會(huì)議紀(jì)要記錄內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)一、會(huì)議紀(jì)要記錄內(nèi)容概述

會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)的正式記錄，旨在確保與會(huì)者對(duì)會(huì)議共識(shí)有清晰、準(zhǔn)確的理解，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要記錄應(yīng)包含以下核心要素，并遵循一定的結(jié)構(gòu)和格式要求。

二、會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容構(gòu)成

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：準(zhǔn)確記錄會(huì)議的正式名稱，例如“XX項(xiàng)目進(jìn)展討論會(huì)”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議召開的具體日期和時(shí)間段，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：注明會(huì)議召開的具體場(chǎng)所，包括會(huì)議室名稱或地址。

4.參會(huì)人員：列出所有出席會(huì)議的人員姓名，可按部門或職務(wù)分類。

5.主持人及記錄人：明確會(huì)議主持人和記錄人的姓名及職務(wù)。

（二）會(huì)議主要議題

1.議題概述：簡要列出本次會(huì)議討論的核心問題，可按議程順序排列。

2.討論過程：重點(diǎn)記錄各議題的討論要點(diǎn)，包括不同觀點(diǎn)的陳述和回應(yīng)。

（三）會(huì)議決策事項(xiàng)

1.決策內(nèi)容：明確記錄會(huì)議達(dá)成的決議，使用簡潔、具體的表述。

2.責(zé)任分工：詳細(xì)說明各項(xiàng)決議的責(zé)任人、完成時(shí)限及協(xié)作要求。

（四）其他重要事項(xiàng)

1.臨時(shí)動(dòng)議：記錄會(huì)議期間提出的臨時(shí)議題及處理結(jié)果。

2.后續(xù)安排：說明會(huì)議后的跟進(jìn)工作，包括補(bǔ)充材料提交、臨時(shí)會(huì)議等。

三、會(huì)議紀(jì)要的記錄規(guī)范

（一）記錄格式要求

1.標(biāo)題居中，使用黑體加粗，字號(hào)不低于小二號(hào)。

2.正文采用宋體或TimesNewRoman，字號(hào)為小四，行距為1.5倍行距。

3.頁眉居中，注明“會(huì)議紀(jì)要”及編號(hào)，例如“會(huì)議紀(jì)要-2023-001”。

4.頁腳居中，標(biāo)注頁碼及會(huì)議日期。

（二）記錄內(nèi)容要點(diǎn)

1.客觀準(zhǔn)確：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議實(shí)際討論一致，避免主觀臆斷。

2.重點(diǎn)突出：優(yōu)先記錄決策事項(xiàng)和責(zé)任分工，可使用加粗、項(xiàng)目符號(hào)等方式強(qiáng)調(diào)。

3.邏輯清晰：按議題順序排列內(nèi)容，使用過渡詞句保持連貫性。

（三）記錄步驟指南

Step1：提前準(zhǔn)備

-熟悉會(huì)議議程和背景材料

-準(zhǔn)備記錄工具（筆記本、電子設(shè)備等）

-確認(rèn)記錄位置和視角

Step2：開場(chǎng)記錄

-記錄會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）

-記錄主持人開場(chǎng)發(fā)言要點(diǎn)

Step3：議題討論記錄

-按議程逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容

-重點(diǎn)記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)和爭議點(diǎn)

-使用“誰-說了什么-如何回應(yīng)”的格式

Step4：決策事項(xiàng)記錄

-明確標(biāo)注“會(huì)議決定”

-記錄責(zé)任人、時(shí)限、協(xié)作要求

-使用表格形式展示更清晰

Step5：收尾記錄

-記錄總結(jié)性發(fā)言

-記錄后續(xù)工作安排

-主持人結(jié)束語記錄

Step6：整理審核

-檢查記錄完整性

-與與會(huì)者核對(duì)關(guān)鍵信息

-提交前進(jìn)行格式校對(duì)

（四）常見問題避免

1.避免記錄個(gè)人評(píng)論：僅記錄客觀事實(shí)，不加入主觀評(píng)價(jià)。

2.避免記錄冗余信息：省略重復(fù)觀點(diǎn)和無關(guān)細(xì)節(jié)。

3.避免使用模糊表述：使用具體、明確的術(shù)語。

4.避免記錄情緒化語言：保持專業(yè)、中立的語氣。

四、會(huì)議紀(jì)要的后續(xù)管理

（一）分發(fā)流程

1.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿

2.多方審核：至少兩位記錄人員交叉校對(duì)

3.正式分發(fā)：通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送給所有參會(huì)人員

4.簽收確認(rèn)：要求收件人確認(rèn)收到紀(jì)要

（二）存檔規(guī)范

1.電子存檔：使用統(tǒng)一文件命名規(guī)則（編號(hào)-日期-會(huì)議名稱）

2.紙質(zhì)存檔：歸檔至指定文件柜，建立索引目錄

3.存檔周期：重要會(huì)議紀(jì)要永久保存，一般會(huì)議保存3年

4.查詢權(quán)限：僅限授權(quán)人員查閱

（三）使用建議

1.決策跟蹤：將紀(jì)要作為工作項(xiàng)跟蹤的依據(jù)

2.決策執(zhí)行：作為后續(xù)會(huì)議的參考材料

3.問題預(yù)防：通過紀(jì)要分析討論中的潛在問題

4.成本控制：減少因信息遺漏導(dǎo)致的重復(fù)工作

五、附件清單

1.討論材料列表（如適用）

2.會(huì)議簽到表（可附后）

3.相關(guān)數(shù)據(jù)圖表（如適用）

4.責(zé)任分工甘特圖（如適用）

**一、會(huì)議紀(jì)要記錄內(nèi)容概述**

會(huì)議紀(jì)要是組織內(nèi)部溝通和管理的重要工具，其質(zhì)量直接影響信息的準(zhǔn)確傳遞和工作的高效執(zhí)行。規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要不僅是會(huì)議成果的憑證，也是后續(xù)行動(dòng)的指南。一份高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)具備客觀性、準(zhǔn)確性、完整性和指導(dǎo)性。它需要清晰記錄會(huì)議的核心信息，包括決策、分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素，并采用結(jié)構(gòu)化的方式呈現(xiàn)，便于閱讀和查閱。本指南將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含的基本內(nèi)容、記錄規(guī)范、操作步驟及后續(xù)管理要求，旨在幫助記錄人員撰寫出專業(yè)、實(shí)用的會(huì)議紀(jì)要。

