教師綜合辦公室工作規(guī)定一、總則

為規(guī)范教師綜合辦公室的管理，提高工作效率，優(yōu)化服務流程，確保各項工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于教師綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責、規(guī)范操作、提升服務質量。

二、崗位職責

（一）辦公室主任職責

1.負責辦公室全面工作，制定年度工作計劃及實施方案。

2.協調各部門工作關系，監(jiān)督工作進度，確保任務落實。

3.組織召開辦公室工作例會，總結工作，解決存在的問題。

4.負責辦公室人員調配及培訓，提升團隊整體素質。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、歸檔及流轉管理，確保文件安全、有序。

2.協助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

3.負責辦公用品采購、領用及庫存管理。

4.處理日常行政事務，如訪客接待、電話接聽等。

（三）資料管理崗職責

1.負責教師檔案、學生資料等信息的整理與錄入。

2.定期更新電子檔案，確保數據準確、完整。

3.協助開展資料查詢服務，提供高效的信息支持。

4.負責資料保密工作，嚴格遵守保密制度。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.接收文件：及時簽收、登記，核對文件完整性。

2.分發(fā)文件：根據文件內容分發(fā)給相關責任人，并做好記錄。

3.文件歸檔：定期將處理完畢的文件整理歸檔，確保存檔規(guī)范。

（二）會議組織流程

1.會前準備：確定會議時間、地點，通知參會人員，準備會議材料。

2.會議召開：主持會議，控制會議節(jié)奏，確保議題討論充分。

3.會后跟進：整理會議紀要，落實會議決議，并跟蹤執(zhí)行情況。

（三）辦公用品管理流程

1.需求申報：各部門按需申報辦公用品，填寫申購單。

2.采購審批：辦公室主任審核申購單，批準后進行采購。

3.領用登記：領用人憑領用單領取辦公用品，辦公室記錄存檔。

四、服務標準

（一）接待服務

1.主動熱情，使用規(guī)范用語，保持微笑服務。

2.及時響應需求，耐心解答疑問，高效處理事務。

3.保持辦公區(qū)域整潔，營造良好服務氛圍。

（二）信息支持

1.提供準確、及時的信息查詢服務。

2.優(yōu)化信息檢索流程，減少等待時間，提高服務效率。

3.定期更新信息庫，確保數據同步。

五、工作紀律

（一）考勤管理

1.按時上下班，不遲到、不早退。

2.請假需提前提交申請，經批準后方可離崗。

3.工作時間專注本職，不從事與工作無關的活動。

（二）保密要求

1.嚴格保守工作秘密，不得泄露敏感信息。

2.妥善保管文件、資料，防止遺失或泄密。

3.離崗時及時清理電子設備，關閉相關賬號。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，由教師綜合辦公室負責解釋。辦公室將根據實際情況適時修訂，以適應工作需求。

一、總則

為規(guī)范教師綜合辦公室的管理，提高工作效率，優(yōu)化服務流程，確保各項工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于教師綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責、規(guī)范操作、提升服務質量。

二、崗位職責

（一）辦公室主任職責

1.負責辦公室全面工作，制定年度工作計劃及實施方案。

（1）每年末組織召開年度工作總結會，收集各部門需求與反饋，制定下一年度工作計劃。

（2）根據工作計劃，分解任務至各崗位，明確時間節(jié)點與責任人。

（3）每月召開辦公室內部會議，檢查計劃執(zhí)行情況，協調解決存在的問題。

2.協調各部門工作關系，監(jiān)督工作進度，確保任務落實。

（1）建立部門間溝通機制，定期組織協調會議，解決跨部門協作問題。

（2）通過工作匯報、現場檢查等方式，跟蹤任務進度，及時督促未達標項。

（3）對重大任務設立專項監(jiān)督小組，確保關鍵環(huán)節(jié)不延誤。

3.組織召開辦公室工作例會，總結工作，解決存在的問題。

（1）每月固定召開例會，提前發(fā)布會議議程，要求參會人員準備匯報材料。

（2）會議中記錄各事項討論結果，形成會議紀要并分發(fā)給相關人員。

（3）對未解決的問題建立臺賬，明確后續(xù)跟進人及完成時限。

4.負責辦公室人員調配及培訓，提升團隊整體素質。

（1）根據工作負荷，合理調配崗位人員，確保工作均衡分配。

（2）每年組織至少兩次專業(yè)技能培訓，內容涵蓋文件管理、溝通技巧等。

（3）建立員工成長檔案，記錄培訓效果及績效改進情況。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、歸檔及流轉管理，確保文件安全、有序。

