企業(yè)文檔歸檔與存儲管理制度第一章總則1.1目的與依據為規(guī)范企業(yè)各類文檔的形成、收集、整理、歸檔與存儲工作，保證文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高文檔管理效率，依據《_________檔案法》及企業(yè)內部管理要求，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機構，下同）在業(yè)務運營、管理活動中形成的有保存價值的各類文檔，包括但不限于紙質文檔、電子文檔、音視頻資料等。1.3基本原則集中統(tǒng)一管理：企業(yè)文檔由檔案管理部門（以下簡稱“檔案部”）統(tǒng)一歸檔與存儲，各部門不得擅自留存或銷毀應歸檔文檔。規(guī)范高效：遵循文檔形成規(guī)律，采用標準化流程，保證歸檔及時、分類科學、檢索便捷。安全保密：根據文檔密級采取相應的保管措施，防止文檔丟失、損壞或泄露。第二章文檔歸檔范圍2.1管理類文檔企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結報告；董事會、股東會、總經理辦公會等重要會議紀要、決議；內部管理制度、流程文件、崗位職責說明書；人力資源類文檔（員工錄用、勞動合同、離職手續(xù)、培訓記錄等）；審計報告、合規(guī)檢查材料、年度財務決算報告。2.2業(yè)務類文檔項目立項文件、可行性研究報告、項目合同、驗收報告；客戶資料、銷售合同、招投標文件、產品說明書；生產流程記錄、質量檢測報告、設備維護保養(yǎng)記錄；市場調研報告、營銷活動方案、客戶反饋記錄。2.3其他應歸檔文檔對外重要函件、協(xié)議、公證書；企業(yè)獲得的榮譽證書、專利證書、資質證明；具有保存價值的電子文檔（含郵件、即時通訊記錄、系統(tǒng)數據備份等）；其他經檔案部認定需歸檔的文檔。第三章文檔歸檔操作流程3.1文檔形成與收集責任主體：各部門文檔形成崗位為文檔收集第一責任人，需在文檔形成后及時收集，保證內容完整、字跡清晰（紙質文檔）或格式規(guī)范（電子文檔）。收集要求：紙質文檔需使用企業(yè)統(tǒng)一用紙，不得使用鉛筆、純藍墨水等易褪色書寫工具；電子文檔需標注形成日期、作者、密級等信息，重要電子文檔需同時保存紙質版。3.2文檔整理與分類分類標準：按照《企業(yè)文檔分類表》（見附件1）執(zhí)行，一級分類分為“管理類”“業(yè)務類”“其他類”，二級分類按部門或職能細分。組卷要求：紙質文檔按“一事一卷”原則組卷，去除金屬夾，采用線裝或膠裝，加裝封面、卷內目錄、備考表；電子文檔按“年度-類別-部門”建立文件夾結構，文件名格式為“部門-文檔名稱-文號-日期”（如“銷售部-2023年度銷售計劃-銷字2023）。3.3文檔價值鑒定與保管期限確定鑒定流程：各部門每年年底組織文檔價值鑒定，填寫《文檔保管期限鑒定表》（附件2），經部門負責人審核后報檔案部復核。保管期限：分為永久、30年、10年、3年四類，具體依據《企業(yè)檔案保管期限表》（附件3）執(zhí)行。3.4文檔歸檔移交移交時間：紙質文檔：次年3月底前完成上一年度文檔的歸檔移交；電子文檔：形成后15個工作日內完成歸檔（重大項目文檔需在項目結束后30日內移交）。移交流程：移交部門填寫《文檔歸檔移交清單》（附件4），注明文檔名稱、數量、密級、保管期限等信息；檔案部核對文檔數量、質量，確認無誤后雙方簽字蓋章，各執(zhí)一份留存；電子文檔移交需通過企業(yè)內部加密系統(tǒng)傳輸，并提交歸檔介質（如光盤、移動硬盤）及備份說明。3.5文檔登記與編號登記管理：檔案部對移交文檔進行統(tǒng)一登記，錄入《檔案總登記臺賬》（附件5），內容包括檔案編號、文檔名稱、分類號、歸檔日期、存放位置等。編號規(guī)則：檔案編號采用“分類代碼-年度-部門流水號”格式（如“GZ-2023-001”，“GZ”為管理類代碼，“2023”為年份，“001”為部門流水號）。