采購流程及審批制度一、適用范圍與制度背景本制度適用于企業(yè)內部各類采購活動，涵蓋生產(chǎn)物資、辦公用品、服務采購等場景，旨在規(guī)范采購行為、控制采購成本、保證采購合規(guī)性。制度背景基于企業(yè)運營中對資源統(tǒng)一管理的需求，通過明確流程職責與審批權限，避免采購環(huán)節(jié)的隨意性，提升采購效率與透明度，保障企業(yè)資產(chǎn)安全。二、標準化采購執(zhí)行步驟（一）需求提出與預算確認需求發(fā)起：各部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，注明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、使用日期及緊急程度（如為緊急采購需標注原因）。預算核對：需求部門提交申請前，需通過財務系統(tǒng)確認對應采購項目已納入部門年度/月度預算，超預算采購需提前提交《預算調整申請表》，經(jīng)財務部審核后按流程報批。部門初審：需求部門負責人對申請內容的合理性、必要性進行審核，確認無誤后提交至采購部。（二）供應商選擇與詢價供應商篩選：采購部根據(jù)采購需求，從合格供應商名錄（由采購部定期評估更新）中選擇至少3家供應商進行詢價；若名錄內無合適供應商，需啟動新供應商準入評估（包括資質審核、樣品測試、現(xiàn)場考察等）。比價議價：采購部向選定供應商發(fā)出《詢價單》，收集報價后編制《比價分析表》，對比價格、質量、交期、售后服務等要素，形成初步采購建議。確定供應商：常規(guī)采購（金額低于X元）由采購部負責人直接確定供應商；大額采購（金額≥X元）需提報采購評審小組（由采購部、需求部、財務部負責人組成）集體審議，確定最終供應商。（三）采購申請與審批提交審批：采購部根據(jù)確定的供應商及價格，填寫《采購審批表》，附《采購需求申請表》《比價分析表》《供應商資質證明》等材料，按審批權限逐級報批。審批權限示例：金額＜5000元：需求部門負責人→采購部負責人5000元≤金額＜50000元：需求部門負責人→采購部負責人→財務部負責人金額≥50000元：需求部門負責人→采購部負責人→財務部負責人→總經(jīng)理審批反饋：審批人需在2個工作日內完成審批，若需補充材料或調整內容，及時反饋至采購部，采購部修改后重新提交審批。（四）合同簽訂與訂單下達合同擬定：采購金額≥10000元的采購需簽訂書面合同，由采購部根據(jù)談判結果擬定《采購合同》，明確雙方權利義務（包括標的物詳情、金額、交貨時間地點、驗收標準、付款方式、違約責任等）。合同審批：合同需經(jīng)法務部（或指定法務人員）審核合規(guī)性，采購部負責人、總經(jīng)理簽字蓋章后生效；小額采購可下達《采購訂單》，代替合同執(zhí)行。訂單執(zhí)行：采購部將生效合同/訂單復印件提交至供應商，明確交貨要求；同時將原件抄送財務部、需求部備案。（五）物資驗收與付款結算到貨驗收：供應商交貨后，需求部聯(lián)合采購部、質檢部（如涉及物資質量）按合同約定標準進行驗收，填寫《物資驗收單》，注明數(shù)量、質量、規(guī)格、外觀等情況，三方簽字確認；驗收不合格的，需在單據(jù)中注明原因并聯(lián)系供應商退換貨。付款申請：驗收合格后，采購部憑《采購審批表》《采購合同》《物資驗收單》《供應商發(fā)票（或合規(guī)收據(jù)）》等材料，填寫《付款申請單》，按審批流程提交財務部審核。資金支付：財務部核對單據(jù)無誤后，按合同約定方式（如轉賬、電匯）向供應商付款，付款憑證同步反饋至采購部歸檔。三、配套表單示例（一）采購需求申請表序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明緊急程度（□普通□緊急）申請人日期需求部門負責人簽字1A4打印紙80g箱1025250日常辦公普通*小明2024-03-01*強（二）采購審批表采購項目名稱采購數(shù)量預算金額（元）實際金額（元）供應商名稱交貨日期需求部門意見采購部意見財務部意見總經(jīng)理意見辦公椅515001450辦公家具有限公司2024-03-10急需，同意采購價格合理，同意預算內，同意同意需求部門負責人：*強采購負責人：*華財務負責人：*磊總經(jīng)理：*總（三）采購合同（模板框架）合同編號：CG-2024-X甲方（采購方）：公司地址：市區(qū)路號乙方（供應商）：公司地址：市區(qū)路號簽訂日期：2024年X月X日第一條采購標的物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交貨時間交貨地點X設備X臺2500001000002024-04-01甲方倉庫第二條質量標準：符合國家行業(yè)標準及甲方技術要求，提供質保期1年。第三條付款方式：驗收合格后30日內支付90%，質保期滿無質量問題后支付10%。第四條違約責任：乙方逾期交貨，每日按合同總額0.5%支付違約金；甲方逾期付款，按同期銀行貸款利率支付利息。其他條款：（根據(jù)實際情況補充）雙方簽字蓋章：甲方（蓋章）：公司授權代表：*華乙方（蓋章）：公司授權代表：*偉四、執(zhí)行要點與風險提示（一）關鍵執(zhí)行要點預算剛性約束：嚴禁無預算、超預算采購，確需調整預算的，須提前履行報批程序，不得“先采購后補預算”。供應商管理：建立合格供應商名錄，每半年對供應商履約情況（質量、交期、價格、服務）進行評估，淘汰不合格供應商，補充優(yōu)質供應商資源。審批時效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內完成審批，緊急采購可啟動“綠色通道”，但需在事后補全書面手續(xù)，保證流程可追溯。檔案留存規(guī)范：采購全流程資料（需求申請、審批表、合同、驗收單、付款憑證等）需按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于3年。（二）常見風險提示需求不明確：需求部門需提前核實采購物品/服務的具體參數(shù)，避免因描述模糊導致采購物資與實際使用需求不符，造成資源浪費。供應商圍標風險：大額采購需通過公開招標或競爭性談判方式選擇供應商，避免單一來源采購；比價過程需留存書面記錄，保證價格公允。驗收流于形式：需求部門需嚴格按合同標準驗收，對數(shù)量、質量逐一核對，不得“簽收不驗