企業(yè)資產(chǎn)采購與使用管理清單模板一、適用場景與價值本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）的固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)的采購與全生命周期管理場景，覆蓋從需求提報、采購執(zhí)行、入庫登記到領(lǐng)用歸還、維護(hù)保養(yǎng)、報廢處置的全流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，可幫助企業(yè)實現(xiàn)資產(chǎn)清晰可控、降低采購成本、避免資產(chǎn)閑置與流失，同時滿足財務(wù)審計、合規(guī)管理及跨部門協(xié)作需求。特別適用于新公司建立資產(chǎn)管理體系、現(xiàn)有企業(yè)優(yōu)化采購流程、或跨部門資產(chǎn)調(diào)撥與盤點(diǎn)場景。二、全流程操作指南步驟1：需求提報與審批——明確需求源頭操作主體：需求部門（如行政部、研發(fā)部、生產(chǎn)部等）操作說明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展（如新員工入職、設(shè)備更新、項目開展等）填寫《資產(chǎn)采購申請表》（見表1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、使用人及期望到貨時間，并附《資產(chǎn)采購需求說明》（如技術(shù)參數(shù)、配置要求等，需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。需求部門將申請表提交至資產(chǎn)管理部門（如行政部、資產(chǎn)管理中心）初審，重點(diǎn)審核需求合理性（如是否重復(fù)購置、是否符合預(yù)算）。初審?fù)ㄟ^后，按審批權(quán)限逐級報批：一般資產(chǎn)由部門負(fù)責(zé)人→資產(chǎn)管理部門→財務(wù)部→分管副總審批；大額資產(chǎn)（如單筆超5萬元）需額外提交總經(jīng)理審批。審批完成后，反饋至需求部門及采購部門，啟動采購流程。步驟2：供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行——規(guī)范采購流程操作主體：采購部門、需求部門、資產(chǎn)管理部門操作說明：采購部門根據(jù)審批通過的《資產(chǎn)采購申請表》，通過公開招標(biāo)、詢價比價、單一來源采購等方式選擇供應(yīng)商（金額較小資產(chǎn)可從合格供應(yīng)商庫直接采購，需留存比價記錄）。與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確資產(chǎn)規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)保條款、違約責(zé)任等，合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定負(fù)責(zé)人）審核、雙方簽字蓋章。供應(yīng)商交付資產(chǎn)后，需求部門與資產(chǎn)管理部門聯(lián)合驗收：核對資產(chǎn)名稱、型號、數(shù)量是否與合同一致，檢查外觀、功能、配件（如電源線、說明書等）是否完好，驗收合格后雙方簽字確認(rèn)《資產(chǎn)驗收單》（見表2）。采購部門憑《采購申請表》《采購合同》《資產(chǎn)驗收單》《發(fā)票》等資料，按財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。步驟3：資產(chǎn)入庫與登記——建立資產(chǎn)臺賬操作主體：資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部操作說明：資產(chǎn)管理部門根據(jù)《資產(chǎn)驗收單》，為每項資產(chǎn)分配唯一“資產(chǎn)編碼”（規(guī)則：公司簡稱-年份-資產(chǎn)類別-流水號，如“ZG-2024-01-001”），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編碼、名稱、購置日期等信息）。將資產(chǎn)信息錄入《資產(chǎn)臺賬總表》（見表3），內(nèi)容包括資產(chǎn)編碼、名稱、規(guī)格型號、類別（固定資產(chǎn)/低值易耗品）、所屬部門、使用人、購置日期、原值、供應(yīng)商、存放地點(diǎn)、狀態(tài)（在用/閑置/報廢）等，保證信息準(zhǔn)確完整。財務(wù)部根據(jù)《資產(chǎn)驗收單》《采購合同》《發(fā)票》等原始憑證，進(jìn)行資產(chǎn)入賬處理，登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬，保證賬實、賬賬相符。