合同審查及歸檔標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊一、手冊說明本手冊旨在規(guī)范合同審查及歸檔全流程，保證合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性，提高合同管理效率，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用于公司各類業(yè)務(wù)合同（如采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的審查、簽署、歸檔及后續(xù)管理工作。二、適用業(yè)務(wù)情境對(duì)外合作簽約：與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等外部主體簽訂業(yè)務(wù)合同時(shí)需對(duì)合同條款進(jìn)行審查并規(guī)范歸檔。合同修訂與續(xù)簽：對(duì)已簽訂合同的補(bǔ)充協(xié)議、修訂版本或到期續(xù)簽合同，需重新履行審查及歸檔流程。內(nèi)部審批備案：合同經(jīng)簽署后，需完成內(nèi)部審批流程并納入檔案管理體系，保證可追溯性。風(fēng)險(xiǎn)合規(guī)檢查：定期對(duì)已歸檔合同進(jìn)行合規(guī)性抽查，識(shí)別潛在法律及經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。三、合同審查階段操作流程（一）合同接收與初步登記資料接收：業(yè)務(wù)部門提交合同草案及相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單、對(duì)方主體資格證明等），保證資料完整、清晰。信息登記：在《合同流轉(zhuǎn)臺(tái)賬》中記錄合同基本信息，包括合同名稱、對(duì)方主體、合同金額、簽訂日期、提交部門、提交人等。分配審查人：根據(jù)合同類型（如采購類、服務(wù)類）及金額，將合同分配至對(duì)應(yīng)審查崗（法務(wù)崗、業(yè)務(wù)崗、財(cái)務(wù)崗）。（二）審查職責(zé)分工審查崗位審查重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門1.合同主體與業(yè)務(wù)需求匹配性；2.技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付要求等業(yè)務(wù)條款；3.雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等性，保證業(yè)務(wù)目標(biāo)可實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)部門1.付款方式、金額、節(jié)點(diǎn)與財(cái)務(wù)制度一致性；2.發(fā)票類型、稅率、開票要求等財(cái)務(wù)條款；3.涉及成本、預(yù)算的合理性。法務(wù)部門1.主體資格合法性（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）；2.合同條款合法性、合規(guī)性，無法律歧義；3.違約責(zé)任、爭議解決方式等風(fēng)險(xiǎn)條款；4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密等特殊條款完備性。（三）審查要點(diǎn)執(zhí)行主體資格審查：核驗(yàn)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章的復(fù)印件）、法定代表人證件號(hào)碼明，授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書及代理人證件號(hào)碼明。確認(rèn)對(duì)方經(jīng)營范圍與合同內(nèi)容相符，無超越資質(zhì)經(jīng)營情形。核心條款審查：標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量或服務(wù)內(nèi)容，避免模糊表述。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)，附技術(shù)協(xié)議作為附件。價(jià)款與支付：明確金額、幣種、支付方式（如電匯/支票）、節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例）。履行期限與地點(diǎn)：約定具體起止時(shí)間、交付/服務(wù)地點(diǎn)，明確逾期責(zé)任。違約責(zé)任：對(duì)違約情形（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）約定明確的違約金計(jì)算方式或賠償范圍。爭議解決：優(yōu)先約定由公司所在地法院訴訟解決，或明確仲裁機(jī)構(gòu)名稱。風(fēng)險(xiǎn)條款排查：檢查是否存在“霸王條款”（如對(duì)方單方面解除合同權(quán)、免責(zé)條款）；避免約定“最終解釋權(quán)歸對(duì)方所有”等不公平條款；涉及保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的，需明保證密范圍、期限及違約責(zé)任。