**二、會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容構(gòu)成**

（一）會(huì)議基本信息

1.**會(huì)議名稱**：準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的正式名稱，應(yīng)與會(huì)議通知或議程中使用的名稱一致。例如，“XX部門2023年第四季度工作規(guī)劃會(huì)議”。會(huì)議名稱應(yīng)清晰反映會(huì)議的主要目的，避免使用模糊或過于口語化的表述。

2.**會(huì)議時(shí)間**：精確記錄會(huì)議正式開始和結(jié)束的具體時(shí)間，格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日HH:MM-YYYY年MM月DD日HH:MM”。如果會(huì)議有中間休息，也應(yīng)記錄休息的起止時(shí)間。例如，“2023年10月27日09:00-11:30（中間休息10分鐘）”。

3.**會(huì)議地點(diǎn)**：明確記錄會(huì)議召開的具體場(chǎng)所。如果是在線會(huì)議，應(yīng)注明使用的平臺(tái)名稱和鏈接。如果是線下會(huì)議，應(yīng)提供會(huì)議室的詳細(xì)地址或編號(hào)。例如，“公司總部3號(hào)會(huì)議室”或“騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：XXXXXXX）”。

4.**參會(huì)人員**：詳細(xì)列出所有出席會(huì)議的人員姓名及其職務(wù)（或部門）。建議按部門或職務(wù)類別進(jìn)行分類，便于閱讀。對(duì)于缺席的重要人員，可在備注中說明原因（如提前請(qǐng)假）。例如：

***管理層**：張三（總經(jīng)理）、李四（副總經(jīng)理）

***部門代表**：王五（市場(chǎng)部經(jīng)理）、趙六（技術(shù)部主管）、錢七（財(cái)務(wù)部代表）

***支持人員**：孫八（行政助理）

5.**主持人及記錄人**：明確記錄會(huì)議的主持人和負(fù)責(zé)撰寫紀(jì)要的記錄人姓名及其職務(wù)。這有助于明確責(zé)任，并在后續(xù)需要時(shí)追溯信息來源。例如，“主持人：張三（總經(jīng)理）；記錄人：孫八（行政助理）”。

（二）會(huì)議主要議題

1.**議題概述**：按會(huì)議議程順序，簡要列出本次會(huì)議討論的核心議題。每個(gè)議題應(yīng)有一個(gè)概括性的標(biāo)題，清晰反映討論主題。例如，“一、Q4市場(chǎng)推廣方案討論；二、新項(xiàng)目技術(shù)可行性分析”。

2.**討論過程**：針對(duì)每個(gè)議題，詳細(xì)記錄討論的主要過程和關(guān)鍵信息。應(yīng)包括：

***提出的問題或背景**：簡述議題提出的初衷或需要解決的問題。

***主要觀點(diǎn)陳述**：記錄不同參會(huì)人員在討論中提出的主要觀點(diǎn)、建議、數(shù)據(jù)分析和論證過程。應(yīng)客觀呈現(xiàn)各方意見，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或推斷。

***關(guān)鍵討論點(diǎn)**：突出記錄討論中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、爭議焦點(diǎn)以及轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

***發(fā)言順序**：適當(dāng)記錄關(guān)鍵發(fā)言的順序，有助于理解討論的邏輯脈絡(luò)（但不必逐字記錄每個(gè)人的發(fā)言）。

***示例**：在討論“Q4市場(chǎng)推廣方案”時(shí)，記錄“王五首先介紹了當(dāng)前市場(chǎng)趨勢(shì)，提出需要加大線上推廣力度；趙六則強(qiáng)調(diào)應(yīng)關(guān)注用戶體驗(yàn)優(yōu)化，并展示了初步的用戶調(diào)研數(shù)據(jù)；張三最后總結(jié)，認(rèn)為需要結(jié)合線上線下資源，形成整合方案?！?/p>

（三）會(huì)議決策事項(xiàng)

1.**決策內(nèi)容**：清晰、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議就各項(xiàng)議題達(dá)成的最終決議或決定。使用簡潔、明確的語言，避免歧義。對(duì)于復(fù)雜決策，可采用列表、項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)形式。例如，“會(huì)議決定：一、批準(zhǔn)Q4市場(chǎng)推廣整合方案（方案見附件）；二、新項(xiàng)目采用XX技術(shù)路線，由技術(shù)部負(fù)責(zé)詳細(xì)設(shè)計(jì)?！?/p>

2.**責(zé)任分工**：詳細(xì)說明為落實(shí)各項(xiàng)決策而設(shè)定的責(zé)任人（Who）、具體任務(wù)（What）、完成時(shí)限（When）、所需資源（Resource）和協(xié)作要求（Collaboration）。建議使用表格形式呈現(xiàn)，更清晰直觀。例如：

|決策事項(xiàng)|責(zé)任人|任務(wù)描述|完成時(shí)限|協(xié)作要求|

|----------------------------|--------|--------------------------------|--------------|------------------------|

|實(shí)施Q4市場(chǎng)推廣整合方案|王五|組織市場(chǎng)部執(zhí)行推廣方案|2023年11月15日|與技術(shù)部協(xié)調(diào)素材制作|

|新項(xiàng)目技術(shù)路線詳細(xì)設(shè)計(jì)|趙六|完成技術(shù)設(shè)計(jì)文檔V1.0|2023年12月01日|需財(cái)務(wù)部評(píng)估成本|

|（其他決策...）|（人員）|（任務(wù)描述）|（時(shí)限）|（協(xié)作要求）|

（四）其他重要事項(xiàng)

1.**臨時(shí)動(dòng)議**：記錄會(huì)議期間臨時(shí)提出的議題、補(bǔ)充討論的內(nèi)容或突發(fā)事件及其處理結(jié)果。即使未形成正式?jīng)Q策，也應(yīng)記錄下來，作為會(huì)議過程的完整反映。例如，“會(huì)議期間，接到XX客戶緊急需求，臨時(shí)討論決定由李四負(fù)責(zé)對(duì)接，并于本周五前提供初步方案。”

