項目合同管理模板與流程規(guī)范一、適用范圍本規(guī)范適用于公司各類項目的合同管理工作，涵蓋工程建設(shè)、軟件開發(fā)、咨詢服務(wù)、采購供應(yīng)等類型的項目合同，旨在規(guī)范合同全生命周期管理，防范合同風險，保障項目順利實施。適用于項目發(fā)起部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及合作方在合同簽訂、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)的操作。二、合同管理全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與合同立項需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求，填寫《合同立項申請表》，明確項目背景、合同類型（如工程類、服務(wù)類、采購類）、預(yù)算金額（大寫/小寫）、合作方初步意向、主要需求條款（如標的、履行期限、質(zhì)量標準）等，附項目可行性研究報告或需求說明，提交至項目管理辦公室。立項審批項目管理辦公室對申請材料進行初審，重點審核預(yù)算合理性、需求必要性及合作方初步資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)），通過后提交至分管領(lǐng)導審批；涉及重大金額（如超過500萬元）或高風險項目，需提交至總經(jīng)理辦公會審議。審批通過后，完成合同立項，明確項目編號及負責人（*經(jīng)理）。（二）合同談判與起草談判準備業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)部門、財務(wù)部門組成談判小組，明確談判底線（如價格、付款周期、違約責任），收集合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等），核實合作方履約能力（如過往業(yè)績、信用記錄）。合同談判談判小組與合作方就合同核心條款（標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、驗收標準、違約責任、爭議解決方式等）進行協(xié)商，形成談判紀要，明確雙方一致意見及分歧點。合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判紀要起草合同文本，法務(wù)部門審核條款合法性、合規(guī)性及邏輯嚴謹性，保證以下關(guān)鍵要素完整：當事人信息（名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會信用代碼）；合同標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)）；履行期限（開始/結(jié)束時間、關(guān)鍵節(jié)點進度要求）；付款方式（金額、比例、時間節(jié)點、賬戶信息、發(fā)票類型及開具要求）；驗收標準（依據(jù)的規(guī)范、流程、驗收時限及異議處理）；違約責任（違約情形、賠償計算方式、違約金上限）；保密條款（保密范圍、期限及違約責任）；不可抗力（定義、通知義務(wù)及處理機制）；合同份數(shù)及生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”）。（三）合同評審與審批部門評審起草完成后，合同文本需經(jīng)以下部門評審并簽署意見：法務(wù)部門：審核條款合法性（如是否符合《民法典》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對等性、爭議解決方式（如約定訴訟或仲裁）及法律風險點；財務(wù)部門：審核付款條件合理性、資金安排可行性、稅費承擔方式及發(fā)票要求（如增值稅專用發(fā)票的開具時限）；業(yè)務(wù)部門：審核標的、技術(shù)參數(shù)、履行期限是否匹配項目需求，保證可執(zhí)行性；風控部門（如有）：評估合作方信用風險、履約風險及行業(yè)政策風險。審批確認各部門評審?fù)ㄟ^后，形成《合同評審表》，由業(yè)務(wù)部門匯總評審意見，修改合同文本并再次確認；最終審批權(quán)限按合同金額及項目類型劃分（如100萬元以下由分管領(lǐng)導審批，100萬元以上由總經(jīng)理審批）。審批通過后，合同文本定稿，準備簽署。（四）合同簽署與生效簽署方式紙質(zhì)合同：雙方授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書）在合同文本上簽字并加蓋單位公章（或合同專用章），保證騎縫章完整；電子合同：通過合法第三方電子簽約平臺簽署，保證電子簽名有效且符合《電子簽名法》規(guī)定。生效條件合同自雙方簽字蓋章（或電子簽名確認）之日起生效，另有約定的除外（如“預(yù)付款到賬后生效”）。生效后，業(yè)務(wù)部門將合同復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門（法務(wù)、財務(wù)、項目組），原件由檔案室統(tǒng)一保管。（五）合同履行與跟蹤履行臺賬建立業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》，記錄合同編號、名稱、合作方、履行階段（準備階段/執(zhí)行階段/驗收階段/質(zhì)保階段）、關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款節(jié)點）、計劃完成情況、實際完成情況及差異說明，明確責任人（*專員）。