行業(yè)通用會議記錄及決議模板一、適用場景與價(jià)值本模板適用于各類企事業(yè)單位、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、跨部門協(xié)作組等組織的常規(guī)工作會議，包括但不限于：周例會、月度總結(jié)會、項(xiàng)目推進(jìn)會、專題研討會、跨部門協(xié)調(diào)會等。通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄會議核心信息與行動決議，可有效提升會議效率、明確責(zé)任分工、保證行動落地，同時(shí)為后續(xù)工作復(fù)盤、決策追溯提供依據(jù)，避免“議而不決、決而不行”的問題。二、會議記錄與決議全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效會議基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)會議組織者需提前梳理會議目的，確定本次會議需解決的核心問題（如項(xiàng)目進(jìn)度同步、資源協(xié)調(diào)、方案決策等），并避免議題過于分散導(dǎo)致效率低下。提前分發(fā)會議議程至少提前24小時(shí)將會議議程（含議題、預(yù)計(jì)時(shí)長、參會人員）發(fā)送至所有參會者，方便相關(guān)人員提前準(zhǔn)備材料、梳理觀點(diǎn)。議程中需標(biāo)注每個議題的負(fù)責(zé)人，保證討論有針對性。準(zhǔn)備會議記錄工具指定專人擔(dān)任記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)流程的人員擔(dān)任），提前準(zhǔn)備會議記錄模板（可參考本文第三部分）、筆、錄音設(shè)備（需提前征得參會者同意）或電子記錄工具（如Word、石墨文檔等），保證記錄全面、準(zhǔn)確。（二）會中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與行動項(xiàng)記錄基礎(chǔ)信息會議開始后，第一時(shí)間記錄會議名稱、時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人、參會人員（含缺席人員及原因）、列席人員等基礎(chǔ)信息，保證會議可追溯。按議程順序記錄核心內(nèi)容議題討論過程：簡要記錄各議題的討論要點(diǎn)，避免逐字逐句記錄，重點(diǎn)關(guān)注不同觀點(diǎn)的分歧點(diǎn)、共識結(jié)論（如“經(jīng)討論，同意采用A方案，理由為……”）。關(guān)鍵決策結(jié)果：對會議形成的決議需明確記錄“決策內(nèi)容”“決策依據(jù)”（如“基于客戶反饋及項(xiàng)目可行性分析”），避免模糊表述（如“盡快推進(jìn)”需替換為“X月X日前啟動”）。行動項(xiàng)（ActionItems）：這是會議記錄的核心，需逐條記錄“具體任務(wù)”“負(fù)責(zé)人”“完成時(shí)間”“所需資源/支持”，避免“有人負(fù)責(zé)但無明確時(shí)間”或“有時(shí)間但無明確負(fù)責(zé)人”的情況。例如：“完成Q3營銷方案初稿——負(fù)責(zé)人：*三組張經(jīng)理——完成時(shí)間：2023年X月X日——支持需求：市場部提供歷史數(shù)據(jù)”。記錄異議與待辦事項(xiàng)若參會人員對決議存在保留意見，需記錄“異議人”及“異議內(nèi)容”（如“*技術(shù)部李工提出：測試周期可能不足，需評估風(fēng)險(xiǎn)”）；對本次會議無法解決的問題，需記錄“待辦事項(xiàng)”及“后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃”。（三）會后整理：形成規(guī)范會議紀(jì)要24小時(shí)內(nèi)完成初稿整理記錄人需根據(jù)會議記錄，在24小時(shí)內(nèi)整理完成會議紀(jì)要初稿，重點(diǎn)核對決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)的負(fù)責(zé)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否準(zhǔn)確，保證無遺漏、無歧義。審核與分發(fā)將初稿提交至主持人審核，確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性后，于48小時(shí)內(nèi)分發(fā)至所有參會人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及需配合的部門。紀(jì)要末尾需注明“抄送：總經(jīng)理辦公室、人力資源部”等，保證信息觸達(dá)。決議事項(xiàng)歸檔將會議紀(jì)要（含電子版、紙質(zhì)版簽字版）按“會議名稱-日期”分類歸檔，方便后續(xù)查閱；同時(shí)將行動項(xiàng)同步至項(xiàng)目管理工具（如釘釘待辦、飛書多維表格等），設(shè)置提醒機(jī)制，保證跟進(jìn)落實(shí)。