設立辦公室文檔管理規(guī)定一、總則

為規(guī)范公司辦公室的設立與管理，提高資源利用效率，確保工作環(huán)境安全、有序，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有新設辦公室的申請、審批、建設、使用及撤除等全過程管理。

二、辦公室設立申請與審批

（一）申請條件

1.部門或項目需具備明確的辦公需求，且現有辦公空間無法滿足；

2.申請需提交書面報告，說明設立目的、使用規(guī)模及預計時長；

3.新辦公室需符合安全、環(huán)保及消防相關標準。

（二）審批流程

1.**部門提交申請**：填寫《辦公室設立申請表》，附需求說明及預算方案；

2.**初步審核**：由行政部復核申請合理性，并提交管理層審批；

3.**最終審批**：管理層根據公司資源狀況決定是否批準，并通知申請人。

三、辦公室建設與配置

（一）選址與規(guī)劃

1.新辦公室位置需考慮交通便利性、團隊集中度及未來擴展需求；

2.面積規(guī)劃需符合人均使用標準（參考行業(yè)標準：人均10-15㎡）；

3.建筑設計需符合無障礙通行及節(jié)能要求。

（二）設施配置標準

1.**基礎設備**：空調、照明、網絡布線、消防設施等；

2.**辦公家具**：按需配置工位、會議桌椅、儲物柜等，優(yōu)先選用可調節(jié)式家具；

3.**安全設施**：安裝監(jiān)控設備、應急照明及急救箱，定期檢查維護。

四、辦公室使用與管理

（一）分配原則

1.按部門或項目團隊需求分配辦公空間；

2.鼓勵共享辦公區(qū)域，減少資源閑置；

3.辦公設備需指定專人負責，建立使用登記制度。

（二）日常維護

1.**清潔管理**：每日由保潔人員負責公共區(qū)域清潔，團隊負責工位衛(wèi)生；

2.**設備報修**：通過系統(tǒng)提交故障申請，行政部3個工作日內響應處理；

3.**能耗監(jiān)控**：每月統(tǒng)計水電使用量，倡導節(jié)能措施（如下班關閉非必要設備）。

五、辦公室撤除與資源回收

（一）撤除條件

1.辦公任務完成或調整，空間不再使用；

2.公司戰(zhàn)略調整導致部門撤銷。

（二）撤除流程

1.行政部評估空間閑置時長，確認后制定撤除計劃；

2.員工整理個人物品并上交閑置資產；

3.拆除辦公設備并移交物資管理部門，記錄回收數量與狀態(tài)。

六、附則

1.本規(guī)定由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實施；

2.各部門需嚴格遵守本規(guī)定，不得擅自變更辦公布局或設施配置。

一、總則

為規(guī)范公司辦公室的設立與管理，提高資源利用效率，確保工作環(huán)境安全、有序，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有新設辦公室的申請、審批、建設、配置、使用、維護及撤除等全過程管理。旨在通過標準化流程，減少資源浪費，優(yōu)化工作環(huán)境，提升員工滿意度。

二、辦公室設立申請與審批

（一）申請條件

1.部門或項目需具備明確的辦公需求，且現有辦公空間無法滿足；具體表現為：

(1)現有辦公區(qū)域人均面積低于5㎡，且無法通過優(yōu)化布局改善；

(2)項目團隊規(guī)模超過現有工位數量，且預計持續(xù)時間超過3個月；

(3)因業(yè)務拓展需設立臨時性辦公室（如展會籌備、客戶接待等），需明確使用周期。

2.申請需提交書面報告，內容應包括：

(1)**設立目的**：詳細說明設立辦公室的業(yè)務背景及必要性；

(2)**使用規(guī)模**：預計使用人數、工位數量、會議室需求等；

(3)**預算方案**：包含建設/租賃費用、設備購置費、初期運營成本等，需提供3種方案供選擇；

(4)**選址建議**：如需租賃，需提供備選地址及租賃條件對比。

3.新辦公室需符合安全、環(huán)保及消防相關標準，需通過以下檢查：

(1)消防驗收合格；

(2)環(huán)保檢測達標（如空氣質量、噪音控制）；

(3)無結構安全隱患。

（二）審批流程

1.**部門提交申請**：申請人填寫《辦公室設立申請表》（見附件1），附需求說明及預算方案，提交至行政部；

2.**初步審核**：行政部復核申請合理性，包括：

(1)需求必要性評估；

(2)預算合理性分析；

(3)與公司整體空間規(guī)劃的匹配度；

行政部在5個工作日內完成審核，并提交管理層；

3.**最終審批**：管理層根據公司資源狀況、財務預算及業(yè)務優(yōu)先級決定是否批準，并在10個工作日內通知申請人審批結果。如批準，行政部下發(fā)《辦公室設立批復函》。

