2025年軟件企業(yè)文檔管理制度一、總則第一條為規(guī)范軟件企業(yè)文檔管理工作，確保各類文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高知識資產(chǎn)利用效率，支持業(yè)務(wù)活動有序開展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》、《電子簽名法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合軟件企業(yè)特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部產(chǎn)生的所有文檔，包括但不限于技術(shù)文檔、管理文檔、質(zhì)量文檔、商務(wù)文檔等。技術(shù)文檔涵蓋需求規(guī)格說明書、設(shè)計(jì)文檔、源代碼注釋、測試用例、用戶手冊等；管理文檔包括項(xiàng)目計(jì)劃、會議紀(jì)要、工作報(bào)告、決策記錄等；質(zhì)量文檔包括質(zhì)量保證計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、不符合項(xiàng)報(bào)告等；商務(wù)文檔包括合同、協(xié)議、投標(biāo)文件、客戶溝通記錄等。第三條文檔管理遵循統(tǒng)一規(guī)范、分級負(fù)責(zé)、安全保密、便于利用的原則。所有文檔均應(yīng)納入管理體系，確保從創(chuàng)建、審核、發(fā)布、使用、變更到歸檔銷毀的全生命周期得到有效控制。第四條文檔管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)文檔標(biāo)準(zhǔn)化、流程規(guī)范化、存儲安全化、檢索便捷化，為項(xiàng)目管理、產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量保證、風(fēng)險(xiǎn)控制和決策支持提供可靠依據(jù)。二、組織與職責(zé)第五條公司設(shè)立文檔管理委員會，由總經(jīng)理擔(dān)任主任，技術(shù)總監(jiān)、質(zhì)量部經(jīng)理、行政部經(jīng)理為成員，負(fù)責(zé)文檔管理政策的審定、重大事項(xiàng)的決策和跨部門協(xié)調(diào)。委員會每季度召開一次會議，評估文檔管理體系的運(yùn)行狀況。第六條質(zhì)量部作為文檔管理的歸口部門，承擔(dān)以下主要職責(zé)：（一）組織制定和修訂文檔管理制度、標(biāo)準(zhǔn)模板和操作指南；（二）監(jiān)督各部門文檔管理工作的執(zhí)行情況，組織定期檢查；（三）負(fù)責(zé)文檔管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和權(quán)限管理；（四）組織文檔管理培訓(xùn)，提高全員文檔管理意識和能力；（五）協(xié)調(diào)解決文檔管理過程中的爭議問題。第七條各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人是本部門文檔管理的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人擔(dān)任文檔管理員，具體負(fù)責(zé)：（一）確保本部門產(chǎn)生的文檔符合公司規(guī)范要求；（二）督促員工及時(shí)提交文檔并進(jìn)行質(zhì)量檢查；（三）負(fù)責(zé)本部門文檔的初步分類和整理；（四）配合質(zhì)量部完成文檔管理相關(guān)工作。第八條全體員工均有責(zé)任按照本制度要求創(chuàng)建、使用和維護(hù)文檔，確保文檔內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范統(tǒng)一、提交及時(shí)完整。項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目全過程文檔的完整性和質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任。三、文檔分類與編碼第九條公司文檔按照內(nèi)容和用途分為四大類：（一）技術(shù)類文檔：與產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目實(shí)施直接相關(guān)的文檔，如需求文檔、設(shè)計(jì)文檔、代碼文檔、測試文檔等；（二）管理類文檔：與日常運(yùn)營、項(xiàng)目管理相關(guān)的文檔，如計(jì)劃、報(bào)告、紀(jì)要、制度等；（三）質(zhì)量類文檔：與質(zhì)量管理體系運(yùn)行相關(guān)的文檔，如質(zhì)量手冊、程序文件、記錄表單等；（四）商務(wù)類文檔：與市場、銷售、采購、合同相關(guān)的文檔。第十條文檔編碼規(guī)則采用層級結(jié)構(gòu)：公司代碼-項(xiàng)目代碼-文檔類型-序列號-版本號。公司代碼固定為SE2025；項(xiàng)目代碼由4位數(shù)字組成，如P001代表某金融項(xiàng)目；文檔類型用2位字母表示，如RD代表需求文檔，DS代表設(shè)計(jì)文檔；序列號用3位數(shù)字表示文檔在該類型中的編號；版本號用V加2位數(shù)字表示，如V01代表第一版。第十一條文檔編碼示例：SE2025-P001-RD-001-V01表示2025年軟件公司金融項(xiàng)目的第1份需求文檔第1版。編碼應(yīng)在文檔創(chuàng)建時(shí)即確定，并在文檔生命周期內(nèi)保持不變。四、文檔創(chuàng)建與審核第十二條文檔創(chuàng)建必須使用公司統(tǒng)一制定的模板，確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。模板應(yīng)包含文檔標(biāo)題、編碼、版本歷史、創(chuàng)建日期、創(chuàng)建人、審批記錄等基本信息。第十三條文檔內(nèi)容應(yīng)遵循以下基本要求：（一）語言準(zhǔn)確簡潔，避免歧義，技術(shù)術(shù)語使用規(guī)范；（二）邏輯結(jié)構(gòu)清晰，層次分明，重點(diǎn)突出；（三）數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，引用來源注明出處；（四）圖表清晰可讀，編號連續(xù)完整；（五）版本變更記錄詳細(xì)準(zhǔn)確。