將決議事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)計(jì)劃是確保會(huì)議成果落地的關(guān)鍵。

(1)**明確責(zé)任主體：**指定每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人或執(zhí)行人。

(2)**設(shè)定完成時(shí)限：**為每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)明確具體的截止日期或時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

(3)**明確協(xié)作需求：**如有需要跨部門或團(tuán)隊(duì)協(xié)作的項(xiàng)，需記錄明確的協(xié)作方和配合要求。

(4)**記錄形式：**可采用“事項(xiàng)-負(fù)責(zé)人-時(shí)限-協(xié)作要求”的格式清晰呈現(xiàn)。

（二）記錄格式

1.**記錄載體：**可采用紙質(zhì)筆記本、電子文檔（如Word、Excel、專業(yè)會(huì)議記錄軟件）等形式。電子形式便于后續(xù)編輯、搜索和共享。

2.**書寫/編輯規(guī)范：**

(1)字跡工整清晰（紙質(zhì)）或排版簡(jiǎn)潔易讀（電子）。

(2)使用項(xiàng)目符號(hào)（·、*、-）或編號(hào)（1,2,3）使結(jié)構(gòu)清晰。

(3)重要信息（如負(fù)責(zé)人、時(shí)限）可加粗或使用不同顏色標(biāo)注，便于快速查閱。

(4)保持頁(yè)面整潔，適當(dāng)留白，方便補(bǔ)充信息。

3.**邏輯結(jié)構(gòu)：**按照會(huì)議信息、議程、討論內(nèi)容、決議、分工安排的順序組織內(nèi)容，確保邏輯清晰、層次分明。

三、會(huì)議記錄的流程管理

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**確定會(huì)議記錄人：**

(1)根據(jù)會(huì)議的重要性、規(guī)模和內(nèi)容復(fù)雜度，指定合適的記錄人。

(2)對(duì)于重要或戰(zhàn)略性強(qiáng)會(huì)議，可考慮指定輔助記錄人備份。

(3)記錄人應(yīng)具備良好的傾聽能力、快速反應(yīng)能力和一定的總結(jié)歸納能力。

2.**獲取并熟悉會(huì)議材料：**

(1)提前獲取會(huì)議議程，了解討論重點(diǎn)。

(2)如有背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告等，應(yīng)提前閱讀，做到心中有數(shù)。

(3)與主持人溝通，明確記錄的側(cè)重點(diǎn)和要求。

3.**準(zhǔn)備記錄工具和環(huán)境：**

(1)**紙質(zhì)記錄：**準(zhǔn)備筆記本、筆（建議使用0.5mm或0.7mm中性筆，顏色區(qū)分重點(diǎn)）、筆筒等。

(2)**電子記錄：**準(zhǔn)備筆記本電腦、平板電腦，確保電池充滿或攜帶電源適配器，打開常用的記錄軟件。

(3)**環(huán)境準(zhǔn)備：**確保記錄人座位舒適，能夠清晰看到發(fā)言人和會(huì)議全貌，盡量避免干擾。

（二）會(huì)中記錄

1.**專注傾聽，把握關(guān)鍵：**

(1)全程保持專注，積極傾聽發(fā)言內(nèi)容，理解發(fā)言者的意圖和邏輯。

(2)重點(diǎn)關(guān)注會(huì)議議程中的核心議題，以及發(fā)言中涉及的數(shù)據(jù)、決策、分工等關(guān)鍵信息。

(3)學(xué)會(huì)區(qū)分主要信息和次要信息，不必事無(wú)巨細(xì)地記錄所有內(nèi)容。

2.**高效記錄，快速捕捉：**

(1)**善用縮寫和符號(hào)：**對(duì)常用術(shù)語(yǔ)、人名、職務(wù)等建立個(gè)人縮寫體系，提高記錄速度。例如，“AND”可縮寫為“And”，“會(huì)議”可縮寫為“Mt”，“張三”可固定縮寫為“ZS”。

(2)**按點(diǎn)記錄：**圍繞議題，使用編號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)分點(diǎn)記錄，保持條理清晰。

