供應(yīng)鏈管理貨物入庫驗(yàn)收模板一、適用場景與行業(yè)背景本模板適用于各類企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的貨物入庫驗(yàn)收環(huán)節(jié)，覆蓋制造業(yè)原材料入庫、零售業(yè)商品入庫、電商倉庫到貨驗(yàn)收、第三方物流中轉(zhuǎn)倉貨物接收等多種場景。無論是常規(guī)采購物資、緊急補(bǔ)貨貨物，還是跨境進(jìn)口商品，均可通過標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收流程保證貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、信息完整，為后續(xù)庫存管理、財(cái)務(wù)結(jié)算及供應(yīng)鏈協(xié)同提供可靠依據(jù)。特別適用于需建立規(guī)范化倉儲管理體系的企業(yè)，可有效避免因驗(yàn)收疏漏導(dǎo)致的庫存差異、質(zhì)量糾紛及成本失控問題。二、入庫驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備階段信息前置確認(rèn)倉庫提前1個(gè)工作日通過ERP/WMS系統(tǒng)獲取到貨計(jì)劃，包括供應(yīng)商名稱、送貨單號、采購訂單號、貨物名稱、規(guī)格型號、應(yīng)收數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。如遇緊急到貨或臨時(shí)補(bǔ)貨，采購部門需提前4小時(shí)以書面形式（含系統(tǒng)審批記錄）通知倉庫，明確驗(yàn)收優(yōu)先級及特殊要求（如“先驗(yàn)收后補(bǔ)單”）。資源與工具準(zhǔn)備根據(jù)貨物特性準(zhǔn)備驗(yàn)收工具：如電子秤（精度需校準(zhǔn)）、卷尺、卡尺、掃碼槍、質(zhì)檢設(shè)備（如硬度計(jì)、色譜儀等，針對特殊商品）、防護(hù)用品（手套、護(hù)目鏡等）。打印采購訂單、送貨單、質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)（如ISO、企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)等）作為驗(yàn)收依據(jù)，保證驗(yàn)收人員人手一份。人員與場地安排明確驗(yàn)收人員：倉管員（主驗(yàn)）、質(zhì)檢員（質(zhì)量專項(xiàng)驗(yàn)收，如需）、采購對接人（*，供應(yīng)商異常時(shí)協(xié)調(diào)）。清理驗(yàn)收場地：保證通道暢通、照明充足，隔離驗(yàn)收區(qū)與合格品/不合格品存放區(qū)，避免混放。（二）單據(jù)核對階段供應(yīng)商單據(jù)完整性檢查核對供應(yīng)商提供的《送貨單》是否包含以下信息：供應(yīng)商全稱、送貨單號、貨物名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、生產(chǎn)日期/批號（如需）、保質(zhì)期（如需）、收貨人簽字蓋章。檢查隨貨文件：如質(zhì)檢報(bào)告（COA）、3C認(rèn)證、進(jìn)口報(bào)關(guān)單（針對跨境商品）等是否齊全且與訂單一致，缺失單據(jù)需當(dāng)場要求供應(yīng)商補(bǔ)充（如無法補(bǔ)充，記錄異常并上報(bào)采購）。內(nèi)部單據(jù)一致性核對將《送貨單》與采購訂單、ERP/WMS系統(tǒng)訂單信息進(jìn)行“三單匹配”，重點(diǎn)核對：貨物名稱、規(guī)格型號是否與訂單一致（避免“張冠李戴”，如將“A型號配件”誤收為“B型號”）；應(yīng)收數(shù)量與送貨數(shù)量是否在允許誤差范圍內(nèi)（常規(guī)貨物誤差±3%，貴重或精密貨物誤差±1%，超出誤差需立即上報(bào)采購）；交貨期是否符合訂單約定（逾期到貨需記錄逾期天數(shù)，同步采購部門啟動(dòng)違約處理流程）。（三）現(xiàn)場驗(yàn)收執(zhí)行階段1.數(shù)量驗(yàn)收全檢與抽檢原則：貴重物品（如貴金屬、精密儀器）、定制化商品實(shí)行100%全檢；常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化商品按抽樣比例驗(yàn)收：批量≤50件時(shí)抽檢10%（不少于5件），51-500件時(shí)抽檢5%（不少于10件），＞500件時(shí)抽檢3%（不少于20件），抽樣需覆蓋不同批次/包裝。