三、辦公室建設與配置

（一）選址與規(guī)劃

1.新辦公室位置需考慮以下因素：

(1)**交通便利性**：靠近公共交通站點或公司主要通勤點，單程通勤時間建議不超過45分鐘；

(2)**團隊集中度**：優(yōu)先選擇便于團隊成員協(xié)作的地理位置；

(3)**未來擴展需求**：預留15%-20%的可擴展空間，以應對業(yè)務增長；

(4)**成本效益**：租賃或建設成本需控制在預算范圍內，優(yōu)先選擇性價比高的方案。

2.面積規(guī)劃需符合行業(yè)標準及公司要求，具體標準如下：

(1)**普通工位**：人均面積10-15㎡；

(2)**開放式辦公區(qū)**：每50人配置1間茶水間，每20人配置1間會議室；

(3)**特殊需求**：設計部門、研發(fā)部門等需額外預留實驗區(qū)或大型設備空間。

3.建筑設計需符合以下標準：

(1)**無障礙通行**：設置無障礙通道，寬度不低于1.2米；

(2)**節(jié)能環(huán)保**：采用LED照明、節(jié)能空調等設備，綠色建材使用率不低于30%；

(3)**消防安全**：每層設置至少2個消防通道，消防設施間距不超過30米。

（二）設施配置標準

1.**基礎設備**：

(1)**空調系統(tǒng)**：分區(qū)域調節(jié)溫度，夏季不低于26℃，冬季不低于20℃；

(2)**照明系統(tǒng)**：采用智能感應燈，公共區(qū)域亮度不低于300勒克斯；

(3)**網絡系統(tǒng)**：Wi-Fi覆蓋率100%，帶寬不低于500Mbps；

(4)**消防系統(tǒng)**：煙霧報警器、滅火器、應急燈等，定期檢測。

2.**辦公家具**：

(1)**工位家具**：人體工學椅、可調節(jié)升降桌，符合國家家具安全標準；

(2)**會議室家具**：配備投影儀、白板、視頻會議設備，支持遠程協(xié)作；

(3)**公共區(qū)域**：茶水間配置飲水機、微波爐、冰箱，儲物柜按需分配。

3.**安全設施**：

(1)**監(jiān)控系統(tǒng)**：公共區(qū)域及出入口安裝高清攝像頭，錄像保存時間不少于3個月；

(2)**急救箱**：每層辦公區(qū)設置急救箱，內含創(chuàng)可貼、消毒液、止痛藥等常用藥品；

(3)**應急照明**：疏散通道安裝自發(fā)光指示牌，確保斷電時照明時間不少于30分鐘。

四、辦公室使用與管理

（一）分配原則

1.**按需分配**：優(yōu)先滿足核心業(yè)務部門需求，保障團隊協(xié)作效率；

2.**共享資源**：鼓勵非固定團隊使用會議室、培訓室等公共空間，通過預約系統(tǒng)管理；

3.**設備管理**：

(1)每臺設備粘貼標簽，注明使用人及維護責任人；

(2)每月進行設備巡檢，記錄運行狀態(tài)；

(3)閑置設備需上交物資管理部門，用于其他辦公室調配。

（二）日常維護

1.**清潔管理**：

(1)**每日清潔**：保潔人員負責公共區(qū)域地面、桌面清潔；

(2)**每周深度清潔**：擦拭家具、空調濾網、鍵盤鼠標等；

(3)**每月消毒**：會議室、茶水間等高頻接觸區(qū)域進行消毒處理。

2.**設備報修**：

(1)**線上報修**：員工通過系統(tǒng)提交故障申請，注明設備名稱、故障現象；

(2)**響應流程**：行政部1個工作日內到場檢測，3個工作日內完成維修；

(3)**維修記錄**：建立設備維修檔案，包括故障原因、維修方案及費用。

3.**能耗監(jiān)控**：

(1)**數據統(tǒng)計**：每月匯總各區(qū)域水電使用量，生成報表；

(2)**節(jié)能措施**：

-推廣無紙化辦公，鼓勵雙面打印；

-設置下班斷電提醒，公共區(qū)域定時關閉非必要設備；

-定期檢查空調、照明等設備，避免跑冒滴漏。

五、辦公室撤除與資源回收

（一）撤除條件

1.辦公任務完成或調整，空間不再使用；需提供業(yè)務終止證明或重組方案；

2.公司戰(zhàn)略調整導致部門撤銷，需有管理層決議文件。

（二）撤除流程

1.**評估與計劃**：行政部評估空間閑置時長，確認后制定撤除計劃，包括：