(3)**抓主干，記要點(diǎn)：**記錄發(fā)言的核心觀點(diǎn)、關(guān)鍵論據(jù)、提出的要求或明確的下一步行動(dòng)。避免記錄完整的句子或?qū)υ挕?/p>

(4)**實(shí)時(shí)整理：**在會(huì)議過(guò)程中，可適當(dāng)暫?；蚶冒l(fā)言間隙，快速整理已記錄內(nèi)容，補(bǔ)充遺漏，修正錯(cuò)誤。

3.**適時(shí)確認(rèn)，確保準(zhǔn)確：**

(1)**標(biāo)記疑問：**對(duì)于聽不清楚或不理解的發(fā)言，可在旁邊做標(biāo)記，會(huì)后向發(fā)言人請(qǐng)教。

(2)**關(guān)鍵信息確認(rèn)：**對(duì)于涉及重要決策、負(fù)責(zé)人、明確時(shí)限等信息，可在發(fā)言人宣布后，簡(jiǎn)要復(fù)述或確認(rèn)（如“剛才您說(shuō)由李四在X月X日前完成，是否正確？”），確保記錄無(wú)誤。

(3)**管理干擾：**如有無(wú)關(guān)干擾，盡量保持專注，必要時(shí)可禮貌地請(qǐng)求發(fā)言者稍作安靜或控制發(fā)言時(shí)間。

（三）會(huì)后整理

1.**及時(shí)整理，趁熱打鐵：**

(1)會(huì)議結(jié)束后，盡快整理筆記，趁記憶清晰，補(bǔ)充遺漏信息或修正記錄錯(cuò)誤。

(2)將紙質(zhì)筆記轉(zhuǎn)化為電子文檔（掃描或手打），便于編輯、共享和存檔。

2.**核對(duì)確認(rèn)，保證質(zhì)量：**

(1)**內(nèi)部核對(duì)：**記錄人完成初稿后，可邀請(qǐng)主持人或主要參會(huì)人員（特別是關(guān)鍵決策信息涉及的負(fù)責(zé)人）對(duì)記錄稿進(jìn)行初步核對(duì)。

(2)**發(fā)送確認(rèn)：**將核對(duì)稿通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送給相關(guān)人員，請(qǐng)其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如1個(gè)工作日內(nèi)）確認(rèn)信息準(zhǔn)確性?？墒褂猛镀被蚍答伖δ芎?jiǎn)化流程。

(3)**處理異議：**如收到反饋或異議，及時(shí)溝通確認(rèn)，修改記錄稿。

3.**最終定稿，規(guī)范存檔：**

(1)根據(jù)核對(duì)結(jié)果，完成最終版本的會(huì)議記錄稿。

(2)檢查格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，是否有錯(cuò)別字或語(yǔ)法錯(cuò)誤。

(3)按照規(guī)定格式添加會(huì)議基本信息、頁(yè)碼等，完成最終版本。

(4)按照存檔要求（見下一節(jié)），將最終版會(huì)議記錄歸檔。

四、會(huì)議記錄的存檔與利用

（一）存檔要求

1.**編號(hào)與分類：**按照一定規(guī)則對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行編號(hào)（如“YYYYMMDD-會(huì)議名稱-序號(hào)”），并按年份、部門或會(huì)議類型進(jìn)行分類存檔，方便檢索。

2.**載體選擇：**

(1)**紙質(zhì)存檔：**對(duì)于重要會(huì)議記錄，建議保留一份紙質(zhì)版，存放在指定文件柜或檔案室。

(2)**電子存檔：**建立統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)或云存儲(chǔ)空間，將電子版會(huì)議記錄上傳歸檔。確保文件命名規(guī)范，文件夾結(jié)構(gòu)清晰。

3.**備份與安全：**電子版記錄需定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)版記錄注意防火、防潮、防盜。

4.**存檔期限：**根據(jù)組織的管理需求和法規(guī)（如合同、項(xiàng)目存檔要求）設(shè)定合理的存檔期限，例如一般性會(huì)議記錄保存3年，重要會(huì)議記錄（如涉及項(xiàng)目、決策）可保存5年或更長(zhǎng)時(shí)間。到期后按規(guī)定進(jìn)行清理或銷毀。

