銷售合同審核及管理流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用業(yè)務(wù)情境企業(yè)與客戶簽訂的常規(guī)產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)合同；涉及定制化需求、長(zhǎng)周期履行或大金額的銷售協(xié)議；跨部門協(xié)作（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)）的合同聯(lián)合審核場(chǎng)景；需要規(guī)范化存檔、跟蹤履行進(jìn)度的合同管理需求。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起與信息錄入責(zé)任主體：銷售業(yè)務(wù)部門（如銷售經(jīng)理*）。操作內(nèi)容：根據(jù)客戶需求與談判結(jié)果，填寫《銷售合同基本信息表》（見模板一），明確合同主體（甲方：企業(yè)全稱；乙方：客戶全稱）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量）、合同金額（含單價(jià)、總價(jià)、幣種）、履行期限（交貨/服務(wù)完成時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等核心條款。附件準(zhǔn)備：附上客戶主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、訂單確認(rèn)函、技術(shù)協(xié)議、價(jià)格審批單等支撐材料，保證合同內(nèi)容與附件一致。輸出成果：完整的合同草案及附件材料，提交至法務(wù)部門審核。（二）多部門聯(lián)合審核1.業(yè)務(wù)部門初審（銷售經(jīng)理*）審核重點(diǎn)：合同條款是否與談判結(jié)果一致，標(biāo)的數(shù)量、金額、履行期限是否準(zhǔn)確，客戶需求是否滿足，附件是否齊全。操作要求：核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)，如有異議需與客戶溝通修訂后重新提交。2.法務(wù)部門審核（法務(wù)專員*）審核重點(diǎn)：合同主體合法性：客戶是否具備簽約主體資格（如企業(yè)存續(xù)狀態(tài)、經(jīng)營(yíng)范圍）；條款合規(guī)性：是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不明確、爭(zhēng)議解決方式約定不清、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明）；格式規(guī)范性：合同結(jié)構(gòu)是否完整，關(guān)鍵條款（如不可抗力、保密條款）是否缺失。操作要求：對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修訂意見（如“建議將‘違約金比例調(diào)整為合同總額的5%’”），審核通過后簽字確認(rèn)；法律風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)法務(wù)負(fù)責(zé)人*決策。3.財(cái)務(wù)部門審核（財(cái)務(wù)主管*）審核重點(diǎn)：金額準(zhǔn)確性：合同總價(jià)、單價(jià)是否與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，折扣、返利等約定是否符合財(cái)務(wù)制度；付款條款合理性：付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否合理，資金安全是否有保障（如是否約定收款賬戶信息）；稅費(fèi)承擔(dān)：明確增值稅稅率、發(fā)票開具類型（如專票/普票）及開具時(shí)間。操作要求：對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“預(yù)付款比例過高，建議不超過30%”）提出意見，審核通過后簽字確認(rèn)。（三）合同修訂與二次確認(rèn)責(zé)任主體：銷售業(yè)務(wù)部門（銷售經(jīng)理）、法務(wù)部門（法務(wù)專員）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)主管*）。操作內(nèi)容：銷售業(yè)務(wù)部門匯總各部門審核意見，與客戶溝通修訂合同條款，形成《合同修訂記錄》（見模板二），明確修訂內(nèi)容、原因及最終版本。修訂后的合同需再次提交法務(wù)、財(cái)務(wù)部門復(fù)核，確認(rèn)所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)已消除、意見已落實(shí)。輸出成果：終版合同文本，經(jīng)所有審核部門簽字確認(rèn)后，進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署與生效責(zé)任主體：銷售業(yè)務(wù)部門（銷售經(jīng)理）、企業(yè)授權(quán)簽署人（如總經(jīng)理）、客戶方簽署人。操作內(nèi)容：企業(yè)方：由授權(quán)簽署人（需在《授權(quán)委托書》范圍內(nèi)）在合同文本上簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證公章清晰、與合同主體名稱一致。