某市政府辦會議組織管理細則

一、總則1.目的：為進一步規(guī)范市政府辦會議組織管理工作，提高會議質(zhì)量和效率，確保會議各項決策和工作部署得以有效落實，更好地服務于市政府各項工作的順利開展，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于市政府辦組織或承辦的各類會議，包括但不限于市政府全體會議、常務會議、市長辦公會議、專題會議以及市政府辦內(nèi)部工作會議等。3.基本原則：會議組織管理應遵循精簡高效、規(guī)范有序、務實創(chuàng)新、安全保密的原則。確保會議主題明確、議程緊湊、內(nèi)容務實，注重會議成果的轉(zhuǎn)化和應用。二、會議分類與職責分工1.會議分類-市政府全體會議：由市長或受市長委托的副市長主持，市政府全體組成人員參加，必要時可邀請有關(guān)部門、單位負責人列席。主要傳達貫徹上級重要指示、決定和會議精神，部署市政府重要工作，討論決定市政府工作中的重大事項。-市政府常務會議：由市長或受市長委托的副市長主持，市政府常務會議組成人員參加，有關(guān)部門、單位負責人根據(jù)議題需要列席。主要研究討論市政府工作中的重要事項、重大決策、重要政策文件等，審議重要規(guī)劃、重大項目和大額資金安排等。-市長辦公會議：由市長或受市長委托的副市長主持，根據(jù)工作需要確定參會人員。主要研究處理市政府日常工作中的重要問題，協(xié)調(diào)解決部門之間的工作矛盾和問題。-專題會議：由市長、副市長或受委托的市政府秘書長主持，根據(jù)會議主題確定參會人員。主要研究解決某一專項工作中的具體問題。-市政府辦內(nèi)部工作會議：由市政府辦主任或副主任主持，市政府辦相關(guān)人員參加。主要傳達貫徹上級指示精神，總結(jié)部署市政府辦內(nèi)部工作，研究解決內(nèi)部管理中的問題。2.職責分工-市政府辦綜合科：負責市政府全體會議、常務會議、市長辦公會議的總體協(xié)調(diào)和組織工作，包括會議議題收集、會議通知、會議材料準備、會議記錄、會議紀要起草等。-市政府辦秘書科：協(xié)助綜合科做好會議組織工作，負責會議的日程安排、場地布置、設(shè)備保障等工作，確保會議的正常進行。-市政府辦各業(yè)務科室：負責本業(yè)務范圍內(nèi)專題會議的組織籌備工作，包括提出會議議題、準備會議材料、通知參會人員等，并按照會議要求抓好相關(guān)工作的落實。-市政府辦信息科：負責會議信息的收集、整理和發(fā)布工作，及時將會議精神和工作部署向社會公開，做好信息宣傳和輿論引導工作。三、會議議題管理1.議題提出-市政府各部門、單位應根據(jù)工作需要，結(jié)合市政府年度工作重點和階段性工作任務，提出會議議題建議。議題應具有必要性、緊迫性和可行性，內(nèi)容明確、重點突出。-議題建議應填寫《市政府會議議題申請表》，詳細說明議題背景、主要內(nèi)容、需要解決的問題、建議解決方案以及參會單位等信息，經(jīng)部門主要負責人簽字并加蓋公章后，報送市政府辦相關(guān)科室。2.議題審核-市政府辦相關(guān)科室收到議題建議后，應進行初步審核。審核內(nèi)容包括議題是否符合市政府工作重點和相關(guān)政策法規(guī)，是否與其他議題存在重復或關(guān)聯(lián)，議題材料是否齊全等。-對于不符合要求的議題，市政府辦相關(guān)科室應及時與提出部門溝通，說明理由并要求其修改完善或重新提出。對于涉及多個部門的議題，市政府辦應組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)，達成一致意見后再提交會議審議。3.議題確定-市政府全體會議、常務會議、市長辦公會議的議題，由市政府辦綜合科匯總整理后，報市政府秘書長審核，經(jīng)市長或受市長委托的副市長審定確定。-專題會議的議題，由相關(guān)業(yè)務科室提出，報市政府辦分管副主任審核，經(jīng)主持會議的領(lǐng)導審定確定。四、會議籌備1.