（1）文件接收：每日定時檢查收件箱，核對文件名稱、數量，簽收并記錄送件人信息。

（2）文件分發(fā)：根據文件抬頭或內容，迅速分發(fā)給對應部門或個人，并登記分發(fā)時間。

（3）文件歸檔：按類別（如通知、報告、合同）整理文件，使用統(tǒng)一標簽，電子文件同步錄入數據庫。

2.協助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

（1）會前準備：確認會議室預訂，檢查設備（投影儀、麥克風）是否正常，準備會議材料。

（2）會議記錄：使用錄音設備輔助記錄，同時手動記錄關鍵決策與待辦事項。

（3）紀要整理：會后24小時內完成紀要初稿，發(fā)送給參會者審閱，修改后正式存檔。

3.負責辦公用品采購、領用及庫存管理。

（1）采購管理：每月盤點庫存，根據消耗速度制定采購清單，優(yōu)先選擇性價比高的供應商。

（2）領用管理：建立領用登記本，要求領用人簽字確認，對特殊用品（如打印紙）限定數量。

（3）庫存預警：設定最低庫存線，低于該線時立即啟動采購流程，避免斷供。

4.處理日常行政事務，如訪客接待、電話接聽等。

（1）訪客接待：主動詢問來意，記錄訪客信息（姓名、單位、事由），及時通知被訪人。

（2）電話接聽：使用禮貌用語，準確記錄來電內容，重要事項及時轉達或跟進。

（3）信件處理：每日檢查信箱，分類處理信件（快遞、普通信件），及時通知收件人。

（三）資料管理崗職責

1.負責教師檔案、學生資料等信息的整理與錄入。

（1）檔案整理：按檔案編號順序排列，去除破損文件并拍照存證，補充缺失信息。

（2）信息錄入：使用Excel或專用軟件，確保姓名、性別、聯系方式等字段準確無誤。

（3）定期核對：每季度與原始資料核對一次，修正錄入錯誤，更新退休或離職人員狀態(tài)。

2.定期更新電子檔案，確保數據準確、完整。

（1）數據清洗：刪除重復條目，修正格式不統(tǒng)一（如日期格式）的信息。

（2）權限管理：設置不同員工的數據訪問權限，防止誤操作或信息泄露。

（3）數據備份：每周自動備份電子檔案，同時保留紙質檔案在安全地點存放。

3.協助開展資料查詢服務，提供高效的信息支持。

（1）查詢受理：通過電話、郵件或當面接收查詢請求，明確所需信息類型。

（2）信息檢索：使用數據庫高級搜索功能，快速定位相關資料，提供復印件或電子版。

（3）結果反饋：查詢完成后24小時內反饋結果，復雜請求需提前告知預計時間。

4.負責資料保密工作，嚴格遵守保密制度。

（1）物理隔離：涉密文件存放于帶鎖文件柜，非授權人員不得靠近。

（2）電子加密：對敏感電子文檔設置密碼，定期更換密碼并告知知悉人員。

（3）銷毀管理：過期或無用資料需按流程銷毀，記錄銷毀時間及經辦人。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.接收文件：及時簽收、登記，核對文件完整性。

