某市政府辦公文處理管理辦法

一、總則1.目的與依據為進一步加強市政府辦公文處理工作，推進公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，提高公文處理的效率和質量，根據《黨政機關公文處理工作條例》等相關規(guī)定，結合市政府辦實際工作情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于市政府辦機關各處室、直屬各單位的公文處理工作。3.公文處理原則公文處理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。嚴格執(zhí)行國家有關法律法規(guī)和公文處理的規(guī)定，確保公文處理工作的嚴肅性和權威性。二、公文種類1.主要公文種類-決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。-決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。-命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。-公報：適用于公布重要決定或者重大事項。-公告：適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。-通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。-意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。-通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。-通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。-報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。-請示：適用于向上級機關請求指示、批準。-批復：適用于答復下級機關請示事項。-議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。-函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。-紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。三、公文格式1.一般格式要求公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。-份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。-密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。-緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。-發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。-發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。-簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。-標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。-主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。-正文：公文的主體，用來表述公文的內容。-附件說明：公文附件的順序號和名稱。-發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。-成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。-印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。-附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。-附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。-抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。-印發(fā)機關和印發(fā)日期：公文的送印機關和送印日期。-頁碼：公文頁數順序號。2.排版與印制要求-排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。-印刷要求：公文用紙一般采用A4型，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文印刷應當清晰、完整，符合存檔要求。四、行文規(guī)則1.一般規(guī)則-行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。-行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。2.上行文規(guī)則-原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。-黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。-下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。-請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。-除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。-受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。3.下行文規(guī)則-主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。-黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。-黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。-涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。-上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。4.平行文規(guī)則-平行文是不相隸屬機關之間的行文，主要使用函這一文種。行文時要注意語言禮貌、措辭恰當，準確表達商洽、詢問、答復等意圖。五、發(fā)文辦理1.草擬-公文草擬應符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現發(fā)文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。-一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。-內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。-文種正確，格式規(guī)范。-深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。-公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。-機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。2.審核-公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：-行文理由是否充分，行文依據是否準確。-內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現發(fā)文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。-涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見。-文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。-其他內容是否符合公文起草的有關要求。-經審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。3.簽發(fā)-公文應當經本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發(fā)的公文，由受權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。-簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發(fā)文由所有聯署機關的負責人會簽。4.復核-已經發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。5.登記-對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。6.印制-公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。7.核發(fā)-公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。六、收文辦理1.簽收-對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記-對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審-對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦-閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。5.傳閱-根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦-及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復-公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。七、整理歸檔1.歸檔范圍-反映本機關工作活動，具有查考利用價值的公文材料均應歸檔。包括上級機關的來文、本機關制發(fā)的公文、下級機關的請示報告等。2.歸檔要求-歸檔的公文應當齊全完整，已破損的公文應予修整，字跡模糊或易褪色的公文應予復制。-整理歸檔時，應根據公文的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。-歸檔公文應按照年度、組織機構、保管期限等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.檔案保管-設立專門的檔案保管場所，配備必要的設施設備，確保檔案保管環(huán)境安全、整潔、適宜。-對檔案進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.檔案利用-建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和手續(xù)。-積極為機關工作提供檔案服務，在保證檔案安全的前提下，方便工作人員查閱和利用檔案。八、公文管理1.專人負責-市政府辦指定專人負責公文管理工作，負責公文的收發(fā)、登記、分送、傳遞、保管、清退、銷毀等工作。2.保密管理-嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強涉密公文管理。涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發(fā)件機關機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。-設立專門的保密室，對涉密公文進行妥善保管。定期對保密設施設備進行檢查和維護，確保保密安全。-公文管理人員應當具備保密意識，嚴格遵守保密制度，不得泄露公文內容和相關信息。3.清退與銷毀-定期對公文進行清退，對有明確清退要求的公文，應當按照規(guī)定及時清退。-對不具備保存價值的公文，經批準后可以進行銷毀。銷毀涉密公文應當嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。4.復制與匯編-復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有關規(guī)定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發(fā)文機關或者其上級機關批準。-復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應