合同審批與檔案管理流程標準模板一、適用范圍與核心目標二、合同審批全流程指引（一）合同發(fā)起與材料提交發(fā)起條件：業(yè)務部門需與合同相對方達成合作意向，明確合同核心條款（如標的、金額、履行期限、違約責任等）。操作內容：發(fā)起人*登錄合同管理系統(tǒng)（或填寫紙質《合同審批申請表》），填寫合同基本信息（合同名稱、對方主體信息、合同類型、預計簽訂日期等）。附件材料需完整：合作意向書、對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件）、技術協(xié)議/需求說明、報價單、法務部門提供的合同模板（如無模板需說明原因）等。責任主體：業(yè)務部門經(jīng)辦人（發(fā)起人）、部門負責人（審核材料完整性）。（二）部門初審（業(yè)務部門審核）審核重點：合同內容是否符合業(yè)務需求，標的、數(shù)量、價格等關鍵信息是否準確；對方主體資質是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內，是否有相關經(jīng)營許可）；履行期限、交付方式是否與業(yè)務計劃匹配，是否存在履約風險。操作內容：部門負責人*在系統(tǒng)中（或紙質表單）簽署初審意見，通過則流轉至下一環(huán)節(jié)；不通過需注明具體原因并退回發(fā)起人修改。時限要求：1個工作日內完成。（三）跨部門復審（法務/財務/合規(guī)部門審核）法務部門審核：重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，是否存在法律漏洞（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定）；對方提供的格式條款是否顯失公平，是否需要補充保護企業(yè)權益的補充條款。財務部門審核：審核合同金額與預算是否匹配，付款方式、進度是否合理，涉稅條款是否清晰；大額合同需評估對方付款能力（如要求提供資信證明）。合規(guī)部門審核（如涉及）：審核合同內容是否符合行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷等特殊規(guī)定）。操作內容：各部門在系統(tǒng)中簽署審核意見，法務、財務需明確“同意”“修改后同意”或“不同意”的結論，修改意見需反饋至發(fā)起人。時限要求：法務2個工作日，財務1個工作日，合規(guī)1個工作日（如需）。（四）領導終審（按合同金額/類型分級審批）審批權限劃分（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務分管領導*審批；5萬元＜金額≤50萬元：總經(jīng)理*審批；金額＞50萬元：董事長*審批（或提交總經(jīng)理辦公會集體審議）。操作內容：終審領導根據(jù)審批層級查看審核意見，重點把控合同戰(zhàn)略匹配度、重大風險及成本效益，簽署“批準”“否決”或“補充說明”意見。時限要求：1-3個工作日（根據(jù)審批層級調整）。（五）用印與簽署用印準備：審批通過后，行政/綜合管理部*核對合同文本與審批意見一致性，加蓋合同專用章（或公章），嚴禁在空白合同或未審批合同上用印。簽署流程：企業(yè)法定代表人或授權代表*與對方簽署合同，雙方簽字/蓋章需清晰；紙質合同簽署后，原件由行政/綜合管理部統(tǒng)一收回，電子合同同步存檔至合同管理系統(tǒng)。時限要求：用印1個工作日內完成，簽署后3個工作日內完成原件回收。三、合同檔案管理規(guī)范（一）檔案整理與分類歸檔范圍：合同審批全流程材料（含申請表、各環(huán)節(jié)審核意見、附件、簽署頁原件）、合同履行過程中的補充協(xié)議、變更函、驗收證明、結算憑證等。分類標準：按合同類型：采購類、銷售類、服務類、租賃類等；按年度-月份-合同編號三級分類（示例：2024-08-QC-001，代表2024年8月采購類第1號合同）。整理要求：紙質材料按審批順序裝訂，電子材料掃描為PDF格式（保證清晰可讀），標注合同編號及名稱。（二）歸檔與移交歸檔時限：合同簽署后5個工作日內，業(yè)務部門經(jīng)辦人將整理好的檔案（紙質+電子）移交至檔案管理部門。交接流程：雙方填寫《檔案移交清單》，列明檔案名稱、數(shù)量、編號、狀態(tài)（原件/復印件）；檔案管理部門核對無誤后簽字確認，一份留存檔案室，一份退回業(yè)務部門備查。（三）檔案保管與借閱保管要求：紙質檔案存放于專用檔案柜，做到防火、防潮、防蟲、防盜，庫房溫度控制在14-24℃，濕度45-60%；電子檔案存儲于企業(yè)服務器（或加密云盤），定期備份（每月1次），備份介質異地存放。借閱權限：因工作需要借閱檔案，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門審批；核心/涉密合同（如重大資產(chǎn)重組合同）需經(jīng)分管領導審批，借閱期限不超過3個工作日，不得帶離檔案室，嚴禁復印/拍照（如需需經(jīng)總經(jīng)理批準）。（四）檔案保管期限與銷毀保管期限（根據(jù)《檔案法》及企業(yè)規(guī)定）：一般合同：保管期限10年（如采購合同、服務合同）；重大合同（如涉及核心資產(chǎn)、長期合作）：保管期限20年或永久；履行完畢但未到期的合同：至少保管至合同終止后5年。銷毀流程：保管期限屆滿后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)法務部門及分管領導*審核；由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀時記錄銷毀時間、地點、監(jiān)銷人，銷毀清冊永久保存。四、審批流程跟蹤表（模板）步驟責任人操作內容時限要求審批意見（示例）發(fā)起申請業(yè)務經(jīng)辦人*填寫申請表，附件材料-材料齊全，請初審部門初審部門負責人*審核業(yè)務需求及對方資質1個工作日同意，提交法務審核法務審核法務專員*審核合法性、條款完整性2個工作日第5條違約責任需補充，修改后同意財務審核財務經(jīng)理*審核金額、付款方式1個工作日同意領導終審分管領導*按權限審批，把控重大風險1個工作日批準，同意用印用印簽署行政專員*核對文本，用印，組織簽署1個工作日用印完成，原件已回收五、檔案信息登記表（模板）合同編號合同名稱合同類型對方單位簽署日期歸檔日期存放位置（柜號/文件夾）保管期限狀態(tài)（在庫/借出）借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）2024-08-QC-001辦公設備采購合同采購類科技有限公司2024-08-152024-08-18A區(qū)-3-510年在庫-2024-09-FW-002系統(tǒng)運維服務合同服務類信息技術有限公司2024-09-202024-09-25B區(qū)-1-1210年借出*/2024-10-01/未歸還六、關鍵控制點與風險提示審批時效：各環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內完成，超期未處理系統(tǒng)自動提醒，超期3個工作日以上需向分管領導*報備原因。材料完整性：發(fā)起時需保證附件齊全（如對方營業(yè)執(zhí)照、資質證書），缺失可能導致審批駁回或履約風險。權限合規(guī)：嚴禁