企業(yè)行政公文寫作及格式規(guī)范指南一、行政公文適用場(chǎng)景概覽企業(yè)行政公文是企業(yè)內(nèi)部及對(duì)外傳遞信息、部署工作、請(qǐng)示匯報(bào)、規(guī)范行為的重要載體，廣泛應(yīng)用于以下場(chǎng)景：決策部署類：如公司年度工作計(jì)劃、重要管理制度、會(huì)議決議等，用于明確工作方向和執(zhí)行要求；溝通協(xié)調(diào)類：如部門間協(xié)作函、跨項(xiàng)目通知等，用于推動(dòng)跨部門工作銜接；請(qǐng)示匯報(bào)類：如資金申請(qǐng)請(qǐng)示、工作進(jìn)展報(bào)告、專項(xiàng)工作總結(jié)等，用于向上級(jí)或決策層反饋情況、請(qǐng)求審批；規(guī)范約束類：如員工行為準(zhǔn)則、辦公設(shè)備管理規(guī)定、保密制度等，用于明確企業(yè)內(nèi)部規(guī)則；事務(wù)告知類：如放假通知、人事任免通知、會(huì)議安排等，用于傳遞需周知的事宜。二、行政公文標(biāo)準(zhǔn)化寫作流程（一）明確公文類型與核心目標(biāo)根據(jù)使用場(chǎng)景確定公文類型（通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等），明確核心目標(biāo)（如“要求各部門提交年度預(yù)算”“申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備”），保證公文內(nèi)容與目的高度匹配。（二）收集與整理基礎(chǔ)信息背景信息：收集與公文相關(guān)的政策依據(jù)、歷史文件、數(shù)據(jù)支撐（如“根據(jù)2024年公司戰(zhàn)略規(guī)劃，需推進(jìn)項(xiàng)目落地”）；主體信息：明確發(fā)文機(jī)關(guān)（如行政部、人力資源部）、收文機(jī)關(guān)（如各部門、總經(jīng)理辦公室）；時(shí)間節(jié)點(diǎn)：明確事項(xiàng)截止時(shí)間、執(zhí)行周期（如“請(qǐng)于2024年X月X日前提交”“自發(fā)布之日起執(zhí)行”）。（三）擬定公文標(biāo)題標(biāo)題需簡(jiǎn)潔明了，包含“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素，格式為“公司（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于事由的文種”。示例：正確：《公司行政部關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》錯(cuò)誤：《放假通知》（要素不全）、《關(guān)于春節(jié)放假的通知》（缺少發(fā)文機(jī)關(guān)）（四）規(guī)范公文格式與內(nèi)容撰寫1.主送機(jī)關(guān)頂格書寫收文機(jī)關(guān)名稱，后加冒號(hào)。若涉及多個(gè)機(jī)關(guān)，用頓號(hào)分隔，同類機(jī)關(guān)間用“、”，不同類機(jī)關(guān)間用逗號(hào)。示例：“各部門、各分支機(jī)構(gòu)，總經(jīng)理辦公室：”2.結(jié)構(gòu)開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的，常用“根據(jù)要求，為，現(xiàn)將通知如下”“關(guān)于事項(xiàng)，請(qǐng)示如下”等表述；主體：分條列項(xiàng)闡述具體內(nèi)容，邏輯清晰（如“一、會(huì)議安排”“二、材料準(zhǔn)備”），每條一事，語言簡(jiǎn)練；結(jié)尾：根據(jù)文種明確執(zhí)行要求，如“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“特此請(qǐng)示”“妥否，請(qǐng)批示”。3.附件說明若公文有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。示例：“附件：1.2024年度部門預(yù)算模板2.設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表”4.發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)：右下方書寫全稱（如“公司行政部”），多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時(shí)，機(jī)關(guān)名稱并列；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫（如“2024年3月15日”），位于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，右空四字。（五）格式排版與校對(duì)排版規(guī)范（以A4紙為例）：頁(yè)邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，用三號(hào)仿宋_GB2312，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體_GB2312；行距：固定值28磅，字間距默認(rèn)；頁(yè)碼：頁(yè)腳居中，用“-1-”格式（頁(yè)碼數(shù)字為四號(hào)宋體）。校對(duì)要點(diǎn)：檢查標(biāo)題是否準(zhǔn)確、邏輯是否連貫、數(shù)據(jù)是否無誤、落款是否完整，避免錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。三、常用行政公文模板示例模板1：通知類公文要素內(nèi)容示例標(biāo)題公司行政部關(guān)于召開2024年度第一季度工作總結(jié)會(huì)議的通知主送機(jī)關(guān)各部門、各分支機(jī)構(gòu)：根據(jù)公司年度工作計(jì)劃安排，為總結(jié)第一季度工作成效，部署第二季度重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究決定召開工作總結(jié)會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會(huì)議時(shí)間：2024年4月10日（星期三）14:30-17:00二、會(huì)議地點(diǎn)：公司總部3樓第一會(huì)議室三、參會(huì)人員：各部門負(fù)責(zé)人、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（需提前10分鐘入場(chǎng)）四、會(huì)議議程：1.