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議記錄及決議模板（一）會議基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容會議名稱例：2023年Q3產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會會議時(shí)間2023年X月X日14:00-16:30會議地點(diǎn)公司3樓第一會議室/線上會議（騰訊會議號X）主持人*產(chǎn)品總監(jiān)王經(jīng)理記錄人*運(yùn)營專員趙四參會人員銷售部劉經(jīng)理、技術(shù)部李工、*市場部孫主管等缺席人員及原因*財(cái)務(wù)部周經(jīng)理（出差，已提交書面意見）列席人員*設(shè)計(jì)組實(shí)習(xí)生小陳（二）會議議程及討論記錄序號議題發(fā)言要點(diǎn)（摘要）決議/結(jié)論1Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級確認(rèn)銷售部劉經(jīng)理：客戶反饋“數(shù)據(jù)看板”需求最迫切；技術(shù)部李工：實(shí)時(shí)預(yù)警功能開發(fā)周期需2周。優(yōu)先開發(fā)“數(shù)據(jù)看板”功能，實(shí)時(shí)預(yù)警功能排期至Q4初。2營銷預(yù)算分配方案討論市場部孫主管：建議線上推廣占比60%，線下活動40%；財(cái)務(wù)部（書面意見）：需控制單次活動成本上限。同意預(yù)算分配方案，單線下活動成本不超過5萬元，由*市場部孫主管負(fù)責(zé)細(xì)化預(yù)算表。3跨部門協(xié)作流程優(yōu)化*運(yùn)營專員趙四：當(dāng)前需求提交流耗時(shí)長，建議建立線上審批通道。采納建議，由*技術(shù)部李工牽頭，1周內(nèi)搭建需求提報(bào)系統(tǒng)（飛書表單），同步培訓(xùn)各部門。（三）行動項(xiàng)跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間所需資源/支持當(dāng)前狀態(tài)備注完成“數(shù)據(jù)看板”需求文檔初稿*產(chǎn)品經(jīng)理王助理2023年X月X日需*銷售部提供客戶原始數(shù)據(jù)模板進(jìn)行中初稿需包含功能清單及原型細(xì)化Q3線下活動預(yù)算表*市場部孫主管2023年X月X日無待啟動需標(biāo)注各項(xiàng)成本明細(xì)搭建需求提報(bào)系統(tǒng)（飛書表單）*技術(shù)部李工2023年X月X日*設(shè)計(jì)組小陳協(xié)助UI設(shè)計(jì)進(jìn)行中需覆蓋需求提報(bào)、審批全流程組織需求提報(bào)系統(tǒng)使用培訓(xùn)*運(yùn)營專員趙四2023年X月X日預(yù)定培訓(xùn)室，準(zhǔn)備操作手冊待啟動培訓(xùn)對象為各部門接口人（四）附件清單（可選）附件1：《Q3產(chǎn)品功能客戶需求調(diào)研報(bào)告》附件2：《Q3營銷預(yù)算分配草案（修訂版）》四、使用關(guān)鍵提示與常見問題規(guī)避（一）記錄準(zhǔn)確性保障避免主觀表述：記錄時(shí)需客觀中立，不添加個人觀點(diǎn)，如“李工認(rèn)為方案不可行”而非“李工固執(zhí)己見，方案不可行”。專業(yè)術(shù)語統(tǒng)一：對行業(yè)術(shù)語、項(xiàng)目名稱等需保持前后一致，避免歧義（如“CRM系統(tǒng)”首次出現(xiàn)時(shí)可標(biāo)注“客戶關(guān)系管理系統(tǒng)”）。（二）決議可執(zhí)行性原則行動項(xiàng)“SMART”原則：保證每項(xiàng)行動項(xiàng)具體的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可實(shí)現(xiàn)的（Achievable）、相關(guān)的（Relevant）、有時(shí)限的（Time-bound），例如“優(yōu)化首頁加載速度”需明確為“將首頁加載時(shí)間從3秒優(yōu)化至1.5秒內(nèi)，負(fù)責(zé)人：*前端工程師小吳，完成時(shí)間：X月X日”。責(zé)任到人：避免使用“相關(guān)部門負(fù)責(zé)”“團(tuán)隊(duì)跟進(jìn)”等模糊表述，需明確具體責(zé)任人，若涉及多部門協(xié)作，需標(biāo)注第一負(fù)責(zé)人。（三）信息保密與權(quán)限管理標(biāo)注密級：根據(jù)會議內(nèi)容敏感度，在紀(jì)要首頁標(biāo)注“內(nèi)部文件”“秘密”等密級，限制分發(fā)范圍。禁止外傳：未經(jīng)主持人同意，不得將會議紀(jì)要及決議內(nèi)容外傳至非相