（四）形成審查意見與溝通修訂審查反饋：各審查崗在《合同審查意見表》中填寫審查結(jié)論（“通過”“修改后通過”“不通過”）及具體修改意見，并簽字確認(rèn)。意見匯總：法務(wù)崗匯總各崗位意見，與業(yè)務(wù)部門溝通，推動(dòng)對(duì)方修訂合同條款。最終確認(rèn)：修訂后的合同需再次提交審查崗確認(rèn)，直至所有無重大異議。（五）審查完成確認(rèn)審查通過后，法務(wù)崗在合同文本上標(biāo)注“審查已通過”及審查日期，流轉(zhuǎn)至簽署環(huán)節(jié)。四、合同歸檔階段操作流程（一）歸檔資料收集合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門需收集以下全套資料，保證原件完整：合同文本正本（雙方簽字蓋章頁齊全）；合同審查意見表（各審查崗簽字版）；對(duì)方主體資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、訂單、會(huì)議紀(jì)要等）；合同審批單（內(nèi)部流程審批記錄）。（二）歸檔信息登記填寫歸檔清單：在《合同歸檔登記表》中詳細(xì)記錄合同信息，包括：合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門-合同類型-序號(hào)，如“2024-采-001”）；合同名稱、簽約雙方、簽訂日期、合同金額；合同履行期限、歸檔日期、檔案保管人；附件清單及份數(shù)。編號(hào)與分類：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）及年度對(duì)合同進(jìn)行分類編號(hào)，保證編號(hào)唯一性。（三）實(shí)體與電子檔案管理實(shí)體檔案歸檔：將合同正本及附件統(tǒng)一放入檔案袋，封面標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、日期，移交至檔案室；檔案室按編號(hào)順序存入專用檔案柜，做到“一合同一檔”，避免散亂。電子檔案備份：業(yè)務(wù)部門將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、電子版審批流程記錄等存入指定服務(wù)器或檔案管理系統(tǒng)；電子檔案命名規(guī)則與實(shí)體檔案編號(hào)一致，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱與保管查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)崗審批后，在檔案室現(xiàn)場查閱（原則上不借出原件）。保管期限：根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定保管期限（如采購合同、服務(wù)合同一般保管至合同履行完畢后5年，重大合同長期保管）。到期處理：保管期滿需銷毀的檔案，由檔案室提出申請，經(jīng)法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，雙人監(jiān)銷并記錄銷毀情況。五、常用模板表格表1：合同審查意見表合同名稱編號(hào)提交部門提交日期審查崗位審查人審查日期審查結(jié)論業(yè)務(wù)部門*（業(yè)務(wù)經(jīng)理）YYYY-MM-DD□通過□修改后通過□不通過財(cái)務(wù)部門*（財(cái)務(wù)主管）YYYY-MM-DD□通過□修改后通過□不通過法務(wù)部門*（法務(wù)專員）YYYY-MM-DD□通過□修改后通過□不通過審查意見詳情（分欄填寫具體修改意見及法律風(fēng)險(xiǎn)提示，如：“第3.5條付款節(jié)點(diǎn)需明確具體日期，避免模糊表述‘驗(yàn)收后’”）修訂確認(rèn)業(yè)務(wù)部門簽字：日期：法務(wù)崗復(fù)核：日期：表2：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽約雙方簽訂日期合同金額（元）履行期限歸檔日期檔案保管人附件清單2024-服-005*軟件開發(fā)服務(wù)合同A科技有限公司/公司2024-03-15500,0002024-03-15至2025-03-142024-03-20*（檔案管理員）技術(shù)協(xié)議1份、審批單1份………六、操作關(guān)鍵提示審查時(shí)效性：合同草案應(yīng)在提交審查后3個(gè)工作日內(nèi)完成審查（復(fù)雜合同可延長至5個(gè)工作日），避免因拖延影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。歸檔及時(shí)性：合同簽署后2個(gè)工作日內(nèi)完成資料收集及歸檔登記，保證檔案與合同狀態(tài)同步。保密要求：合同內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的，審查及歸檔人員需嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁泄露合同信息。特殊情況處理：對(duì)緊急合同，可啟動(dòng)“綠色審查通道”，