總經(jīng)理明作第一季度工作總結(jié)；2.各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展；3.分管領(lǐng)導(dǎo)部署第二季度任務(wù)；4.總經(jīng)理總結(jié)講話。五、其他事項(xiàng)：1.請(qǐng)各部門于4月8日前提交第一季度工作總結(jié)PPT（發(fā)送至行政部郵箱）；2.參會(huì)人員需提前10分鐘入場(chǎng)，不得無故缺席，如需請(qǐng)假請(qǐng)于4月9日前報(bào)行政部*經(jīng)理審批。附件無發(fā)文機(jī)關(guān)公司行政部成文日期2024年3月25日模板2：請(qǐng)示類公文要素內(nèi)容示例標(biāo)題公司人力資源部關(guān)于申請(qǐng)?jiān)黾诱衅笇ｍ?xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)總經(jīng)理辦公室：為滿足公司業(yè)務(wù)擴(kuò)張需求，2024年計(jì)劃新增員工50人，目前已完成簡(jiǎn)歷篩選、初試等環(huán)節(jié)，進(jìn)入終試及offer發(fā)放階段。根據(jù)招聘預(yù)算方案，預(yù)計(jì)需支付招聘平臺(tái)服務(wù)費(fèi)、面試場(chǎng)地費(fèi)、背景調(diào)查費(fèi)等共計(jì)15萬元。因2024年度招聘預(yù)算未包含此項(xiàng)費(fèi)用，特申請(qǐng)?jiān)黾诱衅笇ｍ?xiàng)經(jīng)費(fèi)15元。妥否，請(qǐng)批示。附件1.2024年招聘預(yù)算明細(xì)表2.前期招聘工作進(jìn)展報(bào)告發(fā)文機(jī)關(guān)公司人力資源部成文日期2024年4月8日模板3：報(bào)告類公文要素內(nèi)容示例標(biāo)題公司項(xiàng)目部關(guān)于項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展的報(bào)告主送機(jī)關(guān)公司分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)公司2024年項(xiàng)目立項(xiàng)要求，項(xiàng)目自2024年2月啟動(dòng)以來，已完成需求調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、供應(yīng)商招標(biāo)等工作，現(xiàn)將具體進(jìn)展報(bào)告一、已完成工作：1.需求調(diào)研：與5個(gè)業(yè)務(wù)部門完成訪談，形成需求文檔初稿；2.方案設(shè)計(jì)：完成項(xiàng)目技術(shù)方案及實(shí)施計(jì)劃，通過專家評(píng)審；3.供應(yīng)商招標(biāo)：確定3家入圍供應(yīng)商，已完成商務(wù)談判。二、存在問題：項(xiàng)目資金審批流程較長(zhǎng)，可能導(dǎo)致設(shè)備采購(gòu)延期。三、下一步計(jì)劃：1.加快資金審批進(jìn)度，力爭(zhēng)4月20日前完成；2.4月25日前完成設(shè)備采購(gòu)，5月啟動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施。附件無發(fā)文機(jī)關(guān)公司項(xiàng)目部成文日期2024年4月12日四、公文寫作與格式規(guī)范注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范要點(diǎn)標(biāo)題居中：標(biāo)題應(yīng)居中書寫，長(zhǎng)度超過一行時(shí)換行保持對(duì)稱，不得使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（除書名號(hào)、引號(hào)外）；層級(jí)清晰：標(biāo)題層級(jí)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，不得使用“第一、”“第二、”等非標(biāo)準(zhǔn)層級(jí)；數(shù)字用法：公文中的年份、金額、日期等需用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年”“15萬元”），序號(hào)用中文數(shù)字加頓號(hào)（如“一、”“二、”）；頁(yè)碼規(guī)范：?jiǎn)雾?yè)頁(yè)碼右空一字，雙頁(yè)頁(yè)碼左空一字，頁(yè)碼數(shù)字底部對(duì)齊。（二）內(nèi)容表達(dá)要求語言簡(jiǎn)練：避免口語化、冗余表述，如“關(guān)于……的事情”簡(jiǎn)化為“關(guān)于……”，“進(jìn)行知曉”簡(jiǎn)化為“知曉”；邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：內(nèi)容按“背景-事項(xiàng)-要求”邏輯展開，分條列項(xiàng)時(shí)避免交叉重復(fù)；用詞準(zhǔn)確：使用規(guī)范行政用語，如“特此通知”“請(qǐng)批示”“妥否”，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯；數(shù)據(jù)真實(shí)：涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、金額等信息需經(jīng)核實(shí)，保證準(zhǔn)確無誤。（三）流程管理規(guī)范擬稿審核：公文初稿需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，保證內(nèi)容符合部門職責(zé)；會(huì)簽制度：涉及多部門協(xié)作的公文，需提前與相關(guān)部門會(huì)簽，避免職責(zé)沖突；簽發(fā)流程：常規(guī)公文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要公文（如公司制度、重大決策請(qǐng)示）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)；歸檔管理：公文發(fā)布后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，電子版存儲(chǔ)至公司公文管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版按年度分類存放。（四）特殊場(chǎng)景處理緊急公文：需標(biāo)注“特急”字樣，說明緊急原因，