合同簽訂與管理流程工具一、適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)范圍本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，覆蓋業(yè)務(wù)合作、采購(gòu)服務(wù)、項(xiàng)目外包、資產(chǎn)租賃等多元場(chǎng)景。具體包括：業(yè)務(wù)部門：對(duì)外合作項(xiàng)目（如技術(shù)開發(fā)、市場(chǎng)推廣）的合同發(fā)起與跟進(jìn)；采購(gòu)部門：物資采購(gòu)、服務(wù)外包等合同的簽訂與履約監(jiān)控；行政部門：辦公場(chǎng)地租賃、后勤服務(wù)等合同的歸檔與續(xù)簽管理；法務(wù)部門：合同條款合規(guī)性審核、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及爭(zhēng)議處理支持。適用于紙質(zhì)合同與電子合同兩種形式，支持跨部門協(xié)同管理，保證合同流程規(guī)范、責(zé)任可追溯。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與初步評(píng)估操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請(qǐng)表》，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）、合作內(nèi)容、核心條款（金額、周期、交付標(biāo)準(zhǔn)）及特殊要求（如保密條款、違約責(zé)任）。部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求的必要性、可行性進(jìn)行初審，重點(diǎn)評(píng)估預(yù)算匹配度與資源協(xié)調(diào)能力，簽署審批意見后提交至法務(wù)部門。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、需求發(fā)起人輸出成果：《合同需求申請(qǐng)表》（含部門初審意見）（二）合同文本起草與模板匹配操作內(nèi)容：法務(wù)部門根據(jù)合作類型（如服務(wù)類、采購(gòu)類、租賃類），優(yōu)先調(diào)用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，保證條款符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。對(duì)無標(biāo)準(zhǔn)化模板的特殊合同，由法務(wù)部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門共同起草文本，明確以下核心要素：合同主體信息（雙方名稱、法定代表人、地址）；合作內(nèi)容與權(quán)利義務(wù)（具體服務(wù)范圍、交付成果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；商務(wù)條款（合同金額、支付方式、發(fā)票類型）；違約責(zé)任（逾期履約、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情形的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地）。起稿完成后，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)合作細(xì)節(jié)與商務(wù)條款，保證文本與需求一致。責(zé)任主體：法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門輸出成果：合同初稿（含業(yè)務(wù)部門確認(rèn)簽字）（三）內(nèi)部多級(jí)審核與修訂操作內(nèi)容：法務(wù)合規(guī)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審查條款合法性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力界定），出具《合同審核意見書》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”結(jié)論。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門核對(duì)合同金額與預(yù)算匹配度、支付方式合理性（如預(yù)付款比例、分期支付節(jié)點(diǎn)）、稅務(wù)處理合規(guī)性，簽署財(cái)務(wù)意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合業(yè)務(wù)重要性及審核意見，簽署最終審批意見。修訂與確認(rèn)：根據(jù)審核意見，由法務(wù)部門牽頭修訂合同文本，修訂后由業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門二次確認(rèn)，保證所有問題閉環(huán)解決。責(zé)任主體：法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《合同審核意見書》（含各部門審核及領(lǐng)導(dǎo)審批簽字）、合同修訂版（四）對(duì)方對(duì)接與談判簽署操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門將審核通過后的合同文本發(fā)送至合作方，同步發(fā)送《合同簽署確認(rèn)函》，明確簽署方式（紙質(zhì)/電子）、簽署份數(shù)及截止時(shí)間。雙方就合同條款進(jìn)行最終談判（如需），重點(diǎn)修訂非核心條款（如交付時(shí)間調(diào)整、違約金額微調(diào)），談判結(jié)果由雙方代表簽字確認(rèn)，作為合同附件。合同簽署：紙質(zhì)合同：雙方加蓋公章或合同專用章（騎縫章），法定代表人或授權(quán)代表簽字；電子合同：通過第三方合規(guī)電子簽章平臺(tái)簽署，保證簽署主體真實(shí)性與文件完整性。簽署完成后，業(yè)務(wù)部門收回合同原件（或獲取電子合同存證文件），同步掃描存檔并提交至行政部門。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、合作方輸出成果：正式簽署合同（紙質(zhì)原件/電子存證文件）、《談判紀(jì)要》（如有）（五）歸檔登記與信息同步操作內(nèi)容：行政部門收到合同后，1個(gè)工作日內(nèi)完成以下工作：編制唯一合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-流水號(hào)，如“2024-SC-FW-001”）；填寫《合同管理臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、名稱、雙方主體、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔日期、保管人等信息；將合同正本（紙質(zhì)）或電子文件加密存儲(chǔ)至指定服務(wù)器，設(shè)置查閱權(quán)限（僅法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人可調(diào)閱）。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同編號(hào)登記應(yīng)收/應(yīng)付賬款臺(tái)賬，啟動(dòng)付款或收款流程。責(zé)任主體：行政部門、財(cái)務(wù)部門輸出成果：《合同管理臺(tái)賬》、歸檔合同文件（六）履行跟蹤與過程記錄操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門為每份合同指定履約負(fù)責(zé)人，建立《合同履行跟蹤表》，實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)度（如交付日期、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）。