2026年建筑裝飾公司采購?fù)素浝碣r管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司裝飾材料采購過程中的退貨與理賠管理，明確退貨條件、理賠標(biāo)準(zhǔn)及操作流程，及時處理不合格材料或履約異常問題，減少因材料問題導(dǎo)致的項(xiàng)目延誤與經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，保障采購工作有序開展，結(jié)合建筑裝飾行業(yè)采購特點(diǎn)及公司實(shí)際，制定本制度。第二條編制依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》（合同編）《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》《建設(shè)工程材料管理辦法》等法律法規(guī)，及公司采購管理、供應(yīng)商管理、財(cái)務(wù)管理制度等制定。第三條適用范圍本制度適用于公司所有建筑裝飾項(xiàng)目采購材料的退貨與理賠工作，包括石材、板材、涂料、壁紙、五金、燈具、軟裝等各類裝飾材料，涵蓋從供應(yīng)商交貨驗(yàn)收、材料使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，到退貨申請、貨物退回、理賠協(xié)商與執(zhí)行的全流程，涉及公司采購部、質(zhì)量部、工程部、財(cái)務(wù)部及合作供應(yīng)商。第四條核心原則合規(guī)性原則：退貨理賠需符合法律法規(guī)及采購合同約定，確保操作流程合法、理賠依據(jù)充分，避免法律糾紛。事實(shí)依據(jù)原則：退貨與理賠需以材料質(zhì)量檢測結(jié)果、合同條款、驗(yàn)收記錄等客觀事實(shí)為依據(jù)，不主觀臆斷，不隨意判定責(zé)任。及時高效原則：發(fā)現(xiàn)材料問題后需在規(guī)定時限內(nèi)啟動退貨理賠流程，快速推進(jìn)處理，減少對項(xiàng)目施工進(jìn)度的影響。責(zé)任明確原則：清晰劃分公司與供應(yīng)商在退貨理賠中的責(zé)任，屬于供應(yīng)商責(zé)任的（如質(zhì)量不合格、交貨錯漏），由供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)損失；屬于公司責(zé)任的（如錯報(bào)需求、無故退貨），由公司承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用。協(xié)商優(yōu)先原則：退貨理賠優(yōu)先通過雙方友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按采購合同約定的爭議解決方式（如仲裁、訴訟）處理，兼顧合作關(guān)系維護(hù)與公司權(quán)益保障。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第五條組織架構(gòu)公司采購?fù)素浝碣r工作由采購部牽頭負(fù)責(zé)，協(xié)同質(zhì)量部、工程部、財(cái)務(wù)部開展。成立退貨理賠工作小組，組長由采購部負(fù)責(zé)人擔(dān)任，成員包括采購專員、質(zhì)量部檢驗(yàn)員、工程部項(xiàng)目對接人、財(cái)務(wù)部核算人員，確保退貨理賠流程有序推進(jìn)。第六條各部門職責(zé)采購部采購專員：負(fù)責(zé)接收材料問題反饋，收集退貨理賠所需材料（如驗(yàn)收記錄、檢測報(bào)告、合同條款）；對接供應(yīng)商溝通退貨理賠事宜，提交退貨申請與理賠方案；跟蹤退貨進(jìn)度，確保貨物及時退回、理賠款到賬；建立退貨理賠臺賬，記錄處理過程與結(jié)果。組長（采購部負(fù)責(zé)人）：審批退貨申請與理賠方案，協(xié)調(diào)解決跨部門問題（如質(zhì)量判定爭議、費(fèi)用核算分歧）；審核供應(yīng)商提出的異議，重大理賠事項(xiàng)（金額超過5萬元）需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。質(zhì)量部負(fù)責(zé)對存在問題的材料進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具《材料質(zhì)量檢測報(bào)告》，明確質(zhì)量問題類型（如尺寸偏差、性能不達(dá)標(biāo)、外觀破損、假冒偽劣）及判定依據(jù)；參與退貨條件審核，確認(rèn)材料問題是否符合退貨標(biāo)準(zhǔn)；對理賠過程中涉及的質(zhì)量爭議提供專業(yè)意見，協(xié)助劃分質(zhì)量責(zé)任。工程部負(fù)責(zé)在材料進(jìn)場驗(yàn)收、施工使用過程中發(fā)現(xiàn)問題并及時向采購部反饋，提供問題材料的現(xiàn)場照片、使用情況說明（如已使用數(shù)量、剩余數(shù)量、是否影響施工）；配合質(zhì)量部進(jìn)行材料抽檢，提供施工技術(shù)參數(shù)，說明材料問題對項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量的影響；跟蹤退貨材料的現(xiàn)場清理、清點(diǎn)工作，確保退回材料數(shù)量、規(guī)格與申請一致。