采購(gòu)申請(qǐng)審批流程模板規(guī)范：采購(gòu)流程與標(biāo)準(zhǔn)操作指南引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本采購(gòu)申請(qǐng)審批流程模板。本模板適用于各類采購(gòu)場(chǎng)景，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購(gòu)需求提報(bào)、審核、執(zhí)行、驗(yàn)收的全過程管理，為企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)提供清晰的操作指引。一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部所有采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋但不限于以下類型：日常運(yùn)營(yíng)類采購(gòu)：辦公用品、勞保用品、清潔用品等常規(guī)消耗品采購(gòu)；生產(chǎn)物料類采購(gòu)：原材料、零部件、包裝材料等生產(chǎn)所需物資采購(gòu)；固定資產(chǎn)類采購(gòu)：設(shè)備、儀器、辦公家具等價(jià)值較高、使用期限長(zhǎng)的資產(chǎn)采購(gòu)；服務(wù)類采購(gòu)：咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等專業(yè)服務(wù)采購(gòu)；項(xiàng)目專項(xiàng)采購(gòu)：新項(xiàng)目啟動(dòng)、技術(shù)改造、市場(chǎng)拓展等專項(xiàng)物資或服務(wù)采購(gòu)。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：部門因業(yè)務(wù)需要新增采購(gòu)需求、常規(guī)庫(kù)存物資補(bǔ)貨、緊急采購(gòu)（需注明特殊流程）、固定資產(chǎn)更新替換等。二、采購(gòu)申請(qǐng)審批全流程操作指南采購(gòu)申請(qǐng)審批流程需嚴(yán)格按照“需求發(fā)起→部門審核→財(cái)務(wù)審核→領(lǐng)導(dǎo)審批→采購(gòu)執(zhí)行→入庫(kù)驗(yàn)收→歸檔記錄”的順序執(zhí)行，各環(huán)節(jié)責(zé)任人和操作內(nèi)容（一）第一步：采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起責(zé)任人：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：填寫《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（詳見第三部分模板），準(zhǔn)確填寫采購(gòu)基本信息、明細(xì)需求、預(yù)算金額、用途說(shuō)明等內(nèi)容；附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購(gòu)類型提供必要支撐材料，如：日常采購(gòu)：需求清單（含名稱、規(guī)格、數(shù)量）、庫(kù)存核對(duì)記錄（如倉(cāng)庫(kù)無(wú)庫(kù)存證明）；固定資產(chǎn)采購(gòu)：設(shè)備技術(shù)參數(shù)要求、選型對(duì)比報(bào)告（如有）、可行性分析（如金額較大）；服務(wù)類采購(gòu)：服務(wù)范圍說(shuō)明、服務(wù)商資質(zhì)要求（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）；緊急采購(gòu)：緊急情況說(shuō)明（如生產(chǎn)急需、臨時(shí)故障），由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；提交申請(qǐng)：將填寫完整的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審核，可通過OA系統(tǒng)、紙質(zhì)表單或郵件方式（需保留提交記錄）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任人：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：審核采購(gòu)必要性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否符合部門工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需要，是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修舊利廢）；審核需求合理性：檢查采購(gòu)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量）是否與實(shí)際需求匹配，是否存在過度采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)；審核預(yù)算合規(guī)性：核對(duì)預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說(shuō)明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；審核結(jié)果處理：通過：在審批表“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，注明“同意”，并提交至財(cái)務(wù)部；不通過：注明駁回理由（如“需求不明確”“超預(yù)算且未說(shuō)明理由”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）第三步：財(cái)務(wù)部審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部審核專員（如財(cái)務(wù)主管、成本會(huì)計(jì)）操作內(nèi)容：審核預(yù)算準(zhǔn)確性：對(duì)照公司年度預(yù)算及部門預(yù)算指標(biāo)，確認(rèn)采購(gòu)預(yù)算是否已批復(fù)、是否在可用資金范圍內(nèi)；審核價(jià)格合理性：對(duì)于常規(guī)采購(gòu)，參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)行情或詢價(jià)記錄（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）審核單價(jià)合理性；對(duì)于大額采購(gòu)（如金額超5萬(wàn)元），需審核是否完成比價(jià)或招標(biāo)流程；審核資金安排：確認(rèn)采購(gòu)資金來(lái)源（如運(yùn)營(yíng)資金、專項(xiàng)基金）是否合規(guī)，資金支付計(jì)劃是否與公司財(cái)務(wù)制度一致；審核結(jié)果處理：通過：在審批表“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)，注明“預(yù)算合規(guī)，價(jià)格合理”，提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批；不通過：注明駁回理由（如“超預(yù)算未審批”“價(jià)格偏離市場(chǎng)均價(jià)”），退回申請(qǐng)人或部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)充說(shuō)明。（四）第四步：領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)審批責(zé)任人：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整）操作內(nèi)容：小額采購(gòu)（金額≤5000元）：由需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確認(rèn)采購(gòu)事項(xiàng)的必要性及預(yù)算合理性；中額采購(gòu)（5000元＜金額≤5萬(wàn)元）：由需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交至總經(jīng)理審批，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)效益及對(duì)公司整體運(yùn)營(yíng)的影響；大額采購(gòu)（金額＞5萬(wàn)元）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，提交至董事會(huì)或采購(gòu)委員會(huì)審批，重點(diǎn)審核采購(gòu)的戰(zhàn)略價(jià)值、成本控制及風(fēng)險(xiǎn)防范措施；審批結(jié)果處理：通過：在對(duì)應(yīng)審批欄簽字確認(rèn)，注明“同意”；不通過：注明審批意見（如“暫緩采購(gòu)”“需重新比價(jià)”），退回至上一環(huán)節(jié)調(diào)整。