步驟4：領(lǐng)用與分配——明確使用責(zé)任操作主體：需求部門、資產(chǎn)管理部門、使用人操作說明：使用人（或需求部門）填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》（見表4），注明資產(chǎn)編碼、名稱、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、用途等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。資產(chǎn)管理部門核對領(lǐng)用信息與《資產(chǎn)臺賬總表》一致后，辦理領(lǐng)用手續(xù)，發(fā)放資產(chǎn)并回收《資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》存檔。對于部門共用資產(chǎn)（如投影儀、打印機(jī)），需指定專人負(fù)責(zé)管理，建立《共用資產(chǎn)領(lǐng)用記錄》，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時間、歸還時間、使用人等信息。步驟5：日常使用與維護(hù)——保障資產(chǎn)狀態(tài)操作主體：使用人、資產(chǎn)管理部門操作說明：使用人需妥善保管資產(chǎn)，按規(guī)范操作，避免人為損壞；如發(fā)覺故障，應(yīng)立即停止使用并報資產(chǎn)管理部門，由專業(yè)人員維修（嚴(yán)禁私自拆卸維修）。資產(chǎn)管理部門每季度組織一次資產(chǎn)狀態(tài)檢查，重點(diǎn)核查資產(chǎn)完好率、使用合規(guī)性，填寫《資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)記錄》（見表5），對閑置資產(chǎn)及時協(xié)調(diào)調(diào)撥或處置。對于易損耗低值易耗品（如辦公文具），實行“以舊換新”制度，領(lǐng)用時需提交舊物品（或損壞說明），管理員確認(rèn)后發(fā)放新物品。步驟6：盤點(diǎn)與清查——保證賬實一致操作主體：資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部、審計部（或第三方機(jī)構(gòu)）操作說明：每年年末開展全面資產(chǎn)盤點(diǎn)，每月或每季度對重點(diǎn)部門（如研發(fā)部、生產(chǎn)部）進(jìn)行抽查，填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》（見表6），內(nèi)容包括資產(chǎn)編碼、名稱、賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、差異原因、責(zé)任人等。盤點(diǎn)過程中如發(fā)覺賬實不符，需查明原因：屬于管理漏洞的，由資產(chǎn)管理部門牽頭整改；屬于人為損壞或丟失的，由責(zé)任人按公司規(guī)定賠償（詳見《資產(chǎn)損失賠償管理辦法》）。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《資產(chǎn)盤點(diǎn)報告》，上報管理層，并根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果更新《資產(chǎn)臺賬總表》。步驟7：報廢與處置——規(guī)范資產(chǎn)退出操作主體：資產(chǎn)管理部門、使用部門、財務(wù)部操作說明：使用部門對達(dá)到報廢年限（如電子設(shè)備3-5年）、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰的資產(chǎn)，填寫《資產(chǎn)報廢申請表》（見表7），注明資產(chǎn)編碼、名稱、報廢原因、原值、凈值等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。資產(chǎn)管理部門組織技術(shù)鑒定小組（由技術(shù)部、財務(wù)部人員組成）對報廢資產(chǎn)進(jìn)行評估，確認(rèn)是否可維修再利用或符合報廢條件，鑒定意見需簽字存檔。報廢審批通過后，資產(chǎn)管理部門聯(lián)系有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)處置殘值（需簽訂《資產(chǎn)處置協(xié)議》），處置收入上繳財務(wù)部；財務(wù)部根據(jù)報廢申請、處置協(xié)議等憑證進(jìn)行資產(chǎn)核銷處理。三、核心表單模板表1：資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系電話資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）資產(chǎn)類別（□固定資產(chǎn)□低值易耗品）需求用途（詳細(xì)說明）期望到貨時間預(yù)算來源部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門初審意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理審批：簽字：日期：表2：資產(chǎn)驗收單驗收日期驗收地點(diǎn)驗收人（需求部門）驗收人（資產(chǎn)管理部門）供應(yīng)商名稱合同編號采購訂單號資產(chǎn)類別資