（二）利用方式

1.**跟進(jìn)任務(wù)執(zhí)行：**會(huì)議記錄是追蹤任務(wù)分工和完成情況的主要依據(jù)。管理者可依據(jù)記錄中的負(fù)責(zé)人和時(shí)限，檢查工作進(jìn)度，提供支持和指導(dǎo)。

2.**決策過(guò)程回顧：**當(dāng)需要回顧某項(xiàng)決策的背景、理由和討論過(guò)程時(shí)，會(huì)議記錄是重要的參考資料，有助于統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)認(rèn)知，評(píng)估決策效果。

3.**知識(shí)沉淀與傳承：**

(1)**內(nèi)部培訓(xùn)：**將典型會(huì)議記錄（尤其是涉及流程、方法、經(jīng)驗(yàn)分享的）作為新員工培訓(xùn)或團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的材料。

(2)**案例庫(kù)建設(shè)：**將有價(jià)值的會(huì)議討論和決議整理成案例，用于組織內(nèi)部的知識(shí)管理和經(jīng)驗(yàn)分享。

4.**績(jī)效評(píng)估參考：**在評(píng)估相關(guān)人員（尤其是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）的工作表現(xiàn)時(shí)，會(huì)議記錄中關(guān)于其承擔(dān)任務(wù)、發(fā)言貢獻(xiàn)、協(xié)作情況等信息可作為參考依據(jù)。

5.**歷史數(shù)據(jù)參考：**對(duì)于某些持續(xù)性的項(xiàng)目或議題，查閱往期會(huì)議記錄可以了解歷史背景、討論演變和決策軌跡，為當(dāng)前工作提供借鑒。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.**記錄質(zhì)量抽查：**由會(huì)議組織部門或指定管理人員（如行政助理、部門秘書、項(xiàng)目經(jīng)理）定期（如每月或每季度）隨機(jī)抽取一定比例的會(huì)議記錄進(jìn)行質(zhì)量檢查。

2.**檢查內(nèi)容：**重點(diǎn)關(guān)注記錄的完整性（是否包含所有必要要素）、準(zhǔn)確性（信息是否無(wú)誤）、清晰度（條理是否清晰，易于閱讀）和及時(shí)性（是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成并存檔）。

3.**問題反饋與記錄：**對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，形成書面反饋，指出具體不足之處，并通知相關(guān)記錄人或主持人。

4.**結(jié)果追蹤：**對(duì)反饋的問題進(jìn)行跟蹤，確認(rèn)改進(jìn)措施是否有效。

（二）持續(xù)優(yōu)化

1.**收集反饋意見：**定期通過(guò)問卷調(diào)查、訪談或座談會(huì)等形式，收集參會(huì)人員（記錄人、主持人、參會(huì)者）對(duì)會(huì)議記錄制度執(zhí)行情況和記錄質(zhì)量的意見和建議。

2.**分析問題根源：**對(duì)收集到的反饋進(jìn)行分析，識(shí)別制度執(zhí)行中存在的問題、記錄流程中的瓶頸、工具使用上的不便等。

3.**優(yōu)化記錄流程：**根據(jù)分析結(jié)果，修訂和完善會(huì)議記錄的流程、規(guī)范和要求。例如，簡(jiǎn)化確認(rèn)環(huán)節(jié)、引入更高效的記錄工具、加強(qiáng)記錄人培訓(xùn)等。

4.**引入信息化工具：**探索使用專業(yè)的會(huì)議記錄軟件或協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)議程發(fā)布、實(shí)時(shí)共享、在線編輯、自動(dòng)存檔等功能，提高記錄效率和規(guī)范性。

5.**知識(shí)分享與培訓(xùn)：**定期組織會(huì)議記錄技巧培訓(xùn)，分享優(yōu)秀記錄案例，提升記錄人員的專業(yè)能力。建立記錄經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)制。

