某會計(jì)公司費(fèi)用報(bào)銷管理細(xì)則

一、總則1.目的為了加強(qiáng)本會計(jì)公司費(fèi)用報(bào)銷管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷行為，合理控制費(fèi)用支出，確保公司各項(xiàng)費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)，提高公司資金使用效益，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于本會計(jì)公司全體員工，包括正式員工、試用期員工以及因工作需要在公司短期工作的臨時(shí)人員等。3.基本原則-真實(shí)性原則：費(fèi)用報(bào)銷必須以真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，報(bào)銷人應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的原始憑證。-合理性原則：費(fèi)用支出應(yīng)符合公司的經(jīng)營活動需要，符合市場行情和公司相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費(fèi)。-合規(guī)性原則：費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度以及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)定的審批流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷。二、費(fèi)用報(bào)銷的審批流程1.報(bào)銷人申請報(bào)銷人應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)整理相關(guān)原始憑證，填寫費(fèi)用報(bào)銷單。報(bào)銷單應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地填寫報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用明細(xì)、金額、附件張數(shù)等信息，并在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人收到報(bào)銷人的報(bào)銷申請后，應(yīng)對費(fèi)用的真實(shí)性、合理性以及是否符合部門預(yù)算進(jìn)行審核。審核通過后，在報(bào)銷單上簽署審核意見并簽字。如發(fā)現(xiàn)問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的報(bào)銷單后，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行審核：-票據(jù)合規(guī)性：審核原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，檢查發(fā)票等票據(jù)是否符合國家稅收法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求，發(fā)票的開具內(nèi)容是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的真?zhèn)蔚取?費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：核對費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。-計(jì)算準(zhǔn)確性：審核報(bào)銷金額的計(jì)算是否正確，是否存在多報(bào)、錯(cuò)報(bào)等情況。-審批手續(xù)：檢查報(bào)銷單的審批手續(xù)是否完備，是否有部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員的簽字。財(cái)務(wù)部門審核通過后，在報(bào)銷單上簽署審核意見并簽字。如審核不通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人說明原因，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)內(nèi)容。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的報(bào)銷單，根據(jù)公司的授權(quán)審批制度，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對費(fèi)用的合理性和必要性進(jìn)行最終審核。審批通過后，在報(bào)銷單上簽署審批意見并簽字。5.報(bào)銷支付報(bào)銷單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司的資金支付流程進(jìn)行報(bào)銷支付。對于符合現(xiàn)金支付條件的，可支付現(xiàn)金；對于金額較大或不符合現(xiàn)金支付條件的，通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式進(jìn)行支付。三、各類費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)及要求1.差旅費(fèi)-交通費(fèi)用-飛機(jī)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，員工乘坐飛機(jī)出差，原則上應(yīng)乘坐經(jīng)濟(jì)艙。如有特殊情況需要乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。-火車：員工乘坐火車出差，可根據(jù)行程選擇合適的席別，但原則上不超過軟臥。-長途汽車：員工乘坐長途汽車出差，應(yīng)選擇正規(guī)的客運(yùn)車輛，憑有效車票報(bào)銷。-住宿費(fèi)用根據(jù)不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平，公司制定相應(yīng)的住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)選擇住宿地點(diǎn)，憑住宿發(fā)票及明細(xì)清單報(bào)銷。如實(shí)際住宿費(fèi)用超過標(biāo)準(zhǔn)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷超出部分。-餐飲補(bǔ)貼員工出差期間，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予餐飲補(bǔ)貼。補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)的不同有所差異，一般按照自然天數(shù)計(jì)算。餐飲補(bǔ)貼無需提供發(fā)票，直接在差旅費(fèi)報(bào)銷單中按標(biāo)準(zhǔn)填寫。-其他費(fèi)用出差期間因工作需要發(fā)生的市內(nèi)交通費(fèi)用、訂票費(fèi)等，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。但應(yīng)注意合理控制費(fèi)用支出，避免不必要的浪費(fèi)。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)-業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格控制，遵循必要性和適度性原則：因公司業(yè)務(wù)需要發(fā)生業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)，應(yīng)提前填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單，注明招待對象、招待事由、預(yù)計(jì)金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。