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核算退貨理賠相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)輸費(fèi)、倉儲費(fèi)、返工費(fèi)、違約金），確認(rèn)理賠金額計(jì)算依據(jù)；跟蹤理賠款回收（供應(yīng)商支付的賠償款、退款），或按審批意見支付公司應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用（如無責(zé)退貨的運(yùn)輸費(fèi)）；對退貨理賠相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證（如退款憑證、費(fèi)用報(bào)銷單）進(jìn)行審核歸檔，確保財(cái)務(wù)處理合規(guī)。第三章退貨條件與理賠情形第七條退貨條件出現(xiàn)以下情形之一，經(jīng)質(zhì)量部檢測確認(rèn)或雙方協(xié)商一致，可啟動退貨流程：質(zhì)量不合格：材料不符合國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或采購合同約定的質(zhì)量要求（如涂料環(huán)保指標(biāo)不達(dá)標(biāo)、板材甲醛含量超標(biāo)、石材強(qiáng)度不足），經(jīng)檢測判定為不合格的；規(guī)格不符：材料的型號、尺寸、顏色、材質(zhì)等與采購訂單或合同約定不一致（如壁紙花色錯發(fā)、五金配件規(guī)格不符），無法滿足項(xiàng)目施工需求的；數(shù)量異常：供應(yīng)商交貨數(shù)量少于采購訂單約定數(shù)量（短少比例超過合同允許偏差范圍），或混有其他無關(guān)材料，經(jīng)清點(diǎn)確認(rèn)的；包裝破損：材料運(yùn)輸過程中因供應(yīng)商包裝不當(dāng)導(dǎo)致嚴(yán)重破損，無法正常使用或影響質(zhì)量（如玻璃碎裂、涂料泄漏），且非物流運(yùn)輸公司責(zé)任的；逾期交貨：供應(yīng)商未按合同約定時間交貨，導(dǎo)致項(xiàng)目施工嚴(yán)重延誤，公司不再需要該批次材料，且合同明確約定逾期可退貨的；其他約定情形：采購合同中明確約定可退貨的其他情況（如定制材料與設(shè)計(jì)圖紙不符）。第八條理賠情形符合以下情形，公司可向供應(yīng)商提出理賠要求，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)損失：質(zhì)量問題導(dǎo)致?lián)p失：因材料質(zhì)量不合格導(dǎo)致施工返工（如墻面涂料脫落需重新涂刷）、工期延誤（如不合格石材更換導(dǎo)致停工），產(chǎn)生的返工費(fèi)、誤工費(fèi)、額外采購費(fèi)等；逾期交貨違約金：供應(yīng)商未按合同約定時間交貨，需按合同約定支付違約金（一般按逾期天數(shù)×合同金額的0.1%-0.5%計(jì)算，具體以合同為準(zhǔn)）；數(shù)量短少賠償：供應(yīng)商交貨數(shù)量短少，需補(bǔ)足數(shù)量或按短少部分的采購金額賠償；假冒偽劣賠償：供應(yīng)商提供假冒偽劣材料（如偽造品牌認(rèn)證、以次充好），除退貨外，需按合同約定支付賠償金（一般為該批次材料采購金額的1-3倍），若造成項(xiàng)目質(zhì)量事故，還需承擔(dān)額外損失賠償；其他損失賠償：因供應(yīng)商原因（如錯發(fā)材料、包裝破損）導(dǎo)致公司產(chǎn)生的其他合理損失（如臨時倉儲費(fèi)、檢測費(fèi)、物流費(fèi)）。第四章退貨理賠操作流程第九條退貨流程問題反饋與申請工程部或質(zhì)量部在材料驗(yàn)收、使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，需在24小時內(nèi)將問題詳情（材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、問題類型、現(xiàn)場情況）反饋給采購部；采購專員收集問題材料的驗(yàn)收記錄、現(xiàn)場照片、質(zhì)量檢測報(bào)告（質(zhì)量部出具）等佐證材料，填寫《采購?fù)素浬暾埍怼?，明確退貨原因、退貨數(shù)量、規(guī)格、擬退貨時間及責(zé)任方初步判定。審核與確認(rèn)采購部負(fù)責(zé)人對《采購?fù)素浬暾埍怼芳白糇C材料進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合退貨條件，1個工作日內(nèi)給出審核意見；審核通過后，采購專員將《采購?fù)素浬暾埍怼芳跋嚓P(guān)材料發(fā)送給供應(yīng)商，與供應(yīng)商溝通確認(rèn)退貨事宜（如退貨時間、地點(diǎn)、運(yùn)輸責(zé)任），供應(yīng)商需在2個工作日內(nèi)回復(fù)確認(rèn)；若供應(yīng)商提出異議，采購部需聯(lián)合質(zhì)量部提供補(bǔ)充證明材料，協(xié)商解決。