一、會(huì)議記錄制度概述

會(huì)議記錄制度是企業(yè)或組織規(guī)范會(huì)議管理、確保信息傳達(dá)和決策落實(shí)的重要機(jī)制。通過(guò)系統(tǒng)化的記錄和歸檔，可以促進(jìn)會(huì)議效率，明確責(zé)任，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。本制度旨在明確會(huì)議記錄的規(guī)范、流程及管理要求。

二、會(huì)議記錄的規(guī)范要求

（一）記錄內(nèi)容

1.會(huì)議基本信息：包括會(huì)議名稱、召開時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員名單、缺席人員及原因。

2.會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題及討論順序。

3.討論內(nèi)容：詳細(xì)記錄各議題的發(fā)言要點(diǎn)、主要觀點(diǎn)及爭(zhēng)議點(diǎn)。

4.決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、決策及具體行動(dòng)計(jì)劃。

5.分工安排：記錄各事項(xiàng)的責(zé)任人、完成時(shí)限及協(xié)作要求。

（二）記錄格式

1.采用書面或電子形式記錄，確保字跡清晰或文檔規(guī)范。

2.使用條目式或要點(diǎn)式記錄，避免長(zhǎng)篇大論，突出關(guān)鍵信息。

3.按時(shí)間順序記錄發(fā)言內(nèi)容，保持邏輯連貫。

三、會(huì)議記錄的流程管理

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定會(huì)議記錄人：根據(jù)會(huì)議重要性及內(nèi)容復(fù)雜度，指定專人負(fù)責(zé)記錄。

2.了解會(huì)議議程：記錄人需提前熟悉會(huì)議議題，以便更有針對(duì)性地記錄。

3.準(zhǔn)備記錄工具：準(zhǔn)備好筆、紙或電子記錄設(shè)備，確保記錄過(guò)程順暢。

（二）會(huì)中記錄

1.專注傾聽：記錄人需集中注意力，捕捉關(guān)鍵信息和發(fā)言要點(diǎn)。

2.及時(shí)記錄：邊聽邊記，確保信息完整，避免遺漏。

3.確認(rèn)重要信息：對(duì)于關(guān)鍵決策或分工安排，可向發(fā)言人確認(rèn)記錄準(zhǔn)確性。

（三）會(huì)后整理

1.初步整理：會(huì)議結(jié)束后，立即整理記錄稿，補(bǔ)充遺漏信息。

2.核對(duì)確認(rèn)：邀請(qǐng)參會(huì)人員或主持人對(duì)記錄稿進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確。

3.最終定稿：根據(jù)核對(duì)結(jié)果，修改完善記錄稿，并按要求存檔。

四、會(huì)議記錄的存檔與利用

（一）存檔要求

1.按時(shí)間順序編號(hào)存檔，方便查閱和管理。

2.采用電子和紙質(zhì)兩種形式存檔，確保數(shù)據(jù)安全。

3.設(shè)定存檔期限，定期清理過(guò)期記錄。

（二）利用方式

1.作為決策依據(jù)：為后續(xù)工作提供參考，確保決策得到有效落實(shí)。

2.作為培訓(xùn)材料：用于新員工培訓(xùn)或團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)分享。

3.作為工作復(fù)盤依據(jù)：定期回顧會(huì)議記錄，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)工作。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）定期檢查

1.每月對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行抽查，確保記錄質(zhì)量。

2.對(duì)記錄不合格的情況，進(jìn)行原因分析和改進(jìn)。

（二）持續(xù)優(yōu)化

1.收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議記錄的意見建議，不斷完善記錄制度。

2.引入信息化工具，提高記錄效率和準(zhǔn)確性。

一、會(huì)議記錄制度概述

會(huì)議記錄制度是企業(yè)或組織規(guī)范會(huì)議管理、確保信息傳達(dá)和決策落實(shí)的重要機(jī)制。通過(guò)系統(tǒng)化的記錄和歸檔，可以促進(jìn)會(huì)議效率，明確責(zé)任，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。本制度旨在明確會(huì)議記錄的規(guī)范、流程及管理要求，確保每一次會(huì)議都能產(chǎn)生實(shí)際價(jià)值，并形成可追溯的管理閉環(huán)。一個(gè)完善的會(huì)議記錄制度有助于統(tǒng)一思想、明確分工、跟蹤進(jìn)度、評(píng)估效果，最終提升組織整體運(yùn)營(yíng)效率。其核心價(jià)值在于將會(huì)議中的“思想火花”和“行動(dòng)指令”轉(zhuǎn)化為具體的、可執(zhí)行的工作任務(wù)。