2.**后續(xù)安排**：說明與會(huì)議相關(guān)的后續(xù)工作安排，包括但不限于：是否需要召開補(bǔ)充會(huì)議、需要提交補(bǔ)充材料的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、臨時(shí)分配的任務(wù)等。例如，“會(huì)議決定，關(guān)于新項(xiàng)目的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)，技術(shù)部需在下周初提交補(bǔ)充方案，屆時(shí)將組織專題討論?！?/p>

**三、會(huì)議紀(jì)要的記錄規(guī)范**

（一）記錄格式要求

1.**標(biāo)題居中**：在文檔頂部居中位置，使用較大字號(hào)（如二號(hào)或小二號(hào)）的黑體字，明確標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”及編號(hào)（如有），例如“會(huì)議紀(jì)要-2023-10-27”。

2.**正文格式**：正文主體采用標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。推薦使用宋體或TimesNewRoman字體，字號(hào)為小四，行距設(shè)置為1.5倍行距，確保文檔整潔易讀。

3.**頁眉頁腳**：頁眉居中，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”及文檔編號(hào)；頁腳居中，標(biāo)注頁碼和會(huì)議日期（格式如“YYYY年MM月DD日”），例如，“頁1/102023年10月27日”。

4.**編號(hào)規(guī)則**：建立統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要編號(hào)體系，便于管理和檢索。編號(hào)可包含年份、月份、順序號(hào)等，例如“YB-HJJY-2023-1001”（年度-會(huì)議紀(jì)要-年份-順序號(hào)）。

5.**頁面設(shè)置**：建議設(shè)置頁邊距為上下左右各2.5厘米，確保打印和閱讀舒適。

（二）記錄內(nèi)容要點(diǎn)

1.**客觀準(zhǔn)確**：這是會(huì)議紀(jì)要最基本的要求。記錄內(nèi)容必須真實(shí)反映會(huì)議的實(shí)際討論情況和決策結(jié)果，不得添加記錄人的個(gè)人觀點(diǎn)、猜測(cè)或情感色彩。所有引用的數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)應(yīng)盡可能準(zhǔn)確。

2.**重點(diǎn)突出**：紀(jì)要并非會(huì)議錄音，需要提煉重點(diǎn)。應(yīng)優(yōu)先記錄決策事項(xiàng)、責(zé)任分工、關(guān)鍵討論點(diǎn)和重要結(jié)論。對(duì)于過程性討論，可以適當(dāng)概括，不必逐字記錄。可以使用加粗、項(xiàng)目符號(hào)、編號(hào)等方式突出重點(diǎn)內(nèi)容。

3.**邏輯清晰**：按照會(huì)議議程或自然的討論邏輯組織內(nèi)容。使用清晰的段落劃分和過渡語句，確保讀者能夠順暢地理解會(huì)議內(nèi)容和流程。一般建議按“基本信息-議題討論-決策事項(xiàng)-其他事項(xiàng)”的順序編寫。

4.**語言精練**：使用簡潔、專業(yè)的書面語言，避免口語化、冗余或模糊不清的表述。長句可適當(dāng)拆分，使用短句和列表使內(nèi)容更清晰。

5.**要素完整**：確保會(huì)議基本信息、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分工等核心要素齊全，不遺漏關(guān)鍵信息。

（三）記錄步驟指南

**Step1：會(huì)議前準(zhǔn)備**

(1)**獲取會(huì)議材料**：提前收集并研讀會(huì)議通知、議程、背景資料等，充分了解會(huì)議目的和議題。

(2)**熟悉參會(huì)人員**：了解主要參會(huì)人員的職務(wù)和關(guān)注點(diǎn)，有助于在記錄時(shí)把握重點(diǎn)。

(3)**準(zhǔn)備記錄工具**：根據(jù)會(huì)議形式（線下/線上）選擇合適的記錄工具，如筆記本和筆、筆記本電腦、錄音設(shè)備（需提前征得同意）或在線會(huì)議平臺(tái)的記錄功能。

(4)**確定記錄位置**：選擇一個(gè)既能清晰聽到發(fā)言又能方便記錄的位置。在線會(huì)議需確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定和音頻清晰。

(5)**預(yù)設(shè)記錄要點(diǎn)**：根據(jù)議程，預(yù)設(shè)需要重點(diǎn)記錄的內(nèi)容，如關(guān)鍵數(shù)據(jù)、負(fù)責(zé)人、決策關(guān)鍵詞等。

**Step2：會(huì)議中記錄**

(1)**開場(chǎng)記錄**：首先快速記錄會(huì)議開始時(shí)間、主持人、記錄人、確認(rèn)參會(huì)人員等基本信息。

(2)**議題記錄**：

a.按議程順序記錄每個(gè)議題的標(biāo)題和主持人引導(dǎo)發(fā)言。

b.重點(diǎn)記錄關(guān)鍵發(fā)言人的觀點(diǎn)、提出的數(shù)據(jù)/案例、論證邏輯。

c.記錄討論中的分歧點(diǎn)、提問和回應(yīng)。

d.對(duì)于決策過程，記錄從提議、討論到最終形成共識(shí)的環(huán)節(jié)。

e.使用縮寫、符號(hào)（需提前統(tǒng)一）或分點(diǎn)方式提高記錄效率，但最終整理時(shí)需恢復(fù)清晰文字。

(3)**決策記錄**：

a.在討論形成決策時(shí)，用醒目的方式（如“會(huì)議決定：”、“重點(diǎn)結(jié)論：”）單獨(dú)列出。

b.清晰記錄決策內(nèi)容，必要時(shí)附上關(guān)鍵參數(shù)或條件。

c.立即記錄責(zé)任分工，包括負(fù)責(zé)人、具體任務(wù)和截止日期。

(4)**其他事項(xiàng)記錄**：記錄臨時(shí)動(dòng)議、補(bǔ)充信息、后續(xù)安排等。

(5)**保持專注**：適時(shí)抬頭觀察發(fā)言人，確認(rèn)記錄內(nèi)容準(zhǔn)確，必要時(shí)可小聲向發(fā)言人核實(shí)。

