企業(yè)合同檔案管理表格一體化模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.合同收集與初步審核操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員操作步驟：（1）業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，收集合同正本（紙質(zhì)版）及掃描件（電子版，PDF格式），保證合同文本完整、無缺頁。（2）法務(wù)專員對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查主體資格、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，審核通過后在《合同審批單》簽字確認(rèn)；審核不通過的，退回業(yè)務(wù)部門修改后重新提交。（3）將審核通過的《合同審批單》與合同文本一并歸檔，作為檔案組成部分。2.檔案分類與編號(hào)規(guī)則操作主體：檔案管理員操作步驟：（1）分類標(biāo)準(zhǔn)：按合同性質(zhì)分為“采購合同”“銷售合同”“服務(wù)合同”“勞動(dòng)合同”“保密協(xié)議”5大類；每類按年度-月份流水編號(hào)（示例：2024-CG-001表示2024年采購合同第1號(hào)）。（2）編號(hào)規(guī)則：合同編號(hào)=簽訂年份（4位）+合同類型代碼（2位大寫，如CG采購、XS銷售、FW服務(wù)、LT勞動(dòng)、BM保密）+當(dāng)年流水號(hào)（3位數(shù)字，從001開始）。（3）檔案管理員在合同文本右上角標(biāo)注合同編號(hào)，保證編號(hào)唯一且與臺(tái)賬信息一致。3.信息錄入與臺(tái)賬建立操作主體：檔案管理員、財(cái)務(wù)專員操作步驟：（1）檔案管理員根據(jù)合同內(nèi)容，填寫《合同基本信息臺(tái)賬表》（詳見模板表格1），錄入合同名稱、簽訂方、簽訂日期、金額、期限等核心信息，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（2）財(cái)務(wù)專員同步將合同金額、付款節(jié)點(diǎn)、發(fā)票信息等數(shù)據(jù)錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與臺(tái)賬表中的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行校對(duì)，保持一致。（3）臺(tái)賬表實(shí)行電子化動(dòng)態(tài)管理（推薦使用Excel或?qū)I(yè)檔案管理系統(tǒng)），每月末由法務(wù)專員復(fù)核數(shù)據(jù)完整性。4.電子與紙質(zhì)檔案歸檔操作主體：檔案管理員操作步驟：（1）電子檔案：將合同掃描件、審批單、補(bǔ)充協(xié)議等材料按合同編號(hào)命名（示例：2024-CG-001_采購合同.pdf），存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器加密文件夾，備份周期為每周1次。（2）紙質(zhì)檔案：將合同正本、審批單等材料按編號(hào)順序裝入檔案袋，在袋外標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、日期，存放于企業(yè)檔案室專用鐵皮柜，環(huán)境要求防火、防潮、防蟲。（3）建立“電子-紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)索引表”，記錄電子檔案存儲(chǔ)路徑與紙質(zhì)檔案存放位置，保證雙向可查。5.借閱與使用管理操作主體：借閱人、檔案管理員、部門負(fù)責(zé)人操作步驟：（1）借閱人填寫《合同借閱登記表》（詳見模板表格3），注明借閱合同編號(hào)、用途、歸還期限，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理員。（2）檔案管理員核對(duì)審批權(quán)限，借閱期限一般不超過5個(gè)工作日；如需續(xù)借，需提前1天重新申請(qǐng)。（3）借閱期間，合同文本不得涂改、轉(zhuǎn)借或復(fù)制；確需復(fù)制的，須經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，復(fù)制件標(biāo)注“復(fù)印件”字樣。（4）歸還時(shí)，檔案管理員檢查合同完整性，確認(rèn)無誤后收回臺(tái)賬，更新歸還狀態(tài)。