客戶方：要求客戶方在合同文本上簽字（或蓋章），并核實(shí)客戶方簽署人身份（如提供授權(quán)委托書），保證簽署權(quán)限合法。合同生效：雙方簽署完畢且合同約定的生效條件（如簽字并蓋章、收到預(yù)付款）滿足后，合同正式生效。輸出成果：生效的合同文本（一式N份，雙方各執(zhí)X份，企業(yè)存檔X份）。（五）履行跟蹤與歸檔管理1.履行跟蹤（銷售專員*）操作內(nèi)容：建立合同履行臺(tái)賬（見模板三），記錄合同履行進(jìn)度（如生產(chǎn)/備貨、發(fā)貨、驗(yàn)收、收款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）；定期（如每周/每月）跟蹤合同履行情況，對(duì)逾期未履行的節(jié)點(diǎn)（如延遲交貨、逾期未付款）及時(shí)與客戶溝通，形成《合同履行異常記錄》，并上報(bào)銷售經(jīng)理*協(xié)調(diào)處理。2.歸檔管理（行政專員*）操作內(nèi)容：合同生效后10個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本、附件、審批記錄、簽署頁(yè)等材料整理成冊(cè)，進(jìn)行編號(hào)歸檔（編號(hào)規(guī)則：年份+部門簡(jiǎn)稱+合同序號(hào)，如2024XS-001）；電子檔案：掃描合同全文（PDF格式）存儲(chǔ)至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，設(shè)置查閱權(quán)限；紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、簽署日期，便于后續(xù)查閱。三、常用表單模板模板一：銷售合同基本信息表合同編號(hào)甲方（企業(yè)全稱）乙方（客戶全稱）合同標(biāo)的產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容規(guī)格型號(hào)履行期限交貨/服務(wù)完成時(shí)間交貨地點(diǎn)/服務(wù)履行地質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)違約責(zé)任附件清單1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.訂單確認(rèn)函3.技術(shù)協(xié)議發(fā)起部門銷售部發(fā)起人模板二：合同修訂記錄合同編號(hào)原條款內(nèi)容修訂后條款內(nèi)容修訂原因?qū)徍瞬块T意見修訂人日期確認(rèn)簽字銷售部門：法務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門：模板三：合同管理臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱乙方名稱合同金額（元）簽署日期履行期限履行狀態(tài)（如進(jìn)行中/已完成/異常）歸檔編號(hào)責(zé)任人四、關(guān)鍵管控要點(diǎn)（一）條款完整性審查合同必須包含核心要素：簽約主體信息、標(biāo)的物描述、數(shù)量與價(jià)格、履行期限與地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟解決”）、保密條款（如涉及商業(yè)秘密）、合同生效條件。避免條款模糊（如“盡快交貨”“價(jià)格面議”），需明確具體標(biāo)準(zhǔn)或時(shí)限。（二）法律合規(guī)性把控客戶主體資格審核：核實(shí)客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份，避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約；禁止性條款：保證合同內(nèi)容不違反法律法規(guī)（如“不得約定以合法形式掩蓋非法目的”），不侵犯第三方知識(shí)產(chǎn)權(quán)；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)，降低異地維權(quán)成本。（三）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性合同金額大小寫一致，折扣、返利等需在合同中明確列示，避免口頭約定；付款節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)進(jìn)度匹配，預(yù)付款比例原則上不超過30%，尾款需在驗(yàn)收合格后支付；發(fā)票類型與稅率需符合稅法規(guī)定（如銷售貨物適用13%增值稅率），明確發(fā)票開具時(shí)間（如“交貨后5個(gè)工作日內(nèi)開具”）。（四）溝通與時(shí)效管理審核環(huán)節(jié)需在收到合同后2個(gè)工作日內(nèi)完成（重大合同不超過3個(gè)工作日），避免因?qū)徍搜舆t影響合同生效；客戶溝通：修訂條款時(shí)需及時(shí)與客戶確認(rèn)，避免單方面修改導(dǎo)致合同無效；履行異常處理：逾期履行需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制，形成書面處理方