**Step3：會(huì)議后整理**

(1)**及時(shí)整理**：會(huì)議結(jié)束后盡快整理筆記，趁記憶清晰時(shí)補(bǔ)充遺漏或修正錯(cuò)誤。最好在1-2小時(shí)內(nèi)完成初稿。

(2)**核對(duì)關(guān)鍵信息**：與會(huì)議錄音（如有）、其他記錄人員或關(guān)鍵發(fā)言人核對(duì)重要數(shù)據(jù)、決策、負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)等易出錯(cuò)的信息。

(3)**補(bǔ)充完善**：

a.補(bǔ)充缺失的細(xì)節(jié)，如發(fā)言人姓名（如果之前只記了職務(wù)）、討論的背景信息等。

b.調(diào)整語句，使表達(dá)更專業(yè)、流暢。

c.刪除無關(guān)信息和冗余內(nèi)容，突出重點(diǎn)。

d.按照規(guī)范的格式排版，添加標(biāo)題、頁眉頁腳等。

(4)**內(nèi)部審核（如需要）**：根據(jù)組織流程，可能需要將初稿提交給主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。

**Step4：分發(fā)與歸檔**

(1)**正式定稿**：根據(jù)審核意見修改后，形成最終版本。

(2)**按需分發(fā)**：通過郵件、內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)等方式將紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。建議在標(biāo)題或正文中注明“僅供參考”、“最終版本待定”等（根據(jù)實(shí)際情況）。

(3)**確認(rèn)接收**：如有必要，可要求收件人回復(fù)確認(rèn)已收到紀(jì)要。

(4)**歸檔保存**：按照組織檔案管理規(guī)定，將會(huì)議紀(jì)要電子版和紙質(zhì)版（如有）存檔。確保歸檔位置清晰，便于后續(xù)查找。

**（四）常見問題避免**

1.**避免記錄個(gè)人評(píng)論或情緒**：會(huì)議紀(jì)要是客觀記錄，不應(yīng)包含記錄人的個(gè)人看法、評(píng)價(jià)或情緒化語言。

2.**避免記錄冗余和無關(guān)信息**：聚焦核心內(nèi)容，省略重復(fù)討論、與主題無關(guān)的閑聊或細(xì)節(jié)。

3.**避免使用模糊、歧義的詞語**：使用具體、清晰、專業(yè)的術(shù)語。對(duì)于可能產(chǎn)生歧義的表述，應(yīng)盡量明確化。

4.**避免記錄非決策性討論的結(jié)論**：除非該討論對(duì)后續(xù)工作有直接指導(dǎo)意義，否則通常只需記錄討論要點(diǎn)，不必強(qiáng)求結(jié)論。

5.**避免遲到或記錄中斷**：盡量提前到場(chǎng)，確保能完整記錄會(huì)議關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如確需暫時(shí)離場(chǎng)，應(yīng)告知主持人并安排他人代記或自己盡快補(bǔ)記。

6.**避免完全照搬發(fā)言人原話**：應(yīng)記錄核心意思，而非逐字轉(zhuǎn)錄，但要確保意思準(zhǔn)確無誤。

7.**避免忽略無發(fā)言者但重要的信息**：例如，白板上的圖表信息、主持人總結(jié)性發(fā)言、臨時(shí)宣布的調(diào)整等。

**四、會(huì)議紀(jì)要的后續(xù)管理**

（一）分發(fā)流程

1.**及時(shí)整理與定稿**：會(huì)議結(jié)束后[建議時(shí)間，如：4-6小時(shí)]內(nèi)完成初稿，[建議時(shí)間，如：24小時(shí)]內(nèi)完成審核與定稿。

2.**多方審核機(jī)制**：對(duì)于重要會(huì)議，建議安排另一位同事（交叉審核）或主持人審閱紀(jì)要，檢查內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性，特別是決策和分工部分。可以采用兩人獨(dú)立記錄后交叉比對(duì)的方式提高質(zhì)量。

3.**正式渠道分發(fā)**：通過組織認(rèn)可的內(nèi)部分發(fā)渠道（如公司郵箱、內(nèi)部通訊軟件、共享文檔平臺(tái)）發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)利益方。確保郵件主題清晰，如“【會(huì)議紀(jì)要】XX部門2023年第四季度工作規(guī)劃會(huì)議紀(jì)要（最終版）”。

4.**確認(rèn)與反饋**：可以要求主要參會(huì)人員或負(fù)責(zé)人對(duì)紀(jì)要內(nèi)容（特別是決策和分工）進(jìn)行確認(rèn)。如收到反饋意見，及時(shí)溝通核實(shí)并修改。

5.**版本控制**：如有修訂，需在標(biāo)題或正文中注明修訂日期和內(nèi)容，并通知所有收件人。保留歷史版本備查。

（二）存檔規(guī)范

1.**電子存檔**：

a.**命名規(guī)范**：采用統(tǒng)一的文件命名規(guī)則，如“[組織代碼]-[年份]-[月份]-[會(huì)議名稱]-會(huì)議紀(jì)要-[版本號(hào)]”。例如：“YB-HJJY-2023-10-XX部門Q4規(guī)劃會(huì)議紀(jì)要-V1.0”。

b.**存儲(chǔ)位置**：存放在組織指定的、安全的文檔管理系統(tǒng)或共享服務(wù)器的固定目錄下，如“\文檔中心\會(huì)議紀(jì)要\[年份]\[月份]”。

c.**元數(shù)據(jù)標(biāo)注**：在系統(tǒng)中添加關(guān)鍵字段，如會(huì)議日期、參會(huì)部門、核心決策、負(fù)責(zé)人等，便于檢索。

2.**紙質(zhì)存檔**：

a.**歸檔位置**：將紙質(zhì)版紀(jì)要按部門或年份分類，存放在指定的文件柜或檔案室中。

b.**建立索引**：創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要索引表，記錄會(huì)議編號(hào)、日期、主題、主要決策、存放位置等信息，方便查閱。

