企業(yè)行政管理日常流程執(zhí)行手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)行政管理日常工作流程，提升行政服務(wù)效率，保證各項(xiàng)行政事務(wù)有序開展。手冊(cè)涵蓋辦公用品管理、會(huì)議室使用、固定資產(chǎn)維護(hù)、訪客接待及文件審批等核心流程，適用于企業(yè)行政部門及全體員工的日常操作，為行政工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供指導(dǎo)依據(jù)。一、辦公用品申領(lǐng)與管理流程（一）適用工作情境員工因日常辦公需要（如文具耗材、辦公設(shè)備配件等）申領(lǐng)辦公用品；行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的采購、入庫、發(fā)放及庫存管理。（二）操作步驟詳解需求提出員工根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見表1），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、申領(lǐng)部門及用途。申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費(fèi)”原則，非必需品或超量申領(lǐng)需在備注欄說明原因。部門審批申領(lǐng)人將《辦公用品申領(lǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）審核，負(fù)責(zé)人確認(rèn)需求的合理性后簽字批準(zhǔn)。行政審核行政專員（行政專員）收到審批后的申領(lǐng)表，核對(duì)庫存臺(tái)賬：若庫存充足，直接進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)；若庫存不足，啟動(dòng)采購流程（需提前1-3個(gè)工作日提交采購申請(qǐng)，避免影響使用）。發(fā)放與登記行政專員按申領(lǐng)單發(fā)放物品，申領(lǐng)人核對(duì)物品名稱、數(shù)量無誤后簽字確認(rèn)；行政專員更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》（見表2），保證賬實(shí)相符，每月末進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)。（三）流程表單模板表1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量用途說明部門審批（簽字）行政審核（簽字）發(fā)放簽字表2：辦公用品庫存臺(tái)賬日期入庫單號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)入庫數(shù)量出庫數(shù)量結(jié)存數(shù)量管理員（簽字）備注（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)辦公用品采購需選擇合格供應(yīng)商，保證產(chǎn)品質(zhì)量；低值易耗品（如筆、本）按月度集中申領(lǐng)，耐用辦公用品（如計(jì)算器、U盤）需以舊換新；庫存盤點(diǎn)發(fā)覺差異需立即核查，明確責(zé)任并整改。風(fēng)險(xiǎn)提示嚴(yán)禁虛報(bào)申領(lǐng)數(shù)量或冒領(lǐng)辦公用品，違者將按公司規(guī)定處理；急用物品需提前與行政溝通，優(yōu)先安排發(fā)放或緊急采購。二、會(huì)議室預(yù)訂與使用管理流程（一）適用工作情境企業(yè)內(nèi)部部門或員工因會(huì)議、培訓(xùn)、洽談等需要預(yù)訂會(huì)議室；行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常調(diào)度、設(shè)備維護(hù)及使用監(jiān)督。（二）操作步驟詳解查詢會(huì)議室availability預(yù)訂人通過企業(yè)內(nèi)部溝通群（如釘釘、企業(yè)）或行政部聯(lián)系人（行政聯(lián)系人）查詢目標(biāo)會(huì)議室（如1號(hào)會(huì)議室、培訓(xùn)室）的空閑時(shí)段，避免時(shí)間沖突。提交預(yù)訂申請(qǐng)?zhí)顚憽稌?huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表》（見表3），注明會(huì)議名稱、預(yù)訂時(shí)間（起止時(shí)間）、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板）、使用部門及聯(lián)系人信息。審核與確認(rèn)行政專員收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)審核：若會(huì)議室空閑，確認(rèn)預(yù)訂并回復(fù)預(yù)訂人；若時(shí)間沖突，與預(yù)訂人協(xié)商調(diào)整時(shí)段或更換會(huì)議室。使用前準(zhǔn)備行政專員提前30分鐘開啟會(huì)議室電源，調(diào)試設(shè)備（如投影儀連接、麥克風(fēng)測(cè)試），擺放會(huì)議所需物資（如礦泉水、白板筆）。使用與維護(hù)會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人需關(guān)閉設(shè)備電源、整理桌椅、清理垃圾，并在《會(huì)議室使用登記表》（見表4）中記錄使用情況；行政專員每日檢查設(shè)備狀況，損壞及時(shí)報(bào)修，保證會(huì)議室正常使用。