(1)設備拆除順序；

(2)資產回收清單；

(3)廢棄物處理方案。

2.**員工物品整理**：

(1)員工提交個人物品清單（電腦、文件、私人物品等）；

(2)公共物品上交公司，如無法回收需記錄報廢原因。

3.**資源回收**：

(1)拆除辦公設備，分類打包，移交物資管理部門；

(2)廢棄物分類處理，可回收物（如紙張、塑料）交由回收企業(yè)；

(3)建筑垃圾需聯系專業(yè)機構清運，確保符合環(huán)保要求。

4.**空間清理**：撤除后進行徹底清潔，恢復至可使用狀態(tài)，并提交《辦公室撤除報告》。

六、附則

1.本規(guī)定由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實施；

2.各部門需嚴格遵守本規(guī)定，不得擅自變更辦公布局或設施配置；

3.對于違反本規(guī)定的部門，行政部將責令整改，并納入績效考核。

附件：

1.《辦公室設立申請表》模板；

2.《辦公室設備配置清單》示例。

一、總則

為規(guī)范公司辦公室的設立與管理，提高資源利用效率，確保工作環(huán)境安全、有序，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有新設辦公室的申請、審批、建設、使用及撤除等全過程管理。

二、辦公室設立申請與審批

（一）申請條件

1.部門或項目需具備明確的辦公需求，且現有辦公空間無法滿足；

2.申請需提交書面報告，說明設立目的、使用規(guī)模及預計時長；

3.新辦公室需符合安全、環(huán)保及消防相關標準。

（二）審批流程

1.**部門提交申請**：填寫《辦公室設立申請表》，附需求說明及預算方案；

2.**初步審核**：由行政部復核申請合理性，并提交管理層審批；

3.**最終審批**：管理層根據公司資源狀況決定是否批準，并通知申請人。

三、辦公室建設與配置

（一）選址與規(guī)劃

1.新辦公室位置需考慮交通便利性、團隊集中度及未來擴展需求；

2.面積規(guī)劃需符合人均使用標準（參考行業(yè)標準：人均10-15㎡）；

3.建筑設計需符合無障礙通行及節(jié)能要求。

（二）設施配置標準

1.**基礎設備**：空調、照明、網絡布線、消防設施等；

2.**辦公家具**：按需配置工位、會議桌椅、儲物柜等，優(yōu)先選用可調節(jié)式家具；

3.**安全設施**：安裝監(jiān)控設備、應急照明及急救箱，定期檢查維護。

四、辦公室使用與管理

（一）分配原則

1.按部門或項目團隊需求分配辦公空間；

2.鼓勵共享辦公區(qū)域，減少資源閑置；

3.辦公設備需指定專人負責，建立使用登記制度。

（二）日常維護

1.**清潔管理**：每日由保潔人員負責公共區(qū)域清潔，團隊負責工位衛(wèi)生；

2.**設備報修**：通過系統(tǒng)提交故障申請，行政部3個工作日內響應處理；

3.**能耗監(jiān)控**：每月統(tǒng)計水電使用量，倡導節(jié)能措施（如下班關閉非必要設備）。

五、辦公室撤除與資源回收

（一）撤除條件

1.辦公任務完成或調整，空間不再使用；

2.公司戰(zhàn)略調整導致部門撤銷。

（二）撤除流程

1.行政部評估空間閑置時長，確認后制定撤除計劃；

2.員工整理個人物品并上交閑置資產；

3.拆除辦公設備并移交物資管理部門，記錄回收數量與狀態(tài)。

六、附則

1.本規(guī)定由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起實施；

2.各部門需嚴格遵守本規(guī)定，不得擅自變更辦公布局或設施配置。

一、總則

為規(guī)范公司辦公室的設立與管理，提高資源利用效率，確保工作環(huán)境安全、有序，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有新設辦公室的申請、審批、建設、配置、使用、維護及撤除等全過程管理。旨在通過標準化流程，減少資源浪費，優(yōu)化工作環(huán)境，提升員工滿意度。