二、會(huì)議記錄的規(guī)范要求

（一）記錄內(nèi)容

1.**會(huì)議基本信息：**這是識(shí)別和定位會(huì)議的基礎(chǔ)信息，必須準(zhǔn)確無(wú)誤。

(1)會(huì)議名稱：清晰、規(guī)范地標(biāo)注會(huì)議全稱，例如“XX部門2023年第四季度運(yùn)營(yíng)策略規(guī)劃會(huì)議”。

(2)召開時(shí)間：精確到日期和具體起止時(shí)間，例如“2023年12月15日上午9:00-11:30”。如涉及跨日，需注明。

(3)地點(diǎn)：明確會(huì)議召開的具體物理位置或線上會(huì)議平臺(tái)名稱及鏈接（如適用），例如“公司三樓大會(huì)議室”或“騰訊會(huì)議號(hào)：XXXXXXXX”。

(4)主持人：記錄負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程的主持人姓名。

(5)參會(huì)人員名單：詳細(xì)列出所有應(yīng)到和實(shí)到人員的姓名及其所屬部門/團(tuán)隊(duì)。對(duì)于重要會(huì)議，可附帶記錄主要缺席人員及其確認(rèn)的缺席原因（如事假、病假等）。

2.**會(huì)議議程：**提前規(guī)劃并記錄會(huì)議的主要討論事項(xiàng)及其預(yù)定順序，有助于引導(dǎo)會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

(1)按照預(yù)定順序逐項(xiàng)列出議題。

(2)對(duì)每個(gè)議題，可簡(jiǎn)要注明預(yù)計(jì)討論時(shí)間或重點(diǎn)。

(3)議程的制定應(yīng)提前分發(fā)給參會(huì)人員，確保大家有準(zhǔn)備。

3.**討論內(nèi)容：**這是會(huì)議記錄的核心部分，要求客觀、準(zhǔn)確地反映討論過(guò)程和主要觀點(diǎn)。

(1)**按議題分點(diǎn)記錄：**圍繞議程逐項(xiàng)展開，每個(gè)議題作為一個(gè)獨(dú)立記錄單元。

(2)**關(guān)鍵發(fā)言要點(diǎn)：**記錄發(fā)言人的核心觀點(diǎn)、提出的問題、分析的數(shù)據(jù)、建議的解決方案等。避免記錄完整的對(duì)話，應(yīng)提煉關(guān)鍵信息。

(3)**觀點(diǎn)交鋒與共識(shí)：**對(duì)于存在不同意見的環(huán)節(jié)，應(yīng)客觀記錄各方的主要論點(diǎn)，以及最終如何達(dá)成共識(shí)或未達(dá)成共識(shí)的情況。可注明推動(dòng)討論的關(guān)鍵發(fā)言。

(4)**使用中性語(yǔ)言：**記錄時(shí)采用客觀、簡(jiǎn)潔、中性的語(yǔ)言，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或情緒色彩。

4.**決議事項(xiàng)：**會(huì)議產(chǎn)生的決定、結(jié)論或行動(dòng)指令是會(huì)議價(jià)值的重要體現(xiàn)。

(1)清晰列出會(huì)議最終達(dá)成的各項(xiàng)決議。

(2)對(duì)于每個(gè)決議，明確其核心內(nèi)容。

(3)如有決議需要進(jìn)一步細(xì)化或執(zhí)行，應(yīng)記錄明確的方向或原則。

5.**分工安排：**將決議事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)計(jì)劃是確保會(huì)議成果落地的關(guān)鍵。