（三）流程表單模板表3：會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)表預(yù)訂日期使用部門會(huì)議名稱預(yù)訂人聯(lián)系方式預(yù)訂時(shí)間（起止）參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備備注審核結(jié)果（簽字）表4：會(huì)議室使用登記表使用日期使用時(shí)段使用部門會(huì)議名稱設(shè)備使用情況衛(wèi)生狀況使用人簽字檢查人（簽字）（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，重要會(huì)議（如客戶洽談、董事會(huì)）可優(yōu)先安排；設(shè)備使用前需檢查功能是否正常，如遇故障立即聯(lián)系行政部，不得擅自拆卸維修。風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)訂后未使用且未提前2小時(shí)取消，累計(jì)3次將暫停該部門1周會(huì)議室預(yù)訂權(quán)限；嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲酒或使用明火，保持會(huì)議室整潔安靜。三、固定資產(chǎn)申購與維護(hù)流程（一）適用工作情境部門因工作需要新增、更換或維修固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等）；行政部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的采購登記、調(diào)撥、維護(hù)及報(bào)廢管理。（二）操作步驟詳解申購提出部門填寫《固定資產(chǎn)申購審批表》（見表5），詳細(xì)說明申購理由（如新增崗位、設(shè)備老化）、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估金額及使用人信息。逐級(jí)審批申購表按以下流程審批：部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）審核需求必要性→行政部審核規(guī)格型號(hào)及配置合理性→財(cái)務(wù)部審核預(yù)算→總經(jīng)理（總經(jīng)理）最終審批。采購與驗(yàn)收審批通過后，行政部根據(jù)采購流程（如公開招標(biāo)、詢價(jià)）實(shí)施采購；物品到貨后，行政部、申購部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、功能及發(fā)票信息，驗(yàn)收合格后簽署《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》（見表6）。登記與領(lǐng)用行政部將驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（見表7），分配資產(chǎn)編號(hào)，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽；領(lǐng)用人簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，明保證管責(zé)任。維護(hù)與報(bào)廢行政部每半年對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面檢查，維護(hù)保養(yǎng)；固定資產(chǎn)報(bào)廢需填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》（見表8），經(jīng)技術(shù)鑒定（如IT部檢測(cè)設(shè)備狀況）、財(cái)務(wù)部核殘值、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處理。（三）流程表單模板表5：固定資產(chǎn)申購審批表申購日期申購部門申購人物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估金額申購理由部門審批行政審核財(cái)務(wù)審核總經(jīng)理審批表6：固定資產(chǎn)驗(yàn)收單驗(yàn)收日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商發(fā)票號(hào)驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）申購部門簽字行政部簽字財(cái)務(wù)部簽字表7：固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)購買日期使用部門使用人原值累計(jì)折舊凈值使用狀況（在用/維修/報(bào)廢）管理員（簽字）表8：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)日期資產(chǎn)編號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)使用年限報(bào)廢原因技術(shù)鑒定意見財(cái)務(wù)部核殘值總經(jīng)理審批處理結(jié)果（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)固定資產(chǎn)采購需嚴(yán)格遵循預(yù)算管理，超預(yù)算申購需提交專項(xiàng)說明；資產(chǎn)標(biāo)簽不得隨意撕毀，調(diào)撥時(shí)需及時(shí)更新臺(tái)賬信息。風(fēng)險(xiǎn)提示嚴(yán)禁擅自外借、處置或挪用固定資產(chǎn)，違者將追究法律責(zé)任；報(bào)廢資產(chǎn)需交由正規(guī)機(jī)構(gòu)處理，嚴(yán)禁私自變賣或丟棄。四、訪客接待流程（一）適用工作情境外部單位人員（如客戶、合作伙伴、部門等）來訪，需規(guī)范接待流程，展現(xiàn)企業(yè)形象，保障訪客與員工安全。（二）操作步驟詳解預(yù)約登記訪客提前通過電話或郵件聯(lián)系被訪部門，說明來訪單位、姓名、職務(wù)、事由、預(yù)計(jì)到訪及離開時(shí)間、聯(lián)系方式；被訪人確認(rèn)接待后，提前1個(gè)工作日將《訪客預(yù)約信息表》（見表9）提交至行政部。接待準(zhǔn)備行政部根據(jù)訪客級(jí)別（如普通客戶、重要客戶）安排接待：普通訪客：引導(dǎo)至前臺(tái)，通知被訪人；重要訪客：準(zhǔn)備會(huì)議室、茶水、水果、公司宣傳資料，安排專人接待。前臺(tái)接待訪客到訪時(shí)，前臺(tái)人員核對(duì)身份信息（如身份證、工作證），要求訪客填寫《訪客登記表》（見表10），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）；通知被訪人至前臺(tái)或會(huì)議室迎接，若被訪人暫時(shí)不便，需向訪客說明并預(yù)估等待時(shí)間。接待服務(wù)被訪人陪同訪客前往會(huì)議室，提供接待服務(wù)（如倒茶、介紹公司情況）；涉密會(huì)議需提前告知訪客保密要求，會(huì)議期間安排專人值守。送客與記錄會(huì)議結(jié)束后，被訪人送訪客至公司門口或電梯口，禮貌告別；前臺(tái)人員收回《訪客證》，更新《訪客接待記錄表》（見表11），將登記表存檔保存1年。（三）流程表單模板表9：訪客預(yù)約信息表預(yù)約日期被訪部門被訪人訪客單位訪客姓名職務(wù)事由到訪時(shí)間離開時(shí)間聯(lián)系方式預(yù)約人（簽字）表10：訪客登記表到訪日期訪客姓名性別單位職務(wù)事由被訪人接待部門發(fā)放《訪客證》號(hào)離開時(shí)間訪客簽字表11：訪客接待記錄表接待日期訪客信息（單位/姓名）被訪人接待部門接待方式（前臺(tái)/會(huì)議室）備注前臺(tái)（簽字）（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)重要訪客接待需提前制定接待方案，明確陪同人員、行程安排及物資準(zhǔn)備；前臺(tái)需保持環(huán)境整潔，主動(dòng)詢問訪客需求，提供必要幫助（如指引衛(wèi)生間、停車場）。風(fēng)險(xiǎn)提示嚴(yán)禁未經(jīng)允許的訪客進(jìn)入辦公區(qū)域，特別是生產(chǎn)車間、財(cái)務(wù)室等限制區(qū)域；涉密信息不得在非保密場合向訪客透露，避免公司信息泄露。五、文件審批流轉(zhuǎn)流程（一）適用工作情境企業(yè)內(nèi)部各類文件（如通知、申請(qǐng)、報(bào)告、制度等）的起草、審核、審批、印發(fā)及歸檔管理，保證文件內(nèi)容合規(guī)、流程規(guī)范。（二）操作步驟詳解文件起草起草人根據(jù)工作需要撰寫文件，明確文件標(biāo)題、發(fā)文對(duì)象、主要內(nèi)容、附件（如有）及擬稿部門；文件內(nèi)容需語言簡練、邏輯清晰，符合公司公文格式要求（如字體、字號(hào)、行距）。部門審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）審核，負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及與部門工作的關(guān)聯(lián)性，審核通過后簽字?？绮块T會(huì)簽文件內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)的，需發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)部審核涉及預(yù)算的文件、人力資源部審核涉及制度的文件）；會(huì)簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，無異議則簽字，有異議需與起草部門溝通修改。領(lǐng)導(dǎo)審批根據(jù)文件重要性，提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批：一般性文件（如部門通知）：由分管領(lǐng)導(dǎo)（分管領(lǐng)導(dǎo)）審批；重大文件（如公司制度、年度計(jì)劃）：由總經(jīng)理（總經(jīng)理）審批。印發(fā)與存檔審批通過后，行政部按文件編號(hào)規(guī)則編制文號(hào)，印發(fā)紙質(zhì)版（需加蓋公司公章）或電子版；起草人將文件原稿、審批單、電子版存檔至行政部檔案柜，電子版同步至公司文件管理系統(tǒng)，保存期限按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）流程表單模板表12：文件審批流轉(zhuǎn)單文件標(biāo)題擬稿部門起草人日期文件編號(hào)附件會(huì)簽部門（簽字）部門審核（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)審批（簽字）總經(jīng)理審批（簽字）印發(fā)份數(shù)歸檔編號(hào)（四）執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示執(zhí)行要點(diǎn)文件審批需在3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急文件可標(biāo)注“特急”字樣，優(yōu)先處理；公文格式