公司法律檔案管理制度范本為規(guī)范公司法律檔案管理，維護(hù)法律檔案的完整與安全，充分發(fā)揮法律檔案在公司經(jīng)營管理、風(fēng)險(xiǎn)防控及合規(guī)建設(shè)中的支撐作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營管理需求，制定本制度。第一章總則1.1目的建立健全公司法律檔案管理體系，明確法律檔案的管理職責(zé)、范圍、流程及利用規(guī)則，確保法律檔案真實(shí)、完整、可追溯，為公司決策、糾紛處理、合規(guī)審查等工作提供可靠依據(jù)。1.2依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)法律顧問管理辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及國家其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司內(nèi)部管理要求制定。1.3適用范圍本制度適用于公司及所屬各分（子）公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類法律性文件、資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定及銷毀等管理活動(dòng)。1.4法律檔案定義本制度所稱“法律檔案”，是指公司在設(shè)立、運(yùn)營、終止及日常經(jīng)營管理過程中，與法律事務(wù)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于：合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、框架協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)審批文件、履行記錄等；訴訟仲裁類：訴訟（仲裁）案件的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、判決書（裁決書）、調(diào)解書、執(zhí)行文書等；合規(guī)管理類：合規(guī)審查報(bào)告、法律意見書、監(jiān)管機(jī)構(gòu)文書、行政處罰（處理）材料、合規(guī)培訓(xùn)記錄等；知識(shí)產(chǎn)權(quán)類：商標(biāo)注冊(cè)文件、專利申請(qǐng)材料、著作權(quán)登記證明、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可/轉(zhuǎn)讓協(xié)議等；公司治理類：公司章程、股東會(huì)/董事會(huì)/監(jiān)事會(huì)決議、股權(quán)變更文件、分支機(jī)構(gòu)設(shè)立/注銷材料等；法律咨詢類：內(nèi)部法律咨詢記錄、外部律師服務(wù)報(bào)告、法律研究資料等。第二章管理職責(zé)2.1管理部門及職責(zé)法務(wù)部（或指定部門）作為公司法律檔案的歸口管理部門，履行以下職責(zé)：制定、修訂法律檔案管理制度及操作細(xì)則；統(tǒng)籌法律檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等全流程管理；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門及分（子）公司的法律檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決管理中的重大問題；組織法律檔案的鑒定、銷毀及信息化建設(shè)工作。2.2檔案管理員職責(zé)法務(wù)部指定專人擔(dān)任法律檔案管理員，具體職責(zé)包括：負(fù)責(zé)法律檔案的日常接收、整理、編目、保管及借閱登記，確保檔案安全；定期檢查檔案保管狀況，落實(shí)防火、防潮、防蟲、防盜等防護(hù)措施；協(xié)助各部門開展法律文件的歸檔指導(dǎo)，督促文件材料及時(shí)、完整移交；配合完成法律檔案的鑒定、銷毀及信息化錄入工作，對(duì)到期檔案提出處置建議。2.3業(yè)務(wù)部門職責(zé)公司各業(yè)務(wù)部門（含分、子公司）應(yīng)配合法務(wù)部做好法律檔案管理：在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的法律文件（如合同、合規(guī)材料等），指定專人負(fù)責(zé)收集、整理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交法務(wù)部歸檔；對(duì)需法務(wù)部審查的文件，同步提交相關(guān)背景資料，確保檔案材料的完整性；因業(yè)務(wù)需要借閱法律檔案時(shí)，遵守本制度的借閱規(guī)定，妥善保管并按時(shí)歸還。第三章檔案整理與歸檔3.1收集要求及時(shí)性：法律文件形成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)（如合同簽訂后3個(gè)工作日、訴訟案件結(jié)案后10個(gè)工作日）完成收集，并移交法務(wù)部；完整性：移交的文件應(yīng)包括原件（優(yōu)先）或經(jīng)核對(duì)無誤的復(fù)印件，且文件簽字、蓋章、日期等要素完整；關(guān)聯(lián)性：與法律事務(wù)相關(guān)的附屬材料（如會(huì)議紀(jì)要、溝通記錄、附件等）應(yīng)一并收集，確保檔案內(nèi)容可追溯。3.2整理與組卷檔案管理員按照“一案（事）一卷、一類一卷”的原則整理檔案：對(duì)接收的文件進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)或無效材料；以合同、訴訟案件、合規(guī)事項(xiàng)等為單位組卷，編制卷內(nèi)文件目錄；對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)、裝訂，填寫案卷封面（含案號(hào)、案由、起止日期、保管期限等信息）。3.3歸檔審核檔案管理員接收文件后，與移交部門核對(duì)文件清單，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。對(duì)不符合要求的文件（如缺頁、蓋章不全），退回移交部門補(bǔ)充完善后重新歸檔。第四章保管與利用4.1保管要求保管場所：法律檔案存放于專用檔案柜（室），具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件，溫度、濕度符合檔案保管規(guī)范；保管期限：根據(jù)檔案的重要性及法律要求，分為永久保管和定期保管（如5年、10年、30年），具體期限參照《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行；信息化管理：逐步推進(jìn)法律檔案電子化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理、檢索與備份。4.2借閱利用借閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱法律檔案，需填寫《法律檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱；借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損毀、泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案帶離公司（確需帶出的，需經(jīng)總經(jīng)理審批）；歸還與續(xù)借：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日（如10個(gè)工作日），到期需歸還；確需續(xù)借的，應(yīng)提前1個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)；復(fù)制與查閱：如需復(fù)制檔案，需經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件需注明用途并由檔案管理員登記備案。第五章鑒定與銷毀5.1鑒定小組公司成立法律檔案鑒定小組，成員由法務(wù)部、檔案管理部門、審計(jì)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)定期對(duì)法律檔案進(jìn)行鑒定。5.2鑒定周期與流程鑒定周期：每[X]年（如5年）對(duì)保管期滿的法律檔案進(jìn)行一次鑒定；鑒定流程：1.檔案管理員提出到期檔案清單，提交鑒定小組審核；2.鑒定小組對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，區(qū)分“繼續(xù)保管”“銷毀”兩類；3.對(duì)需銷毀的檔案，編制《法律檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。5.3銷毀審批與執(zhí)行《法律檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后，由鑒定小組指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷；銷毀過程應(yīng)全程記錄（如拍照、錄像），監(jiān)銷人需在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)；銷毀清冊(cè)及相關(guān)記錄由檔案管理員存檔保管，永久保存。第六章附則6.1解釋權(quán)本制度由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。6.2生效與修訂本制度自發(fā)布之日起施行。如需修訂，由法務(wù)部提