采購合同審核及審批流程管理工具指南一、適用范圍與應用場景本工具適用于各類企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的合同管理環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范采購合同的審核與審批流程，明確各部門職責分工，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴謹完整，同時提高采購效率，降低合同履約風險。具體應用場景包括但不限于：企業(yè)原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包、辦公用品采購等各類采購合同的標準化管理，涉及采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、使用部門及管理層等多角色協(xié)同，適用于中小型及大型企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)管理。二、詳細操作步驟指南（一）合同發(fā)起與初步填寫操作人：采購部門經(jīng)辦人*操作內(nèi)容：根據(jù)采購需求，與供應商初步溝通合同條款，明確采購標的（名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等）、價格（含單價、總價、稅費條款）、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心要素。登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫《采購合同申請表》（見模板表格），錄入合同基本信息，并附上供應商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）、采購需求審批單、報價單等支撐材料。輸出成果：完整的《采購合同申請表》及附件材料。（二）采購部門內(nèi)部初審操作人：采購部門負責人*操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容的完整性與準確性：檢查采購標的、數(shù)量、價格、交付時間等是否與采購需求一致，供應商信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）是否準確無誤。審核采購流程合規(guī)性：確認采購方式（如招標、詢價、比價等）是否符合企業(yè)制度，供應商選擇是否經(jīng)過合規(guī)審批。審核商業(yè)條款合理性：對比市場價格，評估價格公允性；檢查交付周期、驗收標準是否滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求。輸出成果：采購部門初審意見（通過/不通過，需注明修改意見并退回經(jīng)辦人調(diào)整）。（三）法務(wù)部門合規(guī)性審核操作人：法務(wù)專員或法務(wù)部門負責人操作內(nèi)容：審核合同主體合法性：檢查供應商及本企業(yè)是否具備簽約主體資格，授權(quán)代理人是否持有有效授權(quán)委托書。審核合同條款合法性：重點審核違約責任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、爭議解決方式等是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，是否存在法律風險。審核合同文本規(guī)范性：檢查合同文本是否完整、無歧義，關(guān)鍵條款（如金額、日期）是否清晰，附件與主合同是否一致。輸出成果：法務(wù)審核意見（通過/需修改/不通過，需附具體法律風險提示及修改建議）。（四）財務(wù)部門資金與支付條款審核操作人：財務(wù)部門負責人或財務(wù)專員操作內(nèi)容：審核合同金額與預算匹配性：確認合同總價是否在采購預算范圍內(nèi)，超出預算部分是否已履行預算調(diào)整審批流程。審核付款方式與資金安排：評估付款條件（如預付款、進度款、尾款比例）是否合理，是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定，避免資金風險。審核稅務(wù)與發(fā)票條款：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開具時間及要求，保證稅務(wù)合規(guī)。輸出成果：財務(wù)審核意見（通過/需調(diào)整，需注明預算、支付方式或稅務(wù)相關(guān)修改意見）。（五）管理層最終審批操作人：根據(jù)合同金額及企業(yè)權(quán)限劃分，由分管副總、總經(jīng)理或董事會*審批操作內(nèi)容：綜合審核采購業(yè)務(wù)的重要性、金額大小、戰(zhàn)略影響等因素，對合同的整體合理性、必要性及風險進行最終把控。對重大采購合同（如金額超過企業(yè)規(guī)定限額或涉及核心業(yè)務(wù)），需組織管理層集體審議，形成書面審批意見。輸出成果：管理層審批意見（批準/不批準，不批準需注明理由并退回采購部門重新協(xié)商或終止流程）。（六）合同簽署與蓋章操作人：采購部門經(jīng)辦人、行政部公章管理人員操作內(nèi)容：審批通過后，采購部門根據(jù)最終確定的合同文本，與供應商協(xié)商簽署日期，安排雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字。行政部管理人員憑《采購合同審批表》及審批通過的合同文本，加蓋企業(yè)公章或合同專用章，保證騎縫章齊全。輸出成果：正式簽署的采購合同（一式多份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)內(nèi)采購、財務(wù)、法務(wù)、使用部門等分存）。（七）合同執(zhí)行跟蹤與歸檔操作人：采購部門經(jīng)辦人、檔案管理員操作內(nèi)容：合同簽署后，采購部門負責跟蹤供應商履約情況（如交付進度、質(zhì)量驗收），及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題。合同履行完畢（如驗收合格、付款完成），采購部門將合同文本、審批表、驗收單、付款憑證等材料整理成冊，移交檔案管理部門歸檔。輸出成果：完整的合同執(zhí)行記錄及歸檔檔案。三、采購合同審核及審批流程管理表模板合同基本信息合同編號[由采購系統(tǒng)自動或按規(guī)則填寫，如CG-YYYY-X]合同名稱[例如：公司2024年度辦公設(shè)備采購合同]供應商名稱[供應商全稱]供應商統(tǒng)一社會信用代碼[供應商信用代碼]采購標的[名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位等]合同總金額（元）[大寫：____________________；小寫：￥_________]合同履行期限[自_年_月_日至_年__月__日]交付地點[具體交付地址]付款方式[如：預付款30%，驗收合格后付60%，質(zhì)保期滿付10%]采購部門[例如：行政部/生產(chǎn)采購部]采購經(jīng)辦人[*某某]聯(lián)系方式[內(nèi)部辦公電話，避免泄露個人隱私]審核流程記錄審核環(huán)節(jié)審核意見采購部門初審[□通過□不通過，修改意見：______________________]法務(wù)部門審核[□通過□需修改□不通過，意見：______________________]財務(wù)部門審核[□通過□需調(diào)整，意見：______________________]管理層審批[□批準□不批準，意見：______________________]簽署與歸檔信息合同簽署日期____年__月__日企業(yè)方簽字[法定代表人或授權(quán)代表簽字]歸檔編號[DA-YYYY-X]四、使用關(guān)鍵注意事項信息準確性與完整性：合同發(fā)起時，采購經(jīng)辦人需保證供應商信息、采購標的、金額、日期等核心內(nèi)容真實準確，避免因信息錯誤導致合同無效或履約糾紛。附件材料（如供應商資質(zhì)、報價單）需齊全且與合同內(nèi)容一致。審核時限管理：各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核工作（如初審1個工作日內(nèi)、法務(wù)審核2個工作日內(nèi)、財務(wù)審核1個工作日內(nèi)），避免因流程拖延影響采購進度。緊急采購項目需提前標注，啟動快速審批通道。版本控制與變更管理：合同文本修改后需更新版本號（如V1.0、V2.0），并重新履行審核流程，禁止未經(jīng)審批的口頭或非正式變更。重大變更（如金額增減超10%、履行期限延長30天以上）需重新提交管理層審批。保密與安全：合同文本涉及企業(yè)商業(yè)秘密及供應商敏感信息，所有參與審核、審批及歸檔人員需嚴格遵守保密制度，嚴禁泄露合同內(nèi)容。電子合同需存儲在加密的企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中，紙質(zhì)合同需存放在帶鎖檔案柜內(nèi)。特殊情況處理：對于小額零星采購（如金額低于企業(yè)規(guī)定限額）或標準化采購合同，可簡化審核流程（如合并法務(wù)與財務(wù)