會議紀(jì)要編寫規(guī)范與模板高效溝通記錄版一、適用會議類型與場景本規(guī)范與模板適用于各類需正式記錄、存檔及跟蹤行動的會議場景，包括但不限于：項(xiàng)目啟動會、周/月度進(jìn)度會、復(fù)盤會跨部門協(xié)調(diào)會、需求評審會、決策會議年度/季度工作規(guī)劃會、專題研討會客戶對接會、對外合作洽談會二、會議紀(jì)要編寫全流程步驟（一）會前準(zhǔn)備：明確記錄框架與關(guān)鍵信息確認(rèn)會議基本信息提前獲取會議通知，記錄會議名稱、日期、具體時間（開始-結(jié)束）、地點(diǎn)（會議室/線上會議）、主持人、記錄人、參會人員（含主陪人、列席人員）及缺席人員（需注明原因）。梳理會議議程與目標(biāo)根據(jù)會議通知梳理核心議題，明確會議需達(dá)成的目標(biāo)（如“確定項(xiàng)目推進(jìn)計劃”“解決跨部門協(xié)作卡點(diǎn)”），提前準(zhǔn)備會議紀(jì)要模板，預(yù)留議題、討論、決議、行動項(xiàng)等模塊記錄空間。準(zhǔn)備記錄工具根據(jù)會議性質(zhì)選擇記錄方式：手寫（適合快速討論）、電子文檔（推薦，便于后期整理）或?qū)I(yè)會議記錄軟件（如飛書、騰訊文檔協(xié)作模式），保證工具電量充足、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定（線上會議）。（二）會中記錄：聚焦核心內(nèi)容，區(qū)分事實(shí)與觀點(diǎn)按議程順序記錄關(guān)鍵信息議題背景：簡要說明每個議題的討論背景（如“因Q3客戶投訴率上升，需分析原因并制定改進(jìn)措施”）。討論要點(diǎn)：客觀記錄各方發(fā)言核心觀點(diǎn)，避免冗長描述，用“總提出”“部門建議”等標(biāo)識發(fā)言主體，重點(diǎn)記錄不同意見的分歧點(diǎn)及共識方向（示例：“總：需優(yōu)先解決物流響應(yīng)慢問題；經(jīng)理：建議增加倉儲人員，預(yù)算約5萬元”）。決議事項(xiàng)：對每個議題的最終結(jié)論需明確標(biāo)注“決議：”，避免模糊表述（如“決議：自下周一起，物流部增加2名夜班分揀員，*經(jīng)理負(fù)責(zé)3日內(nèi)完成招聘”）。行動項(xiàng)：單獨(dú)記錄“行動項(xiàng)：”，包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時間、所需支持”四要素（示例：“行動項(xiàng)：更新客戶投訴處理流程文檔，負(fù)責(zé)人，截止時間9月30日，需部提供模板支持”）。標(biāo)注待確認(rèn)信息與附件對討論中未明確的數(shù)據(jù)、待核實(shí)的問題（如“*部門需提供8月具體損耗數(shù)據(jù)”），標(biāo)注“待確認(rèn)：”，并記錄附件名稱（如“附件：Q3客戶投訴明細(xì)表”“PPT：產(chǎn)品迭代方案V3”）。（三）會后整理：核對信息，形成標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要補(bǔ)充完善內(nèi)容（24小時內(nèi)完成）根據(jù)會議錄音（如有）或參會人員補(bǔ)充說明，核對記錄的準(zhǔn)確性，修正遺漏或表述偏差，保證決議、行動項(xiàng)無歧義。補(bǔ)充會議開場與結(jié)尾信息（如會議開始時間、主持人開場白、總結(jié)發(fā)言），標(biāo)注“會議時長：X小時X分鐘”。結(jié)構(gòu)化排版與語言精簡按模板框架整理內(nèi)容，語言簡潔專業(yè)，避免口語化表達(dá)（如將“我覺得這個方案可行”改為“建議該方案可行”），使用項(xiàng)目符號（●）或序號（1.2.）分層級呈現(xiàn)，重點(diǎn)內(nèi)容（如決議、行動項(xiàng)）可加粗突出。審核與分發(fā)紀(jì)要初稿完成后，提交主持人審核，保證關(guān)鍵信息（尤其是負(fù)責(zé)人、截止時間）準(zhǔn)確無誤；涉及跨部門行動項(xiàng)時，可同步請相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。