清點(diǎn)方法：逐件清點(diǎn)：如箱裝商品開箱逐箱點(diǎn)數(shù)，標(biāo)注“已檢”標(biāo)識；稱重復(fù)核：對以重量計(jì)量的貨物（如原材料、散裝商品），使用校準(zhǔn)合格的電子秤稱重，毛重、皮重、凈重需與送貨單一致（誤差按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如±0.5%）；標(biāo)識核對：檢查貨物外包裝上的條形碼、二維碼是否清晰可掃，與系統(tǒng)信息一致，無法識別的需手動(dòng)登記并標(biāo)記“待復(fù)檢”。2.質(zhì)量驗(yàn)收外觀檢查：檢查貨物外包裝是否完好，無破損、變形、受潮、污染（如食品包裝是否漏氣，家電外殼是否有劃痕）；拆包后檢查貨物本身：無銹蝕、裂紋、褪色、異味等缺陷，零部件齊全（如組裝類商品核對配件數(shù)量是否與清單一致）。功能測試（如需）：對有功能要求的商品（如電子產(chǎn)品、機(jī)械設(shè)備），按質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行通電、運(yùn)行參數(shù)測試，記錄測試數(shù)據(jù)（如電池續(xù)航、設(shè)備功率）；需送檢的商品（如化工原料、食品），由質(zhì)檢員取樣并填寫《送檢單》，24小時(shí)內(nèi)反饋檢驗(yàn)結(jié)果，檢驗(yàn)合格后方可入庫。資質(zhì)與標(biāo)識檢查：核對商品標(biāo)識（如生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、有效期）：食品類需距保質(zhì)期≥1/3，藥品需距有效期≥6個(gè)月，臨近期限或無明確期限的拒收；檢查認(rèn)證標(biāo)識：如3C標(biāo)志、能效標(biāo)簽、有機(jī)認(rèn)證等是否齊全且在有效期內(nèi)。3.包裝與標(biāo)識驗(yàn)收包裝需符合運(yùn)輸、存儲要求：如易碎品有氣泡柱防護(hù)，液體商品密封無泄漏，危險(xiǎn)品有合規(guī)警示標(biāo)識；標(biāo)簽信息完整：包含貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收狀態(tài)（“合格”“待檢”“不合格”）等，模糊或缺失的需補(bǔ)簽。（四）異常處理階段輕微異常處理數(shù)量短少≤3%或輕微外觀瑕疵（如包裝輕微破損但貨物完好），由倉管員在《送貨單》上注明異常詳情（如“短少2件，外箱破損1處”），要求供應(yīng)商代表（*）簽字確認(rèn)，同步更新系統(tǒng)實(shí)收數(shù)量，采購部門后續(xù)補(bǔ)貨。嚴(yán)重異常處理數(shù)量短少＞3%、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)（如功能測試不合格、過期商品）、包裝嚴(yán)重破損導(dǎo)致貨物損壞，倉管員立即：拒收貨物，在《送貨單》上標(biāo)注“拒收”，注明原因（如“質(zhì)量不合格，測試參數(shù)不達(dá)標(biāo)”）；拍照留存證據(jù)（需包含貨物全景、異常部位、送貨單信息），填寫《入庫異常報(bào)告》，上報(bào)倉庫主管及采購部門（*）；將不合格貨物轉(zhuǎn)移至“不合格品區(qū)”，懸掛紅色“不合格”標(biāo)識，隔離存放，避免誤發(fā)。（五）系統(tǒng)錄入與單據(jù)歸檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入驗(yàn)收合格后，倉管員在WMS/ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息：包括驗(yàn)收單號、實(shí)收數(shù)量、貨位號、生產(chǎn)批號/保質(zhì)期（如需）、驗(yàn)收人員（*）等，《入庫單》并同步更新庫存數(shù)據(jù)。錄入要求：信息與實(shí)物完全一致，禁止“先入庫后補(bǔ)錄”或“錄入后修改原始數(shù)據(jù)”，系統(tǒng)操作留痕可追溯。單據(jù)歸檔管理將《入庫驗(yàn)收單》《送貨單》《采購訂單》《質(zhì)檢報(bào)告》《異常處理記錄》等單據(jù)按“月-供應(yīng)商”分類整理，裝訂成冊，標(biāo)注歸檔日期（如“2024年05月-供應(yīng)商”）；電子單據(jù)同步存儲至服務(wù)器指定文件夾，保存期限≥3年，保證審計(jì)可查。