公司內審問題跟蹤及解決指南一、指南概述本指南旨在規(guī)范公司內部審計（以下簡稱“內審”）發(fā)覺問題的全流程管理，通過系統(tǒng)化的跟蹤、整改與驗證機制，保證問題得到及時有效解決，推動管理體系持續(xù)優(yōu)化，降低運營風險，提升管理效率。適用于公司各部門內審問題的識別、記錄、整改、驗證及歸檔全環(huán)節(jié)，覆蓋常規(guī)內審、專項內審、管理評審輸出問題等各類場景。二、適用場景與核心價值（一）典型應用場景常規(guī)內審問題跟蹤：年度/半年度常規(guī)內審中發(fā)覺的流程漏洞、執(zhí)行偏差、制度缺失等問題。專項內審整改：針對特定領域（如財務、采購、安全生產等）開展的專項內審問題整改。外部審核整改落實：對接外部監(jiān)管機構、認證機構審核發(fā)覺問題的內部跟蹤與閉環(huán)。管理評審輸出問題：公司管理評審會議中確定的需跨部門協調改進問題的推進與落實。重復性問題治理：歷史內審問題重復出現的專項分析與整改跟蹤。（二）核心價值閉環(huán)管理：保證“發(fā)覺問題-分析原因-整改落實-效果驗證-預防復發(fā)”全流程可追溯、無遺漏。責任明確：通過標準化流程清晰界定責任部門、責任人及完成時限，避免推諉扯皮。風險防控：及時整改內審問題，降低因管理漏洞導致的合規(guī)風險、經營風險。持續(xù)改進：沉淀問題整改經驗，優(yōu)化制度流程，形成“發(fā)覺問題-解決問題-預防問題”的管理閉環(huán)。三、全流程操作步驟詳解（一）問題記錄與分類操作目標：準確記錄內審問題，明確問題屬性，為后續(xù)整改奠定基礎。操作步驟：問題信息采集：內審組通過現場檢查、資料審閱、人員訪談等方式發(fā)覺問題時，需詳細記錄以下信息：問題描述：清晰說明“問題是什么”（如“采購合同未按公司制度要求經法務部審核”）、“問題發(fā)生環(huán)節(jié)”（如“合同簽訂前”）、“發(fā)生頻次”（如“近3個月共5份合同”）。問題證據：附上檢查記錄、照片、文件復印件等客觀證據，保證問題可追溯。涉及部門/流程：明確問題發(fā)生的責任部門及關聯流程（如“采購部-合同管理流程”）。問題等級：根據問題影響范圍和嚴重程度，劃分為“嚴重”（可能導致重大損失、違規(guī)或安全）、“一般”（影響局部效率或輕微違規(guī)）、“輕微”（無實際影響，僅需優(yōu)化）。問題分類歸檔：內審組將問題按“管理類”（如制度缺失、流程不規(guī)范）、“執(zhí)行類”（如未按流程操作、記錄缺失）、“資源類”（如人員能力不足、設備配置不到位）等維度分類，錄入《內審問題跟蹤臺賬》（見模板1）。（二）原因分析與責任分配操作目標：深挖問題根源，明確整改責任主體，保證整改措施有的放矢。操作步驟：原因分析：責任部門牽頭組織，內審組協助，采用“5Why分析法”“魚骨圖分析法”等工具，從“人、機、料、法、環(huán)、測”六個維度分析問題根本原因（例：合同未審核的根本原因可能是“采購部未明確法務審核節(jié)點，且未納入合同簽訂checklist”）。區(qū)分“直接原因”（如“忘記提交審核”）和“根本原因”（如“流程中未設置審核強制節(jié)點”），避免僅處理表面問題。責任分配：內審組根據原因分析結果，明確問題的“主責部門”（承擔整改主體責任）、“配合部門”（提供資源或協同整改）及“責任人”（具體落實整改措施）。設定整改時限：根據問題等級和整改難度，明確“嚴重問題”不超過15個工作日、“一般問題”不超過10個工作日、“輕微問題”不超過5個工作日（特殊情況需書面說明并報內審負責人審批）。（三）整改措施制定與審批操作目標：制定可落地、可驗證的整改措施，保證問題徹底解決。操作步驟：措施制定：責任部門根據根本原因，制定具體整改措施，需符合“SMART原則”：S（具體）：措施內容清晰（如“修訂《合同管理流程》，增加法務審核強制節(jié)點”）；M（可衡量）：可量化驗證（如“100%合同需經法務部審核簽字”）；A（可達成）：在現有資源條件下可實現；R（相關性）：與問題根源直接相關；T（時限性）：明確措施完成時間節(jié)點。措施審批：責任部門將《整改措施計劃表》（見模板2）提交至內審組審核，內審組重點檢查措施的針對性、可行性和完整性，審核通過后報分管領導審批；若需調整，責任部門需在2個工作日內修改完善。（四）整改實施與過程監(jiān)控操作目標：保證整改措施按計劃推進，及時解決實施過程中的障礙。操作步驟：整改實施：責任部門按照審批后的《整改措施計劃表》組織整改，同步記錄實施過程（如“修訂流程文件時組織各部門討論3次，更新版本號V2.0”）。過程監(jiān)控：內審組通過“周進度跟蹤會”“現場檢查”“進度報表”等方式，監(jiān)控整改進展，對超期風險及時預警（如提前3個工作日提醒責任人）。責任部門每周向內審組提交《整改進展簡報》（內容包括已完成工作、未完成原因、下一步計劃），保證信息透明。