會議通知-市政府全體會議、常務會議、市長辦公會議的通知，由市政府辦綜合科負責起草，經(jīng)市政府秘書長審核后，通過公文傳輸系統(tǒng)、電話等方式發(fā)送給參會單位和人員。通知應明確會議時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。-專題會議的通知，由相關(guān)業(yè)務科室負責起草，報市政府辦分管副主任審核后發(fā)送。對于緊急會議，應通過電話等方式及時通知參會人員，并在后續(xù)補發(fā)正式通知。2.會議材料準備-會議材料應根據(jù)會議議題和參會人員的需求進行準備，包括匯報材料、相關(guān)政策文件、數(shù)據(jù)圖表等。匯報材料應主題鮮明、內(nèi)容簡潔、重點突出，一般不超過規(guī)定字數(shù)。-市政府各部門、單位負責準備本部門相關(guān)的會議材料，并按照要求報送市政府辦。市政府辦相關(guān)科室應及時對會議材料進行收集、整理和審核，確保材料質(zhì)量和格式規(guī)范統(tǒng)一。-對于涉及商業(yè)秘密、國家機密等敏感信息的會議材料，應按照保密規(guī)定進行管理，明確密級標識，嚴格控制發(fā)放范圍，做好回收和銷毀工作。3.會議場地布置-市政府辦秘書科應根據(jù)會議規(guī)模和規(guī)格，提前選擇合適的會議場地，并進行合理布置。會議場地應整潔、舒適、安全，配備必要的會議設(shè)備，如音響、投影儀、麥克風等，確保會議正常進行。-會議現(xiàn)場應設(shè)置明顯的指示標識，方便參會人員找到會場。根據(jù)會議需要，還應準備好會議資料、茶水、紙巾等物品。4.會議設(shè)備保障-市政府辦秘書科應安排專人負責會議設(shè)備的調(diào)試和保障工作，確保設(shè)備在會議前正常運行。會議期間，技術(shù)人員應隨時待命，及時處理設(shè)備故障等突發(fā)情況。-對于重要會議，應提前進行設(shè)備的備份和應急演練，制定應急預案，確保在設(shè)備出現(xiàn)問題時能夠迅速切換，不影響會議的正常進行。五、會議組織與服務1.簽到與引導-會議開始前，市政府辦應安排工作人員在會議入口處負責簽到工作，認真核對參會人員身份，做好簽到記錄。對于遲到人員，應及時提醒并做好記錄。-工作人員應引導參會人員就座，確保會議秩序井然。對于需要特殊安排座位的人員，如領(lǐng)導嘉賓等，應提前做好安排并引導到位。2.會議主持與記錄-會議主持人應按照預定議程主持會議，把握會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞議題進行充分討論，確保會議高效有序進行。主持人應及時總結(jié)會議討論情況，明確會議決策和工作要求。-會議記錄人員應認真做好會議記錄，準確記錄會議內(nèi)容、參會人員發(fā)言要點、會議決策等信息。會議記錄應字跡清晰、內(nèi)容完整，采用規(guī)范的記錄格式，必要時可采用錄音、錄像等輔助手段進行記錄。3.會議服務-會議期間，工作人員應提供優(yōu)質(zhì)的服務，如適時為參會人員添加茶水、及時處理垃圾等，保持會議環(huán)境整潔舒適。同時，要注意會議現(xiàn)場的秩序維護，避免無關(guān)人員干擾會議正常進行。-對于會議中出現(xiàn)的突發(fā)情況，如參會人員身體不適等，工作人員應及時采取相應的應急措施，確保會議順利進行。六、會議紀要與信息發(fā)布1.會議紀要起草-會議結(jié)束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，起草會議紀要。會議紀要應準確反映會議內(nèi)容和決策結(jié)果，突出重點，語言簡潔明了。-市政府全體會議、常務會議、市長辦公會議紀要由市政府辦綜合科負責起草，專題會議紀要由相關(guān)業(yè)務科室負責起草。起草完成后，報市政府辦分管副主任審核，經(jīng)主持會議的領(lǐng)導審定簽發(fā)。2.會議紀要印發(fā)-會議紀要經(jīng)審定簽發(fā)后，市政府辦應及時進行印發(fā)。