3.**存檔周期**：根據(jù)組織檔案管理規(guī)定確定存檔年限。一般性會(huì)議紀(jì)要可保存[建議年限，如：3-5年]，重要會(huì)議紀(jì)要（如涉及長期項(xiàng)目、重要決策）建議長期保存或永久保存。

4.**查閱權(quán)限**：明確哪些人員或崗位有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要。一般而言，參會(huì)人員及與會(huì)議內(nèi)容直接相關(guān)的部門和人員具有查閱權(quán)限。敏感信息（如涉及內(nèi)部成本、人事安排等）的查閱需遵循更嚴(yán)格的權(quán)限控制。

（三）使用建議

1.**決策跟蹤與執(zhí)行**：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為任務(wù)管理和績效考核的依據(jù)。相關(guān)部門或人員需根據(jù)紀(jì)要中的責(zé)任分工和時(shí)限要求，跟進(jìn)任務(wù)的執(zhí)行情況。

2.**后續(xù)會(huì)議參考**：在準(zhǔn)備后續(xù)會(huì)議時(shí)，可參考之前的會(huì)議紀(jì)要，了解歷史決策背景、未解決的問題等，提高會(huì)議效率。

3.**問題預(yù)防與改進(jìn)**：通過回顧會(huì)議紀(jì)要，特別是討論中的難點(diǎn)和未達(dá)成共識(shí)的問題，可以分析原因，優(yōu)化未來工作流程或會(huì)議組織方式。

4.**知識(shí)沉淀與共享**：會(huì)議紀(jì)要記錄了組織討論、決策的過程和成果，是組織知識(shí)管理的重要組成部分。定期整理和查閱紀(jì)要，有助于新員工了解組織運(yùn)作和項(xiàng)目進(jìn)展，促進(jìn)知識(shí)共享。

5.**培訓(xùn)與學(xué)習(xí)（間接）**：雖然紀(jì)要本身不直接用于培訓(xùn)，但其中記錄的最佳實(shí)踐、問題解決方案等，可以成為培訓(xùn)材料的內(nèi)容來源或案例。

**五、附件清單**

1.**會(huì)議議程**（如存檔）

2.**簽到表副本**（如存檔）

3.**演示文稿（PPT）或關(guān)鍵圖表**（如討論中使用了重要圖表且已共享）

4.**相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)告摘要**（如討論中引用了詳細(xì)數(shù)據(jù)報(bào)告）

5.**決策支持材料**（如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、技術(shù)評(píng)估文檔等討論中引用的關(guān)鍵文件）

6.**責(zé)任分工甘特圖（如有繪制）**

7.**后續(xù)需要提交的補(bǔ)充材料清單**

一、會(huì)議紀(jì)要記錄內(nèi)容概述

會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議主要內(nèi)容和決策事項(xiàng)的正式記錄，旨在確保與會(huì)者對(duì)會(huì)議共識(shí)有清晰、準(zhǔn)確的理解，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要記錄應(yīng)包含以下核心要素，并遵循一定的結(jié)構(gòu)和格式要求。

二、會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容構(gòu)成

（一）會(huì)議基本信息

1.會(huì)議名稱：準(zhǔn)確記錄會(huì)議的正式名稱，例如“XX項(xiàng)目進(jìn)展討論會(huì)”。

2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議召開的具體日期和時(shí)間段，格式為“YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM”。

3.會(huì)議地點(diǎn)：注明會(huì)議召開的具體場(chǎng)所，包括會(huì)議室名稱或地址。

4.參會(huì)人員：列出所有出席會(huì)議的人員姓名，可按部門或職務(wù)分類。

5.主持人及記錄人：明確會(huì)議主持人和記錄人的姓名及職務(wù)。

（二）會(huì)議主要議題

1.議題概述：簡要列出本次會(huì)議討論的核心問題，可按議程順序排列。

2.討論過程：重點(diǎn)記錄各議題的討論要點(diǎn)，包括不同觀點(diǎn)的陳述和回應(yīng)。

（三）會(huì)議決策事項(xiàng)

1.決策內(nèi)容：明確記錄會(huì)議達(dá)成的決議，使用簡潔、具體的表述。

2.責(zé)任分工：詳細(xì)說明各項(xiàng)決議的責(zé)任人、完成時(shí)限及協(xié)作要求。

（四）其他重要事項(xiàng)

1.臨時(shí)動(dòng)議：記錄會(huì)議期間提出的臨時(shí)議題及處理結(jié)果。

2.后續(xù)安排：說明會(huì)議后的跟進(jìn)工作，包括補(bǔ)充材料提交、臨時(shí)會(huì)議等。

三、會(huì)議紀(jì)要的記錄規(guī)范

（一）記錄格式要求

1.標(biāo)題居中，使用黑體加粗，字號(hào)不低于小二號(hào)。

2.正文采用宋體或TimesNewRoman，字號(hào)為小四，行距為1.5倍行距。

3.頁眉居中，注明“會(huì)議紀(jì)要”及編號(hào)，例如“會(huì)議紀(jì)要-2023-001”。

4.頁腳居中，標(biāo)注頁碼及會(huì)議日期。

（二）記錄內(nèi)容要點(diǎn)

1.客觀準(zhǔn)確：確保記錄內(nèi)容與會(huì)議實(shí)際討論一致，避免主觀臆斷。

2.重點(diǎn)突出：優(yōu)先記錄決策事項(xiàng)和責(zé)任分工，可使用加粗、項(xiàng)目符號(hào)等方式強(qiáng)調(diào)。

3.邏輯清晰：按議題順序排列內(nèi)容，使用過渡詞句保持連貫性。

（三）記錄步驟指南

Step1：提前準(zhǔn)備

-熟悉會(huì)議議程和背景材料

-準(zhǔn)備記錄工具（筆記本、電子設(shè)備等）

-確認(rèn)記錄位置和視角

Step2：開場(chǎng)記錄

-記錄會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）

-記錄主持人開場(chǎng)發(fā)言要點(diǎn)

Step3：議題討論記錄

-按議程逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容

-重點(diǎn)記錄關(guān)鍵觀點(diǎn)和爭議點(diǎn)

