公司會議策劃組織標準化操作手冊一、手冊編制目的與適用范圍本手冊旨在規(guī)范公司各類會議的策劃、組織、執(zhí)行及后續(xù)跟進全流程，保證會議高效有序、目標明確、成本可控，提升會議管理標準化水平。適用于公司內(nèi)部所有類型會議，包括但不限于定期例會（如月度經(jīng)營分析會、周工作例會）、專項工作會議（如項目啟動會、問題研討會）、臨時決策會議（如緊急事項協(xié)調(diào)會）及大型綜合性會議（如年度總結(jié)表彰會、客戶交流會）。二、會議類型與核心要素（一）會議類型劃分決策型會議：需形成明確決議，如戰(zhàn)略規(guī)劃會、預算審批會，參會人員為決策層及相關(guān)負責人。執(zhí)行型會議：聚焦任務部署與進度跟蹤，如項目推進會、部門工作例會，參會人員為執(zhí)行團隊及協(xié)作部門。研討型會議：針對問題或方案進行討論，如技術(shù)研討會、流程優(yōu)化會，參會人員為相關(guān)領域?qū)＜壹肮歉?。告知型會議：信息傳達與統(tǒng)一思想，如政策宣貫會、年度啟動會，參會人員為全體或相關(guān)層級員工。（二）會議核心要素無論何種類型會議，均需明確以下核心要素：會議目標：清晰、可衡量（如“確定Q3產(chǎn)品上線方案”“明確市場推廣分工”）。參會范圍：精準確定必要參會人（決策者、執(zhí)行者、相關(guān)方），避免無關(guān)人員參與。時間與時長：根據(jù)議程復雜度合理設定（例會建議不超過1.5小時，研討會不超過3小時）。地點與形式：優(yōu)先選擇公司會議室，跨區(qū)域會議可采用視頻會議（如騰訊會議、Zoom），提前測試設備。輸出成果：明確會議需產(chǎn)出的文件（如決議、紀要、行動計劃）。三、會議全周期標準化操作流程（一）會議發(fā)起與審批籌備（會前5-7個工作日）1.會議發(fā)起發(fā)起主體：部門負責人或會議指定負責人（如項目負責人）。發(fā)起材料：填寫《會議申請單》（模板見第四章），包含以下信息：會議名稱、類型、目標、建議時間（精確到小時）、建議地點；預計參會人數(shù)、主要議題（按優(yōu)先級排序）、所需物料（如投影儀、白板、翻頁筆）；是否需領導參會、是否需形成決議或紀要。2.會議審批審批流程：部門內(nèi)部會議：部門負責人審批后，報行政部備案（僅需備案，無需審批）；跨部門會議：發(fā)起部門負責人審批→分管領導審批→行政部協(xié)調(diào)資源（如會議室預訂、設備支持）；公司級重要會議（如年度戰(zhàn)略會）：發(fā)起部門負責人→分管領導→總經(jīng)理審批→行政部統(tǒng)籌安排。審批時限：常規(guī)會議審批不超過2個工作日，緊急會議（如24小時內(nèi)需召開）可簡化流程，通過口頭或即時通訊工具同步，事后補填申請單。3.會議籌備（會前3-5個工作日）確定議程與分工：發(fā)起人根據(jù)議題制定詳細議程，明確每個議題的負責人、討論時長（如“議題1：Q3銷售目標分解（負責人：*，時長：30分鐘）”）；提前將議程及背景資料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案）發(fā)給參會人，預留1-2個工作日預研時間。確定參會人員與通知：根據(jù)議程篩選參會人，避免“陪會”現(xiàn)象（如技術(shù)方案研討會無需行政人員參加）；發(fā)送正式會議通知（建議通過公司內(nèi)部系統(tǒng)或郵件），包含：會議時間、地點/、議程、參會人員、需準備的資料、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如聯(lián)系人：，電話：）。物料與場地準備：行政部根據(jù)《會議申請單》預訂會議室（優(yōu)先選擇配備投影、麥克風、視頻會議設備的場地），提前檢查設備運行狀態(tài)；發(fā)起人確認所需物料（如會議資料、簽到表、文具、茶水），保證物料提前1小時送達會議室；大型會議需提前布置場地（如橫幅、席卡、資料袋）。（二）會議現(xiàn)場執(zhí)行管理（會前30分鐘至會中）1.會前準備（會議開始前30分鐘）場地與設備復檢：行政人員或會議負責人檢查會議室衛(wèi)生、桌椅擺放、設備（投影、麥克風、燈光）是否正常，調(diào)試視頻會議軟件，保證網(wǎng)絡穩(wěn)定。物料到位：會議資料、簽到表、文具、茶水等擺放至指定位置，席卡按參會人員職務排序擺放。2.會議簽到與開場（會議開始前10分鐘至正式開始）簽到管理：采用紙質(zhì)簽到表或電子簽到（如公司OA系統(tǒng)），記錄參會人員姓名、部門、職務、簽到時間，遲到者需在會后說明原因。開場引導：會議負責人（通常為發(fā)起人或指定主持人）準時開場，明確會議目標、議程及時長要求，強調(diào)會議紀律（如關(guān)閉手機靜音、圍繞議題發(fā)言、避免無關(guān)討論）。3.會議過程控制議程執(zhí)行：嚴格按照既定議程推進，每個議題結(jié)束時提醒剩余時間，避免超時；若某議題討論激烈，可暫時擱置，約定后續(xù)專項討論時間。