（1）使用《文件簽收單》記錄送件時間、文件名稱、頁數、簽收人。

（2）檢查文件是否有破損、缺頁，如有問題立即聯系送件人確認。

2.分發(fā)文件：根據文件內容分發(fā)給相關責任人，并做好記錄。

（1）重要文件需標注“優(yōu)先”“需簽字”等標簽，確保第一時間送達。

（2）分發(fā)后更新《文件分發(fā)記錄表》，包含領取人、領取時間等信息。

3.文件歸檔：定期將處理完畢的文件整理歸檔，確保存檔規(guī)范。

（1）紙質文件按年度、類別編號存檔，使用統(tǒng)一檔案盒及索引卡。

（2）電子文件按相同分類建立文件夾，命名規(guī)則為“年份-類別-編號”。

（二）會議組織流程

1.會前準備：確定會議時間、地點，通知參會人員，準備會議材料。

（1）發(fā)送會議邀請時注明議題、時間、地點，要求提前確認是否參加。

（2）材料準備：提前3天發(fā)送會議材料，標注需提前閱讀的部分。

2.會議召開：主持會議，控制會議節(jié)奏，確保議題討論充分。

（1）開場時重申會議目標，安排發(fā)言順序，確保每人有表達機會。

（2）使用計時器控制發(fā)言時長，避免某一環(huán)節(jié)超時影響整體進度。

3.會后跟進：整理會議紀要，落實會議決議，并跟蹤執(zhí)行情況。

（1）紀要需包含決策事項、責任人、完成時限，于會后2日內發(fā)送確認。

（2）建立《決議跟蹤表》，每月檢查完成進度，對滯后項分析原因并調整。

（三）辦公用品管理流程

1.需求申報：各部門按需申報辦公用品，填寫申購單。

（1）申購單需注明物品名稱、數量、用途，由部門負責人簽字批準。

（2）對于消耗快的物品（如筆、紙張），可設定每月固定申報時間。

2.采購審批：辦公室主任審核申購單，批準后進行采購。

（1）辦公室主任在3個工作日內完成審核，特殊緊急物品可優(yōu)先處理。

（2）采購時比價三家，選擇質量與價格均衡的供應商，簽訂年度協議以獲取折扣。

3.領用登記：領用人憑領用單領取辦公用品，辦公室記錄存檔。

（1）領用人在領用單上簽字，辦公室存檔電子版及紙質版。

（2）對領用數量異常的物品（如某部門一次性領取大量打印紙），需電話核實用途。

四、服務標準

（一）接待服務

1.主動熱情，使用規(guī)范用語，保持微笑服務。

（1）問候語：“您好，請問有什么可以幫您？”、“請稍等，我?guī)湍樵円幌??！?/p>

（2）保持站姿端正，避免瀏覽手機或閑聊。

2.及時響應需求，耐心解答疑問，高效處理事務。

（1）一般問題需在30秒內給出初步回應，復雜問題承諾最晚回復時間。

（2）對不熟悉的問題，記錄后向資深同事請教，避免誤導來訪者。

3.保持辦公區(qū)域整潔，營造良好服務氛圍。

（1）每日下班前整理桌面，確保文件擺放有序，地面無雜物。

（2）茶水間、公共區(qū)域定期清潔，垃圾及時處理。

（二）信息支持

1.提供準確、及時的信息查詢服務。

（1）常用信息（如辦公時間、聯系人）制作《服務指南》，放置于前臺顯眼位置。

（2）查詢結果需核對至少兩份來源，確保無錯誤或過時信息。

2.優(yōu)化信息檢索流程，減少等待時間，提高服務效率。

（1）對電子檔案建立關鍵詞索引，如“教師姓名拼音首字母”“項目編號”等。

（2）設置自助查詢終端，安裝常用信息查詢軟件，減少人工負擔。

3.定期更新信息庫，確保數據同步。

（1）每月抽查10%的電子檔案，驗證信息有效性。

（2）新入職教師、項目變更等信息需在3日內更新至數據庫。

五、工作紀律

（一）考勤管理

1.按時上下班，不遲到、不早退。

（1）遲到超過15分鐘需說明原因并提交補卡申請。

（2）早退需提前向辦公室主任報備，并完成當日工作交接。

2.請假需提前提交申請，經批準后方可離崗。

（1）事假需提前3天提交申請，急事可電話申請后補交。

（2）請假期間由代崗人員負責相關工作，避免影響進度。

3.工作時間專注本職，不從事與工作無關的活動。

（1）禁止長時間處理私人事務（如網購、打電話聊天）。