-使用“誰-說了什么-如何回應(yīng)”的格式

Step4：決策事項(xiàng)記錄

-明確標(biāo)注“會(huì)議決定”

-記錄責(zé)任人、時(shí)限、協(xié)作要求

-使用表格形式展示更清晰

Step5：收尾記錄

-記錄總結(jié)性發(fā)言

-記錄后續(xù)工作安排

-主持人結(jié)束語記錄

Step6：整理審核

-檢查記錄完整性

-與與會(huì)者核對(duì)關(guān)鍵信息

-提交前進(jìn)行格式校對(duì)

（四）常見問題避免

1.避免記錄個(gè)人評(píng)論：僅記錄客觀事實(shí)，不加入主觀評(píng)價(jià)。

2.避免記錄冗余信息：省略重復(fù)觀點(diǎn)和無關(guān)細(xì)節(jié)。

3.避免使用模糊表述：使用具體、明確的術(shù)語。

4.避免記錄情緒化語言：保持專業(yè)、中立的語氣。

四、會(huì)議紀(jì)要的后續(xù)管理

（一）分發(fā)流程

1.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿

2.多方審核：至少兩位記錄人員交叉校對(duì)

3.正式分發(fā)：通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)送給所有參會(huì)人員

4.簽收確認(rèn)：要求收件人確認(rèn)收到紀(jì)要

（二）存檔規(guī)范

1.電子存檔：使用統(tǒng)一文件命名規(guī)則（編號(hào)-日期-會(huì)議名稱）

2.紙質(zhì)存檔：歸檔至指定文件柜，建立索引目錄

3.存檔周期：重要會(huì)議紀(jì)要永久保存，一般會(huì)議保存3年

4.查詢權(quán)限：僅限授權(quán)人員查閱

（三）使用建議

1.決策跟蹤：將紀(jì)要作為工作項(xiàng)跟蹤的依據(jù)

2.決策執(zhí)行：作為后續(xù)會(huì)議的參考材料

3.問題預(yù)防：通過紀(jì)要分析討論中的潛在問題

4.成本控制：減少因信息遺漏導(dǎo)致的重復(fù)工作

五、附件清單

1.討論材料列表（如適用）

2.會(huì)議簽到表（可附后）

3.相關(guān)數(shù)據(jù)圖表（如適用）

4.責(zé)任分工甘特圖（如適用）

**一、會(huì)議紀(jì)要記錄內(nèi)容概述**

會(huì)議紀(jì)要是組織內(nèi)部溝通和管理的重要工具，其質(zhì)量直接影響信息的準(zhǔn)確傳遞和工作的高效執(zhí)行。規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要不僅是會(huì)議成果的憑證，也是后續(xù)行動(dòng)的指南。一份高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)具備客觀性、準(zhǔn)確性、完整性和指導(dǎo)性。它需要清晰記錄會(huì)議的核心信息，包括決策、分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素，并采用結(jié)構(gòu)化的方式呈現(xiàn)，便于閱讀和查閱。本指南將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含的基本內(nèi)容、記錄規(guī)范、操作步驟及后續(xù)管理要求，旨在幫助記錄人員撰寫出專業(yè)、實(shí)用的會(huì)議紀(jì)要。

**二、會(huì)議紀(jì)要的基本內(nèi)容構(gòu)成**

（一）會(huì)議基本信息

1.**會(huì)議名稱**：準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議的正式名稱，應(yīng)與會(huì)議通知或議程中使用的名稱一致。例如，“XX部門2023年第四季度工作規(guī)劃會(huì)議”。會(huì)議名稱應(yīng)清晰反映會(huì)議的主要目的，避免使用模糊或過于口語化的表述。

2.**會(huì)議時(shí)間**：精確記錄會(huì)議正式開始和結(jié)束的具體時(shí)間，格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月DD日HH:MM-YYYY年MM月DD日HH:MM”。如果會(huì)議有中間休息，也應(yīng)記錄休息的起止時(shí)間。例如，“2023年10月27日09:00-11:30（中間休息10分鐘）”。

3.**會(huì)議地點(diǎn)**：明確記錄會(huì)議召開的具體場(chǎng)所。如果是在線會(huì)議，應(yīng)注明使用的平臺(tái)名稱和鏈接。如果是線下會(huì)議，應(yīng)提供會(huì)議室的詳細(xì)地址或編號(hào)。例如，“公司總部3號(hào)會(huì)議室”或“騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：XXXXXXX）”。

4.**參會(huì)人員**：詳細(xì)列出所有出席會(huì)議的人員姓名及其職務(wù)（或部門）。建議按部門或職務(wù)類別進(jìn)行分類，便于閱讀。對(duì)于缺席的重要人員，可在備注中說明原因（如提前請(qǐng)假）。例如：

***管理層**：張三（總經(jīng)理）、李四（副總經(jīng)理）

***部門代表**：王五（市場(chǎng)部經(jīng)理）、趙六（技術(shù)部主管）、錢七（財(cái)務(wù)部代表）

***支持人員**：孫八（行政助理）

5.**主持人及記錄人**：明確記錄會(huì)議的主持人和負(fù)責(zé)撰寫紀(jì)要的記錄人姓名及其職務(wù)。這有助于明確責(zé)任，并在后續(xù)需要時(shí)追溯信息來源。例如，“主持人：張三（總經(jīng)理）；記錄人：孫八（行政助理）”。

（二）會(huì)議主要議題

1.**議題概述**：按會(huì)議議程順序，簡要列出本次會(huì)議討論的核心議題。每個(gè)議題應(yīng)有一個(gè)概括性的標(biāo)題，清晰反映討論主題。例如，“一、Q4市場(chǎng)推廣方案討論；二、新項(xiàng)目技術(shù)可行性分析”。

2.**討論過程**：針對(duì)每個(gè)議題，詳細(xì)記錄討論的主要過程和關(guān)鍵信息。應(yīng)包括：

***提出的問題或背景**：簡述議題提出的初衷或需要解決的問題。

***主要觀點(diǎn)陳述**：記錄不同參會(huì)人員在討論中提出的主要觀點(diǎn)、建議、數(shù)據(jù)分析和論證過程。應(yīng)客觀呈現(xiàn)各方意見，避免加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)或推斷。

