企業(yè)采購申請及審批標(biāo)準(zhǔn)化表格工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本標(biāo)準(zhǔn)化表格工具適用于各類企業(yè)內(nèi)部采購活動的規(guī)范化管理，覆蓋以下典型場景：日常辦公采購：如文具、耗材、辦公設(shè)備等常規(guī)物資的申購；項目專項采購：為特定研發(fā)項目、市場活動或工程建設(shè)項目采購所需材料、設(shè)備或服務(wù)；固定資產(chǎn)采購：單價較高、使用周期長的設(shè)備（如電腦、儀器、車輛等）新增或替換申請；服務(wù)類采購：如咨詢、設(shè)計、維修、保潔等外部服務(wù)的采購需求。通過標(biāo)準(zhǔn)化表格，可統(tǒng)一采購申請信息維度，明確審批責(zé)任鏈條，保證采購活動合規(guī)、高效、可追溯。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）申請人發(fā)起申請（第一步）填寫基礎(chǔ)信息：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或標(biāo)準(zhǔn)化表格，填寫申請人姓名（某）、所屬部門、申請日期、聯(lián)系電話（內(nèi)部短號）等基礎(chǔ)信息。明確采購需求：詳細列出采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、單位、需求數(shù)量、預(yù)估單價及總預(yù)算（需注明含稅/不含稅）。說明采購用途：簡要描述采購目的（如“部門日常辦公用”“項目研發(fā)所需”），并附上相關(guān)依據(jù)（如項目立項批文、部門季度采購計劃等，作為附件）。提交初稿：檢查信息完整性后，通過系統(tǒng)提交或?qū)⒓堎|(zhì)版表格提交至部門負(fù)責(zé)人處。（二）部門負(fù)責(zé)人審核（第二步）核實需求必要性：部門負(fù)責(zé)人（某）需結(jié)合部門工作計劃、預(yù)算額度及庫存情況，確認(rèn)采購需求的合理性（如是否為重復(fù)采購、是否有可替代的閑置物資等）。審核預(yù)算匹配性：核對申請總預(yù)算是否在部門年度/季度采購預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并同步提報財務(wù)部門預(yù)審。簽署審批意見：審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），并注明“同意采購”；若需修改，需明確修改意見并退回申請人調(diào)整。（三）財務(wù)部門復(fù)核（第三步）預(yù)算合規(guī)性審查：財務(wù)專員（某）重點核查采購預(yù)算是否已納入企業(yè)年度預(yù)算，未納入預(yù)算的申請需補充《預(yù)算外采購說明》（由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)）。成本合理性評估：對大額或高單價采購（如單次超5萬元），可通過市場詢價、歷史價格比對等方式評估預(yù)估單價的合理性，必要時要求申請人提供至少3家供應(yīng)商的報價單作為附件。資金來源確認(rèn)：明確采購資金是否為專項經(jīng)費、自有資金或其他來源，保證資金來源與采購用途匹配。簽署復(fù)核意見：審核通過后，在“財務(wù)復(fù)核”欄簽字；若存在預(yù)算不足、成本異常等問題，標(biāo)注具體意見并反饋至申請部門及分管領(lǐng)導(dǎo)。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批（第四步）分級審批權(quán)限：根據(jù)采購金額及類型，按企業(yè)《采購管理辦法》分級審批：金額≤1萬元：由分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（某）審批；1萬元＜金額≤5萬元：由分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（某）審批；金額＞5萬元或重大采購（如關(guān)鍵設(shè)備、戰(zhàn)略服務(wù)）：需提交總經(jīng)理（某）最終審批。重點事項把關(guān)：審批人需重點關(guān)注采購對企業(yè)戰(zhàn)略、成本控制、風(fēng)險防控的影響，對重大項目或特殊采購（如獨家供應(yīng)商采購），可要求補充供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購方案等材料。簽署最終意見：審批通過后，在對應(yīng)審批欄簽字；若駁回，需明確駁回理由并終止流程。（五）采購部門執(zhí)行與歸檔（第五步）采購任務(wù)接收：審批通過后，采購部門（某）接收采購申請，在1個工作日內(nèi)與申請人確認(rèn)需求細節(jié)（如交貨期、質(zhì)量要求等）。供應(yīng)商選擇與下單：根據(jù)采購金額及企業(yè)《供應(yīng)商管理辦法》，通過公開招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商，下達采購訂單并跟蹤履約進度。驗收與付款：物品/服務(wù)送達后，由申請人所在部門聯(lián)合采購部門、財務(wù)部門共同驗收，填寫《驗收單》；驗收合格后，財務(wù)部門憑審批完整的采購申請表、訂單、驗收單、發(fā)票等辦理付款。資料歸檔：采購部門將全套采購資料（申請表、審批記錄、附件、合同、驗收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)類保存不少于5年）。三、采購申請及審批標(biāo)準(zhǔn)化模板企業(yè)采購申請及審批表基礎(chǔ)信息申請人姓名某所屬部門行政部申請日期聯(lián)系電話X（內(nèi)部短號）采購類型□日常辦公□項目專項□固定資產(chǎn)□服務(wù)類急件標(biāo)識采購明細物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）A4復(fù)印紙80g，白色，A4包5025.00辦公椅人體工學(xué)，黑色，帶扶手把2450.00合計采購用途行政部日常辦公使用，補充庫存及更換破損辦公椅預(yù)算依據(jù)2023年第三季度行政部辦公經(jīng)費預(yù)算（編號：XZ2023Q03-005）附件清單□部門采購計劃□項目批文□供應(yīng)商報價單（≥3家）□其他：_________審批流程審批人審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人某同意采購，納入部門季度預(yù)算2023年月日財務(wù)復(fù)核某預(yù)算充足，單價符合市場均價2023年月日分管領(lǐng)導(dǎo)（1萬元≤金額≤5萬元）某同意采購，按流程執(zhí)行2023年月日采購部門執(zhí)行情況□已下單供應(yīng)商：辦公用品有限公司訂單號：DD20231001□已驗收驗收單號：YS20231001□已付款付款憑證號：FK20231001備注|如需修改或補充信息，請聯(lián)系申請人某（電話：X）|四、使用規(guī)范與常見問題提示（一）填寫規(guī)范信息真實準(zhǔn)確：申請人需保證所有填寫信息（如規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算）真實有效，嚴(yán)禁虛報、瞞報；規(guī)格參數(shù)應(yīng)明確具體，避免使用“較好”“類似”等模糊表述。附件完整：大額采購、預(yù)算外采購或特殊類型采購，必須按要求附上相關(guān)支撐材料（如報價單、批文），材料不全可能導(dǎo)致審批延誤。簽字清晰可辨：紙質(zhì)版審批需手寫簽字，保證姓名清晰；系統(tǒng)審批需使用個人賬號登錄，嚴(yán)禁代簽。（二）常見問題預(yù)算超支未提前說明：若申請預(yù)算超過部門剩余額度，需在提交申請前完成預(yù)算調(diào)整流程或補充《預(yù)算外采購說明》，否則財務(wù)部門將直接退回。審批流程遺漏：嚴(yán)格按照“申請人→部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理”順序?qū)徟?，不可跳級或逆向?qū)徟痪o急采購需在“急件標(biāo)識”欄勾選，并同步聯(lián)系各審批人加急處理。采購與驗收脫節(jié)：采購部門下單前需與申請人確認(rèn)需求細節(jié)，驗收時申請人必須到場，保證物品/服務(wù)與申請內(nèi)容一致，避免“錯采”