（2）辦公設備（電腦、打印機）僅用于辦公用途，禁止玩游戲或看視頻。

（二）保密要求

1.嚴格保守工作秘密，不得泄露敏感信息。

（1）禁止將工作內容拍照發(fā)送至個人賬戶，使用公司郵箱或內部系統(tǒng)傳輸。

（2）離職員工需簽署保密協議，在職期間定期重溫保密條款。

2.妥善保管文件、資料，防止遺失或泄密。

（1）離開座位時自動鎖定電腦，臨時離開需將紙質文件收進抽屜。

（2）快遞接收時核對收件人身份，避免誤送他人。

3.離崗時及時清理電子設備，關閉相關賬號。

（1）下班前退出所有系統(tǒng)賬號，清除瀏覽器歷史記錄。

（2）攜帶筆記本電腦外出時，全程鎖在保險柜中。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，由教師綜合辦公室負責解釋。辦公室將根據實際情況適時修訂，以適應工作需求。

一、總則

為規(guī)范教師綜合辦公室的管理，提高工作效率，優(yōu)化服務流程，確保各項工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于教師綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責、規(guī)范操作、提升服務質量。

二、崗位職責

（一）辦公室主任職責

1.負責辦公室全面工作，制定年度工作計劃及實施方案。

2.協調各部門工作關系，監(jiān)督工作進度，確保任務落實。

3.組織召開辦公室工作例會，總結工作，解決存在的問題。

4.負責辦公室人員調配及培訓，提升團隊整體素質。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、歸檔及流轉管理，確保文件安全、有序。

2.協助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

3.負責辦公用品采購、領用及庫存管理。

4.處理日常行政事務，如訪客接待、電話接聽等。

（三）資料管理崗職責

1.負責教師檔案、學生資料等信息的整理與錄入。

2.定期更新電子檔案，確保數據準確、完整。

3.協助開展資料查詢服務，提供高效的信息支持。

4.負責資料保密工作，嚴格遵守保密制度。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.接收文件：及時簽收、登記，核對文件完整性。

2.分發(fā)文件：根據文件內容分發(fā)給相關責任人，并做好記錄。

3.文件歸檔：定期將處理完畢的文件整理歸檔，確保存檔規(guī)范。

（二）會議組織流程

1.會前準備：確定會議時間、地點，通知參會人員，準備會議材料。

2.會議召開：主持會議，控制會議節(jié)奏，確保議題討論充分。

3.會后跟進：整理會議紀要，落實會議決議，并跟蹤執(zhí)行情況。

（三）辦公用品管理流程

1.需求申報：各部門按需申報辦公用品，填寫申購單。

2.采購審批：辦公室主任審核申購單，批準后進行采購。

3.領用登記：領用人憑領用單領取辦公用品，辦公室記錄存檔。

四、服務標準

（一）接待服務

1.主動熱情，使用規(guī)范用語，保持微笑服務。

2.及時響應需求，耐心解答疑問，高效處理事務。

3.保持辦公區(qū)域整潔，營造良好服務氛圍。

（二）信息支持

1.提供準確、及時的信息查詢服務。

2.優(yōu)化信息檢索流程，減少等待時間，提高服務效率。

3.定期更新信息庫，確保數據同步。

五、工作紀律

（一）考勤管理

1.按時上下班，不遲到、不早退。

2.請假需提前提交申請，經批準后方可離崗。

3.工作時間專注本職，不從事與工作無關的活動。

（二）保密要求

1.嚴格保守工作秘密，不得泄露敏感信息。

2.妥善保管文件、資料，防止遺失或泄密。

3.離崗時及時清理電子設備，關閉相關賬號。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，由教師綜合辦公室負責解釋。辦公室將根據實際情況適時修訂，以適應工作需求。

