市政府辦公文流轉(zhuǎn)管理辦法

一、總則（一）目的為進一步規(guī)范市政府辦公文流轉(zhuǎn)工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保政令暢通、工作有序開展，結合本市政府辦實際工作情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于市政府辦內(nèi)部及與外部單位之間的公文流轉(zhuǎn)管理，包括各類正式文件、函件、簡報、紀要等。（三）基本原則1.及時高效原則：公文流轉(zhuǎn)應確保各個環(huán)節(jié)緊密銜接，及時處理，避免延誤，以保障工作的時效性。2.準確規(guī)范原則：嚴格遵循國家有關公文處理的法律法規(guī)和規(guī)定，保證公文內(nèi)容準確、格式規(guī)范、流程嚴謹。3.安全保密原則：高度重視公文的安全保密工作，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的公文，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。二、公文的種類與格式（一）公文種類1.命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。2.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。3.公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4.通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。5.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。6.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。7.議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。8.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。9.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。10.批復：適用于答復下級機關請示事項。11.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。13.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。（二）公文格式1.版頭：包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。發(fā)文機關標志應使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。2.主體：包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。標題應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類；正文應符合邏輯、條理清晰、語言規(guī)范；發(fā)文機關署名應與發(fā)文機關標志一致；成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準。3.版記：包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等要素。抄送機關應根據(jù)工作需要準確確定，印發(fā)機關和印發(fā)日期應明確無誤。三、收文管理（一）收文渠道1.上級來文：通過機要交換、網(wǎng)絡傳輸、專人送達等方式接收上級機關的文件。2.下級報文：下級機關通過正式行文渠道報送的請示、報告等文件。3.平級來文：與市政府辦平級的機關、單位發(fā)送的函件、通知等公文。4.其他渠道：如公眾通過信件、電子郵件等方式提交的涉及市政府工作的建議、訴求等文件。（二）收文登記1.專人負責：設立專門的收文登記崗位，由責任心強、熟悉業(yè)務的工作人員承擔收文登記工作。2.詳細登記：對收到的每一份公文，應詳細記錄公文的來文機關、文號、標題、密級、緊急程度、收文日期等信息，確保登記內(nèi)容準確無誤。3.分類登記：根據(jù)公文的性質(zhì)、來源等進行分類登記，便于后續(xù)的查找和管理。（三）收文初審1.審核內(nèi)容：對收文進行初審，重點審核公文的文種、格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否屬于本單位職責范圍等。2.處理方式：對于符合要求的公文，予以接收并進入后續(xù)流轉(zhuǎn)程序；對于不符合要求的公文，應及時與發(fā)文機關聯(lián)系，說明情況，要求其補充或修正。（四）收文擬辦1.擬辦意見：根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，由收文登記人員提出初步的擬辦意見，明確承辦部門或人員。擬辦意見應具有針對性和可操作性，必要時可提供相關背景資料和參考建議。2.領導批示：將擬辦意見連同公文一并呈送市政府辦領導審閱批示。領導應根據(jù)工作實際情況，作出明確的批示，確定承辦部門、辦理要求和辦理期限等。（五）收文傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)公文的內(nèi)容和領導批示，確定傳閱范圍。傳閱范圍應嚴格控制，避免不必要的傳閱環(huán)節(jié)，提高工作效率。2.傳閱方式：采用輪輻式傳閱方式，確保公文傳閱的順序和效率。傳閱過程中，應設置專門的傳閱登記本，記錄傳閱人員的姓名、傳閱日期等信息，便于跟蹤和管理。3.傳閱要求：傳閱人員應在規(guī)定時間內(nèi)完成傳閱，并及時將公文退回。對需要辦理的公文，傳閱人員應認真閱讀，不得隨意圈劃、涂改公文內(nèi)容。