二、辦公室設立申請與審批

（一）申請條件

1.部門或項目需具備明確的辦公需求，且現有辦公空間無法滿足；具體表現為：

(1)現有辦公區(qū)域人均面積低于5㎡，且無法通過優(yōu)化布局改善；

(2)項目團隊規(guī)模超過現有工位數量，且預計持續(xù)時間超過3個月；

(3)因業(yè)務拓展需設立臨時性辦公室（如展會籌備、客戶接待等），需明確使用周期。

2.申請需提交書面報告，內容應包括：

(1)**設立目的**：詳細說明設立辦公室的業(yè)務背景及必要性；

(2)**使用規(guī)模**：預計使用人數、工位數量、會議室需求等；

(3)**預算方案**：包含建設/租賃費用、設備購置費、初期運營成本等，需提供3種方案供選擇；

(4)**選址建議**：如需租賃，需提供備選地址及租賃條件對比。

3.新辦公室需符合安全、環(huán)保及消防相關標準，需通過以下檢查：

(1)消防驗收合格；

(2)環(huán)保檢測達標（如空氣質量、噪音控制）；

(3)無結構安全隱患。

（二）審批流程

1.**部門提交申請**：申請人填寫《辦公室設立申請表》（見附件1），附需求說明及預算方案，提交至行政部；

2.**初步審核**：行政部復核申請合理性，包括：

(1)需求必要性評估；

(2)預算合理性分析；

(3)與公司整體空間規(guī)劃的匹配度；

行政部在5個工作日內完成審核，并提交管理層；

3.**最終審批**：管理層根據公司資源狀況、財務預算及業(yè)務優(yōu)先級決定是否批準，并在10個工作日內通知申請人審批結果。如批準，行政部下發(fā)《辦公室設立批復函》。

三、辦公室建設與配置

（一）選址與規(guī)劃

1.新辦公室位置需考慮以下因素：

(1)**交通便利性**：靠近公共交通站點或公司主要通勤點，單程通勤時間建議不超過45分鐘；

(2)**團隊集中度**：優(yōu)先選擇便于團隊成員協(xié)作的地理位置；

(3)**未來擴展需求**：預留15%-20%的可擴展空間，以應對業(yè)務增長；

(4)**成本效益**：租賃或建設成本需控制在預算范圍內，優(yōu)先選擇性價比高的方案。

2.面積規(guī)劃需符合行業(yè)標準及公司要求，具體標準如下：

(1)**普通工位**：人均面積10-15㎡；

(2)**開放式辦公區(qū)**：每50人配置1間茶水間，每20人配置1間會議室；

(3)**特殊需求**：設計部門、研發(fā)部門等需額外預留實驗區(qū)或大型設備空間。

3.建筑設計需符合以下標準：

(1)**無障礙通行**：設置無障礙通道，寬度不低于1.2米；

(2)**節(jié)能環(huán)保**：采用LED照明、節(jié)能空調等設備，綠色建材使用率不低于30%；

(3)**消防安全**：每層設置至少2個消防通道，消防設施間距不超過30米。

（二）設施配置標準

1.**基礎設備**：

(1)**空調系統(tǒng)**：分區(qū)域調節(jié)溫度，夏季不低于26℃，冬季不低于20℃；

(2)**照明系統(tǒng)**：采用智能感應燈，公共區(qū)域亮度不低于300勒克斯；

(3)**網絡系統(tǒng)**：Wi-Fi覆蓋率100%，帶寬不低于500Mbps；

(4)**消防系統(tǒng)**：煙霧報警器、滅火器、應急燈等，定期檢測。

2.**辦公家具**：

(1)**工位家具**：人體工學椅、可調節(jié)升降桌，符合國家家具安全標準；

(2)**會議室家具**：配備投影儀、白板、視頻會議設備，支持遠程協(xié)作；

(3)**公共區(qū)域**：茶水間配置飲水機、微波爐、冰箱，儲物柜按需分配。

3.**安全設施**：

(1)**監(jiān)控系統(tǒng)**：公共區(qū)域及出入口安裝高清攝像頭，錄像保存時間不少于3個月；

(2)**急救箱**：每層辦公區(qū)設置急救箱，內含創(chuàng)可貼、消毒液、止痛藥等常用藥品；

(3)**應急照明**：疏散通道安裝自發(fā)光指示牌，確保斷電時照明時間不少于30分鐘。

四、辦公室使用與管理

（一）分配原則

1.**按需分配**：優(yōu)先滿足核心業(yè)務部門需求，保障團隊協(xié)作效率；

2.**共享資源**：鼓勵非固定團隊使用會議室、培訓室等公共空間，通過預約系統(tǒng)管理；

3.**設備管理**：

(1)每臺設備粘貼標簽，注明使用人及維護責任人；

(2)每月進行設備巡檢，記錄運行狀態(tài)；

(3)閑置設備需上交物資管理部門，用于其他辦公室調配。

（二）日常維護

1.**清潔管理**：

(1)**每日清潔**：保潔人員負責公共區(qū)域地面、桌面清潔；

(2)**每周深度清潔**：擦拭家具、空調濾網、鍵盤鼠標等；

(3)**每月消毒**：會議室、茶水間等高頻接觸區(qū)域進行消毒處理。

2.**設備報修**：

(1)**線上報修**：