一、總則

為規(guī)范教師綜合辦公室的管理，提高工作效率，優(yōu)化服務流程，確保各項工作有序開展，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于教師綜合辦公室所有工作人員，旨在明確職責、規(guī)范操作、提升服務質量。

二、崗位職責

（一）辦公室主任職責

1.負責辦公室全面工作，制定年度工作計劃及實施方案。

（1）每年末組織召開年度工作總結會，收集各部門需求與反饋，制定下一年度工作計劃。

（2）根據工作計劃，分解任務至各崗位，明確時間節(jié)點與責任人。

（3）每月召開辦公室內部會議，檢查計劃執(zhí)行情況，協調解決存在的問題。

2.協調各部門工作關系，監(jiān)督工作進度，確保任務落實。

（1）建立部門間溝通機制，定期組織協調會議，解決跨部門協作問題。

（2）通過工作匯報、現場檢查等方式，跟蹤任務進度，及時督促未達標項。

（3）對重大任務設立專項監(jiān)督小組，確保關鍵環(huán)節(jié)不延誤。

3.組織召開辦公室工作例會，總結工作，解決存在的問題。

（1）每月固定召開例會，提前發(fā)布會議議程，要求參會人員準備匯報材料。

（2）會議中記錄各事項討論結果，形成會議紀要并分發(fā)給相關人員。

（3）對未解決的問題建立臺賬，明確后續(xù)跟進人及完成時限。

4.負責辦公室人員調配及培訓，提升團隊整體素質。

（1）根據工作負荷，合理調配崗位人員，確保工作均衡分配。

（2）每年組織至少兩次專業(yè)技能培訓，內容涵蓋文件管理、溝通技巧等。

（3）建立員工成長檔案，記錄培訓效果及績效改進情況。

（二）行政助理職責

1.負責文件收發(fā)、歸檔及流轉管理，確保文件安全、有序。

（1）文件接收：每日定時檢查收件箱，核對文件名稱、數量，簽收并記錄送件人信息。

（2）文件分發(fā)：根據文件抬頭或內容，迅速分發(fā)給對應部門或個人，并登記分發(fā)時間。

（3）文件歸檔：按類別（如通知、報告、合同）整理文件，使用統(tǒng)一標簽，電子文件同步錄入數據庫。

2.協助組織會議，做好會議記錄及紀要整理。

（1）會前準備：確認會議室預訂，檢查設備（投影儀、麥克風）是否正常，準備會議材料。

（2）會議記錄：使用錄音設備輔助記錄，同時手動記錄關鍵決策與待辦事項。

（3）紀要整理：會后24小時內完成紀要初稿，發(fā)送給參會者審閱，修改后正式存檔。

3.負責辦公用品采購、領用及庫存管理。

（1）采購管理：每月盤點庫存，根據消耗速度制定采購清單，優(yōu)先選擇性價比高的供應商。

（2）領用管理：建立領用登記本，要求領用人簽字確認，對特殊用品（如打印紙）限定數量。

（3）庫存預警：設定最低庫存線，低于該線時立即啟動采購流程，避免斷供。

4.處理日常行政事務，如訪客接待、電話接聽等。

（1）訪客接待：主動詢問來意，記錄訪客信息（姓名、單位、事由），及時通知被訪人。

（2）電話接聽：使用禮貌用語，準確記錄來電內容，重要事項及時轉達或跟進。

（3）信件處理：每日檢查信箱，分類處理信件（快遞、普通信件），及時通知收件人。

（三）資料管理崗職責

1.負責教師檔案、學生資料等信息的整理與錄入。

（1）檔案整理：按檔案編號順序排列，去除破損文件并拍照存證，補充缺失信息。

（2）信息錄入：使用Excel或專用軟件，確保姓名、性別、聯系方式等字段準確無誤。

（3）定期核對：每季度與原始資料核對一次，修正錄入錯誤，更新退休或離職人員狀態(tài)。