印發(fā)范圍根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要確定，一般發(fā)送至市政府各部門、單位以及相關(guān)下級政府。-對于需要公開的會議紀要，市政府辦信息科應按照政務公開的要求，及時在政府網(wǎng)站、政務新媒體等平臺上進行發(fā)布，接受社會監(jiān)督。3.會議信息發(fā)布-市政府辦信息科應根據(jù)會議內(nèi)容和工作安排，及時整理編寫會議信息，通過新聞媒體、政府網(wǎng)站、政務新媒體等渠道進行發(fā)布，向社會宣傳市政府工作動態(tài)和重要決策部署。-會議信息發(fā)布應遵循新聞宣傳的有關(guān)規(guī)定，確保信息準確、及時、全面，注重宣傳效果，引導社會輿論，營造良好的工作氛圍。七、會議決議落實與督辦1.決議分解-會議結(jié)束后，市政府辦應根據(jù)會議紀要和決策事項，對會議決議進行細化分解，明確責任單位、責任人、工作任務、完成時限等要求，形成《會議決議落實任務分解表》。-《會議決議落實任務分解表》經(jīng)市政府辦分管副主任審核后，發(fā)送至相關(guān)責任單位，并抄送市政府督查室。2.落實與反饋-各責任單位應高度重視會議決議的落實工作，按照任務分解要求，制定具體的工作措施，明確工作進度，確保各項任務按時完成。-責任單位應定期向市政府辦反饋會議決議落實情況，一般每半月或每月進行一次書面匯報。對于重要任務和緊急事項，應根據(jù)要求及時反饋進展情況。3.督辦檢查-市政府督查室應將會議決議落實情況納入重點督查內(nèi)容，定期對責任單位的落實情況進行督促檢查。通過實地調(diào)研、電話詢問、查閱資料等方式，及時掌握工作進展，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-對于落實不力、拖延進度的責任單位，市政府督查室應進行通報批評，并視情節(jié)輕重提出問責建議，確保會議決議得到有效執(zhí)行。八、會議檔案管理1.檔案收集-市政府辦應指定專人負責會議檔案的收集工作，將會議過程中形成的各類文件、資料、記錄等進行及時收集整理，包括會議通知、會議材料、會議記錄、會議紀要、會議照片、錄音錄像等。-各業(yè)務科室應在會議結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料移交至檔案管理人員，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理與歸檔-檔案管理人員應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集的會議檔案進行分類整理，編制檔案目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案索引，方便查閱和利用。-整理后的會議檔案應及時進行歸檔保存，按照年度、會議類型等進行分類存放，確保檔案存放有序、便于管理。3.檔案利用與保密-市政府辦內(nèi)部人員因工作需要查閱會議檔案的，應填寫《會議檔案查閱申請表》，經(jīng)市政府辦分管副主任批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。-外單位人員查閱會議檔案的，應持單位介紹信和相關(guān)證明材料，經(jīng)市政府辦主任批準后，按照規(guī)定的程序和要求進行查閱。-涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的會議檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準不得擅自查閱、復制或傳播。九、附則1.本細則自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，由市政府辦負責解釋和修訂。2.市政府辦各科室和工作人員應嚴格遵守本細則，認真履行職責，不斷提高會議組織管理水平，為市政府各項工