企業(yè)行政物品采購標準操作手冊一、適用范圍與采購類型本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因日常辦公、運營活動所需的行政物品采購管理，涵蓋以下類型：日常辦公耗材：紙張、筆墨、文件夾、打印耗材等易耗品；辦公設備與配件：電腦、打印機、辦公家具、移動硬盤、鍵盤鼠標等耐用品及配件；活動與會議物資：會議所需文具、宣傳物料、飲用水、臨時布置用品等；其他行政物資：清潔用品、安防設備、勞保用品等非生產(chǎn)性運營物資。注：涉及生產(chǎn)原料、固定資產(chǎn)（如房產(chǎn)、大型設備）及特殊專業(yè)設備的采購，需參照企業(yè)專項管理辦法執(zhí)行，不在本手冊范圍內(nèi)。二、采購全流程操作步驟（一）需求提出與申請需求發(fā)起各部門根據(jù)實際工作需要，由指定經(jīng)辦人（某）填寫《行政物品采購申請表》（詳見模板一），明確物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明及期望到貨日期。對于重復性采購的常規(guī)耗材（如A4紙、簽字筆），可按月度匯總提交一次性申請；對于新類型或高價值物品，需附詳細技術參數(shù)或使用需求說明。部門審核部門負責人（某）對申請的必要性、合理性及預算合理性進行審核，確認無誤后在《申請表》中簽署意見，并提交至行政部。（二）采購預算與審批預算核對行政部收到申請后，由預算專員（某）核對申請物品是否在部門年度預算范圍內(nèi)，對于超預算或預算外申請，需啟動預算調(diào)整流程。分級審批常規(guī)采購（預算內(nèi)，金額≤2000元）：由行政部負責人（某）審批，確認后進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；大額采購（預算內(nèi)，2000元＜金額≤10000元）：由行政部負責人審核后，提交財務部復核（某），再報分管副總（某）審批；重大項目采購（預算內(nèi)，金額＞10000元或預算外）：需經(jīng)行政部、財務部聯(lián)合審核，報總經(jīng)理（某）審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會審議。（三）采購執(zhí)行與供應商選擇采購方式確定根據(jù)審批通過的金額和物品類型，選擇合適的采購方式：小額采購（≤2000元）：優(yōu)先從企業(yè)《合格供應商名錄》（詳見模板四）中選擇合作過的供應商，進行比價后直接采購；中額采購（2000-10000元）：至少向3家合格供應商詢價，填寫《比價記錄表》（詳見模板二），綜合評估價格、質(zhì)量、交付周期后確定供應商；大額采購（＞10000元）：通過公開招標或競爭性談判方式選擇供應商，需保留招標文件、談判記錄等備查。訂單下達確定供應商后，由采購專員（某）與企業(yè)簽訂采購合同（金額≥5000元時）或下達采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式、質(zhì)量標準及違約責任。（四）到貨驗收與入庫貨物接收供應商按約定時間送達物品后，由行政部倉管員（某）核對送貨單信息與采購訂單是否一致（名稱、數(shù)量、型號等），確認無誤后簽收。質(zhì)量與數(shù)量驗收數(shù)量驗收：清點物品實物數(shù)量是否與訂單、送貨單一致，如有短缺或多余，需在送貨單上注明并由供應商簽字確認；質(zhì)量驗收：對于耗材類物品，檢查包裝是否完好、有效期是否合格；對于設備類物品，需通電測試基本功能，核對技術參數(shù)是否符合采購要求；驗收合格后，由倉管員填寫《物品入庫驗收單》（詳見模板三），驗收人（某）、采購專員（某）共同簽字；驗收不合格的，需及時聯(lián)系供應商退換貨，并記錄原因。入庫登記驗收合格物品辦理入庫手續(xù)，倉管員及時更新《庫存物品臺賬》，保證賬實相符。（五）費用結(jié)算與歸檔付款申請采購完成后，采購專員（某）收集采購訂單、入庫驗收單、發(fā)票（需注明與企業(yè)名稱一致）等材料，填寫《費用報銷單》，按審批流程提交財務部?？铐椫Ц敦攧詹浚常┖藢螕?jù)無誤后，按合同約定的付款方式辦理轉(zhuǎn)賬或支付手續(xù)，保證資金支付合規(guī)。資料歸檔行政部將采購全流程資料（申請表、審批表、比價記錄、合同、訂單、驗收單、發(fā)票復印件等）整理存檔，保存期限不少于3年，以備追溯。三、常用表單模板模板一：行政物品采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式物品明細名稱規(guī)格型號單位用途說明期望到貨日期部門負責人簽字行政部審核意見簽字：日期：審批意見（分級）簽字：日期：模板二：比價記錄表采購物品名稱規(guī)格型號采購數(shù)量供應商信息供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式報價（元）備注（質(zhì)量、交付周期等）比價結(jié)論推薦供應商：理由：審核意見行政部簽字：日期：財務部簽字：日期：模板三：物品入庫驗收單供應商名稱送貨單號驗收日期采購訂單號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量質(zhì)量描述驗收人員采購專員供應商簽字入庫庫位模板四：合格供應商名錄（節(jié)選）供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式主營產(chǎn)品合作次數(shù)合作評價（質(zhì)量/服務/價格）備注四、關鍵控制點與風險防范需求真實性把控：嚴禁虛報、多報需求，行政部定期核查各部門庫存與實際使用情況，避免物資積壓或浪費。預算剛性執(zhí)行：嚴格執(zhí)行預算審批流程，超預算采購必須履行預算調(diào)整手續(xù)，杜絕無預算采購。供應商合規(guī)管理：優(yōu)先選擇在《合格供應商名錄》中的合作企業(yè)，新供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關資質(zhì)證明并評估后納入名錄，保證供應商資質(zhì)合法。驗收環(huán)節(jié)嚴格性：驗收人員需對物品數(shù)量、質(zhì)量逐一核對，嚴禁“先入庫后驗收”或“經(jīng)驗收不合格仍入庫”的情況，不合格物品需在3個工作日內(nèi)完成退換貨處理。資料完整性留存：采購全流程資料需及時整理歸檔，保證可追溯，避免因資料缺失導致糾紛或財務風險。廉潔