履約過程中出現(xiàn)以下情況時(shí)，需及時(shí)啟動(dòng)處理流程：延遲履約：業(yè)務(wù)部門向?qū)Ψ桨l(fā)送《履約催告函》，明確延遲原因及補(bǔ)救期限，抄送法務(wù)部門；質(zhì)量爭(zhēng)議：組織雙方驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)不合格項(xiàng)要求對(duì)方限期整改，留存書面溝通記錄；對(duì)方違約：法務(wù)部門評(píng)估損失，收集違約證據(jù)，啟動(dòng)索賠或爭(zhēng)議解決程序。每季度末，業(yè)務(wù)部門向分管領(lǐng)導(dǎo)提交《季度合同履行情況匯總表》，說明重大風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門輸出成果：《合同履行跟蹤表》、《履約催告函》（如有）、《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（七）變更、續(xù)簽與終止管理操作內(nèi)容：合同變更：如需變更內(nèi)容（如金額、履行期限、服務(wù)范圍），由業(yè)務(wù)部門發(fā)起《合同變更申請(qǐng)表》，附雙方確認(rèn)的《變更協(xié)議》，重新履行審核（法務(wù)、財(cái)務(wù)）及簽署流程，更新臺(tái)賬信息。合同續(xù)簽：合同到期前60天，業(yè)務(wù)部門評(píng)估合作效果，確認(rèn)是否續(xù)簽。如需續(xù)簽，參照原合同流程重新起草、審核、簽署；如不再續(xù)簽，提前30天向?qū)Ψ桨l(fā)送《合同終止函》，明確終止日期及后續(xù)交接事宜。合同終止：因違約、不可抗力等原因終止合同時(shí)業(yè)務(wù)部門組織雙方辦理資產(chǎn)交接、款項(xiàng)結(jié)算，出具《合同終止確認(rèn)書》，雙方簽字蓋章后歸檔。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門輸出成果：《合同變更申請(qǐng)表》、《變更協(xié)議》、《合同終止確認(rèn)書》（八）到期評(píng)估與復(fù)盤歸檔操作內(nèi)容：合同到期后15個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門完成《合同履約總結(jié)報(bào)告》，內(nèi)容包括：履約完成率、對(duì)方評(píng)價(jià)、爭(zhēng)議解決情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及改進(jìn)建議。法務(wù)部門對(duì)合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行復(fù)盤，更新標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)。行政部門將所有合同相關(guān)文件（需求申請(qǐng)、審核意見、簽署文本、履行記錄、總結(jié)報(bào)告）整理成冊(cè)，納入長(zhǎng)期檔案管理，保存期限不少于合同終止后5年。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、行政部門輸出成果：《合同履約總結(jié)報(bào)告》、更新后的合同模板庫(kù)、完整合同檔案三、關(guān)鍵管理表單模板（一）合同需求申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容說明填寫人日期1需求部門如“市場(chǎng)部”*經(jīng)理2024–2合作方名稱全稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）3合作類型□服務(wù)類□采購(gòu)類□租賃類□其他4合作內(nèi)容概述簡(jiǎn)要描述核心合作事項(xiàng)（如“年度品牌推廣服務(wù)”）5預(yù)計(jì)合同金額大寫/小寫6履行期限起止日期7核心需求與特殊要求如“需包含3場(chǎng)線下活動(dòng)”“保密條款需符合《數(shù)據(jù)安全法》”8部門初審意見負(fù)責(zé)人簽字：___________________________*總監(jiān)2024–（二）合同管理臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱甲方名稱乙方名稱簽訂日期合同金額（元）履行期限履約負(fù)責(zé)人歸檔日期備注2024-FW-001網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同科技有限公司*信息技術(shù)有限公司2024–500,0002024–至2025–*主管2024–分三期付款2024-SC-002辦公設(shè)備采購(gòu)合同有限公司*商貿(mào)有限公司2024–120,0002024–至2024–*專員2024–已驗(yàn)收（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人完成情況說明附件（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）2024-FW-001網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同需求調(diào)研確認(rèn)2024–2024–*主管雙方簽字確認(rèn)需求調(diào)研報(bào)告一期功能交付2024–2024–*工程師已通過內(nèi)部測(cè)試測(cè)試報(bào)告項(xiàng)目整體驗(yàn)收2025–-*主管進(jìn)行中-（四）合同變更申請(qǐng)表原合同編號(hào)原合同名稱變更原因變更內(nèi)容說明雙方確認(rèn)方式附件（變更協(xié)議）審批意見2024-FW-001網(wǎng)站開發(fā)服務(wù)合同甲方增加“在線商城模塊”合同金額增加80,000元，履行期限延長(zhǎng)30天雙方簽署《變更協(xié)議》見附件1法務(wù)：經(jīng)理；財(cái)務(wù)：總監(jiān)；分管領(lǐng)導(dǎo)：*總四、風(fēng)險(xiǎn)防控與管理要點(diǎn)（一）合規(guī)性管理合同條款必須符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置“霸王條款”或違反公序良俗的內(nèi)容；涉及行政審批事項(xiàng)（如特種設(shè)備租賃、特殊行業(yè)服務(wù)），需在合同中明確雙方辦理義務(wù)及責(zé)任劃分。（二）信息準(zhǔn)確性管控合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件核對(duì)一致，避免因主體不適格導(dǎo)致合同無效；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵數(shù)字不得涂改，確需修改的須由雙方蓋章或簽字確認(rèn)。（三）流程規(guī)范性要求嚴(yán)禁“先履行后補(bǔ)合同”或“未經(jīng)審核擅自簽署”，緊急業(yè)務(wù)需提前通過OA系統(tǒng)發(fā)起特批流程，事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全手續(xù)；合同原件（或電子存證文件）由行政部門統(tǒng)一保管，業(yè)務(wù)部門如需調(diào)閱，需填寫《合同查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。（四）保密與安全措施涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)參數(shù)、客戶信息）的合同，需在“保密條款”中明保證密范圍、期限及