采購審批與供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用場景與業(yè)務(wù)背景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)（尤其是制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購部門日常運(yùn)營，覆蓋從采購需求發(fā)起到供應(yīng)商全生命周期管理的核心環(huán)節(jié)。具體場景包括：日常采購需求處理：生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包等常規(guī)采購的申請與審批；新供應(yīng)商引入：首次合作供應(yīng)商的資質(zhì)審核、評估與準(zhǔn)入；供應(yīng)商績效優(yōu)化：現(xiàn)有供應(yīng)商的定期考核、分級管理及淘汰機(jī)制；采購合規(guī)管控：保證采購流程符合企業(yè)內(nèi)控要求及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購需求發(fā)起與初審操作目標(biāo)：規(guī)范需求提報(bào)，保證采購必要性與預(yù)算合理性。責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人、需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員*。步驟說明：需求提報(bào)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、部門運(yùn)營），填寫《采購申請表》，注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額及供應(yīng)商偏好（若有）。需求初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的必要性（如是否為重復(fù)需求、是否可替代）及預(yù)算是否符合部門年度預(yù)算，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。采購對接：采購專員接收申請表后，與需求部門溝通確認(rèn)細(xì)節(jié)（如技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)），同步查詢歷史采購記錄，避免重復(fù)采購或價(jià)格異常。（二）供應(yīng)商尋源與評估操作目標(biāo)：篩選合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)能力與成本優(yōu)化。責(zé)任人：采購專員、采購經(jīng)理、技術(shù)/質(zhì)量部門代表*。步驟說明：尋源方式：根據(jù)采購類型（如標(biāo)準(zhǔn)品、定制化）選擇尋源渠道：公開招標(biāo)：適用于大宗物料或年度框架協(xié)議采購，通過企業(yè)采購平臺(tái)或第三方招標(biāo)機(jī)構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：適用于有合作歷史的供應(yīng)商，由采購部門定向邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢價(jià)比價(jià)：適用于小額、緊急采購，向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)并對比報(bào)價(jià)單；單一來源：適用于獨(dú)家供應(yīng)或特殊定制品類，需提供唯一性說明（如專利保護(hù)）并經(jīng)采購經(jīng)理審批。資質(zhì)初審：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》及附件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書如ISO9001、行業(yè)生產(chǎn)許可證、過往合作案例等），采購專員審核資質(zhì)真實(shí)性及有效性（如是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否匹配）。現(xiàn)場考察（必要時(shí)）：對關(guān)鍵物料或新供應(yīng)商，由采購經(jīng)理組織技術(shù)/質(zhì)量部門進(jìn)行現(xiàn)場考察，重點(diǎn)檢查生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉儲(chǔ)條件等，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》。綜合評估：采購部門匯總供應(yīng)商資質(zhì)、報(bào)價(jià)、交期、服務(wù)能力（如售后響應(yīng)速度）等信息，填寫《供應(yīng)商評估表》，采用加權(quán)評分法（如價(jià)格30%、質(zhì)量40%、交期20%、服務(wù)10%）計(jì)算綜合得分，得分≥80分可進(jìn)入候選名單。（三）采購審批與訂單下達(dá)操作目標(biāo)：明確審批權(quán)限，保證采購合規(guī)與成本可控。責(zé)任人：采購專員、采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理（大額采購）。