供應(yīng)鏈管理流程與采購標準通用工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類制造型企業(yè)、零售企業(yè)、電商企業(yè)及第三方物流企業(yè)的供應(yīng)鏈管理部門，旨在規(guī)范從需求提報到供應(yīng)商全生命周期管理的核心流程。典型應(yīng)用場景包括：新項目啟動采購：如新產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)線擴建等需新增物料或服務(wù)的采購場景；日常生產(chǎn)補貨：針對常規(guī)原材料、包材的周期性采購需求；緊急采購需求：如設(shè)備突發(fā)故障需快速更換零部件、訂單激增導(dǎo)致的臨時補料等；供應(yīng)商優(yōu)化管理：對現(xiàn)有供應(yīng)商進行績效評估、汰換或引入新供應(yīng)商時的流程規(guī)范。二、供應(yīng)鏈管理全流程操作指引（一）需求提報與評審：明確“采什么、采多少、何時采”責(zé)任部門：需求部門（生產(chǎn)部、研發(fā)部、行政部等）、供應(yīng)鏈管理部、財務(wù)部操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目進度或?qū)嶋H消耗，填寫《采購申請單》（詳見模板一），注明物料名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、交付日期、預(yù)算金額及用途說明，經(jīng)部門負責(zé)人*經(jīng)理審批后提交至供應(yīng)鏈管理部。需求評審：供應(yīng)鏈管理部收到申請后，聯(lián)合生產(chǎn)部、財務(wù)部召開需求評審會（由供應(yīng)鏈管理部*主管主持），重點審核：需求數(shù)量與生產(chǎn)計劃的匹配性（如是否超出安全庫存、是否為重復(fù)性需求）；規(guī)格型號的準確性（是否與BOM清單、技術(shù)圖紙一致）；預(yù)算金額的合理性（對照歷史采購價格及市場行情）。需求確認：評審?fù)ㄟ^后，供應(yīng)鏈管理部在《采購申請單》上簽署評審意見，明確采購優(yōu)先級及交付時間節(jié)點，反饋至需求部門；若不通過，需注明修改意見并退回需求部門重新提報。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核：篩選“靠譜的合作伙伴”責(zé)任部門：供應(yīng)鏈管理部、質(zhì)量管理部、法務(wù)部操作步驟：尋源渠道：通過行業(yè)展會、招標平臺、供應(yīng)商自薦、同行推薦等渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息臺賬》（含企業(yè)名稱、主營產(chǎn)品、聯(lián)系方式、注冊資本等基礎(chǔ)信息）。資質(zhì)初審：供應(yīng)鏈管理部對供應(yīng)商提交的《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、ISO9001認證、產(chǎn)品檢測報告等）進行初審，篩選出具備基本供貨能力的候選名單?，F(xiàn)場考察：對候選供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察（由供應(yīng)鏈管理部專員帶隊，質(zhì)量管理部工程師參與），重點評估：生產(chǎn)設(shè)備先進性及產(chǎn)能匹配度；質(zhì)量管理體系運行情況（如是否通過IATF16949等汽車行業(yè)認證）；交付歷史及應(yīng)急響應(yīng)能力（如過往訂單的準時交付率）。資質(zhì)終審：考察通過后，由質(zhì)量管理部出具《供應(yīng)商資質(zhì)審核報告》，法務(wù)部審核供應(yīng)商的履約能力（如涉訴情況、合同條款合規(guī)性），最終由供應(yīng)鏈管理部確定合格供應(yīng)商名單并錄入《合格供應(yīng)商名錄》。（三）采購訂單執(zhí)行：鎖定“交易細節(jié)，保證交付”責(zé)任部門：供應(yīng)鏈管理部、需求部門操作步驟：訂單創(chuàng)建：供應(yīng)鏈管理部根據(jù)《采購申請單》及《合格供應(yīng)商名錄》，向選定供應(yīng)商下達《采購訂單》（詳見模板三），明確：物料信息（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準）；交付要求（時間、地點、運輸方式）；付款條款（預(yù)付款比例、賬期、結(jié)算方式）；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達標時的賠償標準）。