企業(yè)采購合同審核流程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)及審批流程版一、本流程適用范圍與應(yīng)用場景本流程適用于企業(yè)所有采購類合同的審核與管理，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購、工程采購等場景。當(dāng)采購部門與供應(yīng)商達(dá)成合作意向、擬定合同文本后，需通過本流程完成多部門聯(lián)合審核與審批，保證合同內(nèi)容合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控，保障企業(yè)合法權(quán)益。具體應(yīng)用場景包括：首次合作的供應(yīng)商采購合同簽訂；金額達(dá)到公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的采購合同（如單筆合同金額≥5萬元）；涉及特殊條款（如預(yù)付款、質(zhì)保金、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭議解決等）的采購合同；跨部門協(xié)作的復(fù)雜采購項(xiàng)目合同。二、采購合同審核全流程操作指南（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任部門：采購部操作步驟：采購部根據(jù)采購需求與供應(yīng)商談判結(jié)果，擬定《采購合同（草案）》，內(nèi)容應(yīng)包括：合同雙方基本信息、采購標(biāo)的名稱/規(guī)格/型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期/服務(wù)期限、付款方式、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式、合同生效條件等核心條款。整理配套材料，形成《合同審核材料包》，至少包含：合同草案（加蓋供應(yīng)商公章或合同章的掃描件/復(fù)印件）；供應(yīng)商主體資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書如ISO認(rèn)證等，加蓋供應(yīng)商公章）；供應(yīng)商授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人，需提供，需載明授權(quán)范圍、權(quán)限及有效期，并由供應(yīng)商蓋章）；采購訂單、比價(jià)/招標(biāo)/談判記錄（如適用）；其他特殊材料（如進(jìn)口合同需提供報(bào)關(guān)單、商檢證明等）。登錄公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，填寫《采購合同審批申請單》，《合同審核材料包》，選擇審核流程節(jié)點(diǎn)（法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→業(yè)務(wù)部門→管理層），提交審批。（二）法務(wù)部門審核：合規(guī)性與法律風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任部門：法務(wù)部審核時(shí)限：收到完整材料后2個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：主體資格審核：供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋本次采購標(biāo)的；授權(quán)委托書是否合法有效，簽約人是否具備簽約權(quán)限（核對(duì)授權(quán)范圍與合同內(nèi)容是否匹配）；禁止性情形：供應(yīng)商為“失信被執(zhí)行人”“嚴(yán)重違法失信企業(yè)”（通過“信用中國”等官方渠道核實(shí)），或與公司存在未了結(jié)的訴訟/仲裁糾紛。條款合法性審核：核心條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)；格式條款是否排除或限制對(duì)方主要權(quán)利，加重己方責(zé)任（如“爭議解決方式”是否約定明確管轄法院，“違約責(zé)任”是否對(duì)等）；特殊條款合法性：如預(yù)付款比例是否超過合同總額30%（需符合財(cái)務(wù)制度），質(zhì)保期是否符合行業(yè)慣例，知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確。文字表述規(guī)范性：合同條款是否清晰無歧義，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；專業(yè)術(shù)語使用是否準(zhǔn)確，規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否與采購訂單一致。輸出結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：填寫《法務(wù)審核意見書》，列明修改意見（如“違約責(zé)任條款需補(bǔ)充逾期付款的日萬分之五違約金”“供應(yīng)商資質(zhì)需補(bǔ)充安全生產(chǎn)許可證”），退回采購部修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)部門審核：資金與稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部審核時(shí)限：收到法務(wù)部通過后的材料1個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：價(jià)格與付款條款審核：單價(jià)、總價(jià)是否與采購訂單、比價(jià)記錄一致，是否含稅（需明確稅率及發(fā)票類型）；付款方式是否合理（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付節(jié)點(diǎn)），是否符合公司《資金支付管理辦法》；是否約定“驗(yàn)收合格后付款”“質(zhì)保金扣留”（質(zhì)保金比例一般為5%-10%，質(zhì)保期結(jié)束后支付）。