（五）效果驗證與問題關閉操作目標：確認整改措施有效性，保證問題真正解決并關閉。操作步驟：效果驗證：整改期限屆滿后，責任部門提交《整改效果驗證申請表》（見模板3），內審組組織驗證小組（可包含內審員、相關部門負責人、技術專家）進行現場驗證。驗證標準：問題是否徹底消除（如“抽查近10份合同，100%經法務審核”）、根本原因是否解決（如“流程中已設置審核節(jié)點，且員工知曉率100%”）、是否引發(fā)新風險（如“修訂流程未增加審批時長，不影響效率”）。問題關閉：驗證通過：內審組在《內審問題跟蹤臺賬》中標注“已關閉”，并將相關資料（整改措施、驗證報告等）歸檔。驗證不通過：責任部門需在3個工作日內分析原因、補充措施，重新設定整改時限并報內審組備案，直至驗證通過。（六）知識沉淀與預防機制操作目標：總結問題教訓，優(yōu)化管理體系，避免同類問題重復發(fā)生。操作步驟：經驗總結：內審組每季度組織“問題整改復盤會”，分析高頻問題（如“近6個月內審中合同審核問題重復出現3次”）、典型整改案例，提煉最佳實踐（如“將合同審核節(jié)點納入OA系統(tǒng)流程，實現線上留痕”）。制度優(yōu)化：對因制度缺失或流程不合理導致的問題，由責任部門修訂相關制度文件，經內審組審核、分管領導批準后發(fā)布實施。培訓宣貫：針對因人員能力不足導致的問題，由人力資源部或責任部門組織專項培訓（如“合同管理流程培訓”），保證員工掌握正確操作方法。四、實用工具模板模板1：內審問題跟蹤臺賬問題編號問題描述（含發(fā)生環(huán)節(jié)、頻次）問題等級涉及部門/流程根本原因責任部門責任人計劃完成時間實際完成時間整改措施摘要驗證結果驗證人關閉狀態(tài)備注NC-2024-001采購合同未按制度要求經法務部審核（近3個月共5份）一般采購部-合同管理流程流程中未設置法務審核強制節(jié)點采購部張*2024-03-152024-03-14修訂《合同管理流程》，增加法務審核節(jié)點并納入OA系統(tǒng)抽查10份合同，100%審核通過李*已關閉模板2：整改措施計劃表問題編號問題描述根本原因責任部門責任人整改措施（SMART原則）所需資源計劃完成時間配合部門審批人NC-2024-001采購合同未法務審核流程無審核節(jié)點采購部張*1.3月10日前完成《合同管理流程》修訂，增加“法務部審核”強制節(jié)點；2.3月12日前組織采購、法務部門培訓，保證知曉率100%；3.3月14日前完成OA系統(tǒng)流程配置，實現線上審核OA系統(tǒng)支持、法務部配合2024-03-15法務部、IT部王*模板3：整改效果驗證申請表問題編號問題描述責任部門責任人整改措施完成情況驗證方式（現場檢查/資料抽查/訪談等）驗證標準驗證時間驗證小組人員驗證結果（通過/不通過）不通過原因（若適用）NC-2024-001采購合同未法務審核采購部張*1.流程文件已修訂（版本V2.0）；2.培訓記錄顯示20人參與，考核通過率100%；3.OA系統(tǒng)已配置審核節(jié)點抽查近10份合同、訪談采購部2人、檢查培訓記錄100%合同經法務審核、員工知曉率100%2024-03-16李、趙通過五、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）問題描述需客觀具體禁止使用“可能”“大概”等模糊表述，需基于事實描述問題（如“錯誤”應明確為“3份合同缺少簽字頁”而非“合同管理不規(guī)范”）。問題描述需包含“時間、地點、人物、事件”要素，保證責任部門無爭議。（二）原因分析要深入徹底避免“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”，僅針對直接原因制定整改措施（如“未審核”直接原因可能是“忘記”，但根本原因是“流程無強制節(jié)點”）。若責任部門分析不深入，內審組需引導或組織跨部門聯合分析，保證找到根本原因。（三）整改措施需可執(zhí)行、可驗證避免“加強培訓”“提高意識”等籠統(tǒng)措施，需明確培訓內容、時長、參與人員及考核方式（如“3月12日前組織采購部全員《合同管理流程V2.0》培訓1小時，現場考核并留存記錄”）。措施需有明確的輸出物（如“修訂制度文件”“優(yōu)化系統(tǒng)流程”“完成培訓記錄”），便于驗證。（四）責任分配要避免“多頭負責”每個問題需明確唯一“主責部門”和“第一責任人”，避免“共同負責”導致責任虛化（如“合同審核問題”主責部門為采購部，責任人不能同時寫“采購部、法務部”）。配合部門需在《整改措施計劃表》中明確具體職責，保證協同順暢。（五）跟蹤監(jiān)控需及時主動內審組不能僅依賴“進度簡報”，需通過現場抽查、訪談等方式核實整改進展，避免“紙上整改”。對超期風險需提前預警，若責任部門無合理理由延期，需上報分管領導協調解決。（六）驗證環(huán)節(jié)要客觀獨立驗證小組需獨立于責任部門，保證驗證結果客觀公正（如驗證采購部合同整改