貨物退回與驗(yàn)收雙方確認(rèn)退貨后，采購專員協(xié)調(diào)工程部對問題材料進(jìn)行清點(diǎn)、整理，做好標(biāo)記（如“退貨材料”），避免與其他材料混淆；按協(xié)商約定的運(yùn)輸方式（供應(yīng)商自提或公司代運(yùn)）退回貨物，運(yùn)輸費(fèi)用由責(zé)任方承擔(dān)（供應(yīng)商責(zé)任的由供應(yīng)商承擔(dān)，公司責(zé)任的由公司承擔(dān)）；供應(yīng)商收到退回貨物后，需在3個工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)退貨數(shù)量、規(guī)格與問題類型是否與申請一致，驗(yàn)收無誤后簽署《退貨驗(yàn)收單》，反饋給采購部；若驗(yàn)收有異議，需及時提出，雙方共同復(fù)核。退款處理采購部憑《退貨驗(yàn)收單》向財(cái)務(wù)部提交《退款申請》，財(cái)務(wù)部審核后，根據(jù)采購合同約定的付款方式，通知供應(yīng)商退還該批次材料的采購款（或扣除相應(yīng)金額）；供應(yīng)商需在收到退款通知后7個工作日內(nèi)完成退款，財(cái)務(wù)部收到退款后，及時通知采購部，更新退貨臺賬。第十條理賠流程理賠申請與方案制定采購部在確認(rèn)供應(yīng)商責(zé)任后，結(jié)合工程部提供的損失明細(xì)（如返工費(fèi)清單、工期延誤記錄）、財(cái)務(wù)部核算的損失金額，制定《采購理賠方案》，明確理賠事由、損失金額、理賠方式（如支付違約金、賠償損失、補(bǔ)足貨物）及期限；《采購理賠方案》需附上相關(guān)佐證材料（如返工合同、誤工費(fèi)計(jì)算依據(jù)、違約金條款），經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，提交供應(yīng)商。協(xié)商與確認(rèn)供應(yīng)商收到《采購理賠方案》后，需在3個工作日內(nèi)回復(fù)意見，同意的簽署確認(rèn)；不同意的需提出異議理由及修改建議，雙方進(jìn)行協(xié)商；協(xié)商達(dá)成一致的，簽訂《理賠確認(rèn)書》，明確理賠內(nèi)容、執(zhí)行時間；協(xié)商不成的，采購部整理相關(guān)材料（合同、檢測報(bào)告、損失證明），報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按合同約定的爭議解決方式處理（如提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁、向法院提起訴訟）。理賠執(zhí)行與跟蹤供應(yīng)商按《理賠確認(rèn)書》約定執(zhí)行理賠（如支付違約金、賠償款），需在約定時間內(nèi)完成；財(cái)務(wù)部跟蹤理賠款到賬情況，或確認(rèn)供應(yīng)商已補(bǔ)足貨物、承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用，及時向采購部反饋執(zhí)行結(jié)果；采購部將《理賠確認(rèn)書》、付款憑證、驗(yàn)收記錄等資料歸檔，更新理賠臺賬。第十一條特殊情況處理部分退貨理賠：若同一批次材料中僅部分存在問題，可僅對問題部分進(jìn)行退貨理賠，合格部分繼續(xù)使用，需在《退貨申請表》《理賠方案》中明確區(qū)分；已使用材料理賠：材料已部分使用后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，需先由質(zhì)量部評估剩余材料是否可繼續(xù)使用，不可使用的按全額退貨處理，已使用部分導(dǎo)致的返工損失納入理賠范圍；緊急替代采購：因供應(yīng)商材料問題導(dǎo)致項(xiàng)目停工，需緊急采購替代材料的，采購部需先按應(yīng)急采購流程采購，產(chǎn)生的額外成本（如溢價采購費(fèi)）納入理賠范圍，事后向供應(yīng)商追償。第五章監(jiān)督與責(zé)任追究第十二條監(jiān)督機(jī)制退貨理賠工作小組每季度對退貨理賠案例進(jìn)行復(fù)盤，核查流程執(zhí)行情況、材料歸檔完整性、理賠款回收及時性，確保無違規(guī)操作；審計(jì)部不定期對退貨理賠工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)核查責(zé)任判定是否準(zhǔn)確、損失核算是否合理、供應(yīng)商異議處理是否合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。第十三條責(zé)任追究公司內(nèi)部責(zé)任采購專員未及時反饋材料問題、提交退貨理賠申請，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大的，給予通報(bào)批評，績效扣10-20分；質(zhì)量部出具虛假檢測報(bào)告，導(dǎo)致責(zé)任判定錯誤的，追究檢驗(yàn)員責(zé)任，績效扣20-30分，罰款0.2-0.5萬元，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離崗位；工程部未及時發(fā)現(xiàn)材料問題或提供虛假損失證明，影響退貨理賠的，績效扣15-25分，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。供應(yīng)商責(zé)任供應(yīng)商無正當(dāng)理由拒絕退貨或理賠，或拖延執(zhí)行退貨理賠約定的，公司可暫停后續(xù)合作訂單，扣除履約保證金（如有），并按合同約定追究違約責(zé)任；供應(yīng)商提供虛假材料（如偽造檢測報(bào)告）掩蓋問題，或惡意拖延處理，導(dǎo)致公司重大損失的，終止