稅務(wù)與發(fā)票審核：發(fā)票類型是否符合規(guī)定（如采購貨物需提供增值稅專用發(fā)票，服務(wù)類需提供對(duì)應(yīng)發(fā)票）；約定發(fā)票開具時(shí)間（如“交貨后7日內(nèi)提供全額發(fā)票”），避免稅務(wù)抵扣風(fēng)險(xiǎn)。履約能力與資金安全：供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況是否良好（若需可要求提供近一年財(cái)務(wù)報(bào)表），避免因供應(yīng)商破產(chǎn)導(dǎo)致履約不能；大額預(yù)付款（≥10萬元）是否約定了擔(dān)保措施（如銀行保函、抵押）。輸出結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)“同意”，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：填寫《財(cái)務(wù)審核意見書》，列明修改意見（如“預(yù)付款比例調(diào)整為20%，需供應(yīng)商提供銀行保函”“發(fā)票類型需明確為增值稅專用發(fā)票”），退回采購部修改。（四）業(yè)務(wù)部門審核：需求與履約可行性確認(rèn)責(zé)任部門：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目組等）審核時(shí)限：收到財(cái)務(wù)部通過后的材料1個(gè)工作日內(nèi)審核要點(diǎn)：采購需求匹配性：合同標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量是否與《采購需求單》一致，是否符合生產(chǎn)/運(yùn)營實(shí)際需求；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)是否滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或項(xiàng)目要求（如需可附技術(shù)協(xié)議作為附件）。履約可行性：交貨期/服務(wù)期限是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，是否存在延遲風(fēng)險(xiǎn)；交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式是否明確，運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方是否合理；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程是否可操作（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收”需明確具體條款）。供應(yīng)商履約能力：供應(yīng)商過往供貨/服務(wù)記錄（如歷史合作中是否存在質(zhì)量延遲問題）；本次采購標(biāo)的是否為供應(yīng)商主營業(yè)務(wù)，是否有相關(guān)生產(chǎn)/服務(wù)能力證明。輸出結(jié)果：審核通過：在OA系統(tǒng)“同意”，流轉(zhuǎn)至管理層審批；審核不通過：填寫《業(yè)務(wù)部門審核意見書》，列明修改意見（如“交貨期需提前至X月X日以滿足生產(chǎn)排期”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需補(bǔ)充第三方檢測報(bào)告要求”），退回采購部修改。（五）管理層審批：最終決策與授權(quán)審批層級(jí)（根據(jù)合同金額劃分）：5萬元≤合同金額＜20萬元：采購總監(jiān)審批；20萬元≤合同金額＜50萬元：分管副總審批；合同金額≥50萬元：總經(jīng)理審批。審批時(shí)限：收到業(yè)務(wù)部門通過后的材料1個(gè)工作日內(nèi)審批要點(diǎn)：合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合公司年度采購計(jì)劃；采購必要性、經(jīng)濟(jì)性（如是否比市場價(jià)格優(yōu)惠，是否具備替代方案）；綜合審核各部門意見，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)（如涉外合同、重大資產(chǎn)采購）進(jìn)行重點(diǎn)把控。輸出結(jié)果：審批通過：在OA系統(tǒng)“同意”，流轉(zhuǎn)至用印環(huán)節(jié)；審批不通過：填寫《管理層審批意見書》，說明駁回理由及修改要求，退回采購部重新啟動(dòng)流程。（六）用印與歸檔：合同生效與檔案管理責(zé)任部門：采購部（發(fā)起）、行政部（用?。?、檔案室（歸檔）操作步驟：采購部收到管理層審批通過通知后，打印紙質(zhì)合同文本（一式三份，雙方各執(zhí)一份，公司留存一份），填寫《合同用印申請單》，附OA系統(tǒng)審批記錄，提交行政部。行政部核對(duì)《合同用印申請單》與審批記錄一致后，加蓋公司合同章（或公章，根據(jù)公司規(guī)定），同步在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“用印完成”。采購部將蓋章后的合同送達(dá)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)簽字/蓋章并返還；供應(yīng)商未按時(shí)返還的，需及時(shí)跟進(jìn)并報(bào)備采購總監(jiān)。供應(yīng)商蓋章的合同原件收回后，采購部在1周內(nèi)提交檔案室，檔案室核對(duì)合同份數(shù)、完整性后，進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔（電子版同步存入合同管理系統(tǒng)），并在《合同歸檔臺(tái)賬》中記錄歸檔日期、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、金額等信息。