音樂家協(xié)會資料整理管理細(xì)則

一、總則1.目的：為加強(qiáng)音樂家協(xié)會資料的整理與管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效服務(wù)于協(xié)會的各項工作，特制定本細(xì)則。2.適用范圍：本細(xì)則適用于音樂家協(xié)會內(nèi)部所有資料的整理與管理工作，包括但不限于文件、檔案、音樂作品資料、會員信息等。3.管理原則：遵循分類科學(xué)、整理規(guī)范、保管安全、利用高效的原則，對資料進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理。二、資料分類1.行政文件類-上級主管部門來文，包括政策法規(guī)、通知、批復(fù)等。-協(xié)會內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。2.會員資料類-會員個人信息，如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、藝術(shù)簡歷等。-會員的入會申請、審批材料、會員證辦理記錄等。3.音樂作品資料類-協(xié)會會員創(chuàng)作的各類音樂作品，包括樂譜、音頻、視頻等格式。-作品的創(chuàng)作背景、創(chuàng)作思路、獲獎情況等相關(guān)資料。4.活動資料類-協(xié)會組織或參與的各類音樂活動的策劃方案、活動執(zhí)行記錄、活動總結(jié)等。-活動現(xiàn)場的照片、音頻、視頻等資料。5.財務(wù)資料類-協(xié)會的財務(wù)預(yù)算、決算報告。-各類財務(wù)憑證、賬目報表等。三、資料收集1.定期收集-各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行整理，按照分類要求提交給資料管理部門。行政文件類資料每月收集一次，會員資料類、活動資料類每季度收集一次，音樂作品資料類、財務(wù)資料類每年收集一次。-資料管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的資料收集清單，明確資料的名稱、來源、形成時間等信息，確保收集工作的準(zhǔn)確性和完整性。2.即時收集-對于重要會議、緊急事項等產(chǎn)生的資料，相關(guān)部門應(yīng)在事件結(jié)束后及時將資料提交給資料管理部門。-會員提交的音樂作品資料、個人信息變更資料等，資料管理部門應(yīng)即時收集并進(jìn)行登記。四、資料整理1.初步整理-資料管理部門收到各部門提交的資料后，應(yīng)進(jìn)行初步的審核和整理。檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性，對于缺失或錯誤的資料，及時通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。-對資料進(jìn)行初步分類，按照預(yù)先設(shè)定的分類標(biāo)準(zhǔn)將資料歸入相應(yīng)的類別。2.詳細(xì)整理-對初步整理后的資料進(jìn)行詳細(xì)的分類編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于識別和查找。例如，行政文件類可按照年份、文件類型進(jìn)行編號；會員資料類可按照會員編號進(jìn)行編號等。-對每份資料進(jìn)行編目，記錄資料的名稱、來源、形成時間、保管期限等信息，形成資料目錄。資料目錄應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式進(jìn)行保存。五、資料存儲1.存儲方式-資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類和編號順序排列，便于查找。電子資料應(yīng)存儲在協(xié)會的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-對于珍貴或易損壞的資料，如早期的音樂作品手稿、重要活動的原始照片等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行數(shù)字化處理、使用專業(yè)的存儲設(shè)備等。2.存儲環(huán)境-紙質(zhì)資料存儲的檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件。庫房溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%-60%之間。-電子資料存儲的服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。同時，應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止數(shù)據(jù)受到病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。六、資料檢索與利用1.檢索系統(tǒng)-建立完善的資料檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)資料檢索目錄和電子資料檢索數(shù)據(jù)庫。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，能夠根據(jù)資料的名稱、編號、關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行檢索。-定期對檢索系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.利用申請-協(xié)會內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到資料管理部門辦理查閱手續(xù)。-外部單位或個人因特殊原因需要查閱協(xié)會資料，應(yīng)提前向協(xié)會提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)協(xié)會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在資料管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。3.利用規(guī)范-查閱資料時，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將資料帶出資料管理部門。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。-查閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、圈劃、批注等，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓資料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將資料歸還資料管理部門。七、資料保密1.保密范圍-涉及協(xié)會商業(yè)秘密、會員個人隱私、未公開的音樂作品等資料屬于保密資料范圍。保密資料的具體范圍由協(xié)會根據(jù)實(shí)際情況確定，并明確標(biāo)識。2.保密措施-資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的保密資料存儲區(qū)域，對保密資料進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。-接觸保密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露保密資料的內(nèi)容。3.保密監(jiān)督-協(xié)會應(yīng)定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的人員，應(yīng)按照協(xié)會相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、資料銷毀1.銷毀鑒定-定期對資料進(jìn)行鑒定，確定資料是否已失去保存價值。對于超過保管期限、已無參考利用價值的資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。-資料銷毀鑒定工作應(yīng)由資料管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀程序-經(jīng)審批同意銷毀的資料，應(yīng)編制《資料銷毀清單》，詳細(xì)記錄資料的名稱、數(shù)量、編號等信息。-資料銷毀可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保資料徹底銷毀，防止資料信息泄露。-銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在《資料銷毀清單》上簽字確認(rèn)?！顿Y料銷毀清單》應(yīng)作為檔案保存，以備查閱。九、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由音