(1)**明確責(zé)任主體：**指定每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人或執(zhí)行人。

(2)**設(shè)定完成時(shí)限：**為每個(gè)行動(dòng)項(xiàng)明確具體的截止日期或時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

(3)**明確協(xié)作需求：**如有需要跨部門或團(tuán)隊(duì)協(xié)作的項(xiàng)，需記錄明確的協(xié)作方和配合要求。

(4)**記錄形式：**可采用“事項(xiàng)-負(fù)責(zé)人-時(shí)限-協(xié)作要求”的格式清晰呈現(xiàn)。

（二）記錄格式

1.**記錄載體：**可采用紙質(zhì)筆記本、電子文檔（如Word、Excel、專業(yè)會(huì)議記錄軟件）等形式。電子形式便于后續(xù)編輯、搜索和共享。

2.**書寫/編輯規(guī)范：**

(1)字跡工整清晰（紙質(zhì)）或排版簡(jiǎn)潔易讀（電子）。

(2)使用項(xiàng)目符號(hào)（·、*、-）或編號(hào)（1,2,3）使結(jié)構(gòu)清晰。

(3)重要信息（如負(fù)責(zé)人、時(shí)限）可加粗或使用不同顏色標(biāo)注，便于快速查閱。

(4)保持頁(yè)面整潔，適當(dāng)留白，方便補(bǔ)充信息。

3.**邏輯結(jié)構(gòu)：**按照會(huì)議信息、議程、討論內(nèi)容、決議、分工安排的順序組織內(nèi)容，確保邏輯清晰、層次分明。

三、會(huì)議記錄的流程管理

（一）會(huì)前準(zhǔn)備

1.**確定會(huì)議記錄人：**

(1)根據(jù)會(huì)議的重要性、規(guī)模和內(nèi)容復(fù)雜度，指定合適的記錄人。

(2)對(duì)于重要或戰(zhàn)略性強(qiáng)會(huì)議，可考慮指定輔助記錄人備份。

(3)記錄人應(yīng)具備良好的傾聽能力、快速反應(yīng)能力和一定的總結(jié)歸納能力。

2.**獲取并熟悉會(huì)議材料：**

(1)提前獲取會(huì)議議程，了解討論重點(diǎn)。

(2)如有背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)告等，應(yīng)提前閱讀，做到心中有數(shù)。

(3)與主持人溝通，明確記錄的側(cè)重點(diǎn)和要求。

3.**準(zhǔn)備記錄工具和環(huán)境：**

(1)**紙質(zhì)記錄：**準(zhǔn)備筆記本、筆（建議使用0.5mm或0.7mm中性筆，顏色區(qū)分重點(diǎn)）、筆筒等。

(2)**電子記錄：**準(zhǔn)備筆記本電腦、平板電腦，確保電池充滿或攜帶電源適配器，打開常用的記錄軟件。

(3)**環(huán)境準(zhǔn)備：**確保記錄人座位舒適，能夠清晰看到發(fā)言人和會(huì)議全貌，盡量避免干擾。

（二）會(huì)中記錄

1.**專注傾聽，把握關(guān)鍵：**

(1)全程保持專注，積極傾聽發(fā)言內(nèi)容，理解發(fā)言者的意圖和邏輯。

(2)重點(diǎn)關(guān)注會(huì)議議程中的核心議題，以及發(fā)言中涉及的數(shù)據(jù)、決策、分工等關(guān)鍵信息。

(3)學(xué)會(huì)區(qū)分主要信息和次要信息，不必事無(wú)巨細(xì)地記錄所有內(nèi)容。

2.**高效記錄，快速捕捉：**

(1)**善用縮寫和符號(hào)：**對(duì)常用術(shù)語(yǔ)、人名、職務(wù)等建立個(gè)人縮寫體系，提高記錄速度。例如，“AND”可縮寫為“And”，“會(huì)議”可縮寫為“Mt”，“張三”可固定縮寫為“ZS”。

(2)**按點(diǎn)記錄：**圍繞議題，使用編號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)分點(diǎn)記錄，保持條理清晰。