-報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供正式發(fā)票、消費(fèi)清單以及業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單作為附件。報(bào)銷金額應(yīng)嚴(yán)格控制在公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，原則上按照公司不同業(yè)務(wù)部門的業(yè)績情況設(shè)定相應(yīng)的比例限額。對于超出標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。3.辦公用品費(fèi)-辦公用品由公司行政部門統(tǒng)一采購：各部門如有辦公用品需求，應(yīng)提前填寫辦公用品采購申請單，報(bào)行政部門匯總。行政部門根據(jù)公司的采購制度進(jìn)行采購，并做好入庫、出庫登記。-報(bào)銷要求：辦公用品采購報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供采購發(fā)票、采購清單、入庫單等相關(guān)憑證。發(fā)票上應(yīng)注明辦公用品的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等信息，采購清單應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容一致。對于金額較大的辦公用品采購，還需提供采購合同等相關(guān)資料。4.培訓(xùn)學(xué)習(xí)費(fèi)用-員工因工作需要參加外部培訓(xùn)學(xué)習(xí)，應(yīng)提前提交培訓(xùn)學(xué)習(xí)申請：說明培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用等情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可參加。-報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：培訓(xùn)學(xué)習(xí)費(fèi)用包括培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等。報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的相關(guān)發(fā)票、結(jié)業(yè)證書或培訓(xùn)證明等資料。培訓(xùn)學(xué)費(fèi)應(yīng)按照培訓(xùn)合同約定的金額報(bào)銷；教材費(fèi)憑購買教材的發(fā)票報(bào)銷；住宿費(fèi)、交通費(fèi)等按照公司差旅費(fèi)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。四、費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)間規(guī)定1.日常費(fèi)用報(bào)銷員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請。如因特殊原因未能及時(shí)報(bào)銷，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門說明情況，并在合理期限內(nèi)完成報(bào)銷。對于逾期未報(bào)銷的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理，除非有合理的解釋和公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。2.差旅費(fèi)報(bào)銷員工出差結(jié)束后，應(yīng)在返回公司后的[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單并提交報(bào)銷申請。如有延誤，可能影響差旅費(fèi)的及時(shí)報(bào)銷和個(gè)人的相關(guān)補(bǔ)貼發(fā)放。五、費(fèi)用報(bào)銷的憑證要求1.原始憑證的種類費(fèi)用報(bào)銷的原始憑證主要包括發(fā)票、收據(jù)、車票、機(jī)票、住宿發(fā)票及明細(xì)清單、采購清單、合同等。其中，發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章；收據(jù)必須是財(cái)政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)或符合公司規(guī)定的其他有效收據(jù)。2.原始憑證的內(nèi)容要求原始憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證的名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、接受單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。原始憑證上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)加蓋出具單位的印章。3.原始憑證的粘貼要求報(bào)銷人應(yīng)將原始憑證按照類別、時(shí)間順序等進(jìn)行整理，并整齊地粘貼在報(bào)銷粘貼單上。粘貼時(shí)應(yīng)注意不要遮蓋原始憑證的內(nèi)容，且要保持憑證的平整。對于較大的原始憑證，如發(fā)票聯(lián)，可進(jìn)行適當(dāng)折疊，但應(yīng)確保折疊后的憑證仍能清晰顯示各項(xiàng)內(nèi)容。同時(shí)，在粘貼單上應(yīng)注明每類原始憑證的張數(shù)和金額合計(jì)。六、費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合規(guī)性以及審批流程的執(zhí)行情況。審計(jì)部門可通過抽查報(bào)銷憑證、與相關(guān)人員核實(shí)情況等方式進(jìn)行審計(jì)工作，并出具審計(jì)報(bào)告。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.財(cái)務(wù)自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對費(fèi)用報(bào)銷的日常審核和自查工作，定期對已報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行復(fù)查，確保費(fèi)用報(bào)銷符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人及相關(guān)部門溝通，采取措施進(jìn)行糾正。3.違規(guī)處理對于在費(fèi)用報(bào)銷過程中存在弄虛作假、虛報(bào)冒領(lǐng)等違規(guī)行為的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。同時(shí)，對于因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致違規(guī)報(bào)銷行為發(fā)生的部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)人員，公司也將追究其相應(yīng)的責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂：如有未盡事宜或國家法律法規(guī)、公司政策發(fā)生變化，公司將及時(shí)對本細(xì)則進(jìn)