動態(tài)監(jiān)控業(yè)務(wù)部門定期（如每周/每月）跟蹤合同履行進度，對照《合同履行跟蹤表》檢查合作方是否按約定交付標的、提供服務(wù)或支付款項；發(fā)覺履約偏差（如延遲交付、質(zhì)量不達標），及時與合作方溝通，發(fā)出《履約整改函》，要求限期整改并留存溝通記錄；財務(wù)部門監(jiān)控付款節(jié)點，保證按合同約定支付款項，避免超付或逾期支付。驗收與確認合同標的或服務(wù)完成后，業(yè)務(wù)部門組織驗收小組（含技術(shù)、業(yè)務(wù)、法務(wù)人員）按照合同約定的標準進行驗收，形成《驗收報告》，由雙方代表簽字確認；驗收不合格的，要求合作方限期整改并重新驗收。（六）合同變更與續(xù)簽變更申請因項目需求調(diào)整、政策變化等需變更合同時由業(yè)務(wù)部門填寫《合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容（條款修改/新增/刪除）、對合同金額/期限的影響及風險分析，附合作方確認的變更意向書及相關(guān)證明材料（如技術(shù)方案調(diào)整說明）。變更審批與簽署合同變更流程參照原合同審批流程，經(jīng)法務(wù)部門審核、財務(wù)部門確認及領(lǐng)導審批后，簽署《合同變更補充協(xié)議》，補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；變更后的合同信息同步更新至《合同履行跟蹤表》。續(xù)簽評估合同到期前3個月，業(yè)務(wù)部門評估履約情況（如合作方信用、項目完成度、續(xù)簽必要性），填寫《合同續(xù)簽評估表》；需續(xù)簽的，重新履行立項、評審、簽署流程；無需續(xù)簽的，提前30日書面通知合作方，完成尾款結(jié)算及資料交接。（七）合同歸檔與總結(jié)歸檔范圍項目結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門收集以下材料，整理成冊提交檔案室：合同正本及補充協(xié)議；《合同立項申請表》《合同評審表》《談判紀要》；《驗收報告》《履約整改函》《付款憑證》；合作方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書、往來函件等。歸檔流程業(yè)務(wù)部門填寫《合同歸檔清單》，注明歸檔編號、合同名稱、歸檔日期、檔案類型（正本/附件/記錄）、保管期限（如永久保存10年），經(jīng)檔案室核對無誤后辦理歸檔手續(xù)。復(fù)盤總結(jié)每季度/年度，項目管理辦公室組織合同管理復(fù)盤會議，分析常見問題（如條款漏洞、履約糾紛、審批延遲），總結(jié)經(jīng)驗并優(yōu)化流程，更新合同模板及管理規(guī)范。三、關(guān)鍵模板表格示例（一）合同立項申請表項目名稱合同類型（□建設(shè)類□服務(wù)類□采購類□其他）預(yù)算金額（大寫）預(yù)算金額（小寫）合作方名稱（初步）需求描述（簡要）附件清單□可行性報告□需求說明□合作方資質(zhì)材料發(fā)起部門發(fā)起人*專員聯(lián)系方式申請日期年月日審批意見項目管理辦公室：_________分管領(lǐng)導：_________（二）合同評審表合同編號合同名稱合作方評審部門評審意見（具體條款、風險點）法務(wù)部門財務(wù)部門業(yè)務(wù)部門風控部門（如有）評審人日期年月日（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱合作方履行階段□準備階段□執(zhí)行階段□驗收階段□質(zhì)保階段時間節(jié)點計劃完成情況責任人*主管更新日期年月日（四）合同變更申請表原合同編號合同名稱變更原因□需求調(diào)整□政策變化□其他：_________變更內(nèi)容對合同影響金額變化：□增加□減少______元附件證明□變更意向書□技術(shù)方案說明□其他申請人*專員部門審批意見法務(wù)：_________財務(wù)：_________領(lǐng)導：_________（五）合同歸檔清單歸檔編號合同名稱合同編號項目名稱歸檔日期檔案類型（□正本□附件□記錄）份數(shù)保管期限經(jīng)辦人備注四、管理要點與風險提示（一）核心管理要點條款嚴謹性：避免模糊表述（如“盡快”“合理”），明確量化標準（如“5個工作日內(nèi)”“符合國家標準GB/T19001-2016”）；違約責任需具體，明確違約情形、賠償計算方式及上限。評審全面性：保證法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)、風控部門全程參與，不簡化流程；重點關(guān)注付款條件、驗收標準、爭議解決等核心條款。履約動態(tài)監(jiān)控：實時更新《合同履行跟蹤表》，對延遲履約、質(zhì)量等問題建立“預(yù)警-整改-反饋”機制，避免風險擴大。變更規(guī)范管理：任何口頭變更無效，必須通過書面補充協(xié)議確認并履行審批流程，防止“先變更后審批”導致糾紛。檔案完整保存：合同正本、評審記錄、履行材料等齊全，保證可追溯，滿足審計、法律糾紛等需求。（二）主要風險提示法律風險：合作方主體資格缺失（如無資質(zhì)、超經(jīng)營范圍）、條款存在歧義（如“驗收合格”未明確標準）可能導致合同無效或爭議。財務(wù)風險：付款條件約定不明（如“驗收后付款”未明確驗收時限）、發(fā)票類型或開具時間違規(guī)，可能造成稅務(wù)風險