一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)日常行政事務(wù)的規(guī)范化管理，涵蓋辦公物資采購(gòu)、會(huì)議組織與記錄、固定資產(chǎn)管理、印章使用與檔案管理等核心場(chǎng)景，保證行政工作高效有序運(yùn)行。具體包括：新員工入職辦公物資配置、部門常規(guī)用品申領(lǐng)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議籌備、辦公設(shè)備新增/報(bào)廢處置、合同文件用印審批、重要資料歸檔等典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）辦公用品采購(gòu)與管理流程需求發(fā)起與提報(bào)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，指定專人（如部門助理*）填寫《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途說(shuō)明及緊急程度。部門主管*對(duì)需求的合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)后提交至行政部。需求匯總與審批行政部每月收集各部門采購(gòu)申請(qǐng)，匯總形成《辦公用品月度采購(gòu)清單》，按金額分級(jí)審批：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≤500元：由行政經(jīng)理*審批；單次采購(gòu)金額＞500元：需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，行政部統(tǒng)籌安排采購(gòu)。采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收入庫(kù)行政部根據(jù)采購(gòu)清單，選擇2家及以上合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，綜合性價(jià)比確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)協(xié)議（如需）。物品到貨后，由行政部與申請(qǐng)人共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量，填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》，更新庫(kù)存臺(tái)賬。領(lǐng)用與發(fā)放員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量及領(lǐng)用日期。耐用性辦公用品（如計(jì)算器、U盤等）需在領(lǐng)用后3個(gè)工作日內(nèi)至行政部登記責(zé)任人信息，離職時(shí)需辦理歸還手續(xù)。（二）會(huì)議組織與紀(jì)要管理流程會(huì)議發(fā)起與審批會(huì)議發(fā)起人填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)刻）、地點(diǎn)、參會(huì)人員（部門及職務(wù)）、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備的物料（如投影儀、白板筆）及預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)分級(jí)審批：部門內(nèi)部會(huì)議：由部門主管*審批；跨部門會(huì)議或參會(huì)人數(shù)≥20人的會(huì)議：需報(bào)請(qǐng)行政經(jīng)理*審批。會(huì)前準(zhǔn)備與通知行政部根據(jù)審批通過(guò)的《會(huì)議申請(qǐng)表》，提前1個(gè)工作日完成以下工作：預(yù)定會(huì)議室（如需使用視頻會(huì)議設(shè)備，提前測(cè)試設(shè)備功能）；準(zhǔn)備會(huì)議物料（如席卡、議程表、飲用水等）；通過(guò)企業(yè)通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議（線上會(huì)議）、注意事項(xiàng)及聯(lián)系人。會(huì)中服務(wù)與記錄會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，行政部工作人員到場(chǎng)檢查會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備運(yùn)行情況，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到。會(huì)議過(guò)程中，指定專人（行政部人員或會(huì)議發(fā)起人助理）記錄會(huì)議要點(diǎn)，包括討論決議、待辦事項(xiàng)、責(zé)任部門/人及完成時(shí)限。會(huì)后整理與歸檔會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，整理形成《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議主持人*審核確認(rèn)后，分發(fā)至各參會(huì)部門及人員。行政部將《會(huì)議申請(qǐng)表》《會(huì)議簽到表》《會(huì)議紀(jì)要》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。（三）固定資產(chǎn)管理流程資產(chǎn)采購(gòu)與登記部門因工作需要新增固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等），提交《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、預(yù)估金額、使用人及用途。審批流程參照辦公用品采購(gòu)執(zhí)行，審批通過(guò)后由行政部統(tǒng)一采購(gòu)。資產(chǎn)到貨驗(yàn)收合格后，行政部粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱、采購(gòu)日期），填寫《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》，記錄資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格型號(hào)、使用部門、使用人、原值、折舊年限等信息。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移與維護(hù)部門間資產(chǎn)轉(zhuǎn)移時(shí)，需填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，經(jīng)雙方部門主管*及行政部審批后，更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》中的使用部門及使用人信息。資產(chǎn)使用人負(fù)責(zé)日常維護(hù)，如出現(xiàn)故障，及時(shí)提交《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，行政部聯(lián)系維修并記錄維修情況。資產(chǎn)報(bào)廢與處置固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限或因損壞無(wú)法修復(fù)時(shí)，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、資產(chǎn)現(xiàn)狀及殘值預(yù)估。行政部對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)后報(bào)總經(jīng)理*審批，審批通過(guò)后按企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定處置殘值，并更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》中資產(chǎn)狀態(tài)為“已報(bào)廢”。三、常用行政事務(wù)表單模板（一）《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說(shuō)明（可附頁(yè)）緊急程度（□普通□緊急）部門主管審批意見(jiàn)：簽字：日期：行政部審核意見(jiàn)：簽字：日期：采購(gòu)結(jié)果（到貨數(shù)量、實(shí)際單價(jià)、供應(yīng)商）：（二）《會(huì)議紀(jì)要》會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員（簽到表附后）會(huì)議議程：一、議題1：二、議題2：討論決議：待辦事項(xiàng)：序號(hào)內(nèi)容責(zé)任部門/人12主持人簽字：日期：分發(fā)范圍：（三）《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)使用部門使用人采購(gòu)日期啟用日期原值（元）折舊年限（年）凈值（元）資產(chǎn)狀態(tài)（□在用□閑置□維修中□已報(bào)廢）備注四、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)審批權(quán)限分級(jí)明確：不同金額、類型的行政事務(wù)需對(duì)應(yīng)相應(yīng)審批人，嚴(yán)禁越級(jí)審批或口頭審批，保證流程合規(guī)性。臺(tái)賬動(dòng)態(tài)更新：辦公用品庫(kù)存、固定資產(chǎn)信息需實(shí)時(shí)更新，做到“賬實(shí)相符”，行政部每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。物資采購(gòu)?fù)该骰捍箢~采購(gòu)需保留至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)記錄，優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商，保證采購(gòu)性價(jià)比。會(huì)議紀(jì)要閉環(huán)管理：會(huì)議中明確的待辦事項(xiàng)需在《會(huì)議紀(jì)要》中標(biāo)注責(zé)任人和時(shí)限，行政部定期跟蹤進(jìn)度（每月1次），保證事項(xiàng)落地。檔案規(guī)范保存：