企業(yè)物資采購流程規(guī)范手冊一、手冊目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)物資采購行為，提升采購效率、保障物資質(zhì)量、防控采購風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)物資采購工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，特制定本流程規(guī)范手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門（含下屬單位）開展的生產(chǎn)物資、辦公物資、固定資產(chǎn)等各類物資的采購活動(dòng)（特殊采購項(xiàng)目另有規(guī)定的從其規(guī)定）。二、采購流程全環(huán)節(jié)規(guī)范（一）需求提報(bào)與計(jì)劃編制1.需求發(fā)起各部門根據(jù)生產(chǎn)運(yùn)營、業(yè)務(wù)開展或項(xiàng)目推進(jìn)需要，由使用部門或需求歸口管理部門（如行政部統(tǒng)籌辦公物資、生產(chǎn)部統(tǒng)籌生產(chǎn)原料等）發(fā)起需求提報(bào)。需求需明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、預(yù)算金額及用途說明，必要時(shí)附相關(guān)技術(shù)文件或樣品要求。2.需求匯總與計(jì)劃編制需求提報(bào)后，由采購管理部門（或指定的計(jì)劃統(tǒng)籌部門）匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況、采購周期、資金預(yù)算等因素，編制《物資采購計(jì)劃》。計(jì)劃需明確采購批次、采購方式建議、責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后提交至審批環(huán)節(jié)。（二）采購審批管理1.分級(jí)審批機(jī)制根據(jù)采購金額、物資重要性及采購方式，實(shí)行分級(jí)審批：小額采購（金額≤[X]）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批，必要時(shí)會(huì)同財(cái)務(wù)部門確認(rèn)預(yù)算合規(guī)性；一般采購（[X]<金額≤[Y]）：經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批；大額及特殊采購（金額>[Y]或涉及獨(dú)家供應(yīng)、定制化物資等）：需經(jīng)采購部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門聯(lián)合評估，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)（或董事會(huì)）審議批準(zhǔn)。2.審批要求審批人需對需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性、采購方式的適宜性進(jìn)行審核，簽署明確意見（同意、修改后重新提報(bào)或駁回）。駁回的需求需注明原因，由提報(bào)部門優(yōu)化后重新發(fā)起流程。（三）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購部門牽頭建立供應(yīng)商信息庫，新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、信用記錄等證明材料，經(jīng)采購、技術(shù)、質(zhì)量等部門聯(lián)合評審（必要時(shí)實(shí)地考察），符合企業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的納入供應(yīng)商庫。特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療）供應(yīng)商需額外提供行業(yè)許可文件。2.供應(yīng)商評估與分級(jí)每年度（或每完成一定采購額后）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)、價(jià)格競爭力、合規(guī)性等。根據(jù)評估結(jié)果將供應(yīng)商分為“戰(zhàn)略級(jí)”“優(yōu)先級(jí)”“普通級(jí)”“待改進(jìn)級(jí)”，不同級(jí)別供應(yīng)商在后續(xù)采購中享有不同的合作權(quán)重（如戰(zhàn)略級(jí)供應(yīng)商可直接參與框架協(xié)議采購）。3.供應(yīng)商退出出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商啟動(dòng)退出機(jī)制：連續(xù)兩次評估為“待改進(jìn)級(jí)”且整改無效；發(fā)生重大質(zhì)量事故、違約行為或嚴(yán)重失信行為；因自身原因無法繼續(xù)履約。退出需經(jīng)采購部門提議、相關(guān)部門會(huì)簽后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并更新供應(yīng)商信息庫。（四）采購執(zhí)行1.采購方式選擇招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或需充分競爭的物資。由采購部門發(fā)布招標(biāo)文件（含技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等），邀請至少三家符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，組建評標(biāo)小組（含技術(shù)、財(cái)務(wù)、采購人員）進(jìn)行評審，確定中標(biāo)單位并公示結(jié)果。詢價(jià)采購：適用于常規(guī)物資、金額適中的采購。