發(fā)言管理：主持人引導參會人員按序發(fā)言，避免少數(shù)人壟斷發(fā)言時間；對跑題情況及時引導，保證討論聚焦議題；關(guān)鍵觀點需記錄（可安排專人記錄，會后整理至紀要）。決議形成：決策型會議需對議題明確結(jié)論，如“通過”“否決”“需補充資料后再次討論”，決議需經(jīng)參會決策人簽字確認（電子會議可通過線上簽字工具）。（三）會后總結(jié)與任務跟進（會后1-3個工作日內(nèi)）1.紀要與決議整理紀要內(nèi)容：包含會議基本信息（時間、地點、參會人、缺席人及原因）、議程及討論要點、決議事項、待辦任務（明確任務內(nèi)容、負責人、截止時間）。撰寫與審核：由會議指定記錄人（通常為發(fā)起人或助理）在會后24小時內(nèi)完成初稿，經(jīng)會議負責人審核（重要會議需經(jīng)分管領導審核）后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會人及相關(guān)人員（抄送部門負責人及行政部）。分發(fā)與存檔：紀要通過公司內(nèi)部系統(tǒng)或郵件分發(fā)，紙質(zhì)版需由參會負責人簽字確認；行政部將紀要、會議申請單、簽到表等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。2.任務跟蹤與反饋任務分解：根據(jù)紀要中的待辦任務，各負責人制定具體行動方案，明確時間節(jié)點和輸出成果。進度跟蹤：發(fā)起人或部門負責人通過周例會、項目管理工具（如釘釘、飛書項目）跟蹤任務進展，對逾期未完成的任務及時協(xié)調(diào)資源或調(diào)整計劃。閉環(huán)管理：任務完成后，負責人需向會議發(fā)起人反饋結(jié)果，發(fā)起人確認后形成“任務完成閉環(huán)”，并在下一次相關(guān)會議中通報進展。四、會議管理模板表格（一）會議申請單會議名稱會議類型（決策/執(zhí)行/研討/告知）發(fā)起部門發(fā)起人建議時間建議地點預計參會人數(shù)是否需領導參會（是/否，請注明）主要議題（按優(yōu)先級排序）1.2.3.所需物料（可多選）：投影儀、白板、翻頁筆、麥克風、其他______預期輸出成果：決議/紀要/行動計劃/其他______部門負責人審批分管領導審批簽字：______日期：______簽字：______日期：______（二）會議議程表會議名稱：______時間：______地點：______主持人：______序號——123備注：請各負責人提前準備資料，圍繞議題發(fā)言，控制討論時間。（三）會議簽到表會議名稱：______時間：______地點：______序號——123（四）會議紀要模板會議紀要會議基本信息會議名稱：______時間：______年______月______日______:______至______:______地點：______（線上會議請注明）參會人員：______（部門+姓名）、______（部門+姓名）缺席人員：______（部門+姓名），原因：______主持人：______記錄人：______會議議程及討論要點序號議題討論要點摘要（關(guān)鍵觀點、分歧、共識）123決議事項序號決議內(nèi)容決策依據(jù)責任人12待辦任務序號任務內(nèi)容負責人截止時間輸出成果完成情況（□未開始□進行中□已完成）12附件（如會議資料、數(shù)據(jù)報表等）：______分發(fā)范圍：所有參會人員、相關(guān)部門負責人、行政部審核人簽字：______記錄人簽字：______日期：______五、會議管理關(guān)鍵注意事項（一）效率與紀律嚴格控制會議時長，避免“馬拉松式會議”，主持人需主動管理時間，超時議題可延后或另約時間討論。參會人員需提前10分鐘到場，遲到者需在會后向會議負責人說明原因；無正當理由缺席者，需在部門例會中檢討。會議期間保持專注，禁止處理與會議無關(guān)的事務（如玩手機、處理私人工作），特殊情況需提前向主持人申請。（二）溝通與協(xié)作跨部門會議需提前明確各部門職責，避免推諉；對存在分歧的議題，由主持人引導各方達成共識，必要時提交分管領導協(xié)調(diào)。線上會議需提前測試設備，保證音視頻清晰；參會人員需開啟攝像頭（非特殊情況），全程保持在線，避免中途隨意進出。（三）成本與資源控制優(yōu)先使用公司現(xiàn)有會議室及設備，避免額外租賃場地或采購物料；大型會議需提前編制預算，嚴格控制費用（如茶水標準、物料采購標準）。會議資料盡量電子化，減少紙質(zhì)打?。ù_需紙質(zhì)版的，按需印制，避免浪費）。（四）保密與合規(guī)涉及公司機密、敏感信息的會議（如戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)），需嚴格控制參會范圍，會議資料標注“內(nèi)部機密”，禁止外傳；參會人員需簽署《保密協(xié)議》。會議決議及待辦任務需符合公司規(guī)章制度，不得違反法律法規(guī)或公司政策；重要會議的紀要需經(jīng)法務部或合規(guī)部審核（如涉及合同、合作條款）。（五）特殊情況處理若關(guān)鍵參會人