第四章檔案存儲與保管規(guī)范4.1存儲環(huán)境要求紙質檔案庫房：溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計，每日記錄；庫房內嚴禁吸煙、存放易燃易爆物品，配備消防器材（如二氧化碳滅火器）及防蟲、防霉設備；檔案柜采用金屬柜，按編號順序排列，間距不小于80cm，便于通風與查閱。電子檔案存儲：存儲于企業(yè)專用服務器，采用“本地備份+異地備份”模式，每日增量備份，每周全量備份；重要電子檔案需刻錄成不可擦寫光盤，一式三份，分別存放于檔案庫房、異地備份點及保險柜。4.2保管與維護定期檢查：檔案部每半年對紙質檔案進行一次清點與質量檢查，發(fā)覺破損、蟲霉及時修復；電子檔案每半年進行一次數據有效性檢測。密級管理：涉密檔案（絕密、機密、秘密）需單獨存放，查閱需經部門負責人及分管領導審批，檔案管理員全程陪同。4.3檔案借閱與利用借閱權限：普通檔案：經部門負責人同意后，可由檔案管理員辦理借閱手續(xù)；涉密檔案：需提交《檔案借閱申請表》（附件6），經分管領導審批后方可借閱。借閱流程：借閱人填寫申請表，注明借閱檔案名稱、用途、借閱期限；檔案管理員核對審批手續(xù)，辦理借閱登記（紙質檔案需簽字，電子檔案需記錄查閱日志）；借閱期限不超過15個工作日，到期需續(xù)借的需提前3天申請。4.4檔案鑒定與銷毀鑒定流程：對保管期滿的檔案，由檔案部組織鑒定小組（由檔案部、法務部、相關業(yè)務部門組成）進行鑒定，仍有保存價值的需重新劃定保管期限。銷毀程序：對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（附件7），經總經理審批后，由檔案部、監(jiān)審部共同監(jiān)銷；紙質檔案采用粉碎或焚燒方式銷毀，電子檔案進行徹底刪除（低級格式化），銷毀過程需記錄存檔。第五章職責分工與協(xié)作機制5.1檔案管理部門職責制定和完善文檔歸檔與存儲管理制度及標準；負責各部門文檔歸檔的指導、培訓與監(jiān)督檢查；承擔檔案的接收、整理、保管、利用、鑒定與銷毀工作；組織檔案管理信息化建設，維護檔案管理系統(tǒng)正常運行。5.2各部門職責明確本部門文檔管理員（可兼職），負責文檔的收集、整理與初步鑒定；按時完成本部門文檔的歸檔移交，保證文檔質量；配合檔案部開展檔案借閱、鑒定等工作，對借閱檔案的安全負責。5.3人員職責文檔管理員：負責本部門文檔的日常管理，督促崗位人員及時形成與收集文檔，協(xié)助檔案部完成歸檔移交。檔案管理員：負責檔案的接收、登記、存儲、借閱登記及系統(tǒng)維護，保證檔案實體與信息安全。第六章監(jiān)督檢查與考核評價6.1日常監(jiān)督檔案部每季度對各部門文檔歸檔情況進行抽查，重點檢查文檔完整性、分類準確性、移交及時性，形成《檔案檢查情況通報》，對存在的問題提出整改要求。6.2年度考核文檔歸檔工作納入企業(yè)年度績效考核，考核指標包括：歸檔及時率（≥95%）；歸檔完整率（≥98%）；檔案差錯率（≤2%）。對表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰，對未按要求完成歸檔工作的部門扣減績效考核分數。第七章附則7.1制度解釋本制度由檔案部負責解釋，如遇國家法律法規(guī)調整，按新規(guī)定執(zhí)行。7.2生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原相關制度同時廢止。7.3附件《企業(yè)文檔分類表》《文檔保管期限鑒定表》《企業(yè)檔案保管期限表》《文檔歸檔移交清單》《檔案總登記臺賬》《檔案借閱申請表》《檔案銷毀審批表》附件1：企業(yè)文檔分類表（節(jié)選）一級分類二級分類分類代碼管理類綜合管理GL-01管理類人力資源GL-02業(yè)務類銷售管理YW-01業(yè)務類項目管理YW-02附件4：文檔歸檔移交清單（示例）序號文檔名稱文號形成日期頁數/份數密級保管期限移交部門移交人接收人接收日期備注12023年度工作總結總字2023-052023-12-2550頁普通30年總經辦張*李*2024-03-052項目合同項字2023-122023-11-103份機密永久項目部王*李*