步驟說明：審批流程分級：根據(jù)采購金額及風(fēng)險(xiǎn)等級確定審批層級（示例）：小額采購（≤5萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購專員→采購經(jīng)理；中額采購（5萬-20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購專員→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→分管副總；大額采購（＞20萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購專員→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理。審批材料提交：采購專員將《采購申請表》《供應(yīng)商評估表》《報(bào)價(jià)單》等材料按審批流程流轉(zhuǎn)，各審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)預(yù)算匹配性、供應(yīng)商合規(guī)性及價(jià)格合理性。訂單下達(dá)：審批通過后，采購專員根據(jù)評估結(jié)果選定供應(yīng)商，下達(dá)《采購訂單》，明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款條款，經(jīng)供應(yīng)商蓋章確認(rèn)后生效。（四）合同簽訂與履約監(jiān)控操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)責(zé)，保障采購執(zhí)行順暢。責(zé)任人：采購專員、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部*、供應(yīng)商對接人。步驟說明：合同擬定：采購專員根據(jù)《采購訂單》及企業(yè)合同模板，擬定《采購合同》，條款需包括標(biāo)的物信息、質(zhì)量要求、交付違約責(zé)任、付款方式、保密條款、爭議解決方式等。合同審批：法務(wù)部審核合同條款的合法性與完整性，財(cái)務(wù)部審核付款條款與財(cái)務(wù)制度的一致性，采購經(jīng)理確認(rèn)采購內(nèi)容與審批一致，三方簽字后加蓋企業(yè)公章。履約監(jiān)控：交付跟進(jìn)：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購專員跟蹤物流信息，保證按期交付；如遇延遲，及時(shí)協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整計(jì)劃并反饋需求部門。驗(yàn)收管理：需求部門根據(jù)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如質(zhì)量檢測報(bào)告、數(shù)量清點(diǎn)）進(jìn)行收貨，填寫《物料驗(yàn)收單》，質(zhì)量部門需參與關(guān)鍵物料的驗(yàn)收并出具檢驗(yàn)報(bào)告。異常處理：驗(yàn)收不合格時(shí)，需求部門需在24小時(shí)內(nèi)書面反饋采購專員，由采購專員與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠或重新交付，形成《采購異常處理記錄表》。（五）供應(yīng)商績效管理與優(yōu)化操作目標(biāo)：動(dòng)態(tài)評估供應(yīng)商表現(xiàn)，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。責(zé)任人：采購專員、需求部門、質(zhì)量部門、采購經(jīng)理。步驟說明：績效評價(jià)周期：季度/半年度/年度，根據(jù)供應(yīng)商合作穩(wěn)定性及采購品類重要性確定。評價(jià)指標(biāo)與權(quán)重（示例）：質(zhì)量指標(biāo)（40%）：來料合格率、質(zhì)量問題整改及時(shí)率；交貨指標(biāo)（30%）：準(zhǔn)時(shí)交付率、訂單滿足率；價(jià)格指標(biāo)（20%）：價(jià)格競爭力、成本降低貢獻(xiàn)率；服務(wù)指標(biāo)（10%）：售后響應(yīng)速度、問題解決滿意度。評價(jià)實(shí)施：采購專員收集各維度數(shù)據(jù)（如質(zhì)量部門提供的檢驗(yàn)報(bào)告、需求部門反饋的交付評價(jià)），填寫《供應(yīng)商績效評價(jià)表》，計(jì)算加權(quán)得分，將供應(yīng)商分為四級：A級（≥90分）：優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先分配訂單，給予付款優(yōu)惠；B級（80-89分）：合格供應(yīng)商，維持現(xiàn)有合作；C級（70-79分）：待改進(jìn)供應(yīng)商，發(fā)出《供應(yīng)商改進(jìn)通知書》，30日內(nèi)提交整改報(bào)告；D級（＜70分）：不合格供應(yīng)商，啟動(dòng)淘汰程序，終止合作。優(yōu)化與淘汰：對C級供應(yīng)商跟蹤整改效果，連續(xù)兩次評價(jià)仍不達(dá)標(biāo)者降為D級；D級供應(yīng)商及出現(xiàn)重大違約（如提供假冒偽劣產(chǎn)品、嚴(yán)重延遲交付）的供應(yīng)商，立即終止合作并納入供應(yīng)商黑名單。