采購合同審查與簽訂管理工具一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)場景，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等，覆蓋從合同準(zhǔn)備到簽訂的全流程管理。適用角色包括采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人及供應(yīng)商對接人員，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程降低合同風(fēng)險，保證采購行為合規(guī)、高效，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同準(zhǔn)備階段需求確認(rèn)業(yè)務(wù)部門明確采購需求（標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等），填寫《采購需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批通過后提交采購部門。采購部門根據(jù)需求制定采購計劃，確定采購方式（如招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等）。供應(yīng)商初選與資料收集通過供應(yīng)商庫、公開渠道等方式篩選潛在供應(yīng)商，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好的合作方。收集供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、3C認(rèn)證等）、過往合作業(yè)績等資料，核實其主體資格及履約能力。（二）合同審查階段主體資格審查核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如由非法定代表人簽署），保證簽約主體合法有效，避免無權(quán)代理或越權(quán)簽約風(fēng)險。標(biāo)的條款審查明確標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，保證描述準(zhǔn)確、無歧義，避免因標(biāo)的模糊導(dǎo)致后續(xù)爭議。商務(wù)條款審查價格條款：確認(rèn)單價、總價、計價方式（如固定單價、可調(diào)價）、是否含稅及稅費承擔(dān)方，避免價格爭議。交付條款：明確交付時間、地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)及流程，約定逾期交付的違約責(zé)任。付款條款：約定付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金）、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）、賬戶信息，保證資金安全。法律條款審查違約責(zé)任：明確雙方違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不符、付款延遲）及對應(yīng)的違約金計算方式、賠償范圍，保證對等合理。爭議解決：約定爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟）及管轄地，優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)。保密條款：明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，適用于涉及商業(yè)秘密的采購業(yè)務(wù)。不可抗力：定義不可抗力情形（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭）及免責(zé)條款，約定通知與證明義務(wù)。（三）合同談判與修訂采購部門與供應(yīng)商就審查意見進(jìn)行談判，對爭議條款（如價格、交付時間、違約責(zé)任）進(jìn)行協(xié)商修訂，達(dá)成一致后形成《合同修訂記錄》，雙方簽字確認(rèn)。（四）合同簽訂階段內(nèi)部審批修訂后的合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、分管領(lǐng)導(dǎo)*逐級審批，保證合同內(nèi)容符合企業(yè)制度及法律法規(guī)要求。簽署蓋章審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽署合同，加蓋企業(yè)合同專用章及騎縫章；供應(yīng)商需由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章，保證簽署形式合法。（五）合同歸檔與履行跟蹤簽訂后的合同原件由采購部門統(tǒng)一編號、登記，移交檔案管理部門存檔；同時建立《合同履行跟蹤表》，記錄交付、驗收、付款等關(guān)鍵節(jié)點，保證合同按約定履行。三、核心工具模板（一）采購合同審查清單審查維度審查內(nèi)容審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（合格/不合格/備注）主體資格供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（如適用）營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋采購標(biāo)的，授權(quán)委托書權(quán)限清晰、簽字有效標(biāo)的條款標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)描述準(zhǔn)確完整，符合采購需求及國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)價格條款單價、總價、計價方式、稅費承擔(dān)價格合理，計價方式明確，含稅價注明稅率交付條款交付時間、地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)及流程時間節(jié)點合理，驗收標(biāo)準(zhǔn)可量化，運輸費用承擔(dān)方明確付款條款付款節(jié)點、支付方式、賬戶信息付款節(jié)點與履約進(jìn)度匹配，賬戶信息與供應(yīng)商主體一致違約責(zé)任違約情形、違約金計算方式、賠償范圍約定具體、對等，避免“無條件違約”或“責(zé)任不對等”條款爭議解決爭議解決方式（協(xié)商/仲裁/訴訟）、管轄地方式明確，管轄地優(yōu)先選擇企業(yè)所在地其他條款保密條款、不可抗力、合同生效條件、份數(shù)及效力內(nèi)容完整，符合法律法規(guī)及企業(yè)制度要求（二）采購合同簽訂模板采購合同合同編號：[采購年份]-[采購部門簡稱]-[序號]甲方（采購方）：*有限公司法定代表人：*統(tǒng)一社會信用代碼：*地址：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*乙方（供應(yīng)方）：*有限公司法定代表人：*統(tǒng)一社會信用代碼：*地址：*聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*鑒于：甲方因生產(chǎn)經(jīng)營需要，向乙方采購本合同約定的標(biāo)的物，乙方同意按照本合同約定向甲方供應(yīng)。雙方經(jīng)平等協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條采購標(biāo)的標(biāo)的名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)[例如：鋼材][例如：HRB400]噸[][][]國標(biāo)GB/T1499.2-2018第二條交付與驗收交付時間：乙方應(yīng)于年月日前將標(biāo)的物交付至甲方指定地點（省市區(qū)路*號）。運輸方式及費用：由乙方負(fù)責(zé)運輸并承擔(dān)運輸費用，標(biāo)的物毀損滅失風(fēng)險自交付時轉(zhuǎn)移至甲方。驗收：甲方應(yīng)在收到標(biāo)的物后個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格后簽署《驗收確認(rèn)單》；若質(zhì)量不符合約定，甲方應(yīng)在驗收期內(nèi)書面提出，乙方應(yīng)在日內(nèi)更換或退貨。第三條付款方式本合同總價款為人民幣（大寫）：元整（￥）。付款節(jié)點：（1）預(yù)付款：合同簽訂后個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價款的%即*元；（2）到貨款：標(biāo)的物交付并經(jīng)甲方初步驗收合格后個工作日內(nèi)，支付至總價款的%即*元；（3）驗收款：標(biāo)的物驗收合格且質(zhì)保期滿后個工作日內(nèi)，支付剩余%即*元（無息）。付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬，賬戶信息開戶名：*有限公司開戶行：*賬號：*第四條違約責(zé)任乙方逾期交付標(biāo)的物的，每逾期一日，應(yīng)向甲方支付總價款%的違約金，逾期超過日的，甲方有權(quán)解除合同并要求乙方賠償損失。標(biāo)的物質(zhì)量不符合約定的，乙方應(yīng)在甲方合理期限內(nèi)更換或修復(fù)，更換或修復(fù)后仍不符合約定的，甲方有權(quán)退貨并要求乙方退還已付款項，同時支付總價款%的違約金。甲方逾期付款的，每逾期一日，應(yīng)向乙方支付應(yīng)付未付款項%的違約金。第五條爭議解決因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向甲方所在地人民法院提起訴訟。第六條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力。本合同未盡事宜，可由雙方另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：年月日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*日期：年月日四、關(guān)鍵注意事項主體資質(zhì)審查不可忽視嚴(yán)格核查供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書，保證其具備合法經(jīng)營及履約能力，避免與無資質(zhì)主體合作導(dǎo)致合同無效。條款表述需清晰無歧義標(biāo)的、價格、交付、驗收等核心條款應(yīng)具體量化（如規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點），避免使用“大約”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述，減少后續(xù)爭議風(fēng)險。違約責(zé)任對等合理雙方違約責(zé)任應(yīng)平衡，避免僅約定乙方違約責(zé)任而免除甲方責(zé)任，同時違約金比例不宜過高（一般不超過實際損失的30%），以防被法院認(rèn)定無效。法律合規(guī)性審查是底線合同內(nèi)容需符合《民法典》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)，涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）的