2.定期更新電子檔案，確保數據準確、完整。

（1）數據清洗：刪除重復條目，修正格式不統(tǒng)一（如日期格式）的信息。

（2）權限管理：設置不同員工的數據訪問權限，防止誤操作或信息泄露。

（3）數據備份：每周自動備份電子檔案，同時保留紙質檔案在安全地點存放。

3.協助開展資料查詢服務，提供高效的信息支持。

（1）查詢受理：通過電話、郵件或當面接收查詢請求，明確所需信息類型。

（2）信息檢索：使用數據庫高級搜索功能，快速定位相關資料，提供復印件或電子版。

（3）結果反饋：查詢完成后24小時內反饋結果，復雜請求需提前告知預計時間。

4.負責資料保密工作，嚴格遵守保密制度。

（1）物理隔離：涉密文件存放于帶鎖文件柜，非授權人員不得靠近。

（2）電子加密：對敏感電子文檔設置密碼，定期更換密碼并告知知悉人員。

（3）銷毀管理：過期或無用資料需按流程銷毀，記錄銷毀時間及經辦人。

三、工作流程規(guī)范

（一）文件處理流程

1.接收文件：及時簽收、登記，核對文件完整性。

（1）使用《文件簽收單》記錄送件時間、文件名稱、頁數、簽收人。

（2）檢查文件是否有破損、缺頁，如有問題立即聯系送件人確認。

2.分發(fā)文件：根據文件內容分發(fā)給相關責任人，并做好記錄。

（1）重要文件需標注“優(yōu)先”“需簽字”等標簽，確保第一時間送達。

（2）分發(fā)后更新《文件分發(fā)記錄表》，包含領取人、領取時間等信息。

3.文件歸檔：定期將處理完畢的文件整理歸檔，確保存檔規(guī)范。

（1）紙質文件按年度、類別編號存檔，使用統(tǒng)一檔案盒及索引卡。

（2）電子文件按相同分類建立文件夾，命名規(guī)則為“年份-類別-編號”。

（二）會議組織流程

1.會前準備：確定會議時間、地點，通知參會人員，準備會議材料。

（1）發(fā)送會議邀請時注明議題、時間、地點，要求提前確認是否參加。

（2）材料準備：提前3天發(fā)送會議材料，標注需提前閱讀的部分。

2.會議召開：主持會議，控制會議節(jié)奏，確保議題討論充分。

（1）開場時重申會議目標，安排發(fā)言順序，確保每人有表達機會。

（2）使用計時器控制發(fā)言時長，避免某一環(huán)節(jié)超時影響整體進度。

3.會后跟進：整理會議紀要，落實會議決議，并跟蹤執(zhí)行情況。

（1）紀要需包含決策事項、責任人、完成時限，于會后2日內發(fā)送確認。

（2）建立《決議跟蹤表》，每月檢查完成進度，對滯后項分析原因并調整。

（三）辦公用品管理流程

1.需求申報：各部門按需申報辦公用品，填寫申購單。

（1）申購單需注明物品名稱、數量、用途，由部門負責人簽字批準。

（2）對于消耗快的物品（如筆、紙張），可設定每月固定申報時間。

2.采購審批：辦公室主任審核申購單，批準后進行采購。

（1）辦公室主任在3個工作日內完成審核，特殊緊急物品可優(yōu)先處理。

（2）采購時比價三家，選擇質量與價格均衡的供應商，簽訂年度協議以獲取折扣。

3.領用登記：領用人憑領用單領取辦公用品，辦公室記錄存檔。

（1）領用人在領用單上簽字，辦公室存檔電子版及紙質版。

（2）對領用數量異常的物品（如某部門一次性領取大量打印紙），需電話核實用途。

四、服務標準

（一）接待服務

1.主動熱情，使用規(guī)范用語，保持微笑服務。

（1）問候語：“您好，請問有什么可以幫您？”、“請稍等，我?guī)湍樵円幌??！?/p>

（2）保持站姿端正，避免瀏覽手機或閑聊。

2.及時響應需