三、核心工具模板清單（一）采購申請表字段名稱填寫說明申請編號按年度+流水號編制（如CG2024-001）需求部門提報(bào)申請的部門名稱申請人及聯(lián)系方式需求部門經(jīng)辦人姓名及電話物料/服務(wù)信息名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、單位、數(shù)量、用途預(yù)算金額含稅預(yù)估金額，需與年度預(yù)算匹配期望交付日期需求部門要求的到貨時(shí)間供應(yīng)商偏好如指定供應(yīng)商，需說明理由（如獨(dú)家供應(yīng)、歷史合作良好）附件清單技術(shù)參數(shù)圖紙、比價(jià)記錄等審批意見欄需求部門負(fù)責(zé)人→采購專員→采購經(jīng)理→財(cái)務(wù)部→分管副總→總經(jīng)理（按流程簽字）（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人及電話評估周期年/季度評估類型評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）得分資質(zhì)合規(guī)性營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)齊全且有效質(zhì)量保障能力質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001）、檢驗(yàn)設(shè)備完善度、不良品率價(jià)格競爭力同類物料市場對比、價(jià)格合理性、成本降低意愿交付能力生產(chǎn)產(chǎn)能、準(zhǔn)時(shí)交付率、應(yīng)急響應(yīng)能力服務(wù)水平售后響應(yīng)速度、問題解決滿意度、合作配合度綜合得分——評估結(jié)論□通過□不通過□待改進(jìn)備注現(xiàn)場考察問題、特殊優(yōu)勢等（三）采購訂單訂單編號PO2024-X簽訂日期年/月/日供應(yīng)商名稱地址收貨地址企業(yè)指定倉庫地址聯(lián)系人及電話物料信息名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額（分項(xiàng)列示）交付要求交付時(shí)間、交付方式、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量檢測依據(jù)、數(shù)量清點(diǎn)方式付款條款付款方式（如電匯）、賬期、發(fā)票要求其他約定如保密條款、違約責(zé)任等雙方簽字蓋章采購方（蓋章）：經(jīng)辦人：日期：供應(yīng)商（蓋章）：經(jīng)辦人：日期：（四）供應(yīng)商績效評價(jià)表供應(yīng)商名稱評價(jià)周期評價(jià)部門采購部聯(lián)合需求/質(zhì)量部門評價(jià)指標(biāo)評價(jià)數(shù)據(jù)得分（0-100）權(quán)重質(zhì)量指標(biāo)（40%）來料合格率98%、質(zhì)量問題整改及時(shí)率100%40%交貨指標(biāo)（30%）準(zhǔn)時(shí)交付率95%、訂單滿足率97%30%價(jià)格指標(biāo)（20%）同類物料價(jià)格低于市場均價(jià)3%、年度成本降低2%20%服務(wù)指標(biāo)（10%）售后響應(yīng)時(shí)間≤24小時(shí)、問題解決滿意度90分10%綜合得分——100%等級評定□A級□B級□C級□D級改進(jìn)建議（C/D級填寫）審核人采購經(jīng)理*日期年/月/日四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審批權(quán)限與層級明確嚴(yán)格執(zhí)行分級審批制度，嚴(yán)禁越權(quán)審批或簡化流程；大額采購需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議，留存會(huì)議紀(jì)要備查。審批人需對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，如因?qū)徟杪?dǎo)致?lián)p失（如預(yù)算超支、供應(yīng)商資質(zhì)造假），將追究相應(yīng)責(zé)任。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核嚴(yán)謹(jǐn)新供應(yīng)商準(zhǔn)入必須核查“三證”（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證）及行業(yè)特殊資質(zhì)（如食品行業(yè)需SC認(rèn)證），復(fù)印件需加蓋供應(yīng)商公章并由采購專員留存原件核對。定期更新供應(yīng)商資質(zhì)信息（如年檢、認(rèn)證到期提醒），避免資質(zhì)過期導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)。（三）數(shù)據(jù)記錄完整可追溯采購全流程需留存書面記錄或電子檔案（如《采購申請表》《評估表》《合同》《驗(yàn)收單》），保存期限不少于3年，以備審計(jì)或爭議追溯。建立供應(yīng)商信息庫，動(dòng)態(tài)記錄供應(yīng)商資質(zhì)、績效評價(jià)、合作歷史等信息，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)更新。（四）合規(guī)性與廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控嚴(yán)禁采購人員與供應(yīng)商存在利益輸送（如收受回扣、接受宴請），發(fā)覺違規(guī)行為立即調(diào)離崗位并按企業(yè)制度處理。涉及招投標(biāo)、大額采購的環(huán)節(jié)，需邀請紀(jì)檢部門或第三方監(jiān)督，保證流程公開、