（五）第五步：采購(gòu)執(zhí)行責(zé)任人：采購(gòu)部專員（如采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)員）操作內(nèi)容：接收審批通過的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》，確認(rèn)采購(gòu)需求明細(xì)、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求等信息；供應(yīng)商選擇：日常小額采購(gòu)：從合格供應(yīng)商名錄中選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商；中大額采購(gòu)：組織詢價(jià)（至少3家供應(yīng)商）、比價(jià)或招標(biāo)，保證供應(yīng)商資質(zhì)合法（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、報(bào)價(jià)合理、履約能力強(qiáng)；下單采購(gòu)：與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（需注明規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款），下達(dá)采購(gòu)訂單；進(jìn)度跟蹤：實(shí)時(shí)跟蹤訂單生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，保證按時(shí)交貨，如遇延遲及時(shí)與供應(yīng)商溝通并反饋至需求部門。（六）第六步：入庫(kù)驗(yàn)收責(zé)任人：倉(cāng)庫(kù)管理員、需求部門專員、采購(gòu)部專員操作內(nèi)容：到貨核對(duì)：貨物送達(dá)后，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)實(shí)物與采購(gòu)訂單、送貨單信息是否一致（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等）；質(zhì)量驗(yàn)收：日常物資：由倉(cāng)庫(kù)管理員檢查是否破損、過期；生產(chǎn)物料/設(shè)備：由需求部門技術(shù)人員、質(zhì)檢員共同參與，按照技術(shù)參數(shù)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；服務(wù)類采購(gòu)：由需求部門根據(jù)服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，確認(rèn)服務(wù)成果是否達(dá)標(biāo)；驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：倉(cāng)庫(kù)管理員填寫《入庫(kù)單》，登記庫(kù)存信息，采購(gòu)部安排付款；不合格：當(dāng)場(chǎng)拒收，通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠，不合格品不得入庫(kù)。（七）第七步：歸檔記錄責(zé)任人：采購(gòu)部專員、檔案管理員操作內(nèi)容：資料整理：將采購(gòu)全流程資料（含《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）分類整理，保證資料完整、簽字齊全；歸檔保存：紙質(zhì)資料：按“采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)+日期”歸檔至檔案室，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購(gòu)需保存5年以上）；電子資料：至公司OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理模塊，便于查詢和審計(jì)；流程復(fù)盤：定期（如每月）對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)（如采購(gòu)金額、供應(yīng)商履約率、驗(yàn)收合格率）進(jìn)行分析，優(yōu)化采購(gòu)流程。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板（含填寫說(shuō)明）（一）模板表格采購(gòu)申請(qǐng)審批表申請(qǐng)單號(hào)：__________基本信息申請(qǐng)部門聯(lián)系方式采購(gòu)類別（可多選）□日常運(yùn)營(yíng)□生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他__________預(yù)算金額（元）資金來(lái)源□運(yùn)營(yíng)資金□專項(xiàng)基金□其他__________采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱123審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：______________日期：______年_月_日財(cái)務(wù)審核意見簽字：______________日期：______年_月_日分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：______________日期：______年_月_日總經(jīng)理/董事會(huì)意見簽字：______________日期：______年_月_日備注（二）填寫說(shuō)明基本信息欄：“申請(qǐng)單號(hào)”：由采購(gòu)部統(tǒng)一編制，格式為“CG-年份-月份-部門代碼-序號(hào)”（如CG-2024-05-001-001）；“采購(gòu)類別”：根據(jù)實(shí)際采購(gòu)內(nèi)容勾選，若為“其他”，需注明具體類別；“預(yù)算金額”：需與財(cái)務(wù)部確認(rèn)的預(yù)算一致，含稅價(jià)需注明。采購(gòu)明細(xì)欄：每行填寫一種物品/服務(wù)，如有多項(xiàng)需分序號(hào)列出；“規(guī)格型號(hào)”“用途說(shuō)明”需詳細(xì)填寫，避免模糊描述（如“辦公用品”需注明“A4紙、80g、500包/箱”）；“附件清單”：需列出支撐材料名稱，如“報(bào)價(jià)單（3家）”“設(shè)備技術(shù)參數(shù)表”“服務(wù)商資質(zhì)復(fù)印件”等。審批流程欄：各環(huán)節(jié)審批人需手寫簽字并注明日期，不得代簽；審批意見需明確，如“同意采購(gòu)”“需補(bǔ)充比價(jià)記錄”“退回重填”等，不得僅寫“已閱”。備注欄：可填寫特殊說(shuō)明，如“緊急采購(gòu)，需3天內(nèi)到貨”“舊設(shè)備需同步報(bào)廢”等。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購(gòu)必須以年度預(yù)算為依據(jù)，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前走預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”。審批時(shí)效管理：各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請(qǐng)后1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)可縮短至24小時(shí)），避免因?qū)徟诱`影響業(yè)務(wù)開展。資料完整性：申請(qǐng)時(shí)必須附齊相關(guān)附件，如無(wú)附件或附件不全，審核部門有權(quán)退回；采購(gòu)?fù)瓿珊螅匈Y料需在5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。緊急采購(gòu)處理：因突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障、疫情物資短缺）需緊急采購(gòu)的，需由部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表中注明“緊急采購(gòu)”并簽字，可先口頭溝通采購(gòu)部執(zhí)行，但需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)。合規(guī)與廉潔要