第十四條文檔審核實(shí)行分級審批制度：（一）一般性文檔由創(chuàng)建人直接主管審核批準(zhǔn)；（二）重要技術(shù)文檔需經(jīng)過同行評審、項(xiàng)目經(jīng)理審核、技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)三級審批；（三）質(zhì)量體系文件需經(jīng)過質(zhì)量部審核、管理者代表批準(zhǔn)；（四）合同類文檔需經(jīng)過法務(wù)審核、相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第十五條文檔審核應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急文檔應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成。審核人應(yīng)明確提出審核意見，包括通過、修改后通過、不通過三種結(jié)論。對于需要修改的文檔，創(chuàng)建人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交審核。五、文檔存儲與訪問第十六條公司建立統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)，作為文檔存儲、共享和協(xié)作的主要平臺。系統(tǒng)應(yīng)具備版本控制、權(quán)限管理、全文檢索、操作日志等基本功能。第十七條文檔存儲結(jié)構(gòu)按照"部門-項(xiàng)目-年度"三級目錄進(jìn)行組織。各部門應(yīng)在每年1月31日前完成上年度文檔的整理歸檔工作，確保文檔分類準(zhǔn)確、存放有序。第十八條文檔訪問權(quán)限根據(jù)"業(yè)務(wù)需要、最小授權(quán)"原則設(shè)置：（一）普通員工可訪問與其工作相關(guān)的文檔；（二）項(xiàng)目經(jīng)理可訪問所負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全部文檔；（三）部門負(fù)責(zé)人可訪問本部門所有文檔；（四）公司管理層可訪問公司全部文檔；（五）特殊敏感文檔需經(jīng)文檔創(chuàng)建部門負(fù)責(zé)人特別授權(quán)。第十九條文檔管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)操作全記錄，包括文檔上傳、下載、修改、刪除等操作的時(shí)間、人員、內(nèi)容。操作日志至少保存5年，以備審計(jì)和追溯。六、文檔變更與版本控制第二十條文檔變更必須履行變更申請、評估、審批、實(shí)施、驗(yàn)證的完整流程。任何人員不得擅自修改已發(fā)布的文檔。第二十一條文檔變更申請應(yīng)說明變更原因、變更內(nèi)容、影響范圍、風(fēng)險(xiǎn)評估等信息。技術(shù)文檔變更還需附相關(guān)測試驗(yàn)證結(jié)果。第二十二條文檔版本管理遵循以下規(guī)則：（一）初稿版本從V0.1開始，內(nèi)部評審版本從V0.5開始；（二）正式發(fā)布版本從V1.0開始，重大修訂升級主版本號；（三）小修改升級次版本號，如V1.1、V1.2；（四）錯(cuò)誤修正升級修訂號，如V1.2.1、V1.2.2。第二十三條文檔變更實(shí)施后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)方，確保使用最新版本。系統(tǒng)應(yīng)保留歷史版本，但明確標(biāo)識當(dāng)前有效版本，避免誤用。七、文檔安全與保密第二十四條根據(jù)文檔內(nèi)容的重要性和敏感程度，將文檔劃分為三個(gè)密級：（一）公開級：可對外公開的文檔，如產(chǎn)品宣傳資料、公開技術(shù)文檔等；（二）內(nèi)部級：僅限公司內(nèi)部使用的文檔，如管理制度、內(nèi)部報(bào)告等；（三）機(jī)密級：涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密的文檔，如源代碼、設(shè)計(jì)文檔、客戶數(shù)據(jù)等。第二十五條不同密級文檔采取相應(yīng)的保護(hù)措施：（一）公開級文檔可通過公司官網(wǎng)等渠道對外發(fā)布；（二）內(nèi)部級文檔必須在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或授權(quán)設(shè)備上使用；（三）機(jī)密級文檔必須加密存儲，訪問需雙重認(rèn)證，操作全程監(jiān)控。第二十六條員工離職或崗位變動時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部調(diào)整其文檔訪問權(quán)限。涉及機(jī)密文檔接觸的人員離職時(shí)，需簽署保密承諾書。第二十七條嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸機(jī)密級文檔，確因工作需要必須傳輸?shù)?，需?jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并采取加密措施。不得將公司文檔存儲于個(gè)人設(shè)備或云盤。八、文檔借閱與銷毀第二十八條文檔借閱分為電子借閱和實(shí)體借閱兩種形式。電子借閱通過文檔管理系統(tǒng)完成，實(shí)體借閱需辦理書面借閱手續(xù)。第二十九條機(jī)密級文檔原則上不提供實(shí)體借閱，確需借閱的須經(jīng)文檔所屬部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)共同批準(zhǔn)，借閱時(shí)間不超過7天。第三十條文檔銷毀需履行審批程序。一般文檔由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀，重要文檔需經(jīng)文檔管理委員會審核同意。銷毀過程應(yīng)有兩人以上在場監(jiān)督，并做好銷毀記錄。第三十一條文檔保存期限根據(jù)文檔類型確定：（一）項(xiàng)目過程文檔保存期限為項(xiàng)目結(jié)束后10年；（二）質(zhì)量體系文檔保存期限為5年；（三）財(cái)務(wù)相關(guān)文檔保存期限為15年；（四）人事檔案保存期限為員工離職后30年；（五）合同協(xié)議類文檔保存期限為合同終止后10年。九、檢查與考核第三十二條質(zhì)量部每季度組織一次文檔管理專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括文檔完整性、規(guī)范性、及時(shí)性、安全性等方面。檢查結(jié)果納入部門績效考核。第三十三條文檔管理工作考核指標(biāo)包括：（一）文檔提交及時(shí)率達(dá)到95%以上；（二）文檔格式規(guī)范率達(dá)到98%以上；（三）文檔編碼準(zhǔn)確率達(dá)到100%；（四）版本控制正確率達(dá)到99%以上；（五）安全違規(guī)事件為零。第三十四條