三、合同審核核心標(biāo)準(zhǔn)與要點(diǎn)（一）主體資格審核標(biāo)準(zhǔn)審核項(xiàng)目審核標(biāo)準(zhǔn)營業(yè)執(zhí)照提供加蓋公章的復(fù)印件，需在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包括本次采購標(biāo)的授權(quán)委托書非法定代表人簽約時(shí)提供，需載明委托人/受托人信息、授權(quán)范圍、有效期，供應(yīng)商蓋章行業(yè)資質(zhì)證書如特殊行業(yè)（食品、醫(yī)療器械等）需提供生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等，在有效期內(nèi)信用記錄通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，無嚴(yán)重失信記錄（二）核心條款審核標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)的條款：名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)需與采購訂單一致，避免使用“同類產(chǎn)品”等模糊表述，必要時(shí)附技術(shù)協(xié)議作為附件。價(jià)格條款：明確單價(jià)（含稅/不含稅）、總價(jià)、幣種（涉外合同需注明），價(jià)格是否與合同附件（如報(bào)價(jià)單）一致。交付條款：明確交付時(shí)間（具體到年/月/日）、地點(diǎn)（如“公司倉庫”）、運(yùn)輸方式（如“汽運(yùn)，運(yùn)費(fèi)由供方承擔(dān)”）、毀損風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)（如“交付后毀損風(fēng)險(xiǎn)由買方承擔(dān)”）。驗(yàn)收條款：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議）、驗(yàn)收期限（如“到貨后10日內(nèi)驗(yàn)收”）、驗(yàn)收異議處理（如“驗(yàn)收不合格，供方需在3日內(nèi)更換”）。付款條款：明確付款節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%，到貨驗(yàn)收合格后支付60%，質(zhì)保期滿后支付10%”）、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬，需列明供應(yīng)商賬戶信息）、發(fā)票要求（如“付款前提供等額增值稅專用發(fā)票”）。違約責(zé)任：明確違約情形（逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款等）及違約金計(jì)算方式（如“逾期交貨按日萬分之五支付違約金，最高不超過合同總額10%”），爭議解決方式（優(yōu)先約定“公司所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”，避免仲裁）。四、審核流程配套表單模板（一）采購合同審批申請單申請部門采購部申請日期202X年X月X日合同名稱原材料采購合同合同編號(hào)CG-202X-X供應(yīng)商名稱科技有限公司合同金額15萬元采購標(biāo)的銅箔（規(guī)格：0.006mm×1000mm）數(shù)量10噸主要條款摘要交貨期：X月X日；付款方式：預(yù)付30%，驗(yàn)收合格付60%，質(zhì)保金10%附件清單1.合同草案；2.供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照；3.授權(quán)委托書；4.采購訂單申請人*（采購專員）聯(lián)系電話（內(nèi)部分機(jī)）（二）法務(wù)/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)部門審核意見書審核環(huán)節(jié)法務(wù)審核審核日期202X年X月X日審核意見1.合同第5條“質(zhì)保期”需明確為“12個(gè)月”（原為“質(zhì)保期內(nèi)”）；2.違約責(zé)任條款需補(bǔ)充“買方逾期付款的，按日萬分之五支付違約金”。審核人*（法務(wù)經(jīng)理）（三）合同歸檔臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商名稱簽訂日期金額（萬元）歸檔日期存檔位置經(jīng)辦人CG-202X-X設(shè)備采購合同機(jī)械廠202X–30202X–檔案室A3*（采購主管）五、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示材料完整性：合同發(fā)起時(shí)需保證所有附件齊全（如供應(yīng)商資質(zhì)、授權(quán)委托書），缺失材料將導(dǎo)致審核流程退回，延誤簽約時(shí)間。審核時(shí)限管理：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，若需延長需提前在OA系統(tǒng)中說明原因并通知發(fā)起部門，避免流程停滯。條款歧義處理：對(duì)合同條款存在理解分歧時(shí)，采購部需主動(dòng)與法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門溝通，必要時(shí)可通過電話或會(huì)議澄清，禁止在條款模糊時(shí)推進(jìn)審核。用印規(guī)范：合同用印需以O(shè)A系統(tǒng)審批通過為依據(jù)，嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“無審批蓋章”；用印后合同文本與電子版需一致，禁止擅自修改條款。供應(yīng)商合同管理：供應(yīng)商返回的合同原件需與公司留存版本一致，若供應(yīng)商對(duì)條款提出修改，需重新啟動(dòng)審核流程；合同復(fù)印件（如掃描件