***關(guān)鍵討論點(diǎn)**：突出記錄討論中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、爭議焦點(diǎn)以及轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

***發(fā)言順序**：適當(dāng)記錄關(guān)鍵發(fā)言的順序，有助于理解討論的邏輯脈絡(luò)（但不必逐字記錄每個(gè)人的發(fā)言）。

***示例**：在討論“Q4市場(chǎng)推廣方案”時(shí)，記錄“王五首先介紹了當(dāng)前市場(chǎng)趨勢(shì)，提出需要加大線上推廣力度；趙六則強(qiáng)調(diào)應(yīng)關(guān)注用戶體驗(yàn)優(yōu)化，并展示了初步的用戶調(diào)研數(shù)據(jù)；張三最后總結(jié)，認(rèn)為需要結(jié)合線上線下資源，形成整合方案?！?/p>

（三）會(huì)議決策事項(xiàng)

1.**決策內(nèi)容**：清晰、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議就各項(xiàng)議題達(dá)成的最終決議或決定。使用簡潔、明確的語言，避免歧義。對(duì)于復(fù)雜決策，可采用列表、項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)形式。例如，“會(huì)議決定：一、批準(zhǔn)Q4市場(chǎng)推廣整合方案（方案見附件）；二、新項(xiàng)目采用XX技術(shù)路線，由技術(shù)部負(fù)責(zé)詳細(xì)設(shè)計(jì)?！?/p>

2.**責(zé)任分工**：詳細(xì)說明為落實(shí)各項(xiàng)決策而設(shè)定的責(zé)任人（Who）、具體任務(wù)（What）、完成時(shí)限（When）、所需資源（Resource）和協(xié)作要求（Collaboration）。建議使用表格形式呈現(xiàn)，更清晰直觀。例如：

|決策事項(xiàng)|責(zé)任人|任務(wù)描述|完成時(shí)限|協(xié)作要求|

|----------------------------|--------|--------------------------------|--------------|------------------------|

|實(shí)施Q4市場(chǎng)推廣整合方案|王五|組織市場(chǎng)部執(zhí)行推廣方案|2023年11月15日|與技術(shù)部協(xié)調(diào)素材制作|

|新項(xiàng)目技術(shù)路線詳細(xì)設(shè)計(jì)|趙六|完成技術(shù)設(shè)計(jì)文檔V1.0|2023年12月01日|需財(cái)務(wù)部評(píng)估成本|

|（其他決策...）|（人員）|（任務(wù)描述）|（時(shí)限）|（協(xié)作要求）|

（四）其他重要事項(xiàng)

1.**臨時(shí)動(dòng)議**：記錄會(huì)議期間臨時(shí)提出的議題、補(bǔ)充討論的內(nèi)容或突發(fā)事件及其處理結(jié)果。即使未形成正式?jīng)Q策，也應(yīng)記錄下來，作為會(huì)議過程的完整反映。例如，“會(huì)議期間，接到XX客戶緊急需求，臨時(shí)討論決定由李四負(fù)責(zé)對(duì)接，并于本周五前提供初步方案。”

2.**后續(xù)安排**：說明與會(huì)議相關(guān)的后續(xù)工作安排，包括但不限于：是否需要召開補(bǔ)充會(huì)議、需要提交補(bǔ)充材料的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、臨時(shí)分配的任務(wù)等。例如，“會(huì)議決定，關(guān)于新項(xiàng)目的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)，技術(shù)部需在下周初提交補(bǔ)充方案，屆時(shí)將組織專題討論?！?/p>

**三、會(huì)議紀(jì)要的記錄規(guī)范**

（一）記錄格式要求

1.**標(biāo)題居中**：在文檔頂部居中位置，使用較大字號(hào)（如二號(hào)或小二號(hào)）的黑體字，明確標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”及編號(hào)（如有），例如“會(huì)議紀(jì)要-2023-10-27”。

2.**正文格式**：正文主體采用標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。推薦使用宋體或TimesNewRoman字體，字號(hào)為小四，行距設(shè)置為1.5倍行距，確保文檔整潔易讀。

3.**頁眉頁腳**：頁眉居中，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要”及文檔編號(hào)；頁腳居中，標(biāo)注頁碼和會(huì)議日期（格式如“YYYY年MM月DD日”），例如，“頁1/102023年10月27日”。

4.**編號(hào)規(guī)則**：建立統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要編號(hào)體系，便于管理和檢索。編號(hào)可包含年份、月份、順序號(hào)等，例如“YB-HJJY-2023-1001”（年度-會(huì)議紀(jì)要-年份-順序號(hào)）。

5.**頁面設(shè)置**：建議設(shè)置頁邊距為上下左右各2.5厘米，確保打印和閱讀舒適。

（二）記錄內(nèi)容要點(diǎn)

1.**客觀準(zhǔn)確**：這是會(huì)議紀(jì)要最基本的要求。記錄內(nèi)容必須真實(shí)反映會(huì)議的實(shí)際討論情況和決策結(jié)果，不得添加記錄人的個(gè)人觀點(diǎn)、猜測(cè)或情感色彩。所有引用的數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)應(yīng)盡可能準(zhǔn)確。

2.**重點(diǎn)突出**：紀(jì)要并非會(huì)議錄音，需要提煉重點(diǎn)。應(yīng)優(yōu)先記錄決策事項(xiàng)、責(zé)任分工、關(guān)鍵討論點(diǎn)和重要結(jié)論。對(duì)于過程性討論，可以適當(dāng)概括，不必逐字記錄。可以使用加粗、項(xiàng)目符號(hào)、編號(hào)等方式突出重點(diǎn)內(nèi)容。

3.**邏輯清晰**：按照會(huì)議議程或自然的討論邏輯組織內(nèi)容。使用清晰的段落劃分和過渡語句，確保讀者能夠順暢地理解會(huì)議內(nèi)容和流程。一般建議按“基本信息-議題討論-決策事項(xiàng)-其他事項(xiàng)”的順序編寫。