(3)**抓主干，記要點(diǎn)：**記錄發(fā)言的核心觀點(diǎn)、關(guān)鍵論據(jù)、提出的要求或明確的下一步行動(dòng)。避免記錄完整的句子或?qū)υ挕?/p>

(4)**實(shí)時(shí)整理：**在會(huì)議過(guò)程中，可適當(dāng)暫?；蚶冒l(fā)言間隙，快速整理已記錄內(nèi)容，補(bǔ)充遺漏，修正錯(cuò)誤。

3.**適時(shí)確認(rèn)，確保準(zhǔn)確：**

(1)**標(biāo)記疑問：**對(duì)于聽不清楚或不理解的發(fā)言，可在旁邊做標(biāo)記，會(huì)后向發(fā)言人請(qǐng)教。

(2)**關(guān)鍵信息確認(rèn)：**對(duì)于涉及重要決策、負(fù)責(zé)人、明確時(shí)限等信息，可在發(fā)言人宣布后，簡(jiǎn)要復(fù)述或確認(rèn)（如“剛才您說(shuō)由李四在X月X日前完成，是否正確？”），確保記錄無(wú)誤。

(3)**管理干擾：**如有無(wú)關(guān)干擾，盡量保持專注，必要時(shí)可禮貌地請(qǐng)求發(fā)言者稍作安靜或控制發(fā)言時(shí)間。

（三）會(huì)后整理

1.**及時(shí)整理，趁熱打鐵：**

(1)會(huì)議結(jié)束后，盡快整理筆記，趁記憶清晰，補(bǔ)充遺漏信息或修正記錄錯(cuò)誤。

(2)將紙質(zhì)筆記轉(zhuǎn)化為電子文檔（掃描或手打），便于編輯、共享和存檔。

2.**核對(duì)確認(rèn)，保證質(zhì)量：**

(1)**內(nèi)部核對(duì)：**記錄人完成初稿后，可邀請(qǐng)主持人或主要參會(huì)人員（特別是關(guān)鍵決策信息涉及的負(fù)責(zé)人）對(duì)記錄稿進(jìn)行初步核對(duì)。

(2)**發(fā)送確認(rèn)：**將核對(duì)稿通過(guò)郵件或即時(shí)通訊工具發(fā)送給相關(guān)人員，請(qǐng)其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如1個(gè)工作日內(nèi)）確認(rèn)信息準(zhǔn)確性。可使用投票或反饋功能簡(jiǎn)化流程。

(3)**處理異議：**如收到反饋或異議，及時(shí)溝通確認(rèn)，修改記錄稿。

3.**最終定稿，規(guī)范存檔：**

(1)根據(jù)核對(duì)結(jié)果，完成最終版本的會(huì)議記錄稿。

(2)檢查格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，是否有錯(cuò)別字或語(yǔ)法錯(cuò)誤。

(3)按照規(guī)定格式添加會(huì)議基本信息、頁(yè)碼等，完成最終版本。

(4)按照存檔要求（見下一節(jié)），將最終版會(huì)議記錄歸檔。

四、會(huì)議記錄的存檔與利用

（一）存檔要求

1.**編號(hào)與分類：**按照一定規(guī)則對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行編號(hào)（如“YYYYMMDD-會(huì)議名稱-序號(hào)”），并按年份、部門或會(huì)議類型進(jìn)行分類存檔，方便檢索。

2.**載體選擇：**

(1)**紙質(zhì)存檔：**對(duì)于重要會(huì)議記錄，建議保留一份紙質(zhì)版，存放在指定文件柜或檔案室。

(2)**電子存檔：**建立統(tǒng)一的電子文檔管理系統(tǒng)或云存儲(chǔ)空間，將電子版會(huì)議記錄上傳歸檔。確保文件命名規(guī)范，文件夾結(jié)構(gòu)清晰。

3.**備份與安全：**電子版記錄需定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)版記錄注意防火、防潮、防盜。

4.**存檔期限：**根據(jù)組織的管理需求和法規(guī)（如合同、項(xiàng)目存檔要求）設(shè)定合理的存檔期限，