一、適用業(yè)務(wù)情境本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求的申請與審批管理，涵蓋日常辦公物資采購、生產(chǎn)原材料采購、固定資產(chǎn)購置、服務(wù)類采購（如維修、咨詢）等場景。當(dāng)各部門因業(yè)務(wù)開展、項目實施或運營維護需要采購物品或服務(wù)時，均需通過本流程規(guī)范申請與審批操作，保證采購行為合規(guī)、高效，且符合企業(yè)成本控制與資源管理要求。二、操作流程詳解（一）需求提出與申請單填寫需求發(fā)起：采購需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要（如辦公用品短缺、生產(chǎn)原料不足、設(shè)備老化等），由部門指定人員（如部門助理、項目負(fù)責(zé)人）發(fā)起采購申請。信息填寫：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)申請單），準(zhǔn)確填寫以下核心信息：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、質(zhì)量要求；需求數(shù)量、預(yù)估單價、總價（需附市場調(diào)研報價單或至少2家供應(yīng)商比價記錄）；采購用途（需明確關(guān)聯(lián)項目名稱或日常運營具體場景）；期望交付時間、交付地點。附件：如涉及特殊物品（如特種設(shè)備、定制化服務(wù)），需附上供應(yīng)商資質(zhì)文件、技術(shù)規(guī)格說明或相關(guān)驗收標(biāo)準(zhǔn)。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理*）對申請單信息的完整性、需求合理性（是否符合部門年度計劃、是否為必要采購）進行審核。審核結(jié)果處理：通過：在系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)；不通過：注明駁回理由（如“需求描述不清晰”“預(yù)算超支”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部門復(fù)核審核內(nèi)容：采購部門專員（如采購主管*）對申請單的合規(guī)性、采購方式（如是否符合集中采購目錄、是否需要公開招標(biāo)）及供應(yīng)商比價資料進行復(fù)核。專業(yè)評估：對于高價值或復(fù)雜采購，采購部門可聯(lián)系需求部門補充技術(shù)細節(jié)，或組織內(nèi)部評審會議確定采購方案。結(jié)果處理：復(fù)核通過后，按采購金額分級提交審批；復(fù)核不通過（如比價不符合要求、供應(yīng)商資質(zhì)不全），退回需求部門補充資料。（四）分級審批決策根據(jù)采購金額及企業(yè)授權(quán)制度，逐級提交不同層級審批人審批（以下為示例，具體金額權(quán)限以企業(yè)制度為準(zhǔn)）：低價值采購（如≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；中等價值采購（如5000元-50000元）：由分管副總*審批；高價值采購（如＞50000元）：由總經(jīng)理*審批，必要時提交總經(jīng)理辦公會集體審議。審批人需重點關(guān)注采購預(yù)算匹配性、成本效益及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略需求，審批意見需明確“同意”“駁回”或“補充說明”。（五）預(yù)算與財務(wù)審核預(yù)算核對：財務(wù)部門專員（如財務(wù)經(jīng)理*）在審批通過后，核對采購申請是否納入部門年度預(yù)算，預(yù)算余額是否充足。資金安排：預(yù)算充足則確認(rèn)資金來源（如運營資金、專項項目資金）；預(yù)算不足時，需需求部門提交預(yù)算調(diào)整申請，按預(yù)算調(diào)整流程審批后繼續(xù)。審核反饋：財務(wù)審核通過后，標(biāo)記“預(yù)算已確認(rèn)”，流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；不通過則退回并說明原因（如“預(yù)算科目不符”“超預(yù)算未申請調(diào)整”）。（六）采購執(zhí)行與訂單下達供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)審批結(jié)果，通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫選擇供應(yīng)商（如需新增供應(yīng)商，需完成供應(yīng)商資質(zhì)審核與備案）。訂單：與企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)對接，采購訂單，明確物品/服務(wù)詳情、價格、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商雙方確認(rèn)后蓋章生效。（七）驗收與結(jié)果反饋物品/服務(wù)驗收：需求部門在收到采購物品或服務(wù)后，按申請單約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求進行驗收，填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字確認(rèn)）。異常處理：驗收不合格（如數(shù)量不符、質(zhì)量不達標(biāo)），需在24小時內(nèi)反饋至采購部門，由采購部門協(xié)調(diào)供應(yīng)商退換貨或整改。流程閉環(huán)：驗收合格后，采購部門將驗收單、采購訂單、付款申請等資料歸檔，財務(wù)部門根據(jù)審批流程安排付款，并在采購系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)為“已完成”。三、采購申請單模板字段名稱填寫說明申請單號系統(tǒng)自動（格式：CGYYYYMMDD-X，如CG20240520-001）申請部門如“行政部”“生產(chǎn)部”“研發(fā)部”申請人需求部門具體經(jīng)辦人姓名（如*明）聯(lián)系方式申請人辦公電話或企業(yè)內(nèi)部賬號申請日期提交申請的年月日（如2024年5月20日）采購類別單選：辦公物資/生產(chǎn)材料/固定資產(chǎn)/服務(wù)類/其他物品/服務(wù)名稱全稱（如“A4復(fù)印紙”“不銹鋼辦公桌”“年度IT設(shè)備維護服務(wù)”）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細描述（如“70g白色500張/包”“1.8m*0.9m鋼木結(jié)構(gòu)”“含硬件維護+軟件升級”）單位如“臺”“件”“套”“批”“次”需求數(shù)量阿拉伯?dāng)?shù)字填寫（如“10”“50”）預(yù)估單價（元）含稅單價（需保留兩位小數(shù)）預(yù)估總價（元）=需求數(shù)量×預(yù)估單價（系統(tǒng)自動計算）采購用途明確具體用途（如“用于日常辦公打印”“生產(chǎn)車間A線原材料”“研發(fā)部設(shè)備補充”）期望交付時間年月日（如2024年5月25日）交付地點如“公司總部倉庫”“生產(chǎn)車間現(xiàn)場”“供應(yīng)商指定服務(wù)地點”附件清單如“3家供應(yīng)商報價單”“產(chǎn)品合格證樣本”“技術(shù)參數(shù)說明”部門負(fù)責(zé)人意見審核人簽字+日期+意見（如“同意采購，按流程執(zhí)行”）采購部門復(fù)核意見復(fù)核人簽字+日期+意見（如“比價符合要求，同意提交審批”）分管副總/總經(jīng)理意見審批人簽字+日期+意見（如“同意”“預(yù)算不足，需調(diào)整”）財務(wù)預(yù)算審核意見審核人簽字+日期+意見（如“預(yù)算科目正確，余額充足，同意付款”）驗收人簽字需求部門驗收人簽字+驗收日期驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格需注明原因）備注其他需說明的事項（如“緊急采購，請優(yōu)先處理”）四、關(guān)鍵事項提醒信息準(zhǔn)確性：申請單中物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息需與實際需求一致，避免因描述模糊導(dǎo)致采購錯誤或驗收爭議。審批時效：各審批人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購可標(biāo)注“加急”，審批時效縮短至4小時），保證流程不延誤。預(yù)算控制：嚴(yán)禁超預(yù)算采購，如確需調(diào)整預(yù)算，需提前按預(yù)算調(diào)整流程辦理，未獲批前不得啟動采購。供應(yīng)商合規(guī)：優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫中的合作方，新增供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認(rèn)證、ISO