行政管理辦公用品采購申請及審批表使用指南一、適用工作場景本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部辦公用品采購的規(guī)范化管理，具體場景包括但不限于：日常辦公耗材（如紙張、筆、文件夾等）存量不足需補(bǔ)充；新員工入職需批量采購基礎(chǔ)辦公用品（如筆記本、U盤、辦公文具套裝等）；部門因業(yè)務(wù)拓展或臨時項目需要新增特殊辦公用品（如專業(yè)設(shè)備、定制印刷品等）；現(xiàn)有辦公用品損壞需更換同型號或升級替代產(chǎn)品；辦公區(qū)域調(diào)整或新增工位導(dǎo)致的辦公用品配置需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）第一步：需求發(fā)起與申請表填寫需求確認(rèn)：申請人（一般為部門員工或行政對接人）確認(rèn)辦公用品的具體需求（名稱、規(guī)格、數(shù)量），避免盲目采購。填寫申請表：依據(jù)本指南“模板表格”部分，逐項完整填寫信息，包括：申請人基本信息（姓名、部門、聯(lián)系方式）；采購明細(xì)（物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、總價，需注明是否為急需或常規(guī)用品）；申請理由（簡述采購用途，如“部門月度耗材補(bǔ)充”“新員工入職配置”等）；預(yù)算來源（如“部門年度行政預(yù)算”“專項項目預(yù)算”等）。附件準(zhǔn)備：如采購特殊物品（如定制設(shè)備、高價耗材），需附上產(chǎn)品參數(shù)說明或比價依據(jù)（截圖、報價單等，內(nèi)部留存?zhèn)洳椋＃ǘ┑诙剑翰块T負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人重點審核以下事項：采購需求的真實性（是否為部門工作必需）；數(shù)量的合理性（是否超出實際使用需求，避免浪費）；預(yù)算是否符合部門年度計劃。審批意見：審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；如不通過，需注明原因并退回申請人修改。（三）第三步：行政部復(fù)核與統(tǒng)籌合規(guī)性檢查：行政部復(fù)核申請表填寫完整性、預(yù)算合規(guī)性，以及是否符合公司《辦公用品管理辦法》相關(guān)規(guī)定（如是否有更經(jīng)濟(jì)的替代品、是否在指定供應(yīng)商范圍內(nèi)采購等）。庫存核對：查詢辦公用品庫存臺賬，確認(rèn)所需物品是否有庫存或可調(diào)劑，避免重復(fù)采購。匯總與審批：常規(guī)采購（單次金額≤500元）：行政部負(fù)責(zé)人直接審批；額度以上采購（單次金額＞500元或批量采購）：行政部加具“同意采購”意見后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）第四步：財務(wù)部（或分管領(lǐng)導(dǎo)）終審預(yù)算審核：財務(wù)部核查采購預(yù)算是否充足，是否符合資金審批流程（如大額采購是否需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批）。終審意見：審核通過后，在“財務(wù)審批/分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字；如預(yù)算不足或不符合規(guī)定，退回行政部與申請人溝通調(diào)整。（五）第五步：采購執(zhí)行與入庫登記采購實施：行政部根據(jù)審批通過的申請表，通過指定供應(yīng)商（或招標(biāo)采購）進(jìn)行采購，保證質(zhì)優(yōu)價廉。物品驗收：物品到貨后，申請人或行政部與采購部門共同核對：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請一致；質(zhì)量是否合格（如無破損、功能正常等）。入庫登記：驗收合格后，行政部更新《辦公用品庫存臺賬》，登記入庫日期、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，申請人簽字確認(rèn)領(lǐng)用。三、模板表格及填寫說明行政管理辦公用品采購申請及審批表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期預(yù)計到貨日期預(yù)算來源序號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）備注（如是否急需、特殊要求）12……合計金額（大寫）：_________________________（小寫）：￥_________申請理由（簡述采購用途、必要性，如：“市場部2024年Q1客戶會議資料打印用A4紙、文件夾等”）審批意見部門負(fù)責(zé)人審批簽字：_________日期：_______行政部審批意見簽字：_________日期：_______財務(wù)審批/分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_______驗收與領(lǐng)用驗收情況□合格□不合格（請注明原因：_________________________）領(lǐng)用人簽字_______________日期：_______行政部登記人_______________日期：_______填寫說明“規(guī)格型號”欄需填寫具體參數(shù)（如A4紙“70g/白色”，簽字筆“0.5mm黑色中性筆”），避免模糊描述（如“一批紙”“幾支筆”）；“預(yù)估單價”參考?xì)v史采購價或市場均價，偏差超過20%時需附說明；“備注”欄注明“緊急采購”（需加急處理）或“可替代品”（如“普通文件夾可替代文件袋”）；審批欄需手寫簽字，不得打印或代簽；一式兩份：行政部留存一份，申請人部門留存一份作為領(lǐng)用憑證。四、使用注意事項（一）信息真實性與完整性申請人須對填寫信息的真實性負(fù)責(zé)，虛報、瞞報需求將按公司相關(guān)規(guī)定處理；采購明細(xì)不得漏填、錯填（如數(shù)量、規(guī)格），避免導(dǎo)致采購錯誤或驗收爭議。（二）審批流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先采購后審批”，特殊緊急情況（如臨時辦公急需）需提前電話向行政部負(fù)責(zé)人報備，事后24小時內(nèi)補(bǔ)填申請表；涉及跨部門采購（如IT設(shè)備、專業(yè)工具），需提前與相關(guān)技術(shù)部門確認(rèn)規(guī)格參數(shù)。（三）預(yù)算與成本控制優(yōu)先從公司指定供應(yīng)商采購，享受協(xié)議價格；單次采購金額超過2000元，需提供至少2家供應(yīng)商的比價記錄（內(nèi)部留存）。（四）庫存與節(jié)約使用行政部每月發(fā)布《辦公用品庫存清單》，各部門領(lǐng)用前可查詢庫存，避免重復(fù)申領(lǐng)；鼓勵使用環(huán)保、可重復(fù)利用辦公用品（如可充電電池、再生紙），減少浪費。（五）特殊情況處理若審批過程中需修改申請內(nèi)容