三、貨物入庫驗(yàn)收單模板（含填寫說明）貨物入庫驗(yàn)收單驗(yàn)收單號：ZH-RK-202405-001到貨日期：2024年5月20日驗(yàn)收日期：2024年5月20日供應(yīng)商名稱：科技有限公司供應(yīng)商代碼：SUP20240501送貨單號：DN20240520001采購訂單號：PO20240515002收貨倉庫：總倉1號庫運(yùn)輸方式：汽運(yùn)序號貨物名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量差異數(shù)量質(zhì)量描述（合格/不合格/待檢）生產(chǎn)批號保質(zhì)期（如需）貨位號備注1服務(wù)器主板B-450M塊5048-2合格20240510-A-01-01短少2件，供應(yīng)商確認(rèn)補(bǔ)貨2內(nèi)存條DDR48G條1001000合格20240512-A-01-02-3散熱風(fēng)扇12038個(gè)200198-2不合格（異響，測試不通過）20240508-不合格品區(qū)拒收，供應(yīng)商已簽字驗(yàn)收結(jié)論：□全部合格□部分合格（異常貨物已隔離）□全部不合格（拒收）□部分合格，異常詳情：見《入庫異常報(bào)告》（編號：YCL202405001）驗(yàn)收人員采購對接人供應(yīng)商代表倉庫主管*（倉管員）*（采購員）*（送貨員）*（主管）填寫說明：“驗(yàn)收單號”按“倉庫代碼（ZH）-入庫類型（RK）-年月（YYYYMM）-流水號（001）”規(guī)則編制；“質(zhì)量描述”需具體，如“合格”“外包裝破損”“功能不達(dá)標(biāo)（異響）”，避免模糊表述；“差異數(shù)量”=實(shí)收數(shù)量-應(yīng)收數(shù)量，短少用“-”，溢出用“+”表示；“驗(yàn)收結(jié)論”需勾選明確，部分合格時(shí)需附《入庫異常報(bào)告》編號；所有簽字需手寫或電子簽章，保證責(zé)任可追溯。四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）單據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：單據(jù)缺失或信息不一致導(dǎo)致“賬實(shí)不符”，如供應(yīng)商漏送貨單、采購訂單未更新。防范：嚴(yán)格執(zhí)行“三單匹配”原則，無采購訂單的貨物不得驗(yàn)收（緊急到貨需補(bǔ)走審批流程）；單據(jù)信息不符時(shí)，暫停驗(yàn)收并聯(lián)系采購部門（*）核實(shí)，待信息一致后方可繼續(xù)。（二）數(shù)量驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：抽樣比例不足或清點(diǎn)失誤導(dǎo)致短少未被發(fā)覺，如整箱貨物內(nèi)部分?jǐn)?shù)量短缺。防范：貴重、定制化商品100%全檢；常規(guī)商品按標(biāo)準(zhǔn)抽樣，抽樣時(shí)隨機(jī)選取不同批次/位置；雙人復(fù)核（倉管員+質(zhì)檢員）關(guān)鍵貨物數(shù)量，保證誤差在可控范圍內(nèi)。（三）質(zhì)量驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：外觀檢查不細(xì)致或未做功能測試，導(dǎo)致不合格品流入庫存，如隱蔽性質(zhì)量缺陷（內(nèi)部零件老化）。防范：制定《質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)手冊》，明確不同貨物的驗(yàn)收項(xiàng)目（如電子產(chǎn)品的通電測試、化工原料的純度檢測）；質(zhì)檢員需持證上崗，對關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行復(fù)檢；建立“供應(yīng)商質(zhì)量檔案”，對頻繁出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商限制合作。（四）異常處理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：異常貨物未及時(shí)隔離或記錄不全，導(dǎo)致誤發(fā)或責(zé)任不清，如拒收貨物被錯(cuò)放至合格區(qū)。防范：設(shè)置“待檢區(qū)”“合格品區(qū)”“不合格品區(qū)”物理隔離，不同區(qū)域標(biāo)識清晰；異常情況24小時(shí)內(nèi)上報(bào)，填寫《異常處理臺賬》記錄處理過程、責(zé)任人及結(jié)果；供應(yīng)商簽字確認(rèn)異常，避免后續(xù)糾紛。（五）系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)：錄入信息錯(cuò)誤或延遲更新，導(dǎo)致庫存數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，影響銷售或生產(chǎn)計(jì)劃。防范：系統(tǒng)錄入后需二次核