四、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.草擬：根據(jù)工作需要，由相關業(yè)務部門或人員負責公文的草擬工作。草擬公文應做到內(nèi)容準確、條理清晰、語言簡潔，符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.審核：公文草擬完成后，先由起草部門負責人進行審核，重點審核公文的內(nèi)容、格式、邏輯等方面是否準確規(guī)范。審核通過后，將公文連同審核意見一并提交市政府辦綜合部門進行復核。3.復核：綜合部門對公文的文種、格式、行文規(guī)則、內(nèi)容等進行全面復核，確保公文符合發(fā)文要求。對存在問題的公文，應及時與起草部門溝通，提出修改意見。4.會簽：涉及多個部門職責的公文，應進行會簽。會簽部門應認真研究公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)完成會簽。5.簽發(fā)：經(jīng)審核、會簽后的公文，由市政府辦分管領導或主要領導進行簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。6.編號：公文簽發(fā)后，由發(fā)文管理部門按照規(guī)定的編號規(guī)則進行編號，確保公文編號的唯一性和規(guī)范性。7.印制：根據(jù)公文的緊急程度和數(shù)量要求，安排專人負責公文的印制工作。印制過程中，應嚴格控制公文的質(zhì)量和數(shù)量，確保公文的格式規(guī)范、印刷清晰。8.用?。汗挠≈仆瓿珊?，按照規(guī)定的用印程序進行用印。用印前，應仔細核對公文的內(nèi)容、編號、簽發(fā)人等信息，確保用印準確無誤。9.分發(fā)：根據(jù)公文的主送、抄送單位，將公文準確、及時地分發(fā)出去。分發(fā)過程中，應做好登記工作，記錄公文的分發(fā)日期、份數(shù)、接收單位等信息。（二）發(fā)文審核重點1.內(nèi)容準確性：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針以及上級指示精神，是否與本市政府的工作實際相符，是否存在邏輯錯誤和歧義。2.格式規(guī)范性：檢查公文的格式是否符合國家標準和本市政府辦的規(guī)定，包括版頭、主體、版記等各個部分的要素是否齊全、位置是否正確。3.行文規(guī)則合理性：審核公文的行文關系是否正確，是否符合發(fā)文機關與受文機關之間的隸屬關系和職權范圍，是否遵循了必要的行文程序。4.語言表達規(guī)范性：審查公文的語言是否規(guī)范、簡潔、準確，是否使用了恰當?shù)墓挠谜Z，是否存在錯別字、語病等問題。五、公文流轉(zhuǎn)中的特殊情況處理（一）緊急公文處理1.優(yōu)先標識：對標注為“特急”“加急”的緊急公文，在收文登記、擬辦、傳閱、承辦等各個環(huán)節(jié)應優(yōu)先處理，明確標注緊急程度，并采取相應的快速流轉(zhuǎn)措施。2.快速傳遞：通過專門的渠道或方式，確保緊急公文能夠迅速送達相關領導和承辦部門。對于特別緊急的公文，可采用電話、短信等方式提前通知相關人員。3.限時辦理：根據(jù)緊急公文的要求，明確規(guī)定承辦部門的辦理期限。承辦部門應在規(guī)定期限內(nèi)完成辦理，并及時反饋辦理結果。（二）涉密公文處理1.嚴格保密：對涉及國家機密、工作秘密的公文，應嚴格按照國家保密法律法規(guī)和本市政府辦的保密制度進行管理。從收文、登記、擬辦、傳閱、承辦到歸檔等各個環(huán)節(jié)，都要采取嚴格的保密措施，確保公文信息不泄露。2.專人管理：設立專門的涉密公文管理人員，負責涉密公文的接收、傳遞、保管等工作。涉密公文管理人員應具備較高的政治素質(zhì)和保密意識，經(jīng)過專門的保密培訓。3.專用設備：處理涉密公文應使用專門的保密設備，如加密傳真機、涉密計算機等，確保公文在傳輸和存儲過程中的安全性。（三）退回公文處理1.分析原因：對于被退回的公文，應及時分析退回原因，如內(nèi)容不符合要求、格式不規(guī)范、行文關系錯誤等。2.整改完善：根據(jù)退回原因，與起草部門或相關人員溝通，要求其對公文進行整改完善。整改完成后，重新按照發(fā)文流程進行處理。六、公文流轉(zhuǎn)的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.定期檢查：市政府辦綜合部門定期對公文流轉(zhuǎn)情況進行檢查，重點檢查公文的收文登記、擬辦、傳閱、承辦、發(fā)文等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定的程序和要求進行操作，是否存在延誤、積壓等問題。2.實時跟蹤：利用信息化手段，對公文流轉(zhuǎn)過程進行實時跟蹤，及時掌握公文的位置和處理進度。對于流轉(zhuǎn)時間較長或出現(xiàn)異常情況的公文，及時進行催辦和協(xié)調(diào)。3.反饋機制：建立公文流轉(zhuǎn)反饋機制，要求承辦部門和人員在完成公文處理后，及時將辦理結果反饋給綜合部門。綜合部門對反饋信息進行整理和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時進行整改。（二）考核辦法1.考核指標：制定科學合理的公文流轉(zhuǎn)考核指標體系，包括公文處理的及時性、準確性、規(guī)范性等方面。具體指標可根據(jù)實際情況進行細化和量化，如公文按時辦結率、公文格式規(guī)范率、公文差錯率等。2.考核周期：采用定期考核與不定期抽查相結合的方式，對各部門和人員的公文流轉(zhuǎn)工作進行考核。定期考核一般以季度或年度為周期，不定期抽查可隨時進行。3.結果運用：將公文流轉(zhuǎn)考核結果與部門和個人的績效考核、評先評優(yōu)等掛鉤。對在公文流轉(zhuǎn)工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對存在問題較多的部門和個人，進行通報批評，并責令其限期整改。七、附則（一）解釋權本辦法由市政府辦