采購部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單（明確物資參數(shù)、數(shù)量、交貨期等），要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)并提供簡要技術(shù)方案，對比價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)后確定合作方。直接采購：僅限以下情形：獨(dú)家供應(yīng)的物資；應(yīng)急搶修、搶險(xiǎn)等緊急需求；與戰(zhàn)略級(jí)供應(yīng)商的框架協(xié)議采購；經(jīng)審批的單一來源采購（需附充分理由說明）。直接采購需填寫《直接采購審批單》，說明理由并經(jīng)對應(yīng)層級(jí)審批。2.合同簽訂確定供應(yīng)商后，采購部門牽頭起草采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)部門（或法律顧問）審核、雙方簽字蓋章后生效。合同原件由采購部門與財(cái)務(wù)部門分別存檔。（五）物資驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收組織到貨后，由采購部門通知使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門（如需）組成驗(yàn)收小組，對照采購合同、技術(shù)文件及樣品進(jìn)行驗(yàn)收。特殊物資（如特種設(shè)備、計(jì)量器具）需由具備專業(yè)資質(zhì)的人員或機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程外觀驗(yàn)收：檢查物資包裝、標(biāo)識(shí)、數(shù)量是否符合約定；質(zhì)量驗(yàn)收：通過檢驗(yàn)、測試等方式驗(yàn)證物資性能、參數(shù)是否達(dá)標(biāo)（必要時(shí)抽樣送檢）；資料驗(yàn)收：核對供應(yīng)商提供的合格證、說明書、檢驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)資料是否齊全。驗(yàn)收合格的，填寫《物資驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)后辦理入庫；驗(yàn)收不合格的，由采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、補(bǔ)貨或索賠，直至問題解決后重新組織驗(yàn)收。（六）付款與結(jié)算1.付款依據(jù)財(cái)務(wù)部門憑《物資驗(yàn)收單》《采購合同》《發(fā)票》（或合規(guī)票據(jù)）及付款申請單辦理付款。付款方式、賬期需嚴(yán)格執(zhí)行合同約定，原則上不提前支付預(yù)付款（特殊合同經(jīng)審批除外）。2.付款流程采購部門填寫《付款申請單》，附相關(guān)單據(jù)提交財(cái)務(wù)部門審核；財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)的完整性、合規(guī)性及付款條件是否滿足，簽署意見后報(bào)對應(yīng)層級(jí)審批；審批通過后，財(cái)務(wù)部門按合同約定的賬戶及方式支付款項(xiàng)，留存付款憑證并更新往來賬目。（七）采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購全流程產(chǎn)生的文件需歸檔，包括需求提報(bào)單、采購計(jì)劃、審批文件、供應(yīng)商資料、招標(biāo)文件（或詢價(jià)單）、投標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。2.檔案管理要求紙質(zhì)檔案由采購部門專人負(fù)責(zé)整理、編號(hào)、裝訂，電子檔案同步備份；檔案保存期限不少于[X]年（或至物資質(zhì)保期結(jié)束后[X]年），涉及固定資產(chǎn)、重大項(xiàng)目的檔案需長期保存；檔案查閱需履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁私自篡改、銷毀檔案。三、監(jiān)督與優(yōu)化機(jī)制（一）內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督企業(yè)審計(jì)部門定期對采購流程進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查需求合理性、審批合規(guī)性、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行、資金使用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，對違規(guī)行為按企業(yè)制度追究責(zé)任。（二）績效評估采購部門及相關(guān)人員的績效與采購成本控制、物資質(zhì)量、交貨及時(shí)性、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)掛鉤，定期開展自評與上級(jí)考評，考評結(jié)果作為獎(jiǎng)懲、晉升的依據(jù)。（三）流程優(yōu)化每年度（或當(dāng)采購流程出現(xiàn)明顯效率瓶頸、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)時(shí)），由采購部門牽頭組織相關(guān)部門對流程進(jìn)行復(fù)盤，結(jié)合業(yè)務(wù)變化、行業(yè)最佳實(shí)踐，優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)、審批權(quán)限、采購方式等，確保流程持續(xù)適配企業(yè)發(fā)展需要。四、附則1.本手冊由企業(yè)采購管理部門負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可制定