4.**語言精練**：使用簡潔、專業(yè)的書面語言，避免口語化、冗余或模糊不清的表述。長句可適當(dāng)拆分，使用短句和列表使內(nèi)容更清晰。

5.**要素完整**：確保會(huì)議基本信息、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分工等核心要素齊全，不遺漏關(guān)鍵信息。

（三）記錄步驟指南

**Step1：會(huì)議前準(zhǔn)備**

(1)**獲取會(huì)議材料**：提前收集并研讀會(huì)議通知、議程、背景資料等，充分了解會(huì)議目的和議題。

(2)**熟悉參會(huì)人員**：了解主要參會(huì)人員的職務(wù)和關(guān)注點(diǎn)，有助于在記錄時(shí)把握重點(diǎn)。

(3)**準(zhǔn)備記錄工具**：根據(jù)會(huì)議形式（線下/線上）選擇合適的記錄工具，如筆記本和筆、筆記本電腦、錄音設(shè)備（需提前征得同意）或在線會(huì)議平臺(tái)的記錄功能。

(4)**確定記錄位置**：選擇一個(gè)既能清晰聽到發(fā)言又能方便記錄的位置。在線會(huì)議需確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定和音頻清晰。

(5)**預(yù)設(shè)記錄要點(diǎn)**：根據(jù)議程，預(yù)設(shè)需要重點(diǎn)記錄的內(nèi)容，如關(guān)鍵數(shù)據(jù)、負(fù)責(zé)人、決策關(guān)鍵詞等。

**Step2：會(huì)議中記錄**

(1)**開場(chǎng)記錄**：首先快速記錄會(huì)議開始時(shí)間、主持人、記錄人、確認(rèn)參會(huì)人員等基本信息。

(2)**議題記錄**：

a.按議程順序記錄每個(gè)議題的標(biāo)題和主持人引導(dǎo)發(fā)言。

b.重點(diǎn)記錄關(guān)鍵發(fā)言人的觀點(diǎn)、提出的數(shù)據(jù)/案例、論證邏輯。

c.記錄討論中的分歧點(diǎn)、提問和回應(yīng)。

d.對(duì)于決策過程，記錄從提議、討論到最終形成共識(shí)的環(huán)節(jié)。

e.使用縮寫、符號(hào)（需提前統(tǒng)一）或分點(diǎn)方式提高記錄效率，但最終整理時(shí)需恢復(fù)清晰文字。

(3)**決策記錄**：

a.在討論形成決策時(shí)，用醒目的方式（如“會(huì)議決定：”、“重點(diǎn)結(jié)論：”）單獨(dú)列出。

b.清晰記錄決策內(nèi)容，必要時(shí)附上關(guān)鍵參數(shù)或條件。

c.立即記錄責(zé)任分工，包括負(fù)責(zé)人、具體任務(wù)和截止日期。

(4)**其他事項(xiàng)記錄**：記錄臨時(shí)動(dòng)議、補(bǔ)充信息、后續(xù)安排等。

(5)**保持專注**：適時(shí)抬頭觀察發(fā)言人，確認(rèn)記錄內(nèi)容準(zhǔn)確，必要時(shí)可小聲向發(fā)言人核實(shí)。

**Step3：會(huì)議后整理**

(1)**及時(shí)整理**：會(huì)議結(jié)束后盡快整理筆記，趁記憶清晰時(shí)補(bǔ)充遺漏或修正錯(cuò)誤。最好在1-2小時(shí)內(nèi)完成初稿。

(2)**核對(duì)關(guān)鍵信息**：與會(huì)議錄音（如有）、其他記錄人員或關(guān)鍵發(fā)言人核對(duì)重要數(shù)據(jù)、決策、負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)等易出錯(cuò)的信息。

(3)**補(bǔ)充完善**：

a.補(bǔ)充缺失的細(xì)節(jié)，如發(fā)言人姓名（如果之前只記了職務(wù)）、討論的背景信息等。

b.調(diào)整語句，使表達(dá)更專業(yè)、流暢。

c.刪除無關(guān)信息和冗余內(nèi)容，突出重點(diǎn)。

d.按照規(guī)范的格式排版，添加標(biāo)題、頁眉頁腳等。

(4)**內(nèi)部審核（如需要）**：根據(jù)組織流程，可能需要將初稿提交給主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)。

**Step4：分發(fā)與歸檔**

(1)**正式定稿**：根據(jù)審核意見修改后，形成最終版本。

(2)**按需分發(fā)**：通過郵件、內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)等方式將紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)人員。建議在標(biāo)題或正文中注明“僅供參考”、“最終版本待定”等（根據(jù)實(shí)際情況）。

(3)**確認(rèn)接收**：如有必要，可要求收件人回復(fù)確認(rèn)已收到紀(jì)要。

(4)**歸檔保存**：按照組織檔案管理規(guī)定，將會(huì)議紀(jì)要電子版和紙質(zhì)版（如有）存檔。確保歸檔位置清晰，便于后續(xù)查找。

**（四）常見問題避免**

1.**避免記錄個(gè)人評(píng)論或情緒**：會(huì)議紀(jì)要是客觀記錄，不應(yīng)包含記錄人的個(gè)人看法、評(píng)價(jià)或情緒化語言。

2.**避免記錄冗余和無關(guān)信息**：聚焦核心內(nèi)容，省略重復(fù)討論、與主題無關(guān)的閑聊或細(xì)節(jié)。

3.**避免使用模糊、歧義的詞語**：使用具體、清晰、專業(yè)的術(shù)語。對(duì)于可能產(chǎn)生歧義的表述，應(yīng)盡量明確化。

4.**避免記錄非決策性討論的結(jié)論**：除非該討論對(duì)后續(xù)工作有直接指導(dǎo)意義，否則通常只需記錄討論要點(diǎn)，不必強(qiáng)求結(jié)論。

5.**避免遲到或記錄中斷**：盡量提前到場(chǎng)，確保能完整記錄會(huì)議關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如確需暫時(shí)離場(chǎng)，應(yīng)告知主持人并安排他人代記或自己盡快補(bǔ)記。

6.**避免完全照搬發(fā)言人原話**：應(yīng)記錄核心意