訂單確認：供應(yīng)商收到訂單后，2個工作日內(nèi)書面確認（如蓋章回傳），若有異議需在訂單中注明修改意見，供應(yīng)鏈管理部與需求部門協(xié)商一致后調(diào)整訂單內(nèi)容。訂單跟蹤：供應(yīng)鏈管理部指定專人通過ERP系統(tǒng)或定期溝通跟蹤訂單進度，重點關(guān)注：生產(chǎn)進度（供應(yīng)商是否已排產(chǎn)、預(yù)計完成時間）；物流安排（發(fā)貨時間、物流單號）；異常處理（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足需提前預(yù)警，協(xié)調(diào)替代方案）。（四）合同簽訂與管理：規(guī)避“法律風(fēng)險，保障權(quán)益”責(zé)任部門：供應(yīng)鏈管理部、法務(wù)部、財務(wù)部操作步驟：合同起草：法務(wù)部根據(jù)《采購訂單》及雙方協(xié)商結(jié)果，起草《采購合同》（詳見模板四），核心條款包括：標的物信息（與采購訂單一致）；質(zhì)量驗收標準（如國標、行標或企業(yè)標準）；交付與驗收（“送貨上門”或“自提”，驗收流程及異議期）；付款與發(fā)票（付款節(jié)點、發(fā)票類型及開具要求）；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲的違約金計算方式）；爭議解決（協(xié)商不成時提交供應(yīng)商所在地法院訴訟）。合同審批：供應(yīng)鏈管理部審核合同條款與采購訂單的一致性，財務(wù)部審核付款條款的合理性，法務(wù)部審核法律風(fēng)險，最終由總經(jīng)理*總審批后生效。合同存檔：審批通過的合同正本由財務(wù)部、法務(wù)部各留存一份，供應(yīng)鏈管理部留存掃描件，同步更新《合同管理臺賬》（含合同編號、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、金額、到期日等）。（五）交付驗收與入庫：把控“質(zhì)量關(guān)，保證可用”責(zé)任部門：需求部門、質(zhì)量管理部、倉庫管理部操作步驟：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，將物流單號及預(yù)計送達時間告知供應(yīng)鏈管理部，供應(yīng)鏈管理部提前1天通知倉庫管理部及需求部門準備驗收。數(shù)量驗收：倉庫管理部核對到貨物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與《采購訂單》一致，填寫《到貨清單》（含實收數(shù)量、短缺數(shù)量、破損數(shù)量），供應(yīng)商送貨人員簽字確認。質(zhì)量驗收：質(zhì)量管理部根據(jù)《采購合同》約定的質(zhì)量標準（如抽樣標準、檢測方法）進行檢驗，填寫《質(zhì)量檢驗報告》（含檢驗結(jié)果：合格/不合格、不合格項描述）。合格：倉庫管理部辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》（詳見模板五），更新庫存臺賬；不合格：質(zhì)量管理部出具《不合格品處理通知單》，需求部門在2個工作日內(nèi)確認處理方式（退貨、換貨或讓步接收），供應(yīng)鏈管理部協(xié)調(diào)供應(yīng)商執(zhí)行，相關(guān)費用由供應(yīng)商承擔。（六）供應(yīng)商績效評估：驅(qū)動“持續(xù)優(yōu)化，優(yōu)勝劣汰”責(zé)任部門：供應(yīng)鏈管理部、質(zhì)量管理部、需求部門操作步驟：數(shù)據(jù)收集：每季度末，供應(yīng)鏈管理部收集供應(yīng)商以下數(shù)據(jù)：交付準時率（準時交付批次數(shù)/總批次數(shù)×100%）；質(zhì)量合格率（合格批次數(shù)/總批次數(shù)×100%）；價格競爭力（當次采購價格與市場平均價對比）；服務(wù)響應(yīng)速度（異常問題解決時效、配合度評分）。績效評分：根據(jù)《供應(yīng)商績效評估表》（詳見模板六）進行量化評分（滿分100分），評分維度及權(quán)重：質(zhì)量表現(xiàn)（40%）：質(zhì)量合格率≥95%得滿分，每低1%扣2分；交付表現(xiàn)（30%）：交付準時率≥90%得滿分，每低1%扣3分；價格表現(xiàn)（20%）：低于市場平均價5%以上得滿分，高于平均價每1%扣2分；服務(wù)表現(xiàn)（10%）：響應(yīng)及時性、配合度由需求部門評分。結(jié)果應(yīng)用：評分≥90分（優(yōu)秀）：優(yōu)先加大訂單份額，評為“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”；70-89分（合格）：維持現(xiàn)有合作，針對扣分項要求供應(yīng)商提交改進計劃；60-69分（待改進）：暫停新訂單下達，限期1個月整改，整改后復(fù)評仍不達標則降級；＜60分（不合格）：從《合格供應(yīng)商名錄》中移除，終止合作。三、配套工具表格模板模板一：采購申請單申請部門申請日期申請編號需求物料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位交付日期預(yù)算金額用途說明（可附頁）需求部門負責(zé)人簽字供應(yīng)鏈管理部評審意見財務(wù)部審核意見總經(jīng)理審批模板二：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱申請日期主營產(chǎn)品注冊資本聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)文件清單（√為已提供）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO9001認證□產(chǎn)品檢測報告□其他：現(xiàn)場考察記錄（產(chǎn)能、質(zhì)量、交付等）質(zhì)量管理部審核意見法務(wù)部審核意見供應(yīng)鏈管理部結(jié)論□通過□不通過□補充資料審核人簽字模板三：采購訂單訂單編號下單日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號物料信息名稱規(guī)格型號單位交付要求交付日期：交付地點：運輸方式：付款條款預(yù)付款：%賬期：天結(jié)算方式：訂單備注供應(yīng)商確認簽字：日期：供應(yīng)鏈管理部簽字模板四：采購合同關(guān)鍵條款清單合同編號簽訂日期甲方（采購方）乙方（供應(yīng)商）標的物信息名稱：規(guī)格：數(shù)量：單價：質(zhì)量標準執(zhí)行標準：GB/T-/企業(yè)標準Q/-，提供產(chǎn)品檢測報告交付條款交付時間：交付地點：運輸費用承擔：驗收條款驗收期限：到貨后天內(nèi)完成，異議期：驗收后天內(nèi)付款條款①預(yù)付款：合同簽訂后天內(nèi)支付%；②到貨款：驗收合格后天內(nèi)支付%；③質(zhì)保金：%，質(zhì)期滿后天內(nèi)支付違約責(zé)任①乙方逾期交貨：每逾期1天按逾期金額%支付違約金；②甲方逾期付款：每逾期1天按逾期金額%支付違約金；③質(zhì)量不合格：乙方負責(zé)退換貨，并賠償甲方損失爭議解決協(xié)商不成，提交人民法院訴訟模板五：入庫單入庫單號入庫日期供應(yīng)商名稱采購訂單號物料信息名稱規(guī)格型號單位質(zhì)量檢驗結(jié)果□合格□不合格（不合格項：）檢驗人簽字倉庫管理員簽字需求部門確認簽字模板六：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估維度評估指標權(quán)重得分質(zhì)量表現(xiàn)質(zhì)量合格率40%交付表現(xiàn)交付準時率30%價格表現(xiàn)價格競爭力（與市場均價對比）20%服務(wù)表現(xiàn)響應(yīng)及時性、配合度10%總分100%改進建議供應(yīng)鏈管理部簽字總經(jīng)理審批四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點（一）需求階段：避免“模糊需求導(dǎo)致采購偏差”需求部門需明確物料規(guī)格型號（可附技術(shù)圖紙、樣品封樣），避免“類似物料”“大概規(guī)格”等模糊描述；供應(yīng)鏈管理部需聯(lián)合生產(chǎn)部復(fù)核安全庫存，避免因過量采購導(dǎo)致庫存積壓或采購不足影響生產(chǎn)。（二）供應(yīng)商階段：嚴控“資質(zhì)審核與現(xiàn)場考察真實性”資質(zhì)文件需核對原件并留存復(fù)印件，保證營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、認證證書與經(jīng)營范圍一致；現(xiàn)場考察需拍攝照片或視頻（如生產(chǎn)設(shè)備、倉庫環(huán)境），避免“走過場”，重點核實供應(yīng)商的實際產(chǎn)能與宣稱是否匹配。（三）合同階段：規(guī)避“法律條款漏洞”質(zhì)量標準需明確具體（如“符合GB/T19001-2016標準”），避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等主觀表述；違約責(zé)任需量化（如“逾期交貨每日按合同總額0.5%支付違約金”），避免“承擔相應(yīng)責(zé)任”等模糊條款。（四）驗