6.定期更新與檢查操作主體：檔案管理員、法務(wù)專員操作步驟：（1）合同變更/補(bǔ)充：合同履行過程中如發(fā)生變更，由業(yè)務(wù)部門提交變更協(xié)議，經(jīng)法務(wù)審核后，更新臺(tái)賬表中的“變更記錄”字段，并將變更協(xié)議與原合同一并歸檔。（2）到期預(yù)警：臺(tái)賬表設(shè)置“到期日期”自動(dòng)提醒功能，合同到期前30天由法務(wù)專員通知業(yè)務(wù)部門啟動(dòng)續(xù)簽或終止流程。（3）季度檢查：每季度末，檔案管理員與法務(wù)專員共同核對(duì)臺(tái)賬、電子檔案、紙質(zhì)檔案的一致性，發(fā)覺問題及時(shí)整改并記錄檢查報(bào)告。三、核心模板表格清單表1：合同基本信息臺(tái)賬表字段名稱字段說明示例值合同編號(hào)按編號(hào)規(guī)則填寫2024-CG-001合同名稱合同完整標(biāo)題原材料采購合同簽訂方（甲方）甲方公司名稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼科技有限公司91110000X簽訂方（乙方）乙方公司名稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼貿(mào)易股份有限公司91110000X簽訂日期合同簽署的年月日2024-03-15生效日期合同開始生效的日期2024-04-01到期日期合同終止日期2025-03-31合同金額（元）合同總金額（含大小寫）500,000.00幣種如人民幣、美元等人民幣合同類型按分類標(biāo)準(zhǔn)填寫采購合同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)部門對(duì)接人*經(jīng)理法務(wù)審核人法務(wù)部門審核人*專員存放位置紙質(zhì)檔案存放柜編號(hào)及層位檔案室-A柜-3層-02電子檔案路徑服務(wù)器存儲(chǔ)路徑\合同檔案\2024\2024-CG-001歸檔日期完成歸檔的日期2024-03-20備注變更、終止等特殊說明無表2：合同變更/補(bǔ)充記錄表字段名稱字段說明示例值變更編號(hào)變更流水號(hào)（當(dāng)年從001開始）2024-CG-001-BG001原合同編號(hào)被變更的合同編號(hào)2024-CG-001變更事項(xiàng)如金額、期限、條款等交貨日期延期變更內(nèi)容具體變更條款描述原交貨日期2024-05-01變更為2024-05-15變更日期變更協(xié)議簽署日期2024-04-10審批人變更協(xié)議審批人（法務(wù)/負(fù)責(zé)人）*總監(jiān)生效日期變更條款生效日期2024-04-11關(guān)聯(lián)文件變更協(xié)議掃描件編號(hào)2024-CG-001_BG001_變更協(xié)議.pdf備注其他說明無表3：合同借閱登記表字段名稱字段說明示例值借閱編號(hào)借閱流水號(hào)（當(dāng)年從001開始）2024-JY-001合同編號(hào)所借合同編號(hào)2024-CG-001借閱部門借閱人所在部門采購部借閱人實(shí)際借閱人姓名*主管借閱日期提交借閱申請(qǐng)的日期2024-05-20預(yù)計(jì)歸還日期計(jì)劃歸還日期2024-05-25歸還日期實(shí)際歸還日期（未歸還則留空）2024-05-24借閱用途借閱原因（如審計(jì)、對(duì)賬等）供應(yīng)商對(duì)賬審批人借閱審批人（部門負(fù)責(zé)人）*部長(zhǎng)備注續(xù)借、損壞等說明無四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性要求：臺(tái)賬表信息需與合同文本、財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全一致，任何變更均需同步更新，嚴(yán)禁“賬實(shí)不符”。權(quán)限分級(jí)管理：檔案管理員負(fù)責(zé)日常歸檔與借閱登記，法務(wù)專員負(fù)責(zé)合規(guī)審核與數(shù)據(jù)復(fù)核，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)借閱審批，保證權(quán)責(zé)清晰。檔案安全與備份：電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查看），紙質(zhì)檔案存放區(qū)域需配備監(jiān)控與消防設(shè)施；電子檔案每月增量備份