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位驗收項目（□數(shù)量□型號□外觀□功能□配件）：驗收結(jié)果（□合格□不合格，不合格請注明原因）：處理意見（□入庫□退換貨□維修）：需求部門簽字：日期：資產(chǎn)管理部門簽字：日期：表3：資產(chǎn)臺賬總表（示例）資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格型號類別所屬部門使用人購置日期原值（元）供應(yīng)商存放地點(diǎn)狀態(tài)（□在用□閑置□報廢）備注ZG-2024-01-001筆記本電腦ThinkPadX1固定資產(chǎn)研發(fā)部*2024-03-158999京東科技研發(fā)部-3號工位在用含擴(kuò)展塢ZG-2024-02-001打印機(jī)HPM479fdw固定資產(chǎn)行政部*2024-04-205499惠普專賣店行政部-101室在用共用表4：資產(chǎn)領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格型號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人用途歸還日期（如適用）經(jīng)辦人2024-05-10ZG-2024-01-002機(jī)械鍵盤CherryMX研發(fā)部*項目開發(fā)*2024-05-11ZG-2024-03-001投影儀EpsonCH-TW6200市場部*客戶會議2024-05-15*表5：資產(chǎn)維護(hù)保養(yǎng)記錄日期資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱維護(hù)類型（□日常保養(yǎng)□故障維修□定期檢修）維護(hù)內(nèi)容維護(hù)人使用人確認(rèn)2024-06-01ZG-2024-01-001筆記本電腦故障維修更換鍵盤、清理風(fēng)扇**2024-06-15ZG-2024-02-001打印機(jī)定期檢修清潔硒鼓、檢查齒輪**表6：資產(chǎn)盤點(diǎn)表盤點(diǎn)日期盤點(diǎn)部門盤點(diǎn)人資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異數(shù)量差異原因責(zé)任人處理意見2024-12-31研發(fā)部*ZG-2024-01-003鼠標(biāo)1082遺失*賠償后核銷2024-12-31行政部*ZG-2024-02-002文件柜550無--表7：資產(chǎn)報廢申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系電話資產(chǎn)編碼資產(chǎn)名稱規(guī)格型號報廢原因（□達(dá)到年限□損壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰）原值（元）凈值（元）已使用年限（年）殘值預(yù)估（元）技術(shù)鑒定意見（由技術(shù)部填寫）：鑒定人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管副總/總經(jīng)理審批：簽字：日期：四、實施要點(diǎn)與風(fēng)險提示1.明確職責(zé)分工，避免管理真空需求部門：對資產(chǎn)需求的真實性、合理性負(fù)責(zé)；資產(chǎn)管理部門：統(tǒng)籌采購、入庫、盤點(diǎn)、報廢全流程，維護(hù)臺賬準(zhǔn)確性；財務(wù)部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)入賬、折舊計提、報廢核賬，保證財務(wù)合規(guī)；使用人：妥善保管資產(chǎn)，規(guī)范操作，承擔(dān)日常維護(hù)責(zé)任。2.強(qiáng)化數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，杜絕“賬外資產(chǎn)”資產(chǎn)編碼需唯一且終身不變，嚴(yán)禁重復(fù)編碼或漏編；臺賬信息變更（如使用人調(diào)動、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移）需及時更新，保證“賬、卡、物”一致；盤點(diǎn)差異需在30日內(nèi)完成整改，未處理完畢需上報管理層說明原因。3.重視合規(guī)性，規(guī)避采購與處置風(fēng)險采購流程需符合《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》，大額資產(chǎn)采購需公開招標(biāo)，避免“暗箱操作”；報廢資產(chǎn)需經(jīng)技術(shù)鑒定，嚴(yán)禁私自處置或變賣，殘值收入需全額入賬；涉及保密資產(chǎn)（如涉密電腦）的報廢，需按保密規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀。4.善用信息化工具，提升管理效率推薦使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、ERP模塊）