審核通過后，于會議結(jié)束次日12:00前發(fā)送至參會人員及相關(guān)方（如項(xiàng)目組、上級領(lǐng)導(dǎo)），郵件標(biāo)題注明“【會議紀(jì)要】+會議名稱+日期”，附紀(jì)要全文及附件（如有）。三、會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（高效溝通記錄版）會議基本信息項(xiàng)目內(nèi)容會議名稱項(xiàng)目Q3進(jìn)度復(fù)盤會會議日期2023年9月15日會議時間14:00-16:30（時長2.5小時）會議地點(diǎn)公司3樓第一會議室主持人*總（項(xiàng)目經(jīng)理）記錄人*助理（項(xiàng)目助理）參會人員總、經(jīng)理（技術(shù)部）、主管（市場部）、專員（運(yùn)營部）缺席人員*（財務(wù)部，因出差）會議議程1.Q3項(xiàng)目進(jìn)度匯報；2.當(dāng)前問題分析；3.Q4計劃制定會議議題與討論記錄議題一：Q3項(xiàng)目進(jìn)度匯報匯報人：*經(jīng)理（技術(shù)部）核心內(nèi)容：●前端開發(fā)已完成80%，后端接口聯(lián)調(diào)完成60%，測試部已用例編寫完成50%；●較原計劃延遲3天，主要因*供應(yīng)商提供的硬件設(shè)備到貨延遲（已提供到貨憑證）。議題二：當(dāng)前問題分析與解決討論焦點(diǎn)：客戶反饋“APP加載速度慢”問題*主管（市場部）：上周收到12條相關(guān)投訴，主要集中在早晚高峰時段，影響用戶活躍度。*經(jīng)理（技術(shù)部）：經(jīng)排查，因服務(wù)器并發(fā)能力不足，建議升級服務(wù)器配置（預(yù)算約8萬元），或啟用CDN加速（預(yù)算約2萬元/年）。決議：●優(yōu)先采用CDN加速方案，成本更低且可快速實(shí)施；●*經(jīng)理負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商，9月20日前提交CDN部署方案及報價。議題三：Q4項(xiàng)目計劃制定共識方向：●10月15日前完成全部開發(fā)并上線測試版；●增加“用戶積分體系”功能（由*專員牽頭，10月10日前提交需求文檔）。行動項(xiàng)跟蹤表序號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時間所需支持完成狀態(tài)（默認(rèn)未開始）1提交CDN部署方案及報價*經(jīng)理2023/9/20無未開始2編制用戶積分體系需求文檔*專員2023/10/10技術(shù)部提供功能清單未開始3跟進(jìn)硬件設(shè)備到貨進(jìn)度*助理2023/9/18供應(yīng)商對接未開始后續(xù)安排與附件后續(xù)會議：下次進(jìn)度會定于9月22日14:00，同步Q4計劃細(xì)化方案。附件清單：Q3項(xiàng)目進(jìn)度對比表.xlsx客戶投訴問題匯總（9.1-9.14）.pdf簽章確認(rèn)主持人：__________（簽字）日期：__________記錄人：__________（簽字）日期：__________四、編寫關(guān)鍵注意事項(xiàng)與避坑指南（一）客觀性原則：避免主觀臆斷記錄需基于會議事實(shí)，不添加個人觀點(diǎn)（如“該方案不合理”），可改為“部提出方案存在風(fēng)險，建議調(diào)整”。對未達(dá)成共識的議題，需標(biāo)注“未決：”，并記錄各方分歧點(diǎn)（如“未決：預(yù)算是否納入下年度規(guī)劃，需總進(jìn)一步確認(rèn)”）。（二）準(zhǔn)確性優(yōu)先：關(guān)鍵信息零誤差人名/部門：核對參會人員姓名、職務(wù)，避免錯寫（如“經(jīng)理”不可簡寫為“”）；時間/數(shù)據(jù)：截止時間、預(yù)算、進(jìn)度百分比等需與會議結(jié)論一致，模糊表述（如“盡快”“近期”）需明確為具體日期（如“9月25日前”）；行動項(xiàng)：負(fù)責(zé)人需為具體執(zhí)行人（避免“相關(guān)部門”），保證任務(wù)可落地。（三）及時性與閉環(huán)管理會議紀(jì)需在24小時內(nèi)整理完成，超過48小時易導(dǎo)致細(xì)節(jié)遺忘；行動項(xiàng)需納入項(xiàng)目跟蹤工具（如飛