某市政府辦檔案保管管理細則

一、總則1.目的：為加強某市政府辦檔案保管工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理規(guī)定，結(jié)合本市政府辦實際工作需求，特制定本細則。2.適用范圍：本細則適用于某市政府辦各部門形成、接收和保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.管理原則：檔案保管工作遵循集中統(tǒng)一、分級負責、安全保密、科學管理、便于利用的原則，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化。二、檔案保管機構(gòu)與人員職責1.檔案保管機構(gòu)：市政府辦設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全辦檔案保管工作，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。檔案管理部門應明確崗位設(shè)置，確保檔案保管工作的順利開展。2.檔案管理人員職責：檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定。其主要職責包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用以及檔案庫房的日常管理等工作。檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理1.收集范圍：各部門應按照規(guī)定，及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料收集齊全，移交檔案管理部門。收集范圍包括上級機關(guān)來文、本機關(guān)發(fā)文、會議文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告、合同協(xié)議、照片、錄音錄像等。2.收集要求：檔案收集工作應遵循完整性、準確性、及時性的原則。各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的齊全完整。對于重要文件和緊急文件，應及時移交檔案管理部門，避免延誤或丟失。3.整理方法：檔案管理部門應按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對收集的檔案進行科學分類、編號、編目、裝訂等整理工作。整理工作應遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。四、檔案的歸檔1.歸檔時間：各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。對于專業(yè)性較強或需要跨年度整理的檔案，經(jīng)檔案管理部門同意，可適當延長歸檔時間。2.歸檔要求：歸檔的檔案應符合質(zhì)量要求，包括文件材料齊全完整、分類準確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊等。檔案移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接的準確性和完整性。五、檔案保管設(shè)施與環(huán)境1.檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行建設(shè)，具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光、防有害氣體等功能。庫房應遠離易燃、易爆、易腐蝕等場所，確保檔案安全。2.檔案保管設(shè)備：檔案管理部門應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。檔案保管設(shè)備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。3.庫房環(huán)境管理：檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。庫房應定期進行通風換氣，保持空氣清新。同時，應加強對庫房環(huán)境衛(wèi)生的管理，定期清掃，防止灰塵積聚。六、檔案的保管期限與鑒定銷毀1.保管期限確定：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。檔案管理部門應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限。保管期限的起始時間自檔案形成的次年1月1日起計算。2.檔案鑒定工作：檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。鑒定工作應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。3.檔案銷毀處理：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由專人負責監(jiān)銷。銷毀清單應永久保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與利用1.檔案統(tǒng)計工作：檔案管理部門應建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并及時報送有關(guān)部門。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、真實、可靠，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案利用服務：檔案管理部門應積極開展檔案利用服務工作，為市政府辦各部門及社會公眾提供檔案查閱、復制等服務。檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序進行，履行登記手續(xù)，確保檔案的安全和保密。3.利用效果反饋：檔案管理部門應及時收集檔案利用效果反饋信息，了解檔案利用需求，不斷改進檔案保管和利用工作，提高檔案服務質(zhì)量和效率。八、電子檔案管理1.電子檔案收集與整理：各部門應按照規(guī)定，及時將電子文件收集齊全，移交檔案管理部門。檔案管理部門應按照電子檔案管理要求，對電子文件進行分類、編號、編目等整理工作，并存儲到專門的電子檔案存儲設(shè)備中。2.電子檔案存儲與備份：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)應異地存儲，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。電子檔案存儲設(shè)備應進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.電子檔案利用與安全：電子檔案的利用應遵循安全保密原則，嚴格按照規(guī)定的程序進行操作。檔案管理部門應采取有效的技術(shù)手段，如加密、權(quán)限管理、防火墻等，保障電子檔案的安全。同時，應加強對電子檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識。九、檔案保管的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查機制：市政府辦應建立檔案保管工作監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理部門和各部門的檔案保管工作進行檢查和評估。監(jiān)督檢查工作可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行。2.問題整改落實：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門和相關(guān)部門應及時制定整改措施，限期整改。整改情況應及時上報，確保檔案保管工作符合規(guī)定要求。3.考核與獎懲：市政府辦應將檔案保管工作納入部門和個人的績效考核體系，對檔案保管工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反檔案管理規(guī)定，造成檔案損失或不良影響的部門和個人，依法依規(guī)追究責任。十、附則1.本細則自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，由市政府辦檔案管理部門負責